Dịch vụ kế toán theo dự án tại Thanh Hóa — Báo cáo theo hợp đồng đang trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án. Quản lý tài chính theo dự án đòi hỏi sự chính xác, tách bạch và tuân thủ đúng tiến độ hợp đồng. Gia Minh mang đến giải pháp kế toán chuyên sâu, giúp doanh nghiệp theo dõi từng khoản chi phí, doanh thu và công nợ theo từng hợp đồng. Dịch vụ phù hợp cho doanh nghiệp xây dựng, tư vấn thiết kế, dịch vụ tổ chức sự kiện, cho thuê nhân sự, gia công, sản xuất theo đơn hàng và các loại hình hoạt động theo dự án. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ giá trị của dịch vụ kế toán theo dự án và cách Gia Minh triển khai chuẩn hóa – hiệu quả.
Tổng quan về kế toán theo dự án tại Thanh Hóa
Kế toán theo dự án đang trở thành phương thức quản lý tài chính phổ biến tại Thanh Hóa, đặc biệt trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, tư vấn thiết kế, dịch vụ kỹ thuật, công nghệ, cung cấp giải pháp theo hợp đồng hoặc thực hiện các gói thầu cho khách hàng. Khác với mô hình kế toán thông thường – nơi doanh thu và chi phí được quản lý theo tháng, quý hoặc năm – kế toán theo dự án tập trung quản lý doanh thu – chi phí – công nợ – dòng tiền của từng dự án riêng biệt, từ khi ký hợp đồng đến khi nghiệm thu cuối cùng.
Tại Thanh Hóa, nhiều doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhận nhiều hợp đồng cùng lúc, mỗi hợp đồng lại có yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, chi phí và điều khoản thanh toán khác nhau. Khi đó, kế toán theo dự án giúp doanh nghiệp không bị “hòa lẫn” doanh thu và chi phí giữa các hợp đồng, tránh tình trạng dự án lãi nhưng cả công ty lại báo lỗ hoặc ngược lại.
Mô hình này đặc biệt phù hợp với bối cảnh các ngành xây dựng – dịch vụ – logistics – công nghệ thông tin tại Thanh Hóa đang tăng trưởng mạnh, cạnh tranh cao, buộc doanh nghiệp phải quản lý sát sao hiệu quả từng dự án. Một hệ thống kế toán theo dự án bài bản sẽ giúp chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo đánh giá được dự án nào đang sinh lời, dự án nào chậm tiến độ, dự án nào đội chi phí, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời. Đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp làm việc với nhà đầu tư, ngân hàng, chủ đầu tư hoặc cơ quan kiểm toán sau này.
Kế toán theo dự án là gì? Đặc điểm khác với kế toán thông thường
Kế toán theo dự án là phương thức tổ chức kế toán trong đó mọi khoản doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền, tài sản và nhân công đều được ghi nhận, tập hợp và báo cáo theo từng dự án cụ thể. Mỗi dự án được xem như một “trung tâm chi phí – trung tâm lợi nhuận” riêng biệt để theo dõi xuyên suốt trong toàn bộ vòng đời từ khi ký hợp đồng, triển khai, tạm ứng, nghiệm thu, thanh toán đến khi quyết toán cuối cùng.
Điểm khác biệt lớn nhất so với kế toán thông thường là mức độ chi tiết và tính chuyên sâu. Trong kế toán truyền thống, chi phí và doanh thu được tổng hợp theo tháng/quý, không phân tích sâu theo từng hợp đồng. Nhưng với kế toán theo dự án, mọi chi phí đều phải được gắn với hạng mục – đội thi công – giai đoạn – hạng mục khối lượng của dự án. Doanh thu cũng được ghi nhận theo từng lần nghiệm thu, từng giai đoạn thanh toán.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết chính xác: dự án đang tiêu bao nhiêu tiền, đã hoàn thành được bao nhiêu %, mức lãi dự kiến, phần nào đang vượt định mức… Đây là cách quản trị bắt buộc cho các ngành có tính chất hợp đồng phức tạp.
