Điều kiện cơ sở vật chất khi xin phép kinh doanh khách sạn là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất mà bất kỳ chủ đầu tư nào cũng phải nắm rõ trước khi mở khách sạn. Việc đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định không chỉ giúp quá trình xin giấy phép diễn ra thuận lợi mà còn bảo đảm chất lượng dịch vụ lưu trú. Một cơ sở vật chất hoàn chỉnh, an toàn và tiện nghi sẽ tạo thiện cảm cho khách hàng và nâng cao lợi thế cạnh tranh. Do đó, việc nghiên cứu kỹ các yêu cầu về cơ sở vật chất trước khi triển khai xây dựng hoặc cải tạo khách sạn là vô cùng cần thiết. Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ điều kiện cần đáp ứng để được cấp phép kinh doanh khách sạn.
Khái niệm và yêu cầu chung về điều kiện kinh doanh khách sạn
Kinh doanh khách sạn là một trong những ngành dịch vụ lưu trú có điều kiện, nghĩa là không chỉ cần đăng ký doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng nhiều tiêu chuẩn về pháp lý, cơ sở vật chất và an ninh trật tự. Trước khi mở khách sạn, chủ đầu tư cần hiểu rõ khái niệm khách sạn theo pháp luật, các điều kiện bắt buộc khi xin phép kinh doanh, cũng như vai trò của cơ sở vật chất đối với chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh.
Khách sạn là gì theo quy định pháp luật?
Theo cách hiểu pháp lý, khách sạn là cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú du lịch, có hệ thống phòng ngủ và các dịch vụ kèm theo như ăn uống, giải trí, hội họp… phục vụ khách trong khoảng thời gian ngắn ngày hoặc lưu trú tạm thời. Khách sạn phải đáp ứng điều kiện tối thiểu về số lượng phòng, diện tích phòng, khu vực phục vụ chung, vệ sinh, an ninh, phòng cháy chữa cháy… tùy theo hạng và quy mô. Khác với nhà trọ hoặc homestay tự phát, khách sạn là loại hình có đăng ký chính thức, được quản lý chặt chẽ hơn về tiêu chuẩn kỹ thuật, dịch vụ và an toàn cho khách.
Điều kiện pháp lý khi xin phép kinh doanh
Để được phép kinh doanh khách sạn, trước hết đơn vị phải thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, đăng ký đúng ngành nghề “cơ sở lưu trú ngắn ngày/khách sạn”. Sau đó, tùy mô hình và quy mô, cơ sở phải xin các loại giấy tờ như: giấy đủ điều kiện an ninh trật tự, giấy xác nhận đủ điều kiện về phòng cháy chữa cháy, đăng ký tạm trú cho khách, các giấy tờ về môi trường, an toàn thực phẩm (nếu có nhà hàng). Một số khách sạn còn đăng ký hạng sao, khi đó phải đáp ứng thêm bộ tiêu chuẩn xếp hạng. Việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện pháp lý giúp khách sạn tránh bị xử phạt, đình chỉ hoạt động và tạo niềm tin cho khách hàng.
Vai trò của cơ sở vật chất đối với chất lượng lưu trú
Cơ sở vật chất là yếu tố trực tiếp tạo nên trải nghiệm của khách: từ giường nệm, phòng tắm, hệ thống điều hòa, wifi, đến sảnh lễ tân, thang máy, khu vực chung. Một khách sạn có cơ sở vật chất tốt sẽ mang lại cảm giác an toàn, sạch sẽ, tiện nghi, qua đó nâng cao mức độ hài lòng, tỉ lệ quay lại và đánh giá tích cực. Ngược lại, cơ sở vật chất xuống cấp, bố trí không hợp lý, không đảm bảo an toàn sẽ khiến khách phàn nàn, ảnh hưởng uy tín và doanh thu. Vì vậy, đầu tư đúng chuẩn về cơ sở vật chất vừa là yêu cầu pháp lý, vừa là nền tảng quan trọng để kinh doanh khách sạn bền vững.
