Kế toán cho doanh nghiệp bán lẻ thời trang tại Thanh Hóa — Quản lý tồn kho là nhu cầu thiết yếu trong bối cảnh thị trường thời trang ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi sự minh bạch trong quản trị hàng hóa. Đặc thù ngành thời trang với số lượng sản phẩm lớn, đa dạng về mẫu mã khiến nhiều cửa hàng gặp khó khăn trong việc theo dõi tồn kho và doanh thu chính xác. Nếu không có hệ thống kế toán phù hợp, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thất thoát hàng hóa, sai lệch số liệu hoặc không kiểm soát được chi phí. Việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp tối ưu quy trình quản lý tồn kho, doanh thu, khuyến mãi và báo cáo thuế. Gia Minh mang đến giải pháp trọn gói, minh bạch và hiệu quả cho các doanh nghiệp thời trang tại Thanh Hóa.
Tổng quan về kế toán ngành bán lẻ thời trang tại Thanh Hóa
Đặc thù ngành thời trang và yêu cầu kế toán riêng biệt
Ngành bán lẻ thời trang tại Thanh Hóa vài năm gần đây phát triển rất mạnh với hàng loạt shop quần áo, giày dép, túi xách, phụ kiện… từ quy mô nhỏ đến các chuỗi lớn. Tuy nhiên, khác với các ngành kinh doanh hàng hóa đơn giản, thời trang có đặc trưng là số lượng mẫu mã – size – màu cực kỳ đa dạng, vòng đời sản phẩm ngắn, phụ thuộc mạnh vào xu hướng, mùa vụ. Chỉ cần tính sai tồn kho hoặc không nắm rõ danh mục hàng chậm bán, chủ shop rất dễ rơi vào tình trạng hàng tồn đầy kho nhưng vẫn thiếu tiền mặt.
Về mặt kế toán, ngành thời trang đòi hỏi theo dõi chi tiết theo từng mã hàng, size, màu, đợt nhập, chứ không chỉ dừng lại ở tổng số lượng hoặc tổng tiền. Bên cạnh đó, các chương trình khuyến mãi, giảm giá, combo, sale mùa, sale xả kho, flash sale online diễn ra liên tục, khiến việc ghi nhận doanh thu, giá vốn, chiết khấu càng phức tạp. Nếu kế toán không có phương pháp hạch toán riêng cho từng loại chương trình, số liệu doanh thu – lợi nhuận sẽ rất khó chính xác.
Ngoài ra, shop thời trang thường bán hàng đa kênh: bán tại cửa hàng, bán trên Facebook, TikTok, sàn thương mại điện tử, thanh toán qua tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử… Điều này yêu cầu hệ thống kế toán phải kết nối được với phần mềm bán hàng, kiểm tra chéo giữa doanh thu trên POS, sao kê ngân hàng và tiền mặt thực tế. Chính vì vậy, kế toán ngành thời trang không chỉ là “ghi sổ nộp thuế”, mà còn là công cụ quan trọng để kiểm soát tồn kho, dòng tiền và lợi nhuận thực sự của shop.
Tại sao shop thời trang cần dịch vụ kế toán chuyên sâu?
Rất nhiều chủ shop thời trang ở Thanh Hóa xuất phát từ đam mê kinh doanh và gu thẩm mỹ, chứ không phải dân tài chính – kế toán. Ban đầu, khi quy mô nhỏ, việc ghi chép đơn giản bằng sổ tay, file Excel hoặc dựa hoàn toàn vào phần mềm bán hàng có vẻ “tạm ổn”. Nhưng khi doanh thu tăng, số lượng đơn hàng nhiều, nhập hàng liên tục, chạy quảng cáo mạnh, thì việc tự xoay xở dễ dẫn đến: lệch tồn kho, thiếu chứng từ, không kiểm soát được lãi lỗ theo từng đợt hàng.
Dịch vụ kế toán chuyên sâu cho shop thời trang giúp giải quyết những “nút thắt” này bằng cách:
Thiết lập hệ thống tài khoản – mã hàng – báo cáo phù hợp riêng cho ngành thời trang.
Kết nối, đối chiếu dữ liệu bán hàng – ngân hàng – tiền mặt – kho để đảm bảo số liệu khớp.
Theo dõi chi tiết chi phí quảng cáo, chi phí nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, chi phí vận chuyển để biết shop đang lãi hay chỉ đang “quay vòng vốn”.
Tư vấn chính sách khuyến mãi, giảm giá, xả kho sao cho vừa kích cầu, vừa không làm “bốc hơi” lợi nhuận.
Đặc biệt, dịch vụ kế toán còn hỗ trợ kê khai thuế, làm việc với cơ quan thuế theo đúng quy định đối với hộ kinh doanh, doanh nghiệp tại Thanh Hóa, giúp chủ shop yên tâm tập trung vào việc nhập mẫu đẹp, chăm khách và phát triển thương hiệu.
