Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu là điều nhiều chủ salon chỉ nhận ra khi đã lỡ ký hồ sơ hoặc đã bắt đầu hoạt động. Không ít người khởi nghiệp trong ngành làm đẹp chỉ chú trọng tay nghề, mặt bằng, khách hàng mà bỏ qua bước tìm hiểu kỹ quy định pháp lý. Việc chọn sai loại hình kinh doanh, đăng ký mã ngành chưa đúng, kê khai thuế qua loa có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt, truy thu hoặc phải làm lại toàn bộ hồ sơ. Đặc biệt, với những salon có kế hoạch mở rộng, hợp tác hoặc nhượng quyền, cấu trúc pháp lý ban đầu càng đóng vai trò quan trọng. Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ các sai lầm phổ biến, hiểu vì sao chúng nguy hiểm và cách phòng tránh ngay từ khi bắt đầu đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu.
Tổng quan sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu
Đặc thù ngành salon tóc, gội đầu và yêu cầu tuân thủ pháp lý
Ngành salon tóc, gội đầu tưởng đơn giản nhưng lại có rất nhiều đặc thù về pháp lý mà chủ cơ sở cần lưu ý ngay từ khâu đăng ký kinh doanh. Hoạt động chính là dịch vụ chăm sóc tóc, da đầu, làm đẹp – tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, sử dụng hóa chất, máy móc điện, thiết bị nhiệt… nên thường liên quan đến các yêu cầu về điều kiện kinh doanh, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, nguồn gốc mỹ phẩm. Bên cạnh việc phải lựa chọn đúng loại hình (hộ kinh doanh hay doanh nghiệp), chủ salon cần đăng ký đúng ngành nghề dịch vụ làm đẹp, treo biển hiệu, hợp đồng thuê mặt bằng, đăng ký thuế, lệ phí môn bài, hóa đơn (nếu là doanh nghiệp)… Nhiều cơ sở còn có thêm dịch vụ gội đầu dưỡng sinh, chăm sóc da, làm móng, massage cổ vai gáy… thì phạm vi pháp lý lại càng rộng hơn. Nếu không tuân thủ đầy đủ, salon rất dễ rơi vào tình trạng bị kiểm tra, xử phạt do không đăng ký kinh doanh, đăng ký sai ngành nghề, không đăng ký thuế, không đảm bảo điều kiện an toàn. Vì vậy, hiểu rõ đặc thù ngành và yêu cầu pháp lý là bước đầu tiên để hạn chế sai lầm khi đăng ký kinh doanh.
Vì sao nhiều chủ salon chủ quan khi làm thủ tục đăng ký kinh doanh
Thực tế, rất nhiều chủ salon tóc, gội đầu bắt đầu từ nghề tay trái, mở tiệm nhỏ tại nhà hoặc thuê mặt bằng nhỏ lẻ, nên dễ có tâm lý “làm tạm xem sao”, không coi trọng thủ tục pháp lý. Họ thường nghe theo kinh nghiệm truyền miệng: “cứ mở trước, giấy tờ tính sau”, hoặc cho rằng “tiệm nhỏ, vài ghế cắt thì không cần đăng ký”. Một số người lại ngại va chạm với cơ quan nhà nước, sợ thủ tục rườm rà, tốn thời gian, chi phí nên chọn cách hoạt động “chui”. Có trường hợp nhờ người quen làm hồ sơ, không đọc kỹ nội dung, không hiểu mình đang đăng ký loại hình gì, ngành nghề gì, dẫn đến sai ngay từ bước ban đầu. Hậu quả là khi salon phát triển, muốn mở rộng hoặc làm việc với đối tác, cơ quan thuế, ngân hàng…, chủ salon mới “tá hỏa” vì hồ sơ pháp lý không đúng, phải chỉnh sửa, chuyển đổi, rất mất thời gian và chi phí. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn tới hàng loạt sai lầm khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu.