Tiêu chuẩn cơ sở vật chất tối thiểu của một khách sạn
Bên cạnh điều kiện pháp lý, khách sạn phải đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu về cơ sở vật chất. Những tiêu chuẩn này không chỉ liên quan đến sự tiện nghi mà còn gắn với an toàn, vệ sinh và trải nghiệm tổng thể của khách. Tùy theo phân khúc và hạng sao, mức yêu cầu có thể khác nhau, nhưng về cơ bản đều xoay quanh phòng ngủ, khu vệ sinh, sảnh lễ tân – khu vực chung và hệ thống hành lang, cầu thang, thông gió, ánh sáng.
Diện tích phòng ngủ theo số lượng giường
Phòng ngủ là không gian lưu trú chính, vì vậy diện tích tối thiểu phải phù hợp với số lượng giường và mục đích sử dụng. Thông thường, phòng một giường (phòng đơn) phải đủ diện tích để bố trí giường, tủ, bàn, lối đi lại thoải mái; phòng hai giường (phòng đôi/twin) cần rộng hơn để khách vẫn có không gian sinh hoạt mà không bị chật chội. Ngoài diện tích, khách sạn cần chú ý đến chiều cao phòng, cửa sổ, hệ thống điều hòa, cách âm… để bảo đảm sự riêng tư và thoải mái cho khách. Việc thiết kế phòng hợp lý sẽ giúp dễ dàng dọn dẹp, bảo trì và nâng cấp trong tương lai.
Yêu cầu về nhà vệ sinh và phòng tắm
Nhà vệ sinh và phòng tắm là khu vực khách đánh giá rất kỹ. Tiêu chuẩn tối thiểu là phải khép kín, sạch sẽ, có hệ thống cấp thoát nước tốt, tường và sàn chống thấm, chống trơn trượt. Trang thiết bị cơ bản gồm bồn cầu, chậu rửa, vòi tắm, gương, đèn chiếu sáng, ổ cắm an toàn; nhiều khách sạn còn lắp đặt bình nóng lạnh, vách ngăn tắm, quạt hút mùi. Hệ thống thông gió phải đảm bảo không bị ẩm mốc, mùi khó chịu. Ngoài vệ sinh và tiện nghi, khách sạn cần chú ý bố trí thiết bị phù hợp với đối tượng khách (khách gia đình, người lớn tuổi, trẻ em…) để tăng tính tiện dụng và an toàn.
Tiêu chuẩn về sảnh lễ tân và khu vực chung
Sảnh lễ tân là “bộ mặt” của khách sạn. Dù quy mô lớn hay nhỏ, khu vực này cần đủ diện tích để đón tiếp khách, bố trí quầy lễ tân, khu chờ, nơi để hành lý. Không gian nên thông thoáng, sáng sủa, dễ quan sát, có bảng thông tin cơ bản về giờ nhận – trả phòng, nội quy, dịch vụ. Các khu vực chung khác như hành lang tầng, khu sinh hoạt chung, nhà ăn, phòng chờ thang máy… cũng cần được thiết kế hài hòa, sạch sẽ, có ghế ngồi, thùng rác, biển chỉ dẫn rõ ràng. Đối với khách sạn lớn, khu vực chung còn có thể có phòng hội nghị, phòng gym, hồ bơi… nhưng dù thế nào cũng phải đảm bảo an toàn, vệ sinh.
Hành lang, cầu thang, thông gió và ánh sáng
Hành lang và cầu thang là lối thoát hiểm quan trọng, nên phải đạt tiêu chuẩn về chiều rộng, thông thoáng, có đèn chiếu sáng đầy đủ, biển chỉ dẫn lối thoát hiểm rõ ràng. Cầu thang phải có tay vịn chắc chắn, bậc thang không trơn trượt; thang máy (nếu có) cần đáp ứng quy chuẩn kỹ thuật, bảo trì định kỳ. Hệ thống thông gió và ánh sáng tự nhiên giúp không gian khách sạn luôn dễ chịu, giảm ẩm mốc và mùi hôi, đặc biệt ở khu vực hành lang, phòng không có ban công. Việc kết hợp hợp lý giữa ánh sáng tự nhiên và nhân tạo không chỉ nâng cao trải nghiệm khách mà còn tiết kiệm chi phí vận hành.
