Dịch vụ báo cáo tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Thanh Hóa đang trở thành nhu cầu cấp thiết khi doanh nghiệp ngày càng phải minh bạch, tuân thủ chuẩn mực kế toán và yêu cầu báo cáo ngày càng nghiêm ngặt. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi tự lập báo cáo tài chính do hạn chế về nhân sự và chuyên môn. Nếu sai sót xảy ra, doanh nghiệp có thể bị phạt, truy thu thuế hoặc gặp rủi ro khi kiểm tra từ cơ quan thuế. Dịch vụ chuyên nghiệp giúp rà soát, đối chiếu và chuẩn hóa số liệu nhanh chóng. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tuân thủ và nâng cao uy tín tài chính.
Tổng quan về dịch vụ báo cáo tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Thanh Hoá
Vai trò của báo cáo tài chính trong doanh nghiệp nhỏ
Báo cáo tài chính là “bức tranh tổng thể” phản ánh toàn bộ tình hình tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô không quá lớn nhưng số lượng giao dịch phát sinh hằng ngày vẫn rất nhiều, báo cáo tài chính càng đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát hoạt động và ra quyết định của chủ doanh nghiệp.
Thông qua báo cáo tài chính, chủ doanh nghiệp nhìn thấy được doanh thu thực tế, lợi nhuận, dòng tiền vào – ra, khoản phải thu khách hàng, khoản phải trả nhà cung cấp, hàng tồn kho, nợ vay ngân hàng… Từ đó đánh giá xem doanh nghiệp đang lời hay lỗ, có đang phụ thuộc quá nhiều vào nợ vay, có tồn kho ứ đọng hay không. Ngoài ra, báo cáo tài chính là tài liệu không thể thiếu khi doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác lớn, hoặc tham gia đấu thầu, xin ưu đãi đầu tư. Đối với cơ quan thuế, báo cáo tài chính là căn cứ để kiểm tra việc kê khai, nộp thuế. Vì vậy, dù là doanh nghiệp nhỏ, việc lập báo cáo tài chính đầy đủ, trung thực và đúng quy định là yêu cầu bắt buộc nếu muốn phát triển bền vững.
Những yêu cầu bắt buộc theo luật kế toán Việt Nam
Theo quy định của Luật Kế toán và các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức công tác kế toán và lập báo cáo tài chính định kỳ, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ. Hệ thống báo cáo tài chính tối thiểu gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trong một số trường hợp), Thuyết minh báo cáo tài chính và các phụ lục liên quan. Các báo cáo này phải được lập theo mẫu biểu, chỉ tiêu và phương pháp ghi nhận thống nhất, bảo đảm “trung thực, hợp lý, đầy đủ” và phản ánh đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: ghi nhận doanh thu – chi phí theo đúng kỳ kế toán; phân loại rõ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hàng tồn kho; trích khấu hao, dự phòng, phân bổ chi phí theo quy định; theo dõi đầy đủ công nợ phải thu, phải trả… Đồng thời, phải lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán đúng thời hạn, bảo đảm có căn cứ đối chiếu khi cơ quan chức năng kiểm tra. Việc lập và nộp báo cáo tài chính đúng thời hạn cho cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh cũng là nghĩa vụ pháp lý. Nếu doanh nghiệp lập báo cáo không đúng biểu mẫu, số liệu sai lệch hoặc nộp chậm, có thể bị xử phạt hành chính, bị ấn định thuế hoặc đánh giá không tốt khi cần vay vốn, huy động đầu tư.
Những khó khăn doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp khi lập báo cáo tài chính
Thiếu nhân sự kế toán chuyên nghiệp
Đa phần doanh nghiệp vừa và nhỏ không có điều kiện tuyển dụng đội ngũ kế toán đầy đủ từ kế toán trưởng, kế toán tổng hợp đến kế toán chi tiết. Nhiều nơi chỉ có 1 nhân sự kiêm nhiệm nhiều vị trí, hoặc thuê kế toán mới ra trường, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế. Khi phải tự mình xử lý các nghiệp vụ phức tạp như phân bổ chi phí, trích trước, hạch toán chênh lệch tỷ giá, ghi nhận doanh thu theo tiến độ hợp đồng… rất dễ xảy ra sai sót.
