Dịch vụ kế toán cho shop online và bán hàng trên Shopee tại Thanh Hóa đang trở thành nhu cầu thiết yếu khi kinh doanh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ. Các chủ shop phải đối mặt với hàng trăm đơn hàng mỗi ngày, cùng nhiều loại phí sàn phức tạp như phí thanh toán, phí hoàn hàng, phí vận chuyển và chiết khấu sàn. Việc tự đối soát dễ dẫn đến sai lệch doanh thu, sai chi phí và khó khăn trong kê khai thuế. Gia Minh cung cấp dịch vụ kế toán chuyên biệt cho shop online, giúp đối soát doanh thu – chi phí, kê khai thuế chính xác và quản lý tài chính rõ ràng. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ lợi ích và quy trình làm kế toán khi kinh doanh online.
Tổng quan về kế toán cho shop online & Shopee tại Thanh Hóa
Đặc thù kế toán của mô hình bán hàng online
Kế toán cho shop online, đặc biệt là các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, TikTok Shop tại Thanh Hóa, có những đặc thù riêng so với bán hàng truyền thống. Doanh thu phát sinh từ nhiều kênh bán hàng, thanh toán qua ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng hoặc thu tiền khi nhận hàng (COD), khiến việc ghi nhận doanh thu và đối chiếu số liệu trở nên phức tạp.
Ngoài doanh thu, shop còn phát sinh các khoản phí từ sàn TMĐT như phí hoa hồng, phí vận chuyển, phí dịch vụ quảng cáo, phí xử lý đơn hàng. Kế toán cần phân loại doanh thu theo kênh, theo hình thức thanh toán, theo mặt hàng và đối chiếu với báo cáo của sàn. Việc quản lý tồn kho, nhập – xuất hàng, theo dõi công nợ khách hàng và nhà cung cấp cũng đòi hỏi hệ thống sổ sách và chứng từ chuẩn mực, tránh sai sót khi kê khai thuế và lập báo cáo tài chính.
Những khó khăn khi shop tự làm kế toán TMĐT
Khi tự làm kế toán, shop online dễ gặp các khó khăn như: nhập sai số liệu doanh thu, bỏ sót phí sàn, không phân loại hóa đơn GTGT, không theo dõi đúng tồn kho và công nợ. Nhiều shop mới hoạt động không nắm vững quy định thuế TMĐT, dẫn đến kê khai không chính xác hoặc bỏ sót nghĩa vụ thuế TNCN, GTGT, TNDN.
Hơn nữa, các giao dịch hoàn trả hàng, hủy đơn, hay điều chỉnh giá, khuyến mại thường phát sinh sau khi ghi nhận doanh thu, làm kế toán shop dễ nhầm lẫn, tạo chênh lệch số liệu với sàn. Thiếu kinh nghiệm và hệ thống quản lý khiến shop mất nhiều thời gian xử lý chứng từ, dễ bị sai sót và phát sinh rủi ro phạt thuế.
Shop online nào cần thuê dịch vụ kế toán?
Shop Shopee, Lazada, TikTok Shop doanh thu cao
Các shop online có doanh thu lớn, bán hàng đa kênh, có nhiều giao dịch hàng ngày cần thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Lý do là khối lượng giao dịch, hóa đơn, chi phí vận chuyển và hoa hồng sàn lớn, nếu tự làm dễ nhầm lẫn, bỏ sót. Kế toán thuê ngoài giúp tổng hợp doanh thu từng kênh, theo dõi phí, hoa hồng, đối chiếu với hệ thống sàn, đảm bảo số liệu chính xác và tiết kiệm thời gian cho chủ shop.
Shop mới chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp
Các shop cá nhân chuyển đổi sang doanh nghiệp (TNHH, hộ kinh doanh) bắt buộc phải lập sổ sách kế toán theo quy định, kê khai thuế GTGT, TNDN. Việc thuê dịch vụ kế toán giúp thiết lập hệ thống sổ sách, chứng từ, lập báo cáo thuế định kỳ và tư vấn phương án quản trị tài chính, tránh rủi ro pháp lý.