Nhìn chung, đáp ứng tốt các tiêu chuẩn cơ sở vật chất tối thiểu là nền tảng để khách sạn xin được giấy phép, xây dựng thương hiệu và từng bước nâng cấp lên các hạng cao hơn trong ngành lưu trú.
Điều kiện về hệ thống kỹ thuật trong khách sạn
Hệ thống điện, nước bảo đảm an toàn
Hệ thống điện, nước trong khách sạn là “xương sống” của toàn bộ hoạt động, nên phải được đầu tư và vận hành theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Đối với hệ thống điện, khách sạn cần thiết kế đường dây tải điện, tủ điện, ổ cắm, aptomat, thiết bị chống giật – chống rò phù hợp công suất sử dụng; có sơ đồ nguyên lý, có ngăn cách rõ khu vực kỹ thuật với khu vực khách lưu trú. Tất cả thiết bị điện phải có nguồn gốc rõ ràng, lắp đặt bởi đơn vị có chuyên môn. Hệ thống chiếu sáng tại hành lang, cầu thang, lối thoát hiểm phải hoạt động 24/7, có đèn chiếu sáng sự cố.
Đối với hệ thống nước, khách sạn cần bảo đảm nguồn nước sạch ổn định, có bể chứa, bơm tăng áp, đường ống cấp – thoát được bố trí an toàn, không rò rỉ, không đặt chung với đường điện gây nguy hiểm. Đồng thời, phải có van khóa tổng, van cục bộ để kịp thời xử lý khi có sự cố, tránh ảnh hưởng đến an toàn và trải nghiệm của khách.
Thiết bị vệ sinh đạt tiêu chuẩn
Khu vực vệ sinh, phòng tắm trong từng phòng và khu công cộng cần được trang bị thiết bị đạt tiêu chuẩn về độ bền, khả năng thoát nước, chống trơn trượt và dễ vệ sinh. Lavabo, bồn cầu, vòi sen, gương, hệ thống thông gió, quạt hút phải được lắp đặt hợp lý, đảm bảo khô thoáng, không đọng nước, không mùi hôi. Sàn nhà vệ sinh nên dùng vật liệu chống trượt, có độ dốc phù hợp để thoát nước nhanh. Việc lựa chọn thiết bị chất lượng không chỉ giúp hạn chế hư hỏng, rò rỉ nước gây mất an toàn mà còn nâng tầm hình ảnh khách sạn trong mắt khách hàng.
Hệ thống thông tin liên lạc và an ninh
Hệ thống kỹ thuật trong khách sạn không chỉ dừng lại ở điện, nước mà còn bao gồm mạng internet, điện thoại nội bộ, hệ thống truyền hình, tổng đài, camera an ninh. Doanh nghiệp cần bảo đảm phủ sóng wifi ổn định tại các khu vực, đặc biệt là phòng nghỉ, sảnh, phòng hội nghị. Hệ thống điện thoại nội bộ giúp liên lạc nhanh giữa khách với lễ tân, bộ phận buồng, kỹ thuật.
Về an ninh, khách sạn nên lắp camera tại lối ra vào, lễ tân, hành lang, khu vực công cộng và lưu trữ hình ảnh theo thời gian tối thiểu theo quy định. Hệ thống khóa cửa phòng (thẻ từ, khóa điện tử) cần hoạt động ổn định, có nhật ký mở cửa để hỗ trợ công tác quản lý và bảo đảm an toàn cho khách.
Hệ thống xử lý nước thải – rác thải đúng quy định
Khách sạn phát sinh lượng nước thải và rác thải sinh hoạt tương đối lớn, nên hệ thống xử lý phải được thiết kế phù hợp quy mô. Nước thải từ phòng tắm, nhà vệ sinh, bếp… cần được thu gom qua hệ thống ống kín, bể tách mỡ (đối với khu bếp), bể xử lý trước khi xả ra hệ thống thoát nước chung, tuân thủ quy định về bảo vệ môi trường của địa phương. Rác thải phải được phân loại, chứa trong thùng có nắp, đặt đúng vị trí, ký hợp đồng với đơn vị thu gom rác có chức năng. Việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật này là điều kiện quan trọng để khách sạn được đánh giá đạt chuẩn, hoạt động bền vững và thân thiện với môi trường.