Thiếu nhân sự chuyên nghiệp dẫn đến việc sổ sách không được cập nhật kịp thời, không có người rà soát, đối chiếu tổng thể trước khi lập báo cáo tài chính. Đến cuối năm, khi cần lập báo cáo mới bắt đầu “chạy số liệu” thì phát hiện chứng từ thiếu, hạch toán nhầm tài khoản, số dư các tài khoản không khớp. Lúc này, việc chỉnh sửa, dọn dẹp sổ sách rất mất thời gian, thậm chí phải làm lại gần như từ đầu. Điều này gây áp lực lớn cho cả chủ doanh nghiệp lẫn bộ phận kế toán, đồng thời làm tăng rủi ro khi quyết toán thuế với cơ quan nhà nước.
Sai lệch số liệu do thiếu kiểm soát chứng từ
Doanh nghiệp nhỏ thường không xây dựng quy trình kiểm soát chứng từ chặt chẽ: hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho… được lưu trữ rời rạc, thậm chí thất lạc. Nhiều khoản chi không lấy hóa đơn, hoặc chỉ có hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Khi hạch toán, kế toán dựa trên chứng từ “có gì làm nấy”, không thể kiểm tra toàn bộ tính hợp lệ – hợp lý của chi phí.
Kết quả là số liệu trên sổ sách, báo cáo tài chính không trùng khớp với chứng từ thực tế; doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ dễ bị lệch. Khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu đối chiếu, doanh nghiệp khó giải trình, nhiều khoản chi có nguy cơ bị loại, làm tăng lợi nhuận chịu thuế và tăng số thuế phải nộp.
Không theo dõi đầy đủ doanh thu – chi phí
Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ tập trung vào hoạt động bán hàng, không chú trọng ghi nhận đầy đủ mọi khoản doanh thu, chi phí. Doanh thu tiền mặt không lập báo cáo ngày, chi phí chi nhỏ lẻ không lấy hóa đơn, không lập phiếu chi… khiến số liệu trên báo cáo tài chính không đúng với tình hình kinh doanh thực tế. Điều này khiến chủ doanh nghiệp đánh giá sai hiệu quả hoạt động, không biết chính xác đang lãi hay lỗ, khó đưa ra quyết định về giá bán, mở rộng hay thu hẹp quy mô. Đồng thời, khi làm việc với ngân hàng, đối tác, báo cáo tài chính thiếu tin cậy sẽ làm giảm uy tín doanh nghiệp.
Nội dung dịch vụ báo cáo tài chính tại Thanh Hóa
Rà soát – đối chiếu – chuẩn hóa sổ sách
Dịch vụ báo cáo tài chính tại Thanh Hóa thường bắt đầu bằng bước rà soát toàn bộ sổ sách, chứng từ của doanh nghiệp trong năm. Đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ: hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho, bảng lương, hợp đồng, sao kê ngân hàng… Sau đó, đối chiếu số liệu giữa chứng từ và sổ sách: công nợ phải thu – phải trả, số dư tiền mặt – tiền gửi, tồn kho, tài sản cố định, chi phí trả trước…
Nếu phát hiện sai sót như hạch toán nhầm tài khoản, ghi nhận trùng – thiếu nghiệp vụ, lệch số dư giữa các báo cáo, đơn vị dịch vụ sẽ lập danh sách lỗi, tư vấn phương án điều chỉnh, đồng thời thực hiện bút toán sửa chữa theo đúng quy định. Quá trình chuẩn hóa sổ sách giúp “dọn dẹp” lại toàn bộ hệ thống kế toán, đảm bảo số liệu trước khi lập báo cáo tài chính là nhất quán, minh bạch. Đối với những doanh nghiệp nhiều năm chưa làm báo cáo chuẩn, giai đoạn này đặc biệt quan trọng để giảm rủi ro khi quyết toán thuế.