Sai lầm khi lựa chọn loại hình kinh doanh cho salon tóc, gội đầu
Chọn nhầm giữa công ty và hộ kinh doanh cho salon tóc, gội đầu
Một trong những sai lầm lớn nhất khi bắt đầu mở salon tóc, gội đầu là chọn nhầm loại hình kinh doanh. Nhiều người chỉ nghe tư vấn sơ sài rồi đăng ký hộ kinh doanh vì nghĩ “cho đơn giản, ít thuế”, nhưng thực tế lại muốn phát triển thành chuỗi salon, hợp tác với các spa, khách sạn, ký hợp đồng đào tạo, phân phối mỹ phẩm… Khi đó, hộ kinh doanh bị hạn chế về quy mô, lao động, không có tư cách pháp nhân, khó mở rộng, khó huy động vốn, khó xây dựng thương hiệu bài bản. Ngược lại, có người mới mở một tiệm nhỏ vài ghế cắt, doanh thu chưa ổn định nhưng lại đăng ký công ty, dẫn đến phải tuân thủ chế độ kế toán, báo cáo thuế đầy đủ, chi phí duy trì cao, trong khi chưa tận dụng được lợi thế của mô hình doanh nghiệp. Việc lựa chọn loại hình kinh doanh cho salon không chỉ phụ thuộc vào “thủ tục dễ hay khó” mà phải dựa trên quy mô hiện tại, định hướng phát triển trong 1–3 năm tới, đối tượng khách hàng và nhu cầu xuất hóa đơn, hợp tác kinh doanh.
Không tính trước kế hoạch mở rộng, góp vốn, hợp tác kinh doanh
Một sai lầm khác là chủ salon không tính trước kế hoạch mở rộng và hợp tác, nên chọn loại hình theo cảm tính. Khi mới mở, nhiều người nghĩ chỉ làm nhỏ, không cần thương hiệu lớn, không cần đối tác. Nhưng sau một thời gian, tiệm đông khách, muốn mở thêm chi nhánh, nhượng quyền, góp vốn với người thân/bạn bè, hoặc hợp tác với nhà cung cấp mỹ phẩm để làm đại lý, thì mới nhận ra loại hình hiện tại không phù hợp. Hộ kinh doanh không có cổ phần, không chia vốn như công ty; việc góp vốn/hợp tác dễ dẫn đến tranh chấp miệng, không rõ tỷ lệ, không có cơ chế biểu quyết. Ngược lại, nếu ngay từ đầu đã xác định định hướng xây dựng thương hiệu, mở rộng hệ thống, thì nên chọn mô hình công ty để tiện cho việc góp vốn, chuyển nhượng phần vốn, kêu gọi nhà đầu tư, minh bạch tài chính, dễ làm việc với ngân hàng và đối tác lớn.
Hệ quả pháp lý và thuế khi lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp
Lựa chọn sai loại hình kinh doanh cho salon tóc, gội đầu kéo theo nhiều hệ quả pháp lý và thuế: khó mở rộng, khó góp vốn, khó chuyển nhượng, mô hình không phù hợp dẫn đến chi phí thuế – kế toán cao hơn cần thiết, hoặc ngược lại bị hạn chế quyền lợi (không xuất được hóa đơn cho đối tác, khó chứng minh doanh thu). Khi cần chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty hoặc thay đổi loại hình doanh nghiệp, chủ salon phải làm thêm nhiều thủ tục, phát sinh chi phí, đôi khi phải xử lý lại sổ sách, nghĩa vụ thuế từ đầu. Vì vậy, việc tư vấn kỹ và lựa chọn đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và rủi ro về sau.
Sai lầm về mã ngành nghề khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu
Đăng ký thiếu hoặc sai mã ngành dịch vụ làm đẹp, chăm sóc tóc
Một trong những sai lầm phổ biến khi mở salon tóc, gội đầu là đăng ký thiếu hoặc sai mã ngành nghề ngay từ bước đầu. Nhiều chủ cơ sở chỉ ghi chung chung “dịch vụ cắt tóc, gội đầu” mà không đối chiếu với hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam, dẫn tới hồ sơ bị trả lại hoặc sau này gặp vướng mắc khi xin thêm giấy phép, mở rộng dịch vụ. Thực tế, nhóm hoạt động cắt tóc, làm đầu, gội đầu, chăm sóc sắc đẹp được xếp vào mã ngành riêng (thuộc nhóm dịch vụ cá nhân), nhưng không phải ai cũng nắm rõ, đặc biệt là những người tự làm hồ sơ, không thông qua đơn vị tư vấn.
Nếu kê khai sai mã ngành, ví dụ chọn mã ngành bán lẻ mỹ phẩm, thương mại nhỏ lẻ mà không có mã ngành dịch vụ làm đẹp, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu sửa lại, bổ sung, làm kéo dài thời gian cấp giấy. Nghiêm trọng hơn, khi cần xin một số giấy tờ liên quan đến quản lý ngành nghề có điều kiện (giấy đủ điều kiện PCCC, giấy cam kết môi trường, giấy phép quảng cáo, biển hiệu…) thì lại bị “vênh” thông tin giữa ngành nghề thực tế và ngành nghề đã đăng ký.