Xem thêm : Thủ tục xin giấy vệ sinh an toàn thực phẩm cho khách sạn kinh doanh ăn uống tại Thanh Hóa
Điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC) khi xin phép kinh doanh khách sạn
Trang thiết bị PCCC bắt buộc
Khi xin phép kinh doanh khách sạn, hệ thống PCCC là một trong những điều kiện được cơ quan chức năng kiểm tra nghiêm ngặt. Khách sạn phải được trang bị đầy đủ bình chữa cháy xách tay (bột, CO₂), họng nước chữa cháy vách tường, hệ thống báo cháy tự động, đầu báo khói – báo nhiệt tại khu vực phòng nghỉ, hành lang, kho, bếp, phòng kỹ thuật. Tùy quy mô, có thể cần hệ thống chữa cháy tự động Sprinkler. Tại các vị trí dễ quan sát, cần niêm yết nội quy PCCC, biển cấm lửa, cấm hút thuốc. Tất cả thiết bị phải có tem kiểm định, còn hạn sử dụng, được bố trí đúng khoảng cách, độ cao theo hướng dẫn chuyên ngành.
Lối thoát hiểm và biển báo an toàn
Lối thoát hiểm là “phao cứu sinh” khi xảy ra hỏa hoạn, vì vậy phải được thiết kế, bố trí rõ ràng, không bị che chắn, khóa trái. Cầu thang thoát hiểm cần có tay vịn, chiếu sáng đầy đủ, sàn chống trượt, cửa chống cháy (nếu thuộc diện). Khách sạn phải lắp đặt đèn chỉ dẫn thoát hiểm, đèn chiếu sáng sự cố có nguồn dự phòng, hiển thị hướng đi rõ ràng ngay cả khi mất điện. Tại mỗi tầng, mỗi phòng nên có sơ đồ thoát nạn niêm yết trên cửa hoặc sau cánh cửa phòng, giúp khách dễ dàng nhận biết lối thoát gần nhất. Đây là một trong những tiêu chí bắt buộc khi cơ quan PCCC xuống thẩm duyệt, nghiệm thu.
Phương án PCCC được thẩm duyệt
Trước khi đưa khách sạn vào hoạt động, chủ đầu tư hoặc doanh nghiệp quản lý phải lập phương án PCCC và cứu nạn cứu hộ phù hợp với đặc thù công trình. Phương án nêu rõ đặc điểm nguy hiểm cháy nổ, lực lượng – phương tiện PCCC tại chỗ, cách tổ chức lực lượng khi có cháy, các bước xử lý, sơ tán người, bảo vệ tài sản… Phương án này được gửi cơ quan Cảnh sát PCCC thẩm duyệt, góp ý và phê duyệt chính thức. Khi vận hành, khách sạn cần niêm yết phương án tại phòng trực bảo vệ, phòng kỹ thuật, tổ chức thực tập định kỳ để nhân viên nắm vững vai trò, nhiệm vụ của mình, từ đó giảm thiểu thiệt hại nếu xảy ra sự cố.
Kiểm định định kỳ và hồ sơ chứng nhận
Để được công nhận đủ điều kiện PCCC, khách sạn phải hoàn thiện hồ sơ gồm: văn bản đề nghị, bản vẽ hệ thống PCCC, biên bản nghiệm thu, kết quả kiểm định phương tiện, quyết định thành lập lực lượng PCCC cơ sở, phương án chữa cháy… Sau khi được cấp văn bản xác nhận đủ điều kiện, doanh nghiệp không được “để đó cho có”, mà cần duy trì kiểm tra, bảo dưỡng, kiểm định định kỳ bình chữa cháy, máy bơm, họng nước… theo khuyến cáo của nhà sản xuất và yêu cầu pháp luật. Việc lưu trữ, cập nhật đầy đủ hồ sơ PCCC, biên bản kiểm tra, biên bản tập huấn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là “lá chắn pháp lý” quan trọng khi cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra trong suốt quá trình kinh doanh khách sạn.