Những khó khăn kế toán thường gặp trong ngành thời trang
Quản lý tồn kho nhiều mẫu mã – size – màu
Khó khăn lớn nhất trong kế toán ngành thời trang chính là quản lý tồn kho quá đa dạng. Một mẫu áo có thể có 3–5 màu, mỗi màu 4–6 size; thêm quần, váy, đầm, giày, túi… là số lượng mã hàng tăng lên hàng trăm, thậm chí hàng nghìn. Nếu chỉ quản lý theo kiểu “ước lượng” hoặc ghi tổng số lượng, chủ shop gần như không thể biết chính xác còn bao nhiêu cái size S, màu trắng, còn bao nhiêu cái size L, màu đen.
Vấn đề càng phức tạp hơn khi shop nhập hàng nhiều đợt, nhiều nguồn, mỗi đợt giá nhập khác nhau. Nếu không có kế toán theo dõi giá vốn bình quân hoặc theo từng lô hàng, việc tính giá vốn để biết lãi lỗ từng sản phẩm sẽ rất mơ hồ. Nhiều shop chỉ nhìn vào “giá nhập gần nhất” rồi so với giá bán, tưởng rằng có lãi, nhưng thực tế phần hàng nhập giá cao từ trước vẫn chưa được bù đắp.
Đối với shop thời trang tại Thanh Hóa, nơi xu hướng mùa vụ rõ rệt (đông – hè, áo khoác – đồ biển…), việc không quản được tồn kho theo mã/size/màu còn dẫn đến tình trạng: hàng mùa trước tồn đọng nhưng chủ shop không nhận ra sớm để xả kho, trong khi lại tiếp tục nhập mẫu mới. Kế toán nếu được tổ chức tốt sẽ giúp báo cáo chính xác tồn kho chi tiết, cảnh báo hàng chậm luân chuyển, hỗ trợ chủ shop ra quyết định kịp thời.
Sai lệch doanh thu, công nợ và chi phí marketing
Với việc bán hàng đa kênh, shop thời trang thường ghi nhận doanh thu từ POS tại cửa hàng, tin nhắn chốt đơn trên mạng xã hội, đơn hàng từ sàn thương mại điện tử. Nếu không có quy trình đối chiếu rõ ràng, rất dễ xảy ra: lệch doanh thu giữa phần mềm bán hàng và sổ kế toán, không khớp với sao kê ngân hàng hoặc tiền mặt thực thu.
Bên cạnh đó, nhiều shop cho khách nợ, nhân viên lấy hàng ký gửi, cộng tác viên bán hàng online nhưng không theo dõi công nợ chi tiết. Đến khi tổng kết, chủ shop không biết còn ai nợ bao nhiêu, đã thu được hết chưa, mất kiểm soát dòng tiền.
Chi phí marketing (chạy quảng cáo Facebook, TikTok, KOL, livestream, voucher sàn…) cũng thường bị gộp chung, không phân tích theo chiến dịch, khiến chủ shop không biết hình thức nào mang lại hiệu quả thật sự. Kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp tách bạch, đối chiếu và báo cáo doanh thu – công nợ – chi phí marketing một cách rõ ràng.
Xử lý khuyến mãi, giảm giá và hàng tồn kho cũ
Ngành thời trang gắn liền với sale quanh năm: khai trương, lễ Tết, đổi mùa, sinh nhật shop, sale online… Mỗi chương trình lại có hình thức khác nhau: giảm % trực tiếp, mua 2 tặng 1, combo giá sốc, tặng voucher, freeship… Nếu không có cách hạch toán riêng, doanh thu ghi nhận sẽ bị sai, lãi lỗ từng chương trình không rõ ràng.
Ngoài ra, hàng thời trang có tuổi đời rất ngắn, hàng tồn kho cũ nếu không xả đúng lúc sẽ gần như không bán được hoặc phải bán dưới giá vốn. Kế toán cần phân loại hàng tồn kho theo thời gian, cảnh báo hàng lâu năm, đề xuất các phương án xử lý (giảm giá sâu, combo, thanh lý) và ghi nhận đúng vào chi phí, tránh làm méo số liệu lợi nhuận. Với sự hỗ trợ của dịch vụ kế toán, shop thời trang tại Thanh Hóa sẽ chủ động hơn trong việc xoay vòng vốn và tối ưu hiệu quả từng đợt sale.
Nội dung dịch vụ kế toán cho ngành thời trang
Quản lý nhập – xuất – tồn kho chi tiết
Ngành thời trang có đặc thù là số lượng mẫu mã, size, màu cực kỳ đa dạng, vòng đời sản phẩm ngắn, hàng về – hàng bán – hàng đổi mẫu diễn ra liên tục. Nếu không có hệ thống kế toán – kho bài bản, chủ shop rất dễ rơi vào tình trạng “bán có lãi mà cuối kỳ vẫn thấy… hết tiền”, vì tồn kho chôn vốn mà không kiểm soát được.