Đăng ký thiếu mã ngành cũng là vấn đề lớn. Bạn có thể chỉ đăng ký “cắt tóc, gội đầu”, nhưng thực tế lại cung cấp nhiều dịch vụ như uốn – duỗi – nhuộm, hấp dầu, phục hồi, nối tóc, chăm sóc tóc chuyên sâu. Nếu không bổ sung mã ngành đúng phạm vi, khi xảy ra tranh chấp với khách hàng hoặc bị đoàn kiểm tra hỏi tới, việc giải trình sẽ khó khăn hơn. Vì vậy, ngay từ đầu nên rà soát danh sách dịch vụ dự kiến kinh doanh và lựa chọn mã ngành phù hợp, tránh tư duy “đăng ký đại cho xong”.
Không bổ sung mã ngành cho các dịch vụ kèm theo: spa, làm móng, chăm sóc da
Rất nhiều salon tóc sau một thời gian hoạt động sẽ mở rộng sang dịch vụ spa nhỏ, làm móng, chăm sóc da mặt, massage đầu – cổ – vai, bán kèm mỹ phẩm, phụ kiện tóc… Tuy nhiên, không ít chủ cơ sở lại quên một bước quan trọng: bổ sung ngành nghề kinh doanh. Họ cho rằng “cùng là làm đẹp cả mà” nên không cần chỉnh sửa đăng ký, dẫn đến việc kinh doanh vượt phạm vi ngành nghề đã ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Việc thiếu mã ngành cho các dịch vụ kèm theo có thể khiến bạn gặp khó khi: ký hợp đồng với đối tác (cung ứng mỹ phẩm, thuê KOL quảng cáo), xin giấy phép quảng cáo, treo biển hiệu có nội dung vượt quá ngành nghề đã đăng ký, hoặc khi cơ quan quản lý kiểm tra hồ sơ. Trong một số trường hợp, nếu dịch vụ thêm thuộc nhóm ngành nghề có điều kiện (ví dụ spa có xâm lấn, dùng máy móc chuyên sâu) thì việc không bổ sung ngành nghề có thể bị xem là vi phạm, bị yêu cầu tạm dừng hoặc xử phạt.
Do đó, mỗi khi bạn quyết định mở rộng dịch vụ từ salon tóc sang spa, nail, chăm sóc da, hãy kiểm tra lại danh sách mã ngành, lập hồ sơ bổ sung kịp thời để hoạt động luôn “hợp pháp trên giấy”.
Rủi ro khi thực tế kinh doanh không đúng với phạm vi ngành nghề đã đăng ký
Khi thực tế kinh doanh vượt quá hoặc khác hoàn toàn với ngành nghề đã đăng ký, rủi ro không chỉ nằm ở thủ tục mà còn ở xử phạt hành chính và xử lý sau này. Bạn có thể bị yêu cầu chấm dứt hoạt động đối với phần không đúng ngành nghề, bị phạt vì không đăng ký bổ sung, hoặc gặp khó khi giải thể, chuyển đổi loại hình, kêu gọi đầu tư. Ngoài ra, nếu xảy ra tranh chấp dân sự với khách hàng, đối tác, việc hồ sơ pháp lý “lệch” ngành nghề cũng làm giảm vị thế của bạn khi giải quyết tranh chấp.
Xem thêm : Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu cho người mới bắt đầu
Lỗi về địa chỉ trụ sở, địa điểm kinh doanh salon tóc, gội đầu
Dùng căn hộ chung cư, nhà tập thể làm địa chỉ salon trái quy định
Một lỗi khá nhiều chủ salon gặp phải là dùng căn hộ chung cư, nhà tập thể làm địa chỉ đăng ký kinh doanh cho salon tóc, gội đầu trong khi quy chế tòa nhà, quy hoạch địa bàn không cho phép. Một số chung cư được phê duyệt là nhà ở thuần túy, không được kinh doanh dịch vụ có khách ra vào thường xuyên, tiếng ồn, mỹ phẩm, hóa chất… nhưng vì chi phí thuê mặt bằng phố lớn cao, nhiều người vẫn “liều” mở salon tại căn hộ của mình.