Điều kiện cơ sở vật chất theo tiêu chuẩn sao của khách sạn
Tiêu chuẩn khách sạn 1 sao
Khách sạn 1 sao là mức tiêu chuẩn cơ bản nhất, phù hợp với mô hình nhỏ, chi phí tiết kiệm. Cơ sở vật chất yêu cầu tối thiểu: có sảnh đón khách, khu vực lễ tân, phòng ngủ thoáng, sạch, có giường, nệm, gối, chăn, tủ hoặc giá treo quần áo, bàn nhỏ, đèn chiếu sáng phù hợp. Mỗi phòng phải có phòng vệ sinh riêng hoặc khu vệ sinh dùng chung nhưng bảo đảm sạch sẽ, tiện lợi, an toàn. Hành lang, lối đi, cầu thang phải thông thoáng, có chiếu sáng và biển chỉ dẫn đơn giản. Trang thiết bị chưa cần quá hiện đại nhưng phải hoạt động tốt, đảm bảo khách có thể nghỉ ngơi, tắm rửa, sinh hoạt cơ bản trong điều kiện vệ sinh và an ninh chấp nhận được.
Tiêu chuẩn khách sạn 2–3 sao
Khách sạn 2–3 sao yêu cầu cơ sở vật chất hoàn thiện hơn, hướng đến trải nghiệm thoải mái, tiện nghi hơn. Phòng ngủ phải có diện tích rộng hơn, bố trí hợp lý khu ngủ, khu làm việc, khu để hành lý, có tivi, tủ lạnh hoặc minibar, điều hòa không khí, điện thoại nội bộ. Phòng vệ sinh khép kín, có nước nóng lạnh, trang thiết bị vệ sinh đầy đủ và được vệ sinh thường xuyên. Khu vực sảnh, lễ tân phải có không gian chờ, ghế ngồi, trang trí hài hòa, ánh sáng tốt. Thường yêu cầu có thêm một số khu vực dịch vụ: nhà hàng/bữa sáng, khu vực sinh hoạt chung, chỗ để xe, có thang máy nếu từ một số tầng trở lên. Mức độ hoàn thiện về vật liệu, nội thất và cách âm cũng phải đồng bộ và chỉn chu hơn.
Tiêu chuẩn khách sạn 4–5 sao
Khách sạn 4–5 sao hướng tới tiêu chuẩn cao cấp, sang trọng, đòi hỏi cơ sở vật chất hiện đại, đồng bộ và chú trọng thẩm mỹ. Phòng ngủ phải rộng rãi, có khu tiếp khách nhỏ, bàn làm việc, cửa sổ lớn, nội thất thiết kế theo phong cách thống nhất. Giường, nệm, khăn, chăn đạt chất lượng cao, thiết bị trong phòng gồm tivi màn hình lớn, két sắt, minibar đầy đủ, các cổng kết nối phục vụ công việc. Phòng vệ sinh có bồn tắm và/hoặc buồng tắm đứng, trang bị đồ amenities cao cấp. Khu vực sảnh phải sang trọng, trần cao, không gian rộng, có khu lounge, quầy bar, khu đón tiếp đoàn. Thường kèm hệ thống thang máy hiện đại, hành lang rộng, vật liệu hoàn thiện chất lượng, hệ thống chiếu sáng, âm thanh, điều hòa trung tâm.
Trang thiết bị và dịch vụ đi kèm theo từng hạng sao
Càng lên hạng sao cao, yêu cầu về trang thiết bị và dịch vụ kèm theo càng lớn. Khách sạn 1–2 sao chỉ cần đáp ứng các tiện ích cơ bản: dọn phòng, thay khăn, hỗ trợ thông tin, dịch vụ ăn sáng đơn giản. Khách sạn 3 sao trở lên thường phải có nhà hàng, khu vực hội họp nhỏ, dịch vụ giặt là, hỗ trợ đặt tour, đưa đón, quầy bar, dịch vụ phòng trong khung giờ nhất định. Khách sạn 4–5 sao còn phải có thêm nhiều tiện ích: phòng hội nghị, phòng gym, spa, hồ bơi, khu vui chơi, dịch vụ lễ tân 24/24, concierge, dịch vụ phòng mở rộng, hệ thống đặt phòng và thanh toán chuyên nghiệp. Sự khác biệt về hạng sao nằm ở mức độ đầy đủ, chất lượng trang thiết bị và khả năng phục vụ đa dạng nhu cầu của khách.