Dịch vụ kế toán cho ngành thời trang tập trung xây dựng cách quản lý nhập – xuất – tồn theo từng mã SKU: phân tách rõ theo mẫu (model), màu, size, chất liệu, bộ sưu tập, mùa (Spring/Summer, Fall/Winter…) và kênh bán (online – offline – sỉ – lẻ). Mỗi lần nhập hàng đều được gắn mã nhà cung cấp, giá nhập, chiết khấu, đợt hàng; mỗi lần xuất bán đều gắn với hóa đơn, đơn hàng, nhân viên bán hàng, kênh bán.
Kế toán sẽ hỗ trợ thiết lập quy trình kiểm kho định kỳ, lập báo cáo tồn kho chậm luân chuyển, hàng lỗi, hàng giảm giá, từ đó giúp chủ shop thời trang nhận diện những mẫu hàng “hot”, mẫu hàng “chết”, quyết định thời điểm xả hàng, khuyến mãi, ngưng nhập hoặc thay đổi nhà cung cấp. Nhờ quản lý tồn kho chi tiết, doanh nghiệp tránh được tình trạng thất thoát, mất mát, đồng thời tối ưu được dòng tiền và diện tích trưng bày.
Kế toán doanh thu – chi phí – lợi nhuận
Thời trang là ngành dễ “hoa mắt” vì doanh thu nhìn thì nhiều nhưng chi phí cũng rất lớn: nhập hàng, mặt bằng, nhân viên, marketing, livestream, ship, trả hàng, đổi hàng… Dịch vụ kế toán ngành thời trang sẽ không chỉ ghi nhận doanh thu – chi phí một cách máy móc, mà còn phân tích theo từng nhóm sản phẩm, từng kênh bán, từng chương trình khuyến mãi.
Doanh thu được phân loại rõ: bán lẻ tại cửa hàng, bán online, bán sỉ, bán qua sàn thương mại điện tử, doanh thu từ combo, flash sale… Kế toán đồng thời theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, mã giảm giá, chương trình buy 1 get 1, đổi trả hàng. Chi phí được gom và phân loại theo “rổ chi phí”: chi phí hàng hóa (COGS), chi phí nhân sự, chi phí marketing, chi phí thuê/mua cửa hàng, chi phí vận chuyển, chi phí kho bãi, chi phí nền tảng bán hàng, phí sàn…
Từ đó, báo cáo lợi nhuận cho chủ shop không còn là một con số chung chung, mà là bức tranh chi tiết: biên lợi nhuận theo dòng sản phẩm, lợi nhuận theo từng chi nhánh, từng kênh bán, từng chiến dịch marketing. Chủ shop sẽ biết nên đẩy mạnh kênh nào, mặt hàng nào đang “ăn lãi”, mặt hàng nào chỉ nên dùng để kéo traffic, mẫu nào nên dừng, mẫu nào cần tăng giá hoặc cải tiến.
Kê khai thuế và lập báo cáo tài chính
Khi kinh doanh thời trang ở quy mô doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lớn, việc kê khai thuế và lập báo cáo tài chính đúng quy định là bắt buộc. Dịch vụ kế toán sẽ phụ trách toàn bộ việc lập và gửi tờ khai thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN, lệ phí môn bài, báo cáo hóa đơn… theo kỳ tháng/quý.
Các chứng từ mua – bán hàng (hóa đơn đầu vào, đầu ra, chi phí thuê mặt bằng, chi phí marketing, lương nhân viên, chi phí vận chuyển…) được kiểm tra, phân loại để đưa vào chi phí hợp lệ, hợp lý, giúp tối ưu số thuế phải nộp nhưng vẫn tuân thủ luật. Cuối năm, dịch vụ kế toán lập báo cáo tài chính đầy đủ: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Nhờ có hệ thống sổ sách – báo cáo chuẩn chỉnh, chủ shop thời trang yên tâm làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác, đồng thời có cơ sở rõ ràng nếu muốn mở rộng mô hình, gọi vốn, nhượng quyền thương hiệu trong tương lai.
Tham khảo thêm : Giấy Phép An Ninh Trật Tự Cho Khách Sạn
Phần mềm kế toán & quản lý bán hàng dành cho thời trang
Tích hợp POS – quản lý tồn kho theo SKU
Với ngành thời trang, phần mềm bán hàng (POS) và phần mềm kế toán nếu tách rời sẽ tạo ra khoảng trống dữ liệu: số liệu tại quầy không khớp với sổ kế toán, tồn kho thực tế lệch với tồn kho trên phần mềm. Giải pháp tối ưu là sử dụng hệ thống tích hợp POS – kế toán – kho, cho phép quản lý đồng thời tại điểm bán và trên sổ sách.