Những doanh nghiệp phù hợp với mô hình kế toán theo dự án
Tại Thanh Hóa, các doanh nghiệp sau đây đặc biệt phù hợp với mô hình kế toán theo dự án:
Doanh nghiệp xây dựng – thi công – hoàn thiện: mỗi công trình gồm nhiều hạng mục, cần kiểm soát chi phí vật tư, nhân công, máy thi công.
Đơn vị thiết kế, tư vấn giám sát, thẩm tra: thường thực hiện theo hợp đồng cố định hoặc theo giai đoạn.
Doanh nghiệp công nghệ, phần mềm, giải pháp IT: triển khai từng dự án cho từng khách hàng, mỗi dự án có thời gian và chi phí riêng.
Doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật, cơ điện (MEP), lắp đặt hệ thống: cần theo dõi tiến độ, khối lượng nghiệm thu.
Logistics, kho bãi, vận chuyển theo hợp đồng: phải theo dõi chi phí phát sinh theo từng tuyến – từng lô – từng hợp đồng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp tư vấn, truyền thông, đào tạo, tổ chức sự kiện, marketing… cũng rất cần kế toán theo dự án để phân tích hiệu quả từng chiến dịch. Mô hình này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ tại Thanh Hóa đang trong giai đoạn tăng trưởng – mở rộng – nhận nhiều hợp đồng song song.
Vai trò của kế toán theo dự án đối với doanh nghiệp
Kiểm soát chi phí theo từng hạng mục – từng giai đoạn
Một trong những lợi ích lớn nhất của kế toán theo dự án là khả năng kiểm soát chi phí chi tiết. Mỗi dự án được chia nhỏ thành các giai đoạn hoặc hạng mục: khảo sát, mua vật tư, nhân công, thuê máy, thi công phần thô – hoàn thiện, vận chuyển, nghiệm thu… Kế toán ghi nhận và phân bổ chi phí đúng vào từng hạng mục giúp doanh nghiệp:
So sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán.
Xác định hạng mục nào vượt chi phí, hạng mục nào tiết kiệm tốt.
Phát hiện bất thường về vật tư hao hụt, nhân công làm vượt giờ, chi phí máy móc tăng đột biến.
Điều chỉnh tiến độ và kế hoạch sản xuất ngay ở giữa dự án, tránh để đến cuối kỳ mới phát hiện lỗ.
Với các doanh nghiệp xây dựng – kỹ thuật tại Thanh Hóa thường chịu áp lực giá vật tư biến động, việc theo dõi chi phí theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, tránh rủi ro đội vốn ảnh hưởng đến khả năng thanh toán.
Quản lý công nợ nhà cung cấp – khách hàng dự án
Mỗi dự án thường đi kèm với nhiều nhà cung cấp: vật tư, máy móc, thầu phụ, nhân công thời vụ… đồng thời khách hàng thường thanh toán theo tiến độ hoặc theo nghiệm thu từng phần. Kế toán theo dự án giúp theo dõi chi tiết:
Số tiền đã tạm ứng cho nhà cung cấp.
Khối lượng đã nghiệm thu và số tiền phải trả.
Số tiền khách hàng đã thanh toán, số tiền còn phải thu.
Các khoản bảo hành – bảo lưu – chiết khấu hợp đồng.
Nhờ đó, doanh nghiệp tránh tình trạng trùng chi, thanh toán sai, quên thu tiền, giúp dòng tiền ổn định và minh bạch hơn.
Đảm bảo tính minh bạch và dễ đối chiếu với hợp đồng
Với kế toán theo dự án, toàn bộ chi phí – doanh thu – công nợ đều gắn với hợp đồng, phụ lục, báo giá, biên bản nghiệm thu, hóa đơn. Điều này tạo ra hệ thống minh bạch, dễ đối chiếu khi kiểm toán, khi làm việc với chủ đầu tư hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra.