Lập báo cáo tài chính theo chuẩn VAS
Sau khi sổ sách đã được rà soát và chuẩn hóa, đơn vị dịch vụ sẽ tiến hành lập bộ báo cáo tài chính đầy đủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Công việc bao gồm: thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh; trích khấu hao tài sản cố định; trích lập dự phòng (nếu có); phân bổ chi phí trả trước… Từ số liệu trên sổ cái và các sổ chi tiết, kế toán dịch vụ lập Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu cần) và Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các chỉ tiêu trên báo cáo được phân tích, soát xét lại để đảm bảo hợp lý giữa các phần: tài sản – nguồn vốn, doanh thu – chi phí – lợi nhuận, dòng tiền. Đơn vị dịch vụ cũng có thể hỗ trợ giải thích ý nghĩa của từng chỉ tiêu, giúp chủ doanh nghiệp hiểu được tình hình tài chính của mình, không chỉ dừng lại ở việc “nộp cho cơ quan thuế cho xong”. Báo cáo tài chính được lập đúng chuẩn VAS là nền tảng để doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư một cách chuyên nghiệp.
Hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm
Ngoài việc lập báo cáo tài chính, dịch vụ tại Thanh Hóa còn hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế cuối năm: quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN, báo cáo sử dụng hóa đơn và các phụ lục liên quan. Dựa trên số liệu đã chuẩn hóa, đơn vị dịch vụ tính toán lại số thuế TNDN phải nộp sau khi điều chỉnh chi phí không được trừ, ưu đãi thuế (nếu có), cũng như tổng hợp thu nhập chịu thuế của người lao động để lập tờ khai quyết toán thuế TNCN.
Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, đối chiếu số liệu báo cáo tài chính và tờ khai thuế, đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, giải thích các vấn đề phát sinh. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Thanh Hóa giảm đáng kể áp lực trong mùa quyết toán, hạn chế rủi ro bị truy thu và phạt, đồng thời xây dựng được hệ thống báo cáo minh bạch, lành mạnh cho các năm tiếp theo.
Quy trình thực hiện dịch vụ báo cáo tài chính
Thu thập chứng từ – đánh giá hiện trạng sổ sách
Bước đầu tiên trong quy trình thực hiện dịch vụ báo cáo tài chính là thu thập đầy đủ chứng từ và đánh giá hiện trạng sổ sách của doanh nghiệp. Đơn vị dịch vụ sẽ làm việc với chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận kế toán nội bộ để thống nhất danh mục hồ sơ cần cung cấp: hóa đơn bán ra, mua vào, phiếu thu – chi, bảng lương, hợp đồng, sao kê ngân hàng, hồ sơ vay nợ, tài sản cố định, biên bản kiểm kê… trong suốt kỳ kế toán.
Sau khi tiếp nhận chứng từ, kế toán tiến hành rà soát mức độ đầy đủ, hợp lệ và tính logic giữa các chứng từ. Nếu phát hiện thiếu, nhầm, trùng hoặc chứng từ có dấu hiệu không phù hợp, đơn vị dịch vụ sẽ lập danh sách các vấn đề và trao đổi lại với doanh nghiệp để bổ sung, điều chỉnh. Đồng thời, họ đánh giá hiện trạng sổ sách: doanh nghiệp có ghi chép thường xuyên không, hệ thống tài khoản sử dụng có đúng quy định, các báo cáo thuế đã nộp trước đó có khớp với dữ liệu nội bộ không. Bước đánh giá hiện trạng giúp xác định rõ “điểm xuất phát”, từ đó xây dựng phương án xử lý số liệu phù hợp, tránh bỏ sót hoặc làm sai lệch bức tranh tài chính của doanh nghiệp.
Xử lý số liệu – chuẩn hóa sổ sách kế toán
Trên cơ sở chứng từ đã được thu thập và rà soát, kế toán tiến hành nhập liệu hoặc điều chỉnh dữ liệu trên phần mềm kế toán, đảm bảo mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh đúng tài khoản, đúng kỳ, đúng bản chất. Những khoản chi phí chưa có chứng từ hợp lệ, chứng từ thiếu nội dung, sai thông tin sẽ được phân loại, ghi chú để doanh nghiệp biết và hoàn thiện trong phạm vi cho phép.
