Dịch vụ kế toán và đặt lịch lưu trữ chứng từ tại Thanh Hóa là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ kế toán – thuế một cách bài bản và khoa học. Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm tra và giám sát, việc lưu trữ chứng từ đúng chuẩn trở nên vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn do thất lạc hóa đơn, không lập lịch lưu trữ định kỳ hoặc không nắm rõ thời hạn lưu trữ theo quy định pháp luật. Dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp phân loại hồ sơ, lưu trữ an toàn và theo dõi toàn bộ chứng từ phát sinh theo tháng/quý. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cách dịch vụ này hỗ trợ doanh nghiệp tại Thanh Hóa.
Tổng quan về dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ tại Thanh Hóa
Vai trò của kế toán trong hoạt động doanh nghiệp
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào tại Thanh Hóa, dù là hộ kinh doanh, công ty nhỏ hay doanh nghiệp FDI, kế toán luôn là “hệ thần kinh” của hoạt động tài chính. Kế toán không chỉ ghi chép thu – chi đơn thuần mà còn phản ánh toàn bộ bức tranh tài chính: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, dòng tiền, công nợ, tài sản… Đây là cơ sở để chủ doanh nghiệp ra quyết định: có nên mở rộng, điều chỉnh giá bán, cắt giảm chi phí hay thay đổi mô hình kinh doanh.
Ngoài vai trò quản trị nội bộ, kế toán còn là “ngôn ngữ” để doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác. Báo cáo tài chính, tờ khai thuế, sổ sách kế toán là những tài liệu bắt buộc trong rất nhiều thủ tục: vay vốn, thẩm định hồ sơ, đấu thầu, xin ưu đãi đầu tư… Nếu hệ thống kế toán yếu, số liệu thiếu minh bạch, doanh nghiệp sẽ gặp khó trong việc chứng minh năng lực tài chính và dễ rơi vào rủi ro pháp lý, bị xử phạt thuế hoặc truy thu.
Vì vậy, đầu tư vào dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ là “chi phí bắt buộc”, mà là khoản đầu tư để bảo vệ và gia tăng giá trị doanh nghiệp.
Vì sao lưu trữ chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp?
Nhiều doanh nghiệp tại Thanh Hóa chỉ chú ý tới việc nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính đúng hạn mà quên mất rằng lưu trữ chứng từ kế toán cũng là nghĩa vụ pháp lý và là “lá chắn” bảo vệ mình khi có tranh chấp hoặc thanh tra, kiểm tra. Mỗi hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu – chi, sao kê ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ… đều là bằng chứng chứng minh tính hợp lệ của doanh thu, chi phí và số liệu báo cáo.
Khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc đối tác yêu cầu giải trình, nếu doanh nghiệp không thể xuất trình chứng từ đầy đủ, nguy cơ bị loại chi phí, ấn định doanh thu, truy thu thuế và xử phạt là rất lớn. Chưa kể, trong nội bộ doanh nghiệp, khi cần rà soát lại một hợp đồng cũ, khi có tranh chấp về công nợ, hay khi thay đổi nhân sự kế toán, hệ thống chứng từ được lưu trữ khoa học sẽ giúp việc kiểm tra, đối chiếu trở nên nhanh chóng và minh bạch.
Trong bối cảnh hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, dữ liệu online ngày càng nhiều, việc lưu trữ không chỉ dừng lại ở tủ hồ sơ giấy mà còn là hệ thống lưu trữ điện tử an toàn, có phân quyền. Dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình từ khâu lập, ký, lưu trữ, tra cứu chứng từ, giảm rủi ro thất lạc, hư hỏng, đồng thời tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp khi cần sử dụng lại hồ sơ.
Quy định pháp luật về lưu trữ chứng từ kế toán
Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ và sổ sách
Pháp luật kế toán quy định rõ thời hạn lưu trữ đối với từng loại tài liệu. Về nguyên tắc, chứng từ kế toán sử dụng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm… phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm, 10 năm hoặc lâu hơn tùy loại. Những tài liệu có ý nghĩa lâu dài như báo cáo tài chính năm, sổ cái, sổ chi tiết quan trọng thường phải lưu trữ trong khoảng thời gian dài hơn để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu tra cứu nội bộ.