Mọi con số đều có chứng từ đối chiếu trực tiếp, giúp doanh nghiệp tại Thanh Hóa luôn chủ động và tự tin khi giải trình hoặc đánh giá hiệu quả từng dự án.
Nội dung dịch vụ kế toán theo dự án tại Gia Minh
Theo dõi tiến độ hợp đồng và các mốc nghiệm thu
Với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án (xây dựng, nội thất, lắp đặt máy móc, tư vấn, phần mềm, sự kiện…), hợp đồng thường kéo dài nhiều tháng, chia thành nhiều giai đoạn nghiệm thu và thanh toán khác nhau. Nếu chỉ hạch toán “gộp” theo năm tài chính mà không bám theo từng mốc tiến độ, chủ doanh nghiệp rất khó kiểm soát được hiệu quả thực sự của từng hợp đồng.
Dịch vụ kế toán theo dự án tại Gia Minh được thiết kế chuyên biệt để giải quyết bài toán này. Ngay từ khi ký hợp đồng, chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp lập bảng theo dõi tiến độ và các mốc nghiệm thu: giá trị hợp đồng, giá trị từng giai đoạn, điều kiện nghiệm thu, thời điểm xuất hóa đơn, lịch thanh toán, bảo hành – bảo trì… Mỗi hợp đồng được gán mã dự án riêng, toàn bộ chứng từ liên quan (hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu khối lượng, hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu thu – chi, tạm ứng…) đều được gắn với mã này.
Trong quá trình thực hiện, Gia Minh cập nhật thường xuyên tình trạng của từng dự án: đã hoàn thành bao nhiêu %, đã nghiệm thu đến giai đoạn nào, khách hàng đã thanh toán được bao nhiêu, còn công nợ bao nhiêu, có phát sinh điều chỉnh khối lượng, gia hạn tiến độ hay không… Từ đó, chủ doanh nghiệp nhìn rõ “sức khỏe” từng hợp đồng theo thời gian thực, kịp thời xử lý các rủi ro chậm thanh toán, vượt chi phí hoặc kéo dài tiến độ.
Hạch toán doanh thu – chi phí theo từng dự án
Điểm khác biệt lớn nhất trong kế toán theo dự án là mọi doanh thu – chi phí đều phải “gắn đích danh” với từng hợp đồng cụ thể. Gia Minh sẽ thiết lập hệ thống tài khoản, tiểu khoản, mã dự án trên phần mềm để mỗi nghiệp vụ phát sinh đều được phân bổ đúng “địa chỉ”: chi phí nhân công, chi phí vật tư, chi phí máy móc, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý công trường, chi phí thầu phụ, chi phí tư vấn…
Doanh thu được ghi nhận theo nguyên tắc phù hợp với từng loại hợp đồng: ghi nhận theo nghiệm thu từng giai đoạn, theo khối lượng hoàn thành hoặc theo giá trị đã được khách hàng chấp nhận. Với các hợp đồng kéo dài nhiều kỳ, Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng phương pháp ghi nhận doanh thu phù hợp chuẩn mực, hạn chế việc “đột biến” lợi nhuận chỉ vì dồn nghiệm thu vào một kỳ.
Về chi phí, chúng tôi không chỉ hạch toán theo từng dự án mà còn phân tách chi phí trực tiếp – chi phí chung, xác định rõ phần chi phí nào là của dự án A, phần nào thuộc dự án B, phần nào là chi phí chung cần phân bổ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xem được báo cáo lãi/lỗ riêng cho từng hợp đồng: tổng doanh thu, tổng chi phí, biên lợi nhuận gộp, chi phí tài chính liên quan (lãi vay phục vụ dự án…), từ đó quyết định có nên tiếp tục nhận các hợp đồng tương tự, điều chỉnh đơn giá hay cơ cấu chi phí cho kỳ sau.