Khi nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, có nơi vẫn cấp giấy vì hồ sơ trên giấy tờ “đủ điều kiện”, nhưng thực tế hoạt động lại vi phạm nội quy tòa nhà hoặc quy hoạch địa phương. Hệ quả là chủ salon có thể bị ban quản lý tòa nhà lập biên bản, yêu cầu dừng kinh doanh, cắt dịch vụ, thậm chí bị cư dân phản ánh lên UBND phường/xã. Khi đó, dù có giấy phép kinh doanh, bạn vẫn phải dừng hoặc chuyển địa điểm, kéo theo hàng loạt rắc rối về thay đổi đăng ký, thông báo thuế, thông báo khách hàng…
Không kiểm tra điều kiện phòng cháy chữa cháy, quy hoạch, giấy tờ mặt bằng
Salon tóc, gội đầu sử dụng nhiều thiết bị điện (máy sấy, máy uốn, máy hấp dầu), hóa chất dễ cháy, chỗ để xe khách… nên điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC) là yếu tố cực kỳ quan trọng. Tuy nhiên, nhiều chủ cơ sở chỉ quan tâm tới giá thuê, vị trí đông khách mà không kiểm tra xem mặt bằng có thuộc diện phải xin giấy phép PCCC, có lối thoát hiểm, bình chữa cháy, hệ thống điện an toàn hay không. Đến khi đoàn kiểm tra PCCC xuống làm việc mới “tá hỏa” vì thiếu hồ sơ, thiết bị, bị lập biên bản, xử phạt hoặc buộc khắc phục trong thời gian ngắn, ảnh hưởng hoạt động kinh doanh.
Ngoài ra, việc không xem kỹ giấy tờ mặt bằng (sổ đỏ, hợp đồng thuê, tình trạng tranh chấp, bị quy hoạch, giải tỏa…) cũng là rủi ro lớn. Có trường hợp salon đang làm ăn ổn định thì bị yêu cầu trả mặt bằng vì chủ nhà vướng tranh chấp đất, bị thu hồi, hoặc hết hạn hợp đồng mà không được gia hạn. Điều này không chỉ gây thiệt hại về chi phí sửa chữa, trang trí, mà còn làm mất nguồn khách quen, phải tốn thêm chi phí để chuyển địa điểm, làm lại biển hiệu, cập nhật giấy phép.
Rắc rối khi bị kiểm tra hoặc khi muốn thay đổi địa điểm kinh doanh
Khi địa chỉ kinh doanh không phù hợp quy định, thiếu điều kiện PCCC, hoặc giấy tờ mặt bằng không rõ ràng, mỗi lần đoàn kiểm tra liên ngành, PCCC, quản lý thị trường, thuế xuống làm việc đều tiềm ẩn nguy cơ bị nhắc nhở, xử phạt. Nếu sau đó bạn muốn thay đổi địa điểm kinh doanh, phải làm thủ tục điều chỉnh giấy đăng ký kinh doanh, thông báo thuế, cập nhật thông tin trên hóa đơn, biển hiệu, fanpage, danh thiếp… tốn thêm thời gian và chi phí. Chuẩn ngay từ đầu về địa chỉ, điều kiện mặt bằng sẽ giúp salon tóc, gội đầu hoạt động ổn định và lâu dài hơn.
Sai sót trong hồ sơ, giấy tờ khi nộp đăng ký kinh doanh salon tóc
Khi làm hồ sơ đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu, nhiều chủ salon thường nghĩ rằng chỉ cần điền theo mẫu là xong. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít hồ sơ bị trả đi trả lại nhiều lần chỉ vì những lỗi tưởng như rất nhỏ: thông tin không thống nhất, thiếu giấy tờ, sai mẫu, thiếu chữ ký hoặc ủy quyền không hợp lệ. Những sai sót này không chỉ gây mất thời gian mà còn làm chậm ngày khai trương, ảnh hưởng kế hoạch marketing, thuê mặt bằng, tuyển dụng nhân sự…
Đặc biệt, với mô hình công ty (công ty TNHH, công ty cổ phần), hồ sơ còn liên quan đến nhiều chủ thể: chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập, người đại diện theo pháp luật… nên càng dễ xảy ra nhầm lẫn. Ngay cả hộ kinh doanh cá thể cũng có thể sai thông tin giữa đơn đăng ký, CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, hợp đồng thuê nhà… Nếu không rà soát kỹ, hồ sơ rất dễ bị Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc UBND cấp huyện yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.
Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, chủ salon cần dành thời gian kiểm tra lại từng chi tiết: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, tỷ lệ góp vốn, chức danh người đại diện theo pháp luật, chữ ký trên các biểu mẫu… Đồng thời, chuẩn bị trọn bộ hồ sơ đính kèm đúng theo danh mục yêu cầu, tránh tâm lý “thiếu gì bổ sung sau”. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý, sớm có giấy phép để bắt tay vào vận hành salon tóc.