Mỗi sản phẩm được gán mã SKU chi tiết theo mẫu, size, màu; khi quét mã tại quầy POS, hệ thống tự động ghi nhận doanh thu, cập nhật tồn kho, đồng thời chuyển số liệu sang phân hệ kế toán (bút toán doanh thu, giá vốn nếu có). Khi nhập hàng, chuyển kho, trả hàng, xuất hàng khuyến mãi…, mọi biến động đều được ghi nhận theo SKU và ghi thẳng vào sổ kho, giúp hạn chế tối đa thao tác bằng tay và sai sót do nhập liệu.
Nhờ tích hợp, chủ shop có thể xem ngay trên một màn hình: sản phẩm nào đang bán chạy, sản phẩm nào tồn nhiều, giá trị tồn kho hiện tại, tỷ lệ luân chuyển hàng, giá trị mỗi lần nhập hàng… Kế toán chỉ việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý phần nghiệp vụ thuế – tài chính, không phải ngồi “gõ lại” số liệu từ quầy bán hàng lên sổ sách nữa.
Đồng bộ bán hàng Online – Offline
Rất nhiều thương hiệu thời trang hiện nay bán đa kênh: cửa hàng, Facebook, TikTok, Shopee, Lazada, website… Nếu không có hệ thống phần mềm đồng bộ, việc quản lý đơn hàng, tồn kho, doanh thu, ship, đổi trả sẽ cực kỳ rối, dễ trùng đơn, hết hàng nhưng vẫn bán, dẫn đến mất uy tín với khách.
Phần mềm quản lý bán hàng dành cho thời trang thế hệ mới cho phép đồng bộ dữ liệu giữa Online – Offline: khi có đơn hàng mới trên sàn, fanpage hoặc website, hệ thống tự trừ tồn kho, ghi nhận doanh thu, cập nhật trạng thái giao hàng; khi bán tại cửa hàng, dữ liệu cũng được cập nhật ngay lên “tồn kho chung”. Tất cả kênh bán nhìn chung một kho, một số lượng, tránh “vỡ trận” khi chạy chiến dịch sale lớn.
Kế toán cũng được hưởng lợi: doanh thu từ các kênh được gom lại, phân loại theo kênh, theo chương trình, phần mềm có thể xuất bảng tổng hợp bán hàng mỗi ngày/mỗi ca cho kế toán hạch toán. Việc thống kê phí sàn, phí ship, chiết khấu, hoàn tiền… được hệ thống hỗ trợ, giúp xử lý nhanh chi phí thực tế của từng kênh bán.
Báo cáo doanh số theo nhân viên – chi nhánh
Đối với thương hiệu thời trang có nhiều chi nhánh, nhiều nhân viên bán hàng, hệ thống báo cáo phải cho phép “soi” hiệu quả theo từng người, từng cửa hàng. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ ghi nhận chính xác doanh số theo nhân viên/ca làm việc, theo chi nhánh, theo khu vực, theo loại sản phẩm.
Từ đó, chủ doanh nghiệp dễ dàng đánh giá năng suất làm việc, xây dựng chính sách lương thưởng – hoa hồng công bằng, minh bạch. Đồng thời, khi kết hợp với dữ liệu chi phí từng chi nhánh (tiền thuê, điện nước, nhân sự, marketing tại chỗ…), doanh nghiệp sẽ biết cửa hàng nào đang lời, cửa hàng nào lỗ, điểm nào nên mở rộng, điểm nào cần tối ưu hoặc cân nhắc chuyển đổi mặt bằng.
Sự kết hợp giữa phần mềm POS – kho – kế toán và dịch vụ kế toán chuyên ngành thời trang giúp doanh nghiệp không chỉ “biết mình đang lời hay lỗ”, mà còn hiểu rõ lý do vì sao, để từ đó điều chỉnh chiến lược sản phẩm, kênh bán, nhân sự một cách chủ động và thông minh.
Quản lý nhân sự – lương thưởng trong cửa hàng thời trang
Lương cơ bản – doanh số – KPI
Trong mô hình cửa hàng thời trang tại Thanh Hóa, bài toán nhân sự và lương thưởng luôn là “xương sống” quyết định chất lượng phục vụ và doanh số bán hàng. Thông thường, nhân viên bán hàng sẽ có mức lương cơ bản cố định để đảm bảo thu nhập tối thiểu, kèm theo đó là các khoản thưởng doanh số và KPI rõ ràng. Lương cơ bản nên được xây dựng phù hợp với mặt bằng thị trường và tính chất công việc (full-time, part-time, ca gãy…) để vừa thu hút vừa giữ chân người có năng lực.
Bên cạnh lương cơ bản, chủ shop cần xây dựng hệ thống KPI cụ thể: doanh số cá nhân, doanh số nhóm, số bill/ngày, tỉ lệ chốt đơn, tỉ lệ hàng đổi trả, thái độ phục vụ, tuân thủ nội quy, chăm sóc khách hàng cũ… Những chỉ tiêu này vừa là mục tiêu phấn đấu cho nhân viên, vừa là căn cứ để tính thưởng minh bạch. Khi KPI được thiết kế hợp lý, nhân viên hiểu rõ “làm tốt hơn thì thu nhập tăng tương ứng”, từ đó chủ động tư vấn, upsell, cross-sell, chốt đơn hiệu quả. Kế toán hoặc bộ phận quản lý cần có file theo dõi chi tiết từng nhân viên, tránh tình trạng tính nhầm, dễ gây tranh cãi và mất động lực làm việc.