Lập báo cáo theo hợp đồng, theo tiến độ hoặc theo yêu cầu
Không phải doanh nghiệp nào cũng chỉ cần “mỗi năm một bộ báo cáo tài chính”. Với đơn vị làm theo dự án, nhu cầu thường là: xem nhanh hiệu quả từng hợp đồng, so sánh lãi lỗ giữa các dự án, theo dõi dòng tiền vào – ra của từng công trình, dự án. Dịch vụ kế toán theo dự án tại Gia Minh đáp ứng linh hoạt những yêu cầu này.
Chúng tôi xây dựng hệ thống báo cáo đa chiều: báo cáo lãi/lỗ theo hợp đồng, báo cáo chi phí chi tiết từng hạng mục, báo cáo công nợ phải thu – phải trả cho từng dự án, báo cáo tiến độ nghiệm thu và xuất hóa đơn, báo cáo dòng tiền theo hợp đồng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn kỳ báo cáo: tuần, tháng, quý hoặc theo từng giai đoạn quan trọng của dự án.
Ngoài các mẫu báo cáo chuẩn, Gia Minh còn thiết kế thêm những mẫu báo cáo “may đo” theo đúng nhu cầu quản trị của chủ doanh nghiệp: so sánh dự toán – thực tế, phân tích chi phí vượt định mức, cảnh báo dự án có nguy cơ lỗ… giúp ban lãnh đạo có công cụ ra quyết định kịp thời, không phải chờ đến cuối năm mới “ngã ngửa” vì lỗ.
Quy trình triển khai kế toán theo dự án
Tiếp nhận hợp đồng – phân tích phạm vi và yêu cầu
Quy trình kế toán theo dự án tại Gia Minh bắt đầu từ việc tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp đồng của doanh nghiệp: hợp đồng chính, phụ lục, bảng giá, dự toán, tiến độ, điều kiện thanh toán, bảo hành, điều chỉnh khối lượng… Trên cơ sở đó, chúng tôi phân tích phạm vi công việc kế toán cần xử lý: số lượng hợp đồng/dự án, quy mô giá trị, thời gian thực hiện, cơ cấu chi phí, hình thức nghiệm thu, cách ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán và quy định thuế.
Tiếp theo, Gia Minh đề xuất mô hình hạch toán phù hợp: thiết lập mã dự án, mã hạng mục, mã công trình; quy định cách phân loại chi phí (trực tiếp – gián tiếp), cách phân bổ chi phí chung, cách theo dõi tạm ứng – hoàn ứng cho đội dự án, cách quản lý công nợ khách hàng và nhà thầu phụ. Đồng thời, chúng tôi thống nhất cùng doanh nghiệp về quy trình luân chuyển chứng từ: ai lập, ai ký, thời điểm gửi chứng từ cho kế toán, hình thức gửi (bản scan, file mềm, bản gốc…), tần suất cập nhật số liệu.
Ở bước này, Gia Minh cũng trao đổi rõ yêu cầu quản trị: chủ doanh nghiệp cần xem báo cáo gì, theo định dạng nào, theo chu kỳ nào; cần cảnh báo những chỉ số nào (dự án vượt chi phí, chậm thanh toán, công nợ quá hạn…). Tất cả được cụ thể hóa thành “bản đồ triển khai” để quá trình vận hành kế toán theo dự án diễn ra trơn tru, không chồng chéo trách nhiệm.
Theo dõi hóa đơn, chứng từ, tạm ứng và thanh toán
Sau khi thiết lập hệ thống, Gia Minh trực tiếp vận hành công tác kế toán theo từng dự án. Hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra được phân loại và gắn với mã hợp đồng tương ứng: chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí thuê máy, chi phí vận chuyển, chi phí thuê chuyên gia, dịch vụ thầu phụ… Các khoản tạm ứng cho đội dự án, cho cán bộ công trình cũng được theo dõi chi tiết: ai tạm ứng, mục đích gì, đã quyết toán bao nhiêu, còn dư hay thiếu.