Thông tin chủ sở hữu, thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật không thống nhất
Một lỗi rất hay gặp là thông tin không thống nhất giữa các giấy tờ. Ví dụ: trên Điều lệ công ty ghi một người là Chủ tịch kiêm người đại diện theo pháp luật, nhưng trên Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp lại khai tên người khác; hoặc tên, số CMND/CCCD, địa chỉ thường trú của thành viên góp vốn bị sai so với bản sao giấy tờ tùy thân.
Đối với salon mở theo mô hình công ty, việc không thống nhất thông tin giữa:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh
Danh sách thành viên/cổ đông
Điều lệ
Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật
sẽ khiến cơ quan đăng ký kinh doanh buộc phải yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Thậm chí có trường hợp ghi sai tỷ lệ góp vốn, sai chức danh (Giám đốc/Chủ tịch) dẫn đến phải làm lại toàn bộ bộ hồ sơ.
Để tránh lỗi này, nên lập một bảng thông tin chung cho tất cả chủ sở hữu, thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật (họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ, tỷ lệ vốn, chức danh…) rồi căn cứ bảng đó mà điền vào các mẫu. Khi có thay đổi phút chót (thay người đại diện, thay tỷ lệ vốn), cần chỉnh sửa đồng bộ trên tất cả biểu mẫu trước khi in, ký.
Hồ sơ đính kèm thiếu, sai mẫu, thiếu chữ ký hoặc ủy quyền không hợp lệ
Sai sót phổ biến tiếp theo là thiếu hồ sơ đính kèm hoặc dùng sai mẫu: thiếu bản sao CCCD/CMND của chủ hộ hoặc thành viên góp vốn, thiếu hợp đồng thuê địa điểm làm salon, thiếu văn bản chấp thuận cho thuê mặt bằng, thiếu Điều lệ công ty (với mô hình công ty)… Một số chủ salon tải mẫu cũ trên mạng, không đúng với mẫu hiện hành, dẫn đến hồ sơ không được chấp nhận.
Ngoài ra, nhiều hồ sơ bị trả về vì thiếu chữ ký, ký nhầm vị trí hoặc giấy ủy quyền không hợp lệ. Ví dụ: người đi nộp hồ sơ không phải chủ hộ/đại diện theo pháp luật nhưng lại không có giấy ủy quyền; hoặc giấy ủy quyền không ghi rõ nội dung, không kèm bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.
Để hạn chế rủi ro, chủ salon nên:
Đọc kỹ hướng dẫn thành phần hồ sơ trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp hoặc tại bộ phận một cửa.
Sử dụng mẫu biểu mới nhất.
Kiểm tra xem mỗi trang quan trọng đã được ký đầy đủ chưa, giấy ủy quyền đã đúng nội dung và có đủ chữ ký, kèm giấy tờ của người được ủy quyền hay chưa.
Hậu quả: bị trả hồ sơ nhiều lần, kéo dài thời gian khai trương salon
Hậu quả trực tiếp của các sai sót trên là hồ sơ bị trả lại nhiều lần, mỗi lần sửa lại phải mất thêm vài ngày đến cả tuần. Trong khi đó, salon đã thuê mặt bằng, đã tuyển thợ, đã chạy quảng cáo khai trương… nhưng chưa có giấy phép để hoạt động hợp pháp. Điều này gây tốn kém chi phí, mất cơ hội kinh doanh, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín nếu phải hoãn ngày khai trương đã công bố. Vì thế, chuẩn bị hồ sơ kỹ càng ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng.
Sai lầm về thuế và kê khai ban đầu khi mở salon tóc, gội đầu
Ngoài sai sót về hồ sơ đăng ký kinh doanh, rất nhiều chủ salon tóc, gội đầu còn chủ quan với thuế, dẫn đến bị phạt và bị “để ý” trong quá trình hoạt động. Giai đoạn mới thành lập, nếu không nắm rõ các loại thuế phải nộp, thời hạn đăng ký thuế, cách mở tài khoản nộp thuế điện tử… thì sau này rất dễ rơi vào tình trạng bị truy thu, phạt chậm nộp, hoặc bị cơ quan thuế đánh giá là hộ/doanh nghiệp “rủi ro cao”.