Điều kiện vệ sinh – an toàn – môi trường trong khách sạn
Khu vực sạch sẽ, bố trí hợp lý
Điều kiện vệ sinh là tiêu chí bắt buộc đối với mọi hạng khách sạn. Tất cả khu vực từ sảnh, hành lang, thang máy, phòng khách, nhà hàng đến khu vệ sinh công cộng phải luôn sạch sẽ, gọn gàng, không bừa bộn. Bố trí nội thất cần hợp lý, tránh gây cản trở lối đi, lối thoát hiểm. Khu vực chứa đồ bẩn, kho vải bẩn phải tách biệt với kho vải sạch, có quy trình thu gom – giặt là – hoàn trả rõ ràng. Sàn nhà, tường, trần sử dụng vật liệu dễ vệ sinh, chịu được tần suất lau chùi cao. Nhân viên phải được phân công dọn dẹp định kỳ, có checklist vệ sinh từng khu vực để đảm bảo luôn đạt chuẩn trước khi đón khách.
Kiểm soát côn trùng và mùi hôi
Khách sạn phải có biện pháp kiểm soát côn trùng, động vật gây hại (ruồi, muỗi, gián, chuột…) bằng cách vệ sinh kỹ khu vực rác, bếp, kho, hệ thống thoát nước và có kế hoạch phun diệt định kỳ nhưng đảm bảo an toàn. Các khu vực dễ phát sinh mùi như bếp, khu rác, nhà vệ sinh, phòng rác tầng phải được thông gió tốt, có hệ thống hút mùi, vệ sinh thường xuyên và sử dụng chế phẩm khử mùi phù hợp. Phòng khách sau mỗi lượt khách trả phải được dọn dẹp toàn bộ, tránh mùi ẩm mốc, khói thuốc, mùi đồ ăn… để tạo cảm giác dễ chịu cho khách tiếp theo.
Yêu cầu về xử lý rác thải và nước thải
Về môi trường, khách sạn phải có quy trình thu gom, phân loại và lưu trữ rác thải phù hợp, không để rác tồn đọng gây mùi hoặc thu hút côn trùng. Rác phải được tập kết ở khu vực riêng, có nắp đậy, định kỳ chuyển giao cho đơn vị thu gom theo quy định. Hệ thống thoát nước thải sinh hoạt, nước thải bếp, hồ bơi… phải được đấu nối vào hệ thống xử lý tập trung hoặc có biện pháp xử lý nội bộ trước khi xả ra môi trường, tuân thủ quy chuẩn môi trường hiện hành. Việc tuân thủ nghiêm túc các yêu cầu này không chỉ giúp khách sạn đạt điều kiện cấp phép, xếp hạng mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện với môi trường trong mắt khách hàng.
Điều kiện cơ sở vật chất cho người khuyết tật
Đối với cơ sở kinh doanh khách sạn, việc đáp ứng điều kiện tiếp cận cho người khuyết tật không chỉ là yêu cầu về pháp lý mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội và nâng tầm hình ảnh thương hiệu. Khi thiết kế, xây dựng hoặc cải tạo khách sạn, chủ đầu tư cần chú ý ngay từ đầu đến các hạng mục như lối đi, thang máy, nhà vệ sinh, khu vực sinh hoạt chung… để người khuyết tật có thể tiếp cận, sử dụng dịch vụ một cách an toàn và thuận tiện.
Lối đi, thang máy và nhà vệ sinh phù hợp
Lối đi cho người khuyết tật cần rộng, bằng phẳng, có độ dốc phù hợp để người sử dụng xe lăn có thể di chuyển. Cửa ra vào, sảnh, hành lang nên hạn chế bậc tam cấp hoặc bố trí thêm dốc lên xuống. Thang máy (nếu có) cần có nút bấm ở độ cao phù hợp, có chỉ dẫn dễ hiểu.