Đối với hóa đơn GTGT, chứng từ thu – chi, phiếu nhập – xuất, bảng lương, bảng kê thuế…, doanh nghiệp cũng phải lưu đủ thời hạn theo quy định, không được tự ý tiêu hủy khi chưa hết hạn. Thực tế tại Thanh Hóa, nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh thường chủ quan: sau vài năm thấy “chật kho” là bỏ bớt chứng từ, đến khi cơ quan thuế kiểm tra hồi tố hoặc có tranh chấp công nợ, hợp đồng thì không còn tài liệu để đối chiếu.
Việc nắm rõ thời hạn lưu trữ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch lưu kho, phân loại hồ sơ ngay từ đầu, tránh tình trạng chất đống tài liệu lộn xộn, không tìm được khi cần, hoặc vội vã hủy nhầm hồ sơ khi chưa đủ thời hạn lưu trữ.
Quy định về hình thức lưu trữ giấy – điện tử
Hiện nay, pháp luật cho phép doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán dưới dạng bản giấy, bản điện tử hoặc kết hợp. Với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, dữ liệu phải được lưu trên hệ thống đảm bảo an toàn, tránh bị sửa, xóa trái phép, có khả năng sao lưu và in ra khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Đối với chứng từ giấy, doanh nghiệp cần lưu trữ tại nơi khô ráo, an toàn, có phân loại theo năm, theo loại chứng từ, tránh thất lạc hoặc hư hỏng do môi trường. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án số hóa chứng từ giấy, vừa tiết kiệm diện tích lưu trữ, vừa dễ tra cứu trên máy tính.
Quan trọng là dù lưu trữ theo hình thức nào, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo khi cần có thể xuất trình đúng, đủ và kịp thời cho cơ quan thuế, kiểm toán, tòa án hoặc đối tác.
Trách nhiệm của doanh nghiệp khi lưu trữ hồ sơ kế toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức hệ thống lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, đầy đủ và an toàn. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) là những người chịu trách nhiệm chính về việc thiết lập, vận hành và giám sát công tác lưu trữ.
Khi có sự thay đổi nhân sự kế toán, doanh nghiệp phải thực hiện bàn giao hồ sơ kế toán rõ ràng, lập biên bản bàn giao sổ sách, chứng từ, dữ liệu điện tử. Trường hợp mất, cháy, hỏng chứng từ, doanh nghiệp phải lập biên bản, thông báo với cơ quan có thẩm quyền và tìm cách khôi phục, xin bản sao nếu có thể.
Không thực hiện đúng quy định về lưu trữ có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, thuế, đồng thời khiến doanh nghiệp rơi vào thế bất lợi khi giải trình, tranh chấp. Vì vậy, việc sử dụng dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ chuyên nghiệp là giải pháp giúp doanh nghiệp tại Thanh Hóa vừa tuân thủ pháp luật, vừa yên tâm về dữ liệu tài chính của mình.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói tại Thanh Hóa uy tín, chuyên nghiệp
Nội dung dịch vụ kế toán và đặt lịch lưu trữ chứng từ tại Thanh Hóa
Phân loại – sắp xếp – đóng chứng từ theo tháng/quý
Với doanh nghiệp tại Thanh Hóa, chứng từ kế toán mỗi tháng có thể lên đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tờ: hóa đơn điện tử in lưu, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho, sao kê ngân hàng, bảng lương, hợp đồng, biên bản đối chiếu… Nếu không có quy trình phân loại – sắp xếp khoa học, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi cần tra cứu lại, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng “biết là có, nhưng không tìm được”.
Dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ sẽ thay doanh nghiệp tổ chức lại toàn bộ hệ thống giấy tờ. Tùy theo mô hình, chứng từ được phân loại theo tháng, theo quý, theo loại nghiệp vụ (mua hàng, bán hàng, chi phí, tài sản cố định, ngân hàng…) và đóng thành bộ có bìa, mục lục rõ ràng. Mỗi chứng từ được đánh số thứ tự, ghi chú thời gian, nội dung và liên kết với sổ sách kế toán trên phần mềm.