Đặc biệt với hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực salon, do thói quen dùng tiền mặt, không xuất hóa đơn thường xuyên, nhiều chủ cơ sở có tâm lý “thôi nhỏ lẻ, cơ quan thuế không để ý đâu”. Nhưng khi doanh thu tăng, lượng khách ổn định, hoặc có khiếu nại, phản ánh, cơ quan thuế hoàn toàn có thể rà soát lại doanh thu thực tế, so sánh với mức thuế đã kê khai ban đầu để ấn định lại hoặc truy thu cho các kỳ trước.
Do đó, việc hiểu đúng ngay từ đầu về thuế môn bài, thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN/TNDN, cũng như thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký thuế, mở tài khoản nộp thuế điện tử là hết sức cần thiết đối với chủ salon tóc, gội đầu.
Không nắm rõ thuế môn bài, thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN/TNDN
Sai lầm lớn nhất là không phân biệt được các loại thuế phải nộp:
Lệ phí môn bài: nộp theo năm, căn cứ vào vốn hoặc doanh thu.
Thuế khoán (đối với hộ kinh doanh): xác định theo doanh thu ước tính, bao gồm phần thuế GTGT và thuế TNCN.
Thuế GTGT, thuế TNDN (đối với doanh nghiệp): kê khai theo tháng/quý tùy quy mô.
Nếu không nắm rõ, chủ salon có thể: khai doanh thu quá thấp, tưởng “đỡ thuế” nhưng lại bị cơ quan thuế điều chỉnh, ấn định và truy thu; hoặc ngược lại kê khai doanh thu quá cao, tự mình chịu mức thuế nặng nề so với thực tế. Có trường hợp còn không biết phải nộp môn bài đầu năm, đến khi bị nhắc mới nộp thì đã bị tính tiền phạt chậm nộp.
Giải pháp là: ngay khi mở salon, nên tư vấn kế toán – thuế hoặc đọc kỹ hướng dẫn từ cơ quan thuế về từng loại thuế, ngưỡng doanh thu, thời hạn nộp. Nếu là doanh nghiệp, cần hiểu rõ nghĩa vụ kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN cho nhân viên ngay từ đầu, tránh để dồn nhiều kỳ rồi mới xử lý.
Chậm đăng ký thuế, không mở tài khoản nộp thuế điện tử đúng quy định
Một số chủ salon sau khi có giấy phép đăng ký kinh doanh lại chậm làm thủ tục đăng ký thuế, không mở tài khoản nộp thuế điện tử trên hệ thống ngân hàng – Tổng cục Thuế. Kết quả là đến kỳ phải nộp lệ phí môn bài hoặc thuế khoán nhưng chưa có thông tin tài khoản, chưa kích hoạt dịch vụ, dẫn đến nộp chậm hoặc không nộp được.
Ngoài ra, không ít trường hợp dùng tài khoản cá nhân để nộp thay, không theo dõi biên lai điện tử, dẫn tới khó chứng minh đã nộp khi cơ quan thuế kiểm tra. Chủ salon nên chủ động làm đăng ký thuế, đăng ký nộp thuế điện tử ngay khi bắt đầu hoạt động, giữ lại đầy đủ biên lai để đối chiếu khi cần.
Hệ quả bị phạt chậm nộp, truy thu và bị đưa vào “diện theo dõi” của cơ quan thuế
Khi vi phạm về đăng ký thuế, kê khai, nộp thuế, chủ salon có thể bị phạt tiền, tính tiền chậm nộp, thậm chí bị truy thu cho nhiều kỳ nếu cơ quan thuế xác định doanh thu kê khai ban đầu không phù hợp. Doanh nghiệp/hộ kinh doanh cũng dễ bị đưa vào “diện theo dõi đặc biệt”, thường xuyên bị kiểm tra, gây áp lực trong kinh doanh. Vì vậy, xử lý đúng và đủ nghĩa vụ thuế ngay từ khi mở salon là cách tốt nhất để hoạt động ổn định, tránh rắc rối về sau.
Bỏ qua việc tổ chức sổ sách kế toán và hóa đơn cho salon tóc, gội đầu
Trong thực tế, rất nhiều chủ salon tóc, gội đầu, spa tóc chỉ tập trung vào tay nghề và marketing, còn chuyện sổ sách – hóa đơn – kế toán thì “để sau tính”. Thời gian đầu doanh thu chưa lớn, mọi khoản thu – chi đều xử lý bằng tiền mặt, ghi chép qua loa, thậm chí… nhớ trong đầu. Nhưng nếu kéo dài tình trạng này, salon không chỉ khó kiểm soát lời lỗ mà còn đối mặt với rủi ro lớn khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi muốn giải thể, chuyển nhượng sau này.