Nhà vệ sinh nên bố trí ít nhất một phòng vệ sinh dành cho người khuyết tật với diện tích đủ quay xe lăn, tay vịn hai bên, bồn cầu, lavabo đặt ở độ cao hợp lý, gạch chống trơn trượt. Việc bố trí này không chỉ để “cho đủ tiêu chuẩn” mà thực sự giúp khách khuyết tật sử dụng dịch vụ khách sạn một cách bình đẳng và an toàn.
Quy định hỗ trợ tiếp cận công trình công cộng
Khách sạn là một dạng công trình công cộng phục vụ nhiều đối tượng, vì vậy phải tuân thủ các quy định về hỗ trợ người khuyết tật tiếp cận sử dụng. Ngoài cơ sở vật chất, khách sạn nên có biển chỉ dẫn rõ ràng, nhân viên được hướng dẫn kỹ năng hỗ trợ người khuyết tật (trợ giúp di chuyển, giao tiếp, bố trí phòng ở tầng phù hợp…).
Việc đầu tư đáp ứng tiêu chuẩn tiếp cận không chỉ giúp hoàn thiện hồ sơ pháp lý, thuận lợi khi thẩm định, xếp hạng sao mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đặc biệt là các đoàn khách, đơn vị lữ hành, cơ quan nhà nước khi lựa chọn nơi lưu trú.
Hồ sơ và quy trình xin phép kinh doanh khách sạn
Để kinh doanh khách sạn hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ pháp lý, đồng thời thực hiện quy trình nộp – thẩm định – cấp phép theo quy định. Việc nắm rõ các bước này ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại, rút ngắn thời gian từ khi hoàn thiện công trình đến lúc chính thức đón khách.
Hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị
Thông thường, bộ hồ sơ xin phép kinh doanh khách sạn sẽ bao gồm:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, trong đó có ngành nghề dịch vụ lưu trú, khách sạn.
Giấy tờ về địa điểm kinh doanh: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà, hoặc hợp đồng thuê hợp pháp.
Hồ sơ PCCC: văn bản nghiệm thu hoặc xác nhận đủ điều kiện PCCC.
Hồ sơ ANTT: giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự (nếu thuộc diện bắt buộc).
Một số tài liệu kèm theo như: sơ đồ mặt bằng, bản thuyết minh cơ sở vật chất, danh sách nhân sự chủ chốt…
Chuẩn bị hồ sơ càng rõ ràng, đầy đủ thì quá trình thẩm định càng nhanh.
Quy trình nộp hồ sơ và thẩm định thực tế
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Du lịch/Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc cơ quan được phân cấp). Hồ sơ sẽ được kiểm tra tính hợp lệ trên giấy tờ trước. Nếu thiếu hoặc sai, cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu bổ sung.
Khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan này sẽ tổ chức đoàn thẩm định xuống cơ sở để kiểm tra thực tế: số lượng, chất lượng phòng ngủ, khu vực chung, điều kiện PCCC, ANTT, vệ sinh môi trường, điều kiện tiếp cận cho người khuyết tật, chất lượng dịch vụ… Kết quả thẩm định là căn cứ để cấp hoặc từ chối cấp phép.
Thời gian xử lý và nhận giấy phép
Thời gian xử lý hồ sơ thường được quy định trong thủ tục hành chính, tính theo ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ và cơ sở đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh khách sạn hoặc quyết định công nhận hạng sao trong thời hạn luật định.
Ngược lại, nếu có hạng mục chưa đạt, cơ quan chức năng sẽ thông báo rõ nội dung cần khắc phục, sau đó doanh nghiệp hoàn thiện và đề nghị thẩm định lại. Để rút ngắn thời gian, nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ trọn gói, giúp đảm bảo đúng quy định ngay từ lần nộp đầu tiên.