Hoa hồng theo sản phẩm – ca làm
Để kích thích bán hàng, nhiều cửa hàng thời trang áp dụng thêm hoa hồng theo sản phẩm hoặc theo ca làm. Ví dụ: hoa hồng theo nhóm sản phẩm (đầm, áo, quần, phụ kiện…) hoặc theo mức giá, theo chương trình đẩy hàng tồn, hàng mới về. Mỗi sản phẩm sẽ có tỷ lệ hoa hồng khác nhau, nhân viên nào bán được nhiều sản phẩm có mức hoa hồng cao thì thu nhập sẽ tăng rõ rệt.
Ngoài ra, cửa hàng có thể áp dụng thưởng nóng theo ca: nếu ca sáng hoặc ca tối đạt mốc doanh thu X triệu thì cả ca được thưởng thêm một khoản cố định hoặc % trên doanh thu vượt. Cách làm này tạo động lực cho cả đội ngũ, khuyến khích mọi người phối hợp thay vì cạnh tranh tiêu cực. Quan trọng là quy định hoa hồng phải được ghi rõ trong nội quy lương thưởng, có bảng tính minh bạch để nhân viên dễ kiểm tra và tin tưởng.
Lập bảng chấm công và tính lương tự động
Để tránh nhầm lẫn, chủ shop nên áp dụng bảng chấm công và tính lương tự động bằng Excel hoặc phần mềm bán hàng/kế toán. Nhân viên được phân ca rõ ràng, mỗi lần Check-in/Check-out đều được ghi nhận, từ đó tính được số giờ làm, số ca chuẩn, ca tăng cường, ca thay thế… Dữ liệu doanh số từ phần mềm bán hàng có thể xuất ra để tính hoa hồng theo mã nhân viên, hạn chế việc ghi chép thủ công.
Việc tự động hóa quy trình chấm công – tính lương giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, đồng thời tạo cảm giác công bằng cho nhân viên. Khi cần, cửa hàng có thể in bảng lương chi tiết cho từng người xem lại, dễ dàng giải đáp thắc mắc và hạn chế mâu thuẫn nội bộ.
Chi phí dịch vụ kế toán bán lẻ thời trang tại Thanh Hóa
Báo giá theo quy mô cửa hàng – chuỗi
Đối với ngành bán lẻ thời trang, chi phí dịch vụ kế toán tại Thanh Hóa thường được xây dựng dựa trên quy mô hoạt động của cửa hàng. Với shop nhỏ, một địa điểm, doanh thu vừa phải, ít nhân viên, số lượng chứng từ không quá nhiều thì gói phí kế toán sẽ ở mức phù hợp, tập trung vào các công việc chính như: kê khai thuế, lập sổ sách, báo cáo tài chính năm và tư vấn các vấn đề cơ bản về hóa đơn, chi phí được trừ.
Khi cửa hàng phát triển thành chuỗi nhiều chi nhánh, có hệ thống kho trung tâm, chương trình khuyến mãi liên tục, đổi trả hàng thường xuyên, lượng hóa đơn – chứng từ phát sinh rất lớn. Lúc này, chi phí dịch vụ kế toán sẽ được điều chỉnh cao hơn, bù lại doanh nghiệp được hỗ trợ sâu hơn: quản lý doanh số từng chi nhánh, kiểm soát tồn kho, theo dõi lương – thưởng – hoa hồng nhân viên, phân tích hiệu quả kinh doanh từng điểm bán. Cách báo giá theo quy mô giúp chủ shop dễ lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với giai đoạn phát triển của mình.
Báo giá theo số lượng hóa đơn – hàng hóa
Ngoài yếu tố quy mô, nhiều đơn vị kế toán còn báo giá dựa trên số lượng hóa đơn và số lượng mã hàng hóa mà cửa hàng thời trang đang kinh doanh. Shop có nhiều giao dịch bán lẻ, xuất hóa đơn thường xuyên, nhập hàng liên tục với nhiều nhà cung cấp sẽ kéo theo khối lượng hạch toán lớn. Tương tự, nếu số lượng mã hàng (size, màu, mẫu) quá nhiều, việc theo dõi tồn kho, giá vốn sẽ phức tạp hơn, yêu cầu kế toán phải đầu tư nhiều thời gian kiểm tra – đối chiếu.