Ở bước này, đơn vị dịch vụ cũng kiểm tra sự khớp đúng giữa các chỉ tiêu: đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với đối tác; đối chiếu số dư ngân hàng với sao kê; đối chiếu tồn kho với sổ kho và biên bản kiểm kê; đối chiếu tài sản cố định với hồ sơ mua sắm, khấu hao… Các bút toán phân bổ chi phí trả trước, khấu hao tài sản cố định, trích lập dự phòng (nếu có) sẽ được thực hiện theo đúng quy định và chính sách kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Mục tiêu của giai đoạn này là “dọn dẹp” và chuẩn hóa toàn bộ sổ sách, để các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính – kết quả kinh doanh.
Lập và bàn giao báo cáo tài chính đúng hạn
Khi dữ liệu đã được xử lý và sổ sách đã chuẩn hóa, đơn vị dịch vụ sẽ lập hệ thống báo cáo tài chính theo quy định: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (nếu áp dụng), Thuyết minh báo cáo tài chính cùng các phụ lục liên quan. Song song, kế toán lập các tờ khai quyết toán thuế TNDN, thuế TNCN, đối chiếu với số liệu đã kê khai VAT trong năm để đảm bảo tính thống nhất.
Trước khi nộp chính thức, báo cáo sẽ được gửi cho doanh nghiệp xem xét, giải thích các chỉ tiêu quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, công nợ, dòng tiền… để chủ doanh nghiệp nắm bắt bức tranh tài chính tổng thể. Sau khi doanh nghiệp xác nhận, đơn vị dịch vụ tiến hành nộp báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán cho cơ quan thuế đúng thời hạn, đồng thời bàn giao bản mềm và bản in (nếu cần) cho doanh nghiệp lưu trữ. Việc lập và bàn giao đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng số liệu chuẩn cho việc vay vốn, gọi đầu tư, đấu thầu hoặc làm việc với đối tác lớn.
Tham khảo thêm : Thay đổi người đại diện theo pháp luật kèm thay đổi vốn điều lệ
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ báo cáo tài chính chuyên nghiệp
Giảm thiểu sai sót và rủi ro về thuế
Sử dụng dịch vụ báo cáo tài chính chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ và xác định nghĩa vụ thuế. Đơn vị dịch vụ có đội ngũ kế toán – kiểm toán giàu kinh nghiệm, thường xuyên cập nhật quy định mới nên dễ dàng phát hiện các điểm bất hợp lý trong sổ sách, từ đó điều chỉnh kịp thời trước khi nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.
Khi báo cáo tài chính được lập đúng chuẩn, chỉ tiêu thuế TNDN, thuế TNCN, VAT… được tính toán chính xác, doanh nghiệp sẽ giảm nguy cơ bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc bị ấn định thuế. Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu giải trình, đơn vị dịch vụ cũng hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giải thích số liệu rõ ràng, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về mặt tuân thủ.
Tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp
Thay vì phải duy trì một đội ngũ kế toán có đủ năng lực lập và phân tích báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài dịch vụ với mức chi phí hợp lý và linh hoạt theo quy mô. Phí dịch vụ thường chỉ bằng một phần so với tổng chi phí lương, thưởng, bảo hiểm, đào tạo và phần mềm mà doanh nghiệp phải đầu tư nếu xây dựng bộ phận kế toán tài chính nội bộ.
Ngoài việc tiết kiệm chi phí nhân sự, doanh nghiệp còn tránh được rủi ro phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể; khi nhân sự nghỉ việc, thay đổi, dữ liệu và quy trình vẫn được đơn vị dịch vụ đảm bảo xuyên suốt. Đồng thời, báo cáo tài chính được hoàn thành đúng hạn, đúng chất lượng, giúp doanh nghiệp không phải chi thêm cho việc khắc phục sai sót hay xử lý hậu quả do lập báo cáo không chuẩn ngay từ đầu.
Nâng cao năng lực quản trị tài chính
Báo cáo tài chính không chỉ phục vụ cơ quan thuế mà còn là công cụ quan trọng để lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định. Khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp không chỉ nhận được bộ báo cáo “đúng mẫu” mà còn được giải thích, phân tích các chỉ số tài chính cốt lõi: biên lợi nhuận, cơ cấu chi phí, khả năng thanh toán, vòng quay hàng tồn kho, hiệu quả sử dụng vốn…
Dựa trên đó, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác tình hình hoạt động, nhận diện điểm mạnh – điểm yếu, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh, chính sách giá, kế hoạch chi phí và đầu tư trong tương lai. Nhiều đơn vị dịch vụ còn hỗ trợ xây dựng báo cáo quản trị theo yêu cầu riêng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn sâu về dòng tiền, hiệu quả từng bộ phận, từng dự án. Nhờ vậy, năng lực quản trị tài chính được nâng lên, doanh nghiệp vận hành chủ động và bền vững hơn.