Với chứng từ điện tử, đơn vị dịch vụ hỗ trợ tải về, lưu trữ theo thư mục khoa học và in lưu những chứng từ bắt buộc theo quy định. Nhờ đó, khi cần kiểm tra một hóa đơn hoặc giao dịch cụ thể, chỉ cần nhìn vào mã số, tháng/quý là có thể xác định ngay vị trí, không mất thời gian lục tìm trong đống giấy tờ rời rạc.
Lập lịch lưu trữ chứng từ và theo dõi hạn lưu trữ
Mỗi loại chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ khác nhau: có loại chỉ cần lưu 5 năm, có loại 10 năm, có loại phải lưu trữ vĩnh viễn. Phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Thanh Hóa không nắm rõ, dẫn đến hai tình trạng phổ biến: hoặc là “vứt bớt cho đỡ chật” rồi đến khi cần lại không còn, hoặc giữ quá nhiều, chật kho, mà không có hệ thống theo dõi hạn lưu trữ.
Dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ sẽ thiết lập “lịch lưu trữ” cho từng nhóm hồ sơ: sổ kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai thuế, hồ sơ tài sản cố định, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh tra thuế, hồ sơ vay ngân hàng… Mỗi bộ hồ sơ được gắn mã, ghi rõ thời gian bắt đầu lưu, thời gian hết hạn lưu theo quy định. Hệ thống (excel, phần mềm hoặc công cụ quản lý riêng) được thiết kế để định kỳ cảnh báo những bộ hồ sơ sắp hết hạn lưu trữ, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý: hủy đúng quy trình, lập biên bản tiêu hủy, hoặc gia hạn lưu trữ nếu cần cho mục đích nội bộ.
Việc có lịch lưu trữ rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tiêu hủy sớm tài liệu vẫn còn giá trị pháp lý, đồng thời tối ưu diện tích kho, tủ hồ sơ, không bị “ngộp” vì giấy tờ nhiều năm dồn lại mà không phân loại.
Đối chiếu số liệu và cung cấp báo cáo kế toán định kỳ
Lưu trữ chứng từ không chỉ là cất giấy tờ lên kệ, mà còn gắn liền với việc đối chiếu số liệu kế toán. Dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ tại Thanh Hóa thường đi kèm việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ với sổ sách: doanh thu – chi phí – công nợ – tồn kho – ngân hàng… để đảm bảo chứng từ lưu trữ “khớp” với số liệu đã ghi nhận.
Định kỳ theo tháng/quý/năm, đơn vị dịch vụ lập và bàn giao cho doanh nghiệp các báo cáo: báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu cần), báo cáo chi tiết công nợ, tồn kho… kèm theo danh mục chứng từ liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa có hệ thống báo cáo rõ ràng phục vụ quản trị, vừa có hồ sơ chứng từ đầy đủ để sẵn sàng khi cơ quan thuế hoặc đối tác yêu cầu kiểm tra.
Quy trình triển khai dịch vụ chuyên nghiệp
Bước 1 – Kiểm tra và tiếp nhận chứng từ doanh nghiệp
Khi bắt đầu hợp tác, đơn vị dịch vụ sẽ tiến hành khảo sát nhanh tình trạng sổ sách, chứng từ hiện tại của doanh nghiệp tại Thanh Hóa: chứng từ còn lộn xộn hay đã phân loại, có bị thất lạc nhiều không, kho lưu trữ còn chỗ hay quá tải, phần mềm kế toán đang sử dụng là gì… Từ đó, xây dựng kế hoạch tiếp nhận phù hợp, tránh gây gián đoạn hoạt động hàng ngày.