Vì vậy, trước khi chốt phí, đơn vị kế toán sẽ khảo sát sơ bộ: doanh thu bình quân tháng, số hóa đơn đầu ra, đầu vào, số lượng nhà cung cấp, số mã hàng… để đưa ra mức giá phù hợp. Chủ shop nên trao đổi rõ phạm vi công việc và mức phí ngay từ đầu, tránh phát sinh ngoài dự kiến, đồng thời đảm bảo chọn được dịch vụ kế toán vừa “vừa túi tiền” vừa đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh doanh thời trang lâu dài.
Không kiểm kê định kỳ
Trong ngành thời trang, mẫu mã thay đổi liên tục, hàng ra – hàng vào mỗi ngày, mỗi tuần, nhưng nhiều chủ shop, doanh nghiệp lại chỉ “ước lượng bằng mắt” mà không có kế hoạch kiểm kê định kỳ. Tình trạng phổ biến là chỉ kiểm kho khi có vấn đề lớn, hoặc cuối năm mới đếm, trong khi suốt cả năm không nắm được tồn thực tế.
Không kiểm kê thường xuyên khiến chủ doanh nghiệp không phát hiện kịp thời các sai lệch do nhầm lẫn khi bán hàng, ghi nhầm size/màu, hàng gửi nhầm chi nhánh, thất thoát nội bộ hoặc hàng hư hỏng, lỗi mốt chưa được xử lý. Lâu dần, số liệu tồn kho trên sổ sách, phần mềm chỉ còn là “con số tham khảo”, không phản ánh đúng giá trị thật của hàng hóa. Điều này không chỉ làm méo báo cáo tài chính, mà còn khiến chủ shop khó đưa ra quyết định nhập thêm hay xả hàng, dễ dẫn đến tồn đọng vốn, thiếu size bán chạy, dư mẫu bán chậm, hiệu quả kinh doanh giảm rõ rệt.
Sai lệch số liệu giữa tồn kho thực tế và phần mềm
Nhiều đơn vị thời trang tại Thanh Hóa có dùng phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho, nhưng quy trình nhập – xuất lại không được tuân thủ chặt chẽ. Nhân viên quên bấm xuất khi bán hàng, quên nhập khi hàng trả về, tự ý đổi màu/size cho khách mà không cập nhật lại trên hệ thống… dẫn đến việc tồn kho phần mềm và tồn kho thực tế luôn “lệch pha”.
Khi số liệu giữa thực tế và phần mềm lệch quá xa, kế toán không thể xác định đúng giá vốn, không biết nên điều chỉnh theo hướng nào, dễ tạo rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra. Bên cạnh đó, việc lệch số liệu còn làm sai lệch các báo cáo quản trị: báo cáo hàng bán chạy, hàng tồn lâu, vòng quay tồn kho… khiến chủ shop đưa ra quyết định nhập hàng sai lầm. Nguyên nhân gốc thường nằm ở việc thiếu quy trình chuẩn, không phân quyền rõ ràng trên phần mềm, không có bước đối chiếu định kỳ giữa kế toán – kho – bán hàng.
Vì sao nên chọn Gia Minh cho kế toán ngành thời trang tại Thanh Hóa?
Hiểu rõ mô hình quản lý tồn kho ngành thời trang
Ngành thời trang không chỉ đơn giản là “nhập – bán – tồn” mà còn gắn với rất nhiều biến số: size, màu, chất liệu, bộ sưu tập, mùa vụ, chi nhánh, kênh bán (offline – online – sàn TMĐT). Nếu áp dụng cách làm kế toán giống ngành thương mại thông thường, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chi tiết theo mã hàng, dẫn đến thất thoát mà không biết từ đâu.
Gia Minh có kinh nghiệm làm kế toán cho nhiều shop, chuỗi cửa hàng thời trang tại các tỉnh, trong đó có Thanh Hóa, nên hiểu rõ mô hình tồn kho theo mã SKU, theo đợt nhập, theo chương trình khuyến mãi, chuyển kho giữa chi nhánh. Chúng tôi hỗ trợ thiết kế lại cách quản lý mã hàng, quy trình nhập – xuất – điều chuyển, cách ghi nhận hàng bán giảm giá, hàng đổi trả, hàng ký gửi, giúp số liệu tồn kho trở nên rõ ràng, dễ kiểm soát. Nhờ đó, chủ doanh nghiệp nắm được chính xác đang tồn những gì, ở đâu, giá trị bao nhiêu để ra quyết định nhập – xả hợp lý.
Tối ưu chi phí – minh bạch quy trình
Với đặc thù thời trang có nhiều chi phí liên quan tới thiết kế, mẫu mã, chụp hình, marketing, chiết khấu bán hàng, nếu không được phân loại và hạch toán đúng, giá thành sản phẩm sẽ bị “đội” lên một cách mơ hồ. Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp thời trang tại Thanh Hóa xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng nhóm chi phí, phân định rõ chi phí nào tính vào giá vốn, chi phí nào thuộc bán hàng, chi phí nào là quản lý.