Chi phí dịch vụ báo cáo tài chính tại Thanh Hóa
Chi phí dịch vụ báo cáo tài chính tại Thanh Hóa thường là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm trước khi quyết định thuê đơn vị bên ngoài. Thực tế, mức phí không cố định cho tất cả mà được xây dựng dựa trên quy mô, ngành nghề, số lượng chứng từ và mức độ yêu cầu báo cáo của từng doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi, công ty mới thành lập, số liệu chưa nhiều, chi phí thường khá “dễ chịu”, phù hợp để vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa không tạo gánh nặng tài chính.
Ngược lại, các doanh nghiệp hoạt động lâu năm, có nhiều chi nhánh, nhiều hợp đồng, nhiều khoản vay, đầu tư, hoặc chịu sự giám sát chặt của ngân hàng, đối tác, cơ quan quản lý thì việc lập báo cáo tài chính đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và kinh nghiệm hơn nên mức phí cũng cao hơn tương xứng. Điểm thuận lợi của việc thuê dịch vụ là doanh nghiệp chỉ trả phí theo nhu cầu từng năm, không phải duy trì nguyên một bộ phận kế toán tài chính – báo cáo riêng với chi phí lương, bảo hiểm, phúc lợi.
Tại Thanh Hóa, các đơn vị uy tín thường báo giá theo nguyên tắc minh bạch: khảo sát hiện trạng sổ sách, trao đổi yêu cầu của doanh nghiệp, sau đó gửi bảng báo giá kèm phạm vi công việc rõ ràng (soát xét sổ sách, lập báo cáo tài chính, giải trình với cơ quan thuế, hỗ trợ quyết toán…). Cách làm này giúp doanh nghiệp chủ động so sánh, lựa chọn gói phù hợp với ngân sách, đồng thời tránh phát sinh chi phí “mơ hồ” trong quá trình triển khai.
Bảng giá theo quy mô doanh nghiệp
Thông thường, bảng giá dịch vụ báo cáo tài chính được chia thành các nhóm quy mô như: hộ kinh doanh/doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp có quy mô lớn hơn. Mỗi nhóm sẽ có khung phí tham khảo dựa trên doanh thu/năm, số lượng chứng từ, số lượng lao động và mức độ yêu cầu chi tiết của báo cáo.
Doanh nghiệp mới thành lập, doanh số dưới một ngưỡng nhất định thường được áp dụng mức phí ưu đãi để khuyến khích sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp ngay từ đầu. Ngược lại, doanh nghiệp có hệ thống phức tạp, nhiều nghiệp vụ đặc thù (xây lắp, sản xuất, xuất nhập khẩu…) sẽ có bảng giá riêng phù hợp với khối lượng công việc thực tế. Việc chia bảng giá theo quy mô giúp doanh nghiệp tại Thanh Hóa dễ hình dung và lựa chọn hơn.
Yếu tố quyết định chi phí thực tế
Ngoài quy mô, có một số yếu tố quan trọng quyết định chi phí thực tế của dịch vụ báo cáo tài chính. Trước hết là hiện trạng sổ sách: nếu sổ sách đã được ghi chép tương đối đầy đủ, chỉ cần rà soát và lập báo cáo, thời gian xử lý sẽ ngắn hơn so với trường hợp phải “làm lại từ đầu”, dọn dẹp số liệu nhiều năm. Thứ hai là ngành nghề kinh doanh: những ngành có nhiều chính sách thuế, chế độ kế toán đặc thù sẽ đòi hỏi chuyên môn sâu hơn, vì vậy chi phí cũng sẽ khác.