Về phía doanh thu, chúng tôi theo dõi sát các mốc nghiệm thu: khi dự án đạt điều kiện nghiệm thu giai đoạn, Gia Minh sẽ nhắc doanh nghiệp lập biên bản nghiệm thu, xuất hóa đơn đúng tiến độ, từ đó ghi nhận doanh thu và công nợ phải thu khách hàng. Việc theo dõi dòng tiền thanh toán (theo hợp đồng, theo phụ lục điều chỉnh, theo biên bản đối chiếu công nợ) cũng được cập nhật thường xuyên, giúp doanh nghiệp không bị “quên” khoản phải thu hoặc chậm nhắc khách hàng thanh toán.
Lập báo cáo kiểm soát – bàn giao dữ liệu định kỳ
Định kỳ theo tháng/quý hoặc theo từng giai đoạn dự án, Gia Minh lập và gửi bộ báo cáo kiểm soát: tình hình thực hiện hợp đồng, doanh thu – chi phí – lãi/lỗ theo từng dự án, công nợ khách hàng – nhà thầu phụ, tạm ứng chưa quyết toán, cảnh báo các dự án có dấu hiệu vượt chi phí hoặc chậm thu tiền.
Dữ liệu kế toán được bàn giao dưới dạng file mềm (Excel/PDF/backup phần mềm) để doanh nghiệp lưu trữ và phục vụ cho kiểm toán, quyết toán thuế, đồng thời dễ dàng tra cứu khi cần. Nhờ quy trình rõ ràng, doanh nghiệp không chỉ “đầy đủ sổ sách” mà còn có công cụ kiểm soát dự án hiệu quả, ra quyết định kinh doanh dựa trên số liệu chuẩn xác.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán theo dự án tại Thanh Hóa
Minh bạch tài chính – giảm rủi ro tranh chấp hợp đồng
Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình dự án như xây dựng, tư vấn thiết kế, thi công nội thất, sự kiện, phần mềm…, tính minh bạch tài chính là yếu tố then chốt để hạn chế tranh chấp với chủ đầu tư và nhà thầu phụ. Khi sử dụng dịch vụ kế toán theo dự án, toàn bộ chi phí, vật tư, nhân công, thầu phụ… đều được ghi nhận chi tiết theo từng hạng mục, từng giai đoạn thực hiện. Số liệu được chuẩn hóa theo đúng biểu mẫu dự án, có đối chiếu chứng từ đầy đủ nên doanh nghiệp luôn có dữ liệu rõ ràng khi cần giải trình.
Minh bạch giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi trong quá trình thương lượng – nghiệm thu – thanh toán. Các khoản chi vượt, phát sinh ngoài hợp đồng đều có căn cứ để thương lượng với đối tác. Ngược lại, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi có mâu thuẫn về chi phí trong hợp đồng, bộ hồ sơ kế toán theo dự án là bằng chứng minh bạch, giảm nguy cơ bị điều chỉnh doanh thu, loại chi phí hoặc bị đánh giá sai lệch số liệu. Với các dự án lớn tại Thanh Hóa như xây dựng nhà xưởng, hạ tầng, thi công nội thất resort…, việc có hệ thống kế toán theo dự án giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mất hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng do sai sót hoặc thiếu chứng từ.
Dễ dàng đối chiếu, nghiệm thu và thanh toán
Một lợi ích nổi bật của kế toán theo dự án là sự thuận tiện trong quy trình nghiệm thu. Khi các hạng mục đều được ghi nhận theo tiến độ, có bảng khối lượng, hóa đơn, hợp đồng thầu phụ, biên bản nghiệm thu nội bộ…, doanh nghiệp và chủ đầu tư dễ dàng đối chiếu từng phần việc. Việc chuẩn hóa hồ sơ này giúp rút ngắn thời gian chờ thanh toán, hạn chế tranh cãi về khối lượng thực hiện, đặc biệt với các hợp đồng phức tạp hoặc nhiều đợt nghiệm thu.