Quy trình làm việc được chuẩn hóa: từ khâu nhận chứng từ, nhập liệu, đối chiếu với phần mềm bán hàng, kiểm tra tồn kho, lập báo cáo lãi lỗ theo cửa hàng, theo nhóm sản phẩm… Mọi bước đều minh bạch, có hướng dẫn cụ thể, giúp chủ doanh nghiệp dễ kiểm soát, dễ kiểm tra, giảm phụ thuộc vào cá nhân. Khi nhìn thấy rõ bức tranh chi phí, việc tối ưu lợi nhuận, cắt giảm những khoản không cần thiết trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Hỗ trợ trực tiếp tại cửa hàng – xử lý nhanh
Đối với các shop, chuỗi cửa hàng thời trang tại Thanh Hóa, Gia Minh có thể kết hợp linh hoạt giữa làm việc online và hỗ trợ trực tiếp tại cửa hàng khi cần. Chúng tôi có thể đến tận nơi để rà soát quy trình bán hàng – nhập hàng – đổi trả, hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm, tổ chức đợt kiểm kê tổng thể, xử lý chênh lệch tồn kho, thiết lập lại số dư ban đầu cho chuẩn.
Khi phát sinh vấn đề như mất hàng, sai số lớn giữa thực tế và phần mềm, vướng mắc khi giải trình với cơ quan thuế…, đội ngũ Gia Minh ưu tiên hỗ trợ nhanh, đưa ra phương án cụ thể để chủ shop không bị gián đoạn kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp thời trang yên tâm tập trung vào khâu thiết kế, kinh doanh, phát triển thương hiệu, trong khi phần kế toán – tồn kho đã có đơn vị chuyên nghiệp đồng hành.
Quy trình cung cấp dịch vụ kế toán bán lẻ thời trang
Đặc thù của mô hình bán lẻ thời trang là lượng mã hàng rất lớn, vòng quay tồn kho nhanh nhưng dễ “rò rỉ” nếu không kiểm soát chặt, lại thường xuyên có chương trình khuyến mãi, giảm giá, đổi trả. Vì vậy, quy trình cung cấp dịch vụ kế toán cho ngành này phải bám sát tồn kho và doanh thu từng ngày, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ thuế. Dưới đây là quy trình triển khai dịch vụ kế toán bán lẻ thời trang mà Gia Minh thường áp dụng, có thể điều chỉnh linh hoạt theo quy mô từng shop.
Tiếp nhận thông tin – phân tích tồn kho
Bước đầu tiên, Gia Minh tiếp nhận toàn bộ thông tin cơ bản của shop: quy mô cửa hàng, số lượng chi nhánh, kênh bán (offline, online, sàn TMĐT), hình thức xuất hóa đơn, phương thức quản lý bán hàng hiện tại (sổ tay, Excel, phần mềm bán hàng…). Đồng thời, chúng tôi yêu cầu cung cấp báo cáo tồn kho, danh mục hàng hóa, lịch sử nhập – xuất – chuyển kho (nếu có) để đánh giá mức độ chính xác của số liệu hiện tại.
Trên cơ sở đó, đội ngũ kế toán sẽ phân tích các vấn đề thường gặp như: lệch tồn kho giữa sổ và thực tế, thiếu chứng từ nhập hàng, không theo dõi được giá vốn theo từng mã hàng, ghi nhận chiết khấu – khuyến mãi chưa đúng… Kết quả phân tích giúp chúng tôi đưa ra khuyến nghị: cần kiểm kê lại hay không, có cần chuẩn hóa danh mục hàng hóa, mã hóa lại sản phẩm, tách riêng các nhóm hàng chủ lực… Đây là bước quan trọng để xây nền cho hệ thống kế toán – quản trị tồn kho chuẩn chỉnh về sau.
Thiết lập hệ thống kế toán phù hợp ngành hàng
Sau khi đánh giá hiện trạng, Gia Minh tiến hành thiết lập hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bán lẻ thời trang của từng khách hàng. Bao gồm: chuẩn hóa danh mục hàng hóa (theo nhóm, thương hiệu, mùa, size, màu), thiết lập quy tắc ghi nhận giá vốn, cấu hình liên kết giữa phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán (nếu có), đồng thời xây dựng các biểu mẫu nhập – xuất – chuyển kho rõ ràng.
Về mặt hạch toán, chúng tôi thiết kế sơ đồ tài khoản chi tiết cho doanh thu, giá vốn, chiết khấu, chi phí quảng cáo – marketing, chi phí thuê mặt bằng, lương nhân viên bán hàng… để chủ shop có thể dễ dàng xem lãi lỗ theo từng kỳ, từng cửa hàng, thậm chí theo từng nhóm sản phẩm. Các quy trình duyệt chứng từ, chuyển dữ liệu bán hàng cuối ngày, cuối tuần cũng được thiết lập sẵn để nhân viên chỉ cần làm theo, hạn chế sai sót cá nhân.