Tiếp theo, chứng từ được tiếp nhận theo từng giai đoạn (theo năm, theo quý hoặc theo tháng), có lập biên bản giao nhận ghi rõ số lượng tập hồ sơ, khoảng thời gian, loại chứng từ, tình trạng ban đầu. Với chứng từ điện tử, dữ liệu được kết xuất từ phần mềm hóa đơn, phần mềm bán hàng, ngân hàng điện tử… và lưu vào hệ thống riêng. Bước này giúp hai bên thống nhất “điểm xuất phát”, tránh tranh cãi sau này về việc thiếu – đủ hồ sơ.
Bước 2 – Phân loại, lập lịch và nhập dữ liệu lưu trữ
Sau khi tiếp nhận, đội ngũ chuyên trách bắt đầu phân loại chứng từ theo chuẩn đã thống nhất: theo năm – quý – tháng, theo loại nghiệp vụ, theo dự án, chi nhánh… Mỗi bộ được đóng thành tập, gắn mã, lập danh mục chi tiết trên file quản lý (hoặc phần mềm lưu trữ). Song song, đơn vị dịch vụ tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống: ngày chứng từ, số hiệu, nội dung, đối tượng liên quan, kết nối với tài khoản kế toán tương ứng.
Ở bước này, lịch lưu trữ cũng được thiết lập: mỗi nhóm hồ sơ được “gắn hạn sử dụng pháp lý”, từ đó xây dựng file theo dõi. Những hồ sơ liên quan đến thanh tra thuế, kiểm toán, hồ sơ vay vốn ngân hàng… được đánh dấu là “ưu tiên” để lưu trữ cẩn thận và lâu dài hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp chỉ cần tra cứu trên file là biết hồ sơ nào nằm ở thùng/kệ số mấy, phòng nào, kho nào, thời hạn lưu đến năm nào.
Bước 3 – Bàn giao báo cáo và theo dõi hồ sơ dài hạn
Sau khi hoàn tất phân loại – nhập liệu, đơn vị dịch vụ sẽ lập báo cáo tổng hợp tình trạng chứng từ: những năm nào đã đầy đủ, năm nào thiếu loại chứng từ gì, những rủi ro cần lưu ý (hóa đơn mờ, hợp đồng thiếu ký, thiếu phụ lục…). Đồng thời, cung cấp cho doanh nghiệp danh mục hồ sơ đã sắp xếp xong theo dạng “bản đồ kho”: từ báo cáo có thể biết muốn tìm chứng từ nào thì lấy ở đâu, tập nào.
Về dài hạn, dịch vụ không chỉ dừng ở một lần “dọn kho” mà còn đồng hành theo kỳ: mỗi tháng/quý tiếp nhận chứng từ mới, cập nhật vào hệ thống, nhắc lịch tiêu hủy hồ sơ hết hạn, cảnh báo hồ sơ quan trọng sắp đến thời hạn thanh tra, quyết toán. Doanh nghiệp vì thế có một “bộ phận lưu trữ” chuyên nghiệp mà không cần phải tự tuyển nhân sự, thuê thêm diện tích kho hay lo đào tạo người mới.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán và lưu trữ chứng từ tại Thanh Hóa
Giảm rủi ro sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra
Khi cơ quan thuế xuống kiểm tra, điều đầu tiên họ yêu cầu là hồ sơ, chứng từ gốc. Nếu doanh nghiệp không xuất trình được đúng, đủ, kịp thời, nhiều khoản chi dễ bị loại, doanh thu dễ bị nghi ngờ, dẫn đến truy thu và phạt. Với hệ thống lưu trữ được tổ chức chuyên nghiệp, mỗi chứng từ đều có “địa chỉ”, đối chiếu được với sổ sách, tờ khai thuế, báo cáo tài chính.
Dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ giúp doanh nghiệp tại Thanh Hóa giảm tối đa rủi ro “bí chứng từ”, “mất hồ sơ”, hoặc trình ra bản photo mờ, bản scan không rõ nguồn gốc. Mọi thứ đã được chuẩn hóa và kiểm tra ngay từ khâu tiếp nhận, nên khi cơ quan thuế yêu cầu là có thể trích xuất nhanh chóng, giải trình đầy đủ, thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp.
Tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí quản trị
Tự tổ chức lưu trữ chứng từ đòi hỏi doanh nghiệp phải dành người phụ trách kho hồ sơ, mua tủ, kệ, hộp, file, phần mềm, đồng thời mất thời gian đào tạo quy trình. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Thanh Hóa không có đủ nguồn lực cho việc này, dẫn đến làm cho có, khi cần mới “lao vào dọn”.
Sử dụng dịch vụ kế toán & lưu trữ chứng từ giúp doanh nghiệp chuyển toàn bộ công việc nặng về giấy tờ này cho một đội ngũ chuyên nghiệp. Chi phí dịch vụ thường thấp hơn nhiều so với việc duy trì một bộ phận nội bộ (lương, bảo hiểm, chỗ làm việc, kho lưu trữ…). Quan trọng hơn, ban giám đốc và kế toán nội bộ sẽ có nhiều thời gian tập trung cho các công việc tạo ra giá trị như phân tích tài chính, lập kế hoạch, kiểm soát chi phí, thay vì “chôn chân” trong kho giấy.
Bảo mật và an toàn dữ liệu hồ sơ
Chứng từ kế toán chứa rất nhiều thông tin nhạy cảm: giá vốn, giá bán, chính sách chiết khấu, hợp đồng với khách hàng lớn, thông tin lương thưởng… Nếu lưu trữ không bài bản, ai cũng có thể vào kho lục hồ sơ hoặc file dữ liệu bị sao chép tùy tiện, doanh nghiệp đứng trước nguy cơ lộ bí mật kinh doanh.
Đơn vị cung cấp dịch vụ tại Thanh Hóa thường có quy định chặt chẽ về bảo mật: phân quyền truy cập kho, ký thỏa thuận bảo mật, mã hóa dữ liệu điện tử, sao lưu định kỳ. Hồ sơ giấy được lưu trong không gian đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, chống cháy nổ; dữ liệu mềm được backup nhiều lớp. Doanh nghiệp vừa yên tâm về tính an toàn, vừa có thể trích xuất nhanh khi cần mà không lo mất mát, hư hại hoặc bị sao chép trái phép.
Sai sót thường gặp khi doanh nghiệp tự lưu trữ chứng từ
Thất lạc hóa đơn và hồ sơ quan trọng
Sai sót phổ biến nhất khi doanh nghiệp tự lưu trữ là thất lạc hóa đơn và hồ sơ quan trọng. Nhiều đơn vị tại Thanh Hóa để chứng từ trong hộp carton, tủ sắt, ngăn bàn… không có nhãn, không có danh mục. Sau vài năm, khi đổi nhân sự kế toán, chuyển văn phòng, sửa kho… một phần chứng từ bị lẫn, bị vứt nhầm hoặc hư hỏng do ẩm mốc.
Đến khi cơ quan thuế thanh tra, doanh nghiệp biết chắc là đã “từng có” hóa đơn, hợp đồng đó, nhưng lục mãi không ra. Hệ quả là chi phí không được chấp nhận, doanh thu bị ấn định, dẫn đến tăng số thuế phải nộp và bị phạt. Thậm chí, việc thất lạc hồ sơ vay ngân hàng, hợp đồng lớn còn làm khó khăn cho việc chứng minh năng lực tài chính khi cần mở rộng sản xuất, kinh doanh.
Lưu trữ không đúng thời hạn theo quy định
Do không nắm rõ quy định về thời hạn lưu trữ, nhiều doanh nghiệp hoặc là tiêu hủy chứng từ quá sớm, hoặc giữ quá lâu mà không có kế hoạch. Tiêu hủy sớm khiến khi có tranh chấp, kiểm tra thuế, doanh nghiệp không còn tài liệu để bảo vệ mình. Giữ quá lâu mà không phân loại thì kho hồ sơ ngày càng chật, chi phí lưu kho tăng, nhưng khi cần tra cứu vẫn rất mất thời gian vì không có hệ thống.