Ngoài ra, nhờ quản lý chứng từ theo dự án, mọi khoản phải thu – phải trả được theo dõi rõ ràng, đảm bảo doanh nghiệp không thất thoát công nợ và luôn chủ động trong kế hoạch tài chính.
Tối ưu dòng tiền và chi phí dự án
Thông qua báo cáo chi phí theo hạng mục và tiến độ, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các khoản chi vượt mức, kịp thời điều chỉnh vật tư, nhân công hoặc phương án thi công. Điều này giúp tối ưu dòng tiền, giảm chi phí lãng phí và đảm bảo dự án đạt lợi nhuận mong muốn. Dịch vụ kế toán theo dự án còn hỗ trợ phân bổ chi phí chính xác, giúp doanh nghiệp định giá hợp đồng chuẩn hơn cho các dự án tiếp theo.
Chi phí dịch vụ kế toán theo dự án
Chi phí theo quy mô và số lượng dự án
Chi phí dịch vụ kế toán theo dự án thường được xác định dựa trên số lượng dự án doanh nghiệp đang triển khai và quy mô từng dự án (nhỏ – trung bình – lớn). Với doanh nghiệp chỉ có 1–2 dự án/năm, chứng từ ít, mức phí thường ở mức cơ bản. Đối với doanh nghiệp thi công xây dựng hoặc sản xuất theo đơn hàng có nhiều dự án song song, chứng từ phát sinh lớn, cần theo dõi vật tư – nhân công chi tiết, phí sẽ được điều chỉnh tương ứng.
Đơn vị dịch vụ cũng xem xét yếu tố như: số lần nghiệm thu, mức độ yêu cầu hồ sơ của chủ đầu tư, số nhà thầu phụ tham gia. Các yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng kế toán phải xử lý.
Chi phí theo thời gian và độ phức tạp hợp đồng
Với các hợp đồng có thời gian thi công dài, nhiều giai đoạn nghiệm thu, thay đổi thiết kế liên tục hoặc yêu cầu báo cáo chuyên biệt (báo cáo khối lượng, bảng phân bổ chi phí, báo cáo lũy kế…), đơn vị kế toán có thể tính phí theo tháng hoặc theo từng giai đoạn dự án. Độ phức tạp của hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến công việc nên chi phí sẽ được thỏa thuận rõ trong hợp đồng dịch vụ.
So sánh chi phí giữa thuê dịch vụ và tự quản lý
Thuê dịch vụ kế toán theo dự án giúp doanh nghiệp không phải duy trì bộ phận kế toán nội bộ lớn, không mất chi phí tuyển dụng – đào tạo – quản lý nhân sự. Ngoài ra, chất lượng báo cáo ổn định hơn vì được thực hiện bởi đội ngũ có chuyên môn. Ngược lại, tự quản lý đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quy trình chặt chẽ, nhân sự kinh nghiệm, chi phí lương cao nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro sai sót và chậm tiến độ hồ sơ.
Tham khảo thêm : Giấy Phép An Ninh Trật Tự Cho Khách Sạn
Các lỗi thường gặp khi doanh nghiệp tự quản lý kế toán dự án
Không theo dõi chi phí theo từng hạng mục – dễ thất thoát
Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi nhận chi phí tổng mà không phân tách theo hạng mục: nhân công, vật tư, máy móc, thầu phụ… dẫn đến không biết khoản nào vượt dự toán, khoản nào chưa chi, khoản nào bị thất thoát. Khi nghiệm thu với chủ đầu tư, doanh nghiệp không có cơ sở chứng minh khối lượng đã thực hiện. Điều này dẫn đến hai rủi ro lớn: chủ đầu tư cắt giảm thanh toán và doanh nghiệp không biết mình đang lỗ hay lãi ở từng dự án.