Bàn giao báo cáo – hỗ trợ thường xuyên
Khi hệ thống đi vào hoạt động ổn định, Gia Minh định kỳ lập và bàn giao các báo cáo: doanh thu – chi phí – lợi nhuận, báo cáo tồn kho theo mã hàng, báo cáo hàng bán chậm – hàng bán chạy, báo cáo chi phí marketing so với doanh thu… Những báo cáo này được trình bày dễ hiểu, có nhận xét và gợi ý để chủ shop có thể ra quyết định nhanh về nhập hàng, xả hàng, điều chỉnh chương trình khuyến mãi.
Ngoài ra, chúng tôi duy trì hỗ trợ thường xuyên qua điện thoại, Zalo, email để giải đáp kịp thời các thắc mắc về hóa đơn, chi phí, kê khai thuế, kiểm kê tồn kho… Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc cần giải trình doanh thu – chi phí, đội ngũ Gia Minh cũng đồng hành chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ làm việc với cơ quan chức năng, giúp chủ shop yên tâm tập trung bán hàng.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Phần này tổng hợp một số câu hỏi mà các chủ shop thời trang thường băn khoăn khi cân nhắc thuê dịch vụ kế toán. Việc hiểu rõ nhu cầu thực tế và cách vận hành của dịch vụ sẽ giúp bạn lựa chọn mô hình phù hợp, tránh lãng phí chi phí mà vẫn đảm bảo kiểm soát được tồn kho, doanh thu và nghĩa vụ thuế.
Shop nhỏ có cần thuê kế toán không?
Ngay cả với shop nhỏ, nếu đã có doanh thu ổn định, nhập hàng thường xuyên và bắt đầu phải xuất hóa đơn, việc có kế toán vẫn rất cần thiết. Không nhất thiết phải tuyển kế toán full-time; bạn có thể sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài để lập sổ sách, kê khai thuế và hỗ trợ báo cáo theo tháng/quý với chi phí thấp hơn nhiều so với tuyển nhân sự.
Khi không có kế toán, chủ shop thường gặp tình trạng: không biết lãi thật hay lỗ, không phân biệt được tiền vốn – tiền lời, tồn kho trên lý thuyết khác xa thực tế, chi phí không tập hợp đầy đủ nên khi cơ quan thuế kiểm tra dễ bị loại chi phí hợp lý. Thuê dịch vụ kế toán sẽ giúp bạn hệ thống hóa lại toàn bộ số liệu, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro liên quan đến thuế.
Dịch vụ có hỗ trợ kiểm kê tồn kho định kỳ không?
Thông thường, dịch vụ kế toán cho shop thời trang sẽ đi kèm tư vấn cách tổ chức kiểm kê và đối chiếu tồn kho định kỳ. Tùy gói dịch vụ, Gia Minh có thể: hướng dẫn chi tiết quy trình kiểm kê để shop tự thực hiện; hoặc trực tiếp tham gia hỗ trợ kiểm kê tại cửa hàng (theo tháng/quý) rồi đối chiếu với số liệu trên hệ thống.
Kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm chênh lệch do thất thoát, mất mát, nhầm lẫn khi nhập – xuất – chuyển kho hoặc do nhân viên bán hàng thao tác sai. Dựa trên kết quả kiểm kê, kế toán sẽ lập biên bản, đề xuất hướng xử lý và điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách, đảm bảo tồn kho “trên giấy” bám sát thực tế, từ đó việc tính giá vốn và lãi lỗ cũng chính xác hơn.
Chi phí kế toán có thay đổi theo mùa bán hàng không?
Đối với ngành thời trang, doanh số thường biến động mạnh theo mùa, lễ Tết, các đợt sale lớn. Tùy gói dịch vụ, chi phí kế toán có thể được thiết kế cố định theo tháng hoặc linh hoạt theo doanh thu/khối lượng chứng từ. Gia Minh thường tư vấn mô hình phí cơ bản cố định, kèm theo thỏa thuận bổ sung nếu có đợt cao điểm phát sinh quá nhiều đơn hàng, chứng từ.
Cách tính này giúp chủ shop dễ dự trù chi phí, đồng thời không bị “đội giá” bất ngờ. Ngược lại, trong những tháng thấp điểm, shop vẫn duy trì được hệ thống kế toán – báo cáo ổn định với chi phí hợp lý, không cần cắt giảm hoặc thay đổi nhân sự kế toán liên tục.
Kế toán cho doanh nghiệp bán lẻ thời trang tại Thanh Hóa — Quản lý tồn kho là giải pháp tối ưu giúp cửa hàng kiểm soát hàng hóa, doanh thu và lợi nhuận một cách minh bạch và hiệu quả. Khi có sự hỗ trợ từ đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Đây là dịch vụ rất cần thiết cho các mô hình thời trang từ shop nhỏ, boutique đến chuỗi cửa hàng lớn. Gia Minh cam kết dịch vụ nhanh chóng, minh bạch và tối ưu chi phí cho mọi doanh nghiệp thời trang. Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