Không sắp xếp theo hệ thống dẫn đến khó tìm kiếm
Một sai sót nữa là không xây dựng được “hệ thống mã” cho hồ sơ: không ghi rõ năm, tháng, loại chứng từ, tên đối tác trên bìa tập hoặc hộp. Mỗi kế toán tự có cách sắp xếp riêng, đến khi người đó nghỉ việc thì người mới không hiểu logic cũ, dẫn đến tình trạng “đảo kho” mỗi lần tìm một chứng từ.
Việc thiếu hệ thống hóa này làm mất rất nhiều thời gian, tăng nguy cơ tìm nhầm hoặc bỏ sót, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của bộ phận kế toán và sự sẵn sàng của doanh nghiệp khi có yêu cầu kiểm tra từ thuế, ngân hàng, đối tác.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về lưu trữ chứng từ kế toán
Lưu trữ chứng từ điện tử có hợp lệ không?
Hiện nay, chứng từ điện tử hoàn toàn có giá trị pháp lý nếu được lập, ký số và lưu trữ đúng quy định. Hóa đơn điện tử, chứng từ nộp thuế điện tử, sao kê ngân hàng, hợp đồng ký số… đều có thể dùng làm căn cứ hạch toán, kê khai thuế và giải trình với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp cần đảm bảo: hệ thống lưu trữ bảo mật, dữ liệu được sao lưu, có khả năng tra cứu, in ra khi cần và không bị sửa đổi trái phép. Với các chứng từ gốc là giấy, có thể scan để phục vụ tra cứu nội bộ, nhưng khi thanh tra, kiểm tra thuế vẫn nên bảo quản bản giấy (nếu pháp luật/loại chứng từ đó còn yêu cầu).
Doanh nghiệp nhỏ có cần đặt lịch lưu trữ không?
Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ “ít chứng từ nên không cần hệ thống lưu trữ”, nhưng thực tế việc đặt lịch và quy trình lưu trữ tối thiểu là rất cần thiết. Nếu không có lịch rõ ràng, chứng từ dễ bị thất lạc, lẫn lộn năm, lẫn hồ sơ, đến khi cần quyết toán thuế hoặc vay vốn ngân hàng thì không tìm được. Doanh nghiệp nên quy định: mỗi tháng/quý tổng hợp, phân loại và lưu chứng từ theo năm – tháng – loại chứng từ (hóa đơn bán ra, mua vào, ngân hàng, hợp đồng…). Có thể dùng tủ, hộp, file riêng hoặc lưu trên hệ thống điện tử có sao lưu. Dù quy mô nhỏ, việc lưu trữ khoa học giúp giảm rủi ro thuế, tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần kiểm tra lại số liệu.
Thời hạn lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra là bao lâu?
Theo quy định về kế toán và thuế hiện hành, hầu hết chứng từ kế toán (bao gồm hóa đơn đầu vào, đầu ra) phải được lưu trữ tối thiểu từ 5 năm đến 10 năm, tùy loại hồ sơ. Thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn phương án an toàn là giữ đủ 10 năm cho toàn bộ chứng từ liên quan đến doanh thu, chi phí, thuế, hợp đồng kinh tế… để phòng trường hợp cơ quan thuế, kiểm toán hoặc tranh chấp hợp đồng phát sinh sau này. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu trữ file dữ liệu và mã tra cứu trên hệ thống, đảm bảo có thể xuất trình cho cơ quan chức năng khi được yêu cầu trong suốt thời hạn lưu trữ.
Dịch vụ kế toán và đặt lịch lưu trữ chứng từ tại Thanh Hóa mang lại sự yên tâm cho doanh nghiệp khi mọi hồ sơ – chứng từ đều được quản lý đầy đủ và đúng quy định. Với sự hỗ trợ của đơn vị chuyên nghiệp, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro khi kiểm tra thuế mà còn tối ưu thời gian xử lý các báo cáo kế toán. Việc lập lịch lưu trữ khoa học giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dữ liệu và đảm bảo tuân thủ pháp luật kế toán. Đây là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp mọi quy mô, nhất là doanh nghiệp nhỏ hoặc ít nhân sự nội bộ. Nếu bạn đang tìm giải pháp an toàn – tiết kiệm – hiệu quả, dịch vụ này là lựa chọn sáng suốt.