Sai sót khi đối chiếu nghiệm thu – thanh toán
Thiếu bảng khối lượng, thiếu biên bản nghiệm thu nội bộ, số liệu giữa hợp đồng – báo cáo tiến độ – hóa đơn thầu phụ không khớp khiến quá trình nghiệm thu bị kéo dài. Nhiều doanh nghiệp phải chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần, làm chậm tiến độ thanh toán và gây căng thẳng với chủ đầu tư. Nguy hiểm hơn, một số hạng mục không có chứng từ hợp lệ dễ bị loại khi chủ đầu tư kiểm tra hoặc cơ quan thuế đánh giá lại chi phí.
Nhầm lẫn giữa chi phí chung và chi phí từng dự án
Sai sót phổ biến khác là kế toán không phân biệt chi phí chung của công ty (văn phòng, quản lý, điện nước) với chi phí riêng từng dự án. Nếu phân bổ sai, giá thành dự án bị lệch, doanh nghiệp đánh giá sai hiệu quả và dễ dẫn đến quyết định sai lầm trong thương lượng giá ở các dự án tiếp theo.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về kế toán theo dự án
Khi nào cần lập báo cáo theo hợp đồng dự án?
Báo cáo theo hợp đồng dự án cần lập khi doanh nghiệp có hợp đồng với nhiều giai đoạn nghiệm thu, có yêu cầu từ chủ đầu tư hoặc khi cần theo dõi tiến độ – chi phí – lợi nhuận theo từng hạng mục. Ngoài ra, khi có thầu phụ hoặc vật tư lớn, doanh nghiệp bắt buộc phải lập báo cáo chi tiết để đối chiếu công nợ. Báo cáo này cũng rất cần thiết cho hồ sơ thuế và quyết toán cuối năm, giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí hợp lý với cơ quan thuế.
Có thể theo dõi nhiều dự án cùng lúc không?
Hoàn toàn có thể. Kế toán theo dự án thường xây dựng hệ thống mã dự án (Project Code), mã hạng mục, mã chi phí… để tách biệt số liệu. Dù doanh nghiệp thi công 5–10 dự án cùng lúc vẫn có thể quản lý hiệu quả nếu sử dụng phần mềm kế toán hoặc Excel chuyên dụng cho mô hình dự án. Điều quan trọng là phân quyền rõ ràng, thu thập chứng từ kịp thời và có quy trình đối chiếu nội bộ theo tuần/tháng.
Dữ liệu dự án có thể tách riêng hay gộp chung?
Tùy mục tiêu quản trị, dữ liệu dự án có thể tách riêng hoàn toàn (theo từng hợp đồng) hoặc gộp chung theo nhóm dự án, theo chủ đầu tư. Tuy nhiên, để đánh giá đúng hiệu quả từng hợp đồng, doanh nghiệp nên tách riêng dữ liệu để biết dự án nào lãi, dự án nào lỗ và nguyên nhân. Khi quyết toán thuế, việc tách dữ liệu cũng giúp chứng minh chi phí dễ dàng hơn, tránh nhầm lẫn và giảm nguy cơ bị loại chi phí.
Dịch vụ kế toán theo dự án tại Thanh Hóa — Báo cáo theo hợp đồng là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp cần quản lý tài chính chi tiết và minh bạch theo từng hợp đồng. Gia Minh đảm bảo theo dõi chi phí – doanh thu – công nợ – tiến độ đúng chuẩn, đồng thời hỗ trợ lập báo cáo theo yêu cầu của đối tác và cơ quan thuế. Với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, chúng tôi giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tránh sai sót sổ sách và tối ưu hiệu quả tài chính của từng dự án. Đây là giải pháp đặc biệt phù hợp trong giai đoạn doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc tham gia nhiều hợp đồng lớn. Hãy liên hệ Gia Minh ngay để được tư vấn và triển khai nhanh chóng.