Bên cạnh đó, yêu cầu của doanh nghiệp về phạm vi công việc cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá: chỉ lập bộ báo cáo tài chính nộp thuế hay kèm theo bộ báo cáo quản trị, phân tích tài chính, hỗ trợ giải trình với ngân hàng, đối tác… Một số doanh nghiệp tại Thanh Hóa còn yêu cầu lập báo cáo song ngữ hoặc theo chuẩn riêng của công ty mẹ, điều này cũng khiến chi phí thay đổi. Vì vậy, để có mức phí sát nhất, doanh nghiệp nên trao đổi rõ nhu cầu và cung cấp thông tin trung thực về tình trạng sổ sách cho đơn vị dịch vụ.
Những sai sót thường gặp khi lập báo cáo tài chính
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Thanh Hóa khi tự lập báo cáo tài chính hoặc giao cho nhân sự thiếu kinh nghiệm thường gặp khá nhiều sai sót. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến tính trung thực, hợp lý của báo cáo mà còn tiềm ẩn rủi ro lớn khi quyết toán thuế hoặc làm việc với ngân hàng, đối tác. Phổ biến nhất là tình trạng số dư các tài khoản không được đối chiếu đầy đủ, bỏ sót chứng từ hoặc hạch toán sai kỳ, dẫn đến báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực trạng kinh doanh.
Một số doanh nghiệp tập trung nhiều vào doanh thu mà bỏ qua việc kiểm tra công nợ, tồn kho, tài sản cố định, chi phí trả trước… khiến số dư cuối năm lệch so với thực tế. Trong khi đó, cơ quan thuế có thể đối chiếu chéo dữ liệu hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, báo cáo tài chính và dễ dàng phát hiện các bất nhất. Ngoài ra, việc thiếu hồ sơ giải trình kèm theo như hợp đồng, phụ lục, quyết định nội bộ, bảng tính chi tiết… cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khi bị kiểm tra.
Nếu các sai sót này không được phát hiện và điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp có nguy cơ bị ấn định lại nghĩa vụ thuế, truy thu và xử phạt. Hơn nữa, các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính còn là căn cứ để ngân hàng đánh giá khả năng vay vốn, đối tác đánh giá mức độ uy tín, nên một bộ báo cáo “xấu” sẽ gây bất lợi lớn trong đàm phán kinh doanh. Do đó, việc nhận diện sớm và tránh những lỗi phổ biến dưới đây là vô cùng quan trọng.
Không đối chiếu số dư tài khoản
Một trong những sai sót thường gặp nhất là kế toán không thực hiện đầy đủ việc đối chiếu số dư các tài khoản trước khi khóa sổ cuối năm. Các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu – phải trả, thuế, vay nợ, tồn kho… nếu không được đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản kiểm kê kho, thông báo thuế… sẽ dễ phát sinh chênh lệch.
Kết quả là số dư trên báo cáo tài chính không khớp với thực tế, khó giải trình khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu. Đặc biệt, công nợ treo nhiều năm, tồn kho “ảo”, tài khoản thuế, bảo hiểm lệch số liệu là những điểm rất dễ bị “soi”. Việc đối chiếu thường xuyên và điều chỉnh kịp thời sẽ giúp báo cáo cuối năm sạch sẽ, minh bạch hơn.
Bỏ sót chứng từ hoặc ghi nhận sai thời điểm
Do khối lượng chứng từ lớn hoặc quy trình lưu trữ chưa khoa học, nhiều doanh nghiệp bỏ sót hóa đơn mua vào – bán ra, hoặc ghi nhận vào kỳ sau, năm sau cho “tiện tay”. Việc này khiến doanh thu, chi phí, lợi nhuận giữa các kỳ bị lệch, chỉ tiêu thuế không chính xác.
Ghi nhận sai thời điểm còn làm sai lệch bức tranh tài chính theo năm: có năm lỗ, năm lãi không phản ánh đúng thực trạng. Khi cơ quan thuế đối chiếu hóa đơn theo thời gian lập và thời gian kê khai, những chênh lệch bất thường sẽ bị chú ý. Do đó, cần có quy trình tiếp nhận – kiểm tra – hạch toán chứng từ chặt chẽ và đúng kỳ kế toán.