Những sai lầm thường gặp khi chuẩn bị cơ sở vật chất khách sạn
Chuẩn bị cơ sở vật chất đúng tiêu chuẩn là bước quan trọng để khách sạn được cấp phép kinh doanh hợp pháp và vận hành hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều chủ đầu tư thường mắc phải các sai lầm phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian thẩm định hoặc phát sinh chi phí cải tạo. Việc không nắm rõ tiêu chuẩn xây dựng, thiết kế và an toàn PCCC là nguyên nhân chính dẫn đến những lỗi này.
Các sai lầm thường gặp bao gồm:
Không tuân thủ đúng tiêu chuẩn diện tích
Một số chủ đầu tư thiết kế phòng quá nhỏ hoặc không bố trí đúng diện tích tối thiểu quy định cho từng loại phòng. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng lưu trú, trải nghiệm khách hàng và có thể khiến hồ sơ xin giấy phép bị trả lại.
Thiếu trang thiết bị PCCC
Khách sạn phải trang bị đầy đủ hệ thống báo cháy, bình chữa cháy, lối thoát hiểm và các thiết bị cứu hỏa khác theo quy định. Nhiều cơ sở bỏ qua bước này hoặc sử dụng thiết bị không đạt chuẩn, dẫn đến việc không được cơ quan chức năng phê duyệt.
Thiết kế không đúng quy định kỹ thuật
Thiết kế phòng, hành lang, sảnh, khu vệ sinh và các tiện ích chung phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng, an toàn điện – nước và vệ sinh môi trường. Thiết kế sai hoặc không đạt chuẩn sẽ gây khó khăn trong thẩm định hồ sơ và ảnh hưởng đến quá trình vận hành sau này.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về điều kiện cơ sở vật chất khách sạn
Để chủ đầu tư hiểu rõ hơn về các yêu cầu cơ sở vật chất khi mở khách sạn, dưới đây là tổng hợp các câu hỏi thường gặp liên quan đến diện tích, số phòng, thang máy và PCCC.
Khách sạn tối thiểu cần bao nhiêu phòng?
Số lượng phòng tối thiểu phụ thuộc vào loại hình khách sạn và tiêu chuẩn xếp hạng sao. Thông thường, khách sạn nhỏ từ 10–20 phòng trở lên. Việc đảm bảo số lượng phòng tối thiểu giúp hồ sơ xin phép dễ được phê duyệt.
Có bắt buộc phải có thang máy không?
Khách sạn từ 4 tầng trở lên thường bắt buộc phải có thang máy theo quy định an toàn và phục vụ khách thuận tiện. Khách sạn thấp hơn có thể không yêu cầu thang máy nhưng cần đảm bảo an toàn cho khách.
Có cần thẩm duyệt PCCC trước khi mở không?
Có, cơ sở phải được thẩm duyệt PCCC trước khi đi vào hoạt động. Đây là điều kiện bắt buộc để hồ sơ được chấp thuận và tránh bị xử phạt hoặc đình chỉ hoạt động.
Diện tích phòng tiêu chuẩn là bao nhiêu?
Diện tích phòng tối thiểu phụ thuộc vào loại phòng và xếp hạng sao. Ví dụ, phòng đơn thường từ 12–15 m², phòng đôi từ 18–20 m². Đảm bảo diện tích hợp lý giúp đáp ứng tiêu chuẩn lưu trú và thuận tiện cho việc cấp giấy phép.
Điều kiện cơ sở vật chất khi xin phép kinh doanh khách sạn là nền tảng bắt buộc giúp chủ đầu tư đảm bảo chất lượng, an toàn và uy tín khi cung cấp dịch vụ lưu trú. Khi đáp ứng đúng tiêu chuẩn, quá trình xét duyệt cấp phép sẽ trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn. Đồng thời, việc đầu tư đúng mức vào cơ sở vật chất sẽ nâng cao trải nghiệm của khách hàng, giúp cơ sở thu hút nhiều khách lưu trú. Đây là yếu tố quan trọng giúp khách sạn phát triển bền vững và cạnh tranh hiệu quả trên thị trường du lịch – dịch vụ. Hãy luôn tuân thủ đầy đủ các quy định để hoạt động kinh doanh khách sạn được hợp pháp và chuyên nghiệp.