Không ghi nhận doanh thu, chi phí đầy đủ dẫn đến sổ sách không phản ánh đúng thực tế
Khi không có thói quen ghi nhận doanh thu, chi phí đầy đủ, chủ salon sẽ rất khó trả lời những câu hỏi cơ bản như: mỗi tháng thực sự lời bao nhiêu, chi phí nào đang đội lên bất thường, có bị thất thoát tiền tại quầy thu ngân hay không. Doanh thu từ cắt, gội, uốn, nhuộm, chăm sóc, bán lẻ mỹ phẩm nhiều khi chỉ được ghi vào cuốn sổ tay hoặc file Excel sơ sài, không phân loại theo dịch vụ, không phân theo ca làm việc hay nhân viên thực hiện.
Chi phí cũng tương tự: tiền nhập mỹ phẩm, hóa chất, tiền lương, thưởng, hoa hồng cho thợ chính, thợ phụ, tiền điện nước, thuê mặt bằng… nếu không được tổng hợp định kỳ thì rất dễ rơi vào tình trạng “có tiền là chi”, đến cuối tháng không biết vì sao tài khoản luôn trống. Sổ sách không phản ánh đúng thực tế khiến việc ra quyết định kinh doanh (mở rộng hay thu hẹp, đổi mô hình hay không) trở nên cảm tính, thiếu cơ sở. Nguy hiểm hơn, khi cần số liệu để làm việc với ngân hàng, đối tác, hoặc cơ quan thuế, chủ salon mới giật mình vì không có bộ hồ sơ tài chính tối thiểu để chứng minh quy mô hoạt động của mình.
Không sử dụng hóa đơn hoặc dùng hóa đơn không đúng quy định
Một sai lầm phổ biến khác là không sử dụng hóa đơn khi cung cấp dịch vụ hoặc mua bán mỹ phẩm, hoặc sử dụng hóa đơn “cho có” mà không đúng quy định. Nhiều salon nhập hàng từ nhà cung cấp nhỏ lẻ không xuất hóa đơn, mua – bán chỉ thông qua phiếu thu chi nội bộ hoặc tin nhắn. Khi cần chứng minh chi phí hợp lý, hợp lệ để tính thuế, những chứng từ này thường không được cơ quan thuế chấp nhận.
Ở chiều ngược lại, có salon lại lấy hóa đơn từ đơn vị khác về kê khai chi phí mà không có giao dịch thực tế, hoặc dùng hóa đơn không đúng tên, mã số thuế của mình. Đây đều là hành vi tiềm ẩn rủi ro lớn: bị loại chi phí, bị truy thu thuế, thậm chí bị xử phạt về hóa đơn. Về lâu dài, việc không xây dựng quy trình xuất – nhận hóa đơn bài bản khiến salon không thể vận hành theo hướng chuyên nghiệp, khó hợp tác với các đối tác lớn, chuỗi hệ thống.
Nguy cơ khi quyết toán thuế và rủi ro bị xử phạt hành chính
Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu quyết toán thuế, toàn bộ doanh thu, chi phí, hóa đơn, chứng từ sẽ bị soi rất kỹ. Nếu salon không có sổ sách kế toán đầy đủ, không chứng minh được doanh thu – chi phí, cơ quan thuế có thể áp doanh thu theo ước tính, truy thu thuế nhiều năm, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính. Trường hợp xấu hơn, doanh nghiệp có thể bị đánh giá là không trung thực trong kê khai, dẫn đến bị giám sát chặt hơn các năm sau. Đây là cái giá rất đắt chỉ vì ngay từ đầu chủ salon xem nhẹ việc tổ chức kế toán và hóa đơn.
Thiếu tư vấn pháp lý – kế toán chuyên ngành làm đẹp khi đăng ký kinh doanh
Lĩnh vực salon tóc, gội đầu, spa chăm sóc tóc – da đầu nhìn qua có vẻ đơn giản: chỉ cần mặt bằng, ghế, máy, thợ giỏi là làm được. Tuy nhiên, về pháp lý – kế toán – thuế, mỗi lựa chọn từ giai đoạn đăng ký kinh doanh đã ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ và chi phí vận hành sau này. Việc tự mày mò hồ sơ, chỉ tải mẫu trên mạng rồi đi nộp mà không hiểu rõ bối cảnh pháp lý, mã ngành, điều kiện kinh doanh, cách tính thuế… rất dễ khiến chủ salon “đi đường vòng”, tốn thời gian sửa hồ sơ, thậm chí phải thay đổi lại mô hình hoạt động.