Thiếu hồ sơ phục vụ quyết toán thuế
Nhiều khoản chi phí, dù đã hạch toán trên sổ sách, nhưng không có đầy đủ hợp đồng, quyết định phê duyệt, bảng kê, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt… nên không đủ điều kiện tính vào chi phí được trừ khi quyết toán. Khi đó, doanh nghiệp vừa mất chi phí thực tế vừa phải nộp thêm thuế. Chuẩn bị hồ sơ giải trình song song với quá trình hạch toán là yêu cầu bắt buộc nếu muốn hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ báo cáo tài chính uy tín
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ báo cáo tài chính uy tín tại Thanh Hóa có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sổ sách và mức độ an toàn về thuế cho doanh nghiệp. Một đơn vị chuyên nghiệp không chỉ lập được bộ báo cáo “đủ nộp” mà còn biết cách tư vấn, sắp xếp số liệu hợp lý, tuân thủ pháp luật và hỗ trợ giải trình khi cần. Ngược lại, nếu chọn nhầm nơi làm việc cẩu thả, thiếu kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ báo cáo sai, bị truy thu thuế, ảnh hưởng uy tín với ngân hàng và đối tác.
Kinh nghiệm đầu tiên là tìm hiểu kỹ về chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của đơn vị cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp nên ưu tiên những đơn vị đã từng làm cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, có hiểu biết về các ngành nghề đặc thù tại Thanh Hóa. Bên cạnh đó, đội ngũ phụ trách cần có trình độ chuyên môn vững, thường xuyên cập nhật quy định mới và sẵn sàng giải thích rõ ràng các vấn đề chuyên môn cho khách hàng.
Tiếp theo, cần quan tâm đến quy trình làm việc và các cam kết chất lượng. Một đơn vị uy tín sẽ trình bày rõ quy trình: tiếp nhận – rà soát sổ sách – xử lý số liệu – lập báo cáo – bàn giao – hỗ trợ quyết toán. Đồng thời, họ phải có cam kết về thời gian hoàn thành, phạm vi trách nhiệm khi báo cáo có sai sót, mức độ hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra. Quy trình càng minh bạch, doanh nghiệp càng yên tâm.
Cuối cùng, yếu tố minh bạch chi phí và bảo mật thông tin là không thể bỏ qua. Bảng giá cần rõ ràng, nêu rõ gói dịch vụ bao gồm những công việc nào, khi nào thì phát sinh thêm chi phí. Đồng thời, đơn vị dịch vụ phải có cam kết bằng văn bản về bảo mật số liệu, hợp đồng, chính sách giá, thông tin khách hàng… để doanh nghiệp không lo lộ bí mật kinh doanh. Tại Thanh Hóa, việc lựa chọn các đơn vị đã có thương hiệu, được nhiều khách hàng giới thiệu, như Gia Minh Consulting chẳng hạn, sẽ giúp doanh nghiệp tăng mức độ an toàn khi “gửi gắm” sổ sách, báo cáo tài chính.
Kiểm tra chuyên môn và kinh nghiệm thực tế
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị dịch vụ giới thiệu về hồ sơ năng lực, các nhóm khách hàng đã từng phục vụ, ngành nghề đã có kinh nghiệm xử lý. Có thể trao đổi trực tiếp với kế toán phụ trách để đánh giá cách họ tư duy, giải quyết tình huống và cập nhật quy định mới.
Nếu đơn vị dịch vụ từng làm báo cáo tài chính, quyết toán thuế cho các doanh nghiệp tương tự tại Thanh Hóa, họ sẽ hiểu rất rõ cách cơ quan thuế địa phương làm việc, những điểm cần lưu ý khi lập báo cáo, từ đó tư vấn sát thực tế hơn. Kinh nghiệm thực tế nhiều năm là một trong những “bảo chứng” quan trọng bên cạnh bằng cấp, chứng chỉ.
Đánh giá quy trình và cam kết chất lượng
Một quy trình làm việc rõ ràng thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị dịch vụ. Doanh nghiệp nên hỏi kỹ về các bước cụ thể, thời gian thực hiện, cách bàn giao kết quả, cách xử lý khi phát hiện sai sót. Đồng thời, cần xem họ có cam kết gì bằng văn bản về chất lượng báo cáo, thời hạn hoàn thành, trách nhiệm hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra hay không.
Đơn vị uy tín sẽ không chỉ “làm cho xong” mà còn chủ động tư vấn cho doanh nghiệp những rủi ro tiềm ẩn, đề xuất phương án xử lý sổ sách sao cho tuân thủ pháp luật mà vẫn tối ưu quyền lợi. Cam kết chất lượng cần được thể hiện ngay trong hợp đồng dịch vụ để hai bên dễ dàng đối chiếu khi có phát sinh.
Minh bạch chi phí – bảo mật thông tin
Chi phí dịch vụ báo cáo tài chính cần được trao đổi minh bạch, có báo giá chi tiết theo từng hạng mục công việc, tránh kiểu “gói chung chung” khó kiểm soát. Doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị sẵn sàng giải thích rõ cách tính phí và chỉ thu thêm khi có công việc phát sinh ngoài phạm vi đã thỏa thuận.
Song song với đó, bảo mật thông tin là yếu tố sống còn. Báo cáo tài chính chứa đựng toàn bộ “sức khỏe” của doanh nghiệp, nên đơn vị dịch vụ phải có quy định nội bộ về bảo mật, phân quyền truy cập dữ liệu, lưu trữ và sao lưu hồ sơ. Hợp đồng dịch vụ cần có điều khoản cam kết không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba. Khi những yếu tố này được đảm bảo, doanh nghiệp tại Thanh Hóa có thể yên tâm hợp tác lâu dài.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Phần này tổng hợp những thắc mắc phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ hay đặt ra khi đến với dịch vụ lập báo cáo tài chính tại Gia Minh. Đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập hoặc quy mô nhỏ, việc hiểu đúng nghĩa vụ lập báo cáo tài chính, chuẩn bị hồ sơ như thế nào và nên tổ chức bộ phận kế toán ra sao là rất quan trọng để tránh rủi ro pháp lý, thuế và tiết kiệm chi phí vận hành.
Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc lập báo cáo tài chính không?
Có. Dù là doanh nghiệp nhỏ hay lớn, đã đăng ký theo Luật Doanh nghiệp thì đều có nghĩa vụ lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm theo quy định. Việc “ít phát sinh” hoặc “chưa có lợi nhuận” không làm mất đi nghĩa vụ này. Báo cáo tài chính là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra tình hình hoạt động, nghĩa vụ thuế và cũng là cơ sở để doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, đối tác, nhà đầu tư. Nếu không lập và nộp đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, bị đánh giá rủi ro cao trong quản lý thuế.
Báo cáo tài chính cần những hồ sơ gì?
Để lập báo cáo tài chính chuẩn, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ sổ sách và chứng từ liên quan trong năm: sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối phát sinh, bảng kê hóa đơn mua vào – bán ra, bảng lương, hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ, chứng từ ngân hàng, phiếu thu – chi, nhập – xuất kho… Ngoài ra còn có tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN đã nộp trong năm. Từ những dữ liệu này, kế toán mới có thể lập bộ báo cáo tài chính đầy đủ gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Dùng dịch vụ có cần kế toán nội bộ không?
Tùy quy mô và nhu cầu quản trị. Với doanh nghiệp nhỏ, ít chứng từ, ít phát sinh, có thể chỉ cần sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói tại Gia Minh mà chưa cần tuyển kế toán nội bộ, vẫn đảm bảo đầy đủ kê khai thuế và lập báo cáo tài chính. Khi doanh nghiệp phát triển, phát sinh nghiệp vụ nhiều, cần người theo sát công việc hằng ngày, có thể kết hợp: 01 nhân sự kế toán nội bộ phụ trách thu thập chứng từ, làm việc nội bộ; còn phần nghiệp vụ chuyên sâu, lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế sẽ do Gia Minh đảm nhiệm để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Dịch vụ báo cáo tài chính cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Thanh Hóa không chỉ giúp doanh nghiệp lập báo cáo đúng luật mà còn cải thiện hiệu quả quản trị tài chính. Khi có đội ngũ chuyên nghiệp đồng hành, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu sai sót, tránh rủi ro và tối ưu nghĩa vụ thuế. Đây là lựa chọn tối ưu cho những doanh nghiệp muốn hoạt động bền vững và xây dựng uy tín trên thị trường. Sử dụng dịch vụ đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo dòng tiền minh bạch. Giải pháp này là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển ổn định trong bối cảnh cạnh tranh.