Tự làm hồ sơ theo mẫu trên mạng mà không hiểu rõ quy định chi tiết
Nhiều chủ salon chọn cách tự làm hồ sơ đăng ký kinh doanh để tiết kiệm chi phí: lên mạng tìm mẫu đơn, mẫu điều lệ, mẫu đăng ký hộ kinh doanh hoặc công ty rồi in ra điền. Vấn đề là mỗi salon có một mô hình khác nhau: có nơi chỉ cắt – gội – uốn – nhuộm; có nơi kết hợp spa da mặt, massage, bán lẻ mỹ phẩm; có nơi định hướng thành chuỗi nhiều chi nhánh. Nếu chỉ bê nguyên mẫu trên mạng về mà không điều chỉnh, hồ sơ thường mắc lỗi: chọn sai loại hình (đáng lẽ nên mở công ty lại đăng ký hộ kinh doanh, hoặc ngược lại), chọn sai mã ngành kinh doanh, không khai báo đầy đủ ngành nghề có điều kiện.
Hệ quả là khi đi vào hoạt động, salon có thể thiếu giấy phép con cần thiết, bị cơ quan quản lý “tuýt còi” khi kiểm tra, hoặc bị buộc điều chỉnh, bổ sung hồ sơ nhiều lần. Việc không hiểu rõ quy định chi tiết còn khiến chủ salon lúng túng khi phát sinh các thủ tục như thay đổi địa chỉ, mở thêm chi nhánh, bổ sung ngành nghề chăm sóc da, massage, bán mỹ phẩm chính hãng…
Không tận dụng dịch vụ tư vấn để tối ưu mô hình pháp lý và thuế ngay từ đầu
Nếu có tư vấn pháp lý – kế toán chuyên ngành làm đẹp ngay từ đầu, chủ salon có thể được gợi ý mô hình tối ưu hơn: nên chọn hộ kinh doanh hay công ty, nên đăng ký những ngành nghề nào để vừa đáp ứng kế hoạch phát triển, vừa linh hoạt trong việc xin các giấy phép liên quan; nên bố trí hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động, chính sách lương – thưởng – hoa hồng ra sao để thuận lợi cho việc tính thuế, bảo hiểm.
Tuy nhiên, nhiều người lại coi đây là khoản chi “không cần thiết”, dẫn đến việc chọn mô hình pháp lý và phương pháp thuế bất lợi: khó khấu trừ chi phí, khó chứng minh nguồn gốc hàng hóa, bị áp doanh thu khoán cao, không tối ưu được các khoản hợp lý, hợp lệ. Đến khi salon phát triển, muốn chỉnh sửa mô hình thì đã muộn, phải làm lại nhiều thủ tục tốn kém.
Khi nào nên thuê dịch vụ trọn gói đăng ký kinh doanh và kế toán cho salon tóc
Chủ salon nên cân nhắc thuê dịch vụ trọn gói đăng ký kinh doanh và kế toán trong các trường hợp: lần đầu khởi nghiệp, chưa hiểu rõ quy định pháp luật; quy mô salon trung bình – lớn, có nhiều ghế, nhiều nhân viên, kết hợp bán mỹ phẩm; dự định mở thêm chi nhánh hoặc nhượng quyền thương hiệu; hoặc đã từng gặp rắc rối với cơ quan thuế, hóa đơn, giấy phép. Khi có đơn vị chuyên nghiệp đồng hành từ khâu thiết kế mô hình pháp lý, thiết lập hệ thống sổ sách, đến vận hành kế toán – thuế định kỳ, chủ salon sẽ yên tâm tập trung vào chuyên môn làm đẹp và phát triển khách hàng, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý về sau.
Sai lầm thường gặp khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu nếu được nhận diện sớm sẽ giúp chủ salon tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và tránh căng thẳng với cơ quan nhà nước. Thay vì “chữa cháy” khi bị kiểm tra, xử phạt, bạn hoàn toàn có thể chủ động chuẩn hóa mô hình pháp lý và hồ sơ ngay từ đầu. Hãy coi việc chọn loại hình, mã ngành, địa chỉ, thuế và kế toán là một phần trong chiến lược kinh doanh, chứ không chỉ là thủ tục cho có. Khi cần, bạn nên tìm đến đơn vị tư vấn pháp lý – kế toán có kinh nghiệm trong lĩnh vực làm đẹp để được đồng hành trọn gói. Một nền tảng pháp lý vững chắc sẽ giúp salon tóc, gội đầu yên tâm mở rộng, xây dựng thương hiệu lâu dài và chuyên nghiệp.