Cá nhân kinh doanh có phát sinh thuế
Các cá nhân bán hàng online có phát sinh thuế TNCN hoặc thuế GTGT cần hỗ trợ kê khai, tính toán số thuế phải nộp, hoàn thuế nếu có. Dịch vụ kế toán giúp cá nhân tuân thủ quy định pháp luật, ghi nhận đầy đủ doanh thu, chi phí và lập hồ sơ thuế chính xác.
Nội dung dịch vụ kế toán cho shop online & Shopee tại Gia Minh
Đối soát doanh thu – phí – hoàn hàng từ Shopee
Dịch vụ kế toán tại Gia Minh bắt đầu bằng việc tổng hợp và đối soát doanh thu từ sàn TMĐT. Các khoản thanh toán, hoa hồng, phí vận chuyển và phí dịch vụ được đối chiếu với báo cáo của sàn, tránh bỏ sót hoặc ghi nhận sai. Các đơn hàng hoàn trả, hủy, điều chỉnh giá cũng được theo dõi, đảm bảo doanh thu phản ánh chính xác thực tế kinh doanh. Kế toán dịch vụ cung cấp bảng tổng hợp theo ngày, theo kênh và theo mặt hàng, giúp shop dễ dàng quản lý và kiểm soát hiệu quả lợi nhuận.
Xử lý hóa đơn điện tử – bán hàng – hoàn trả
Kế toán Gia Minh xử lý tất cả hóa đơn điện tử phát sinh từ bán hàng online. Bao gồm ghi nhận hóa đơn GTGT đầu ra, phát hành hóa đơn khi bán hàng, hủy hóa đơn đối với đơn hàng bị hoàn trả, và điều chỉnh thông tin theo yêu cầu sàn hoặc khách hàng. Việc này giúp shop tuân thủ quy định thuế, đảm bảo chứng từ hợp pháp, đồng thời sổ sách kế toán luôn khớp với dữ liệu sàn và hệ thống quản lý nội bộ.
Kê khai thuế GTGT – TNCN – TNDN theo mô hình TMĐT
Dựa trên doanh thu và chi phí đã ghi nhận, dịch vụ kê khai thuế GTGT, TNCN và TNDN theo quy định cho shop online. Kế toán chuẩn bị tờ khai, lập báo cáo thuế theo tháng/quý, tính toán khấu trừ, thuế nộp thừa hoặc thiếu. Đồng thời, hướng dẫn shop lưu trữ chứng từ điện tử, sổ sách kế toán và hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Dịch vụ đảm bảo shop online tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro phạt thuế và quản lý tài chính hiệu quả.
Quy trình kế toán cho shop online tại Gia Minh
Thu thập dữ liệu từ Shopee – ngân hàng – phần mềm bán hàng
Quy trình kế toán cho shop online bắt đầu bằng việc thu thập dữ liệu đầy đủ từ các kênh bán hàng và nguồn liên quan. Với các shop trên Shopee, Lazada hay Tiki, kế toán cần xuất dữ liệu đơn hàng, thanh toán, hoàn tiền, chi phí vận chuyển từ các nền tảng. Đồng thời, đối chiếu số liệu với tài khoản ngân hàng, bao gồm tiền thanh toán từ ví Shopee, chuyển khoản khách hàng và các khoản hoàn tiền, phí vận chuyển, phí nền tảng.
Nếu shop sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, dữ liệu doanh thu, tồn kho, chi phí mua hàng sẽ được đồng bộ để đảm bảo số liệu chính xác. Mỗi chứng từ cần được lưu trữ theo thứ tự thời gian, gắn với đơn hàng, mã sản phẩm và khách hàng để dễ đối chiếu và xử lý các nghiệp vụ phát sinh. Việc thu thập và tổng hợp dữ liệu kỹ lưỡng giúp kế toán đảm bảo số liệu trung thực, minh bạch và phục vụ cho báo cáo thuế chính xác.
Đối soát – phân tích số liệu – lập báo cáo thuế
Sau khi dữ liệu đã được tổng hợp, kế toán tiến hành đối soát giữa sổ sách, phần mềm bán hàng và ngân hàng. Việc đối chiếu này giúp phát hiện các đơn hàng chưa ghi nhận, số tiền chưa khớp, hay phí nền tảng bị tính sai.
Tiếp theo, kế toán phân tích số liệu để lập báo cáo thuế GTGT, TNDN (nếu áp dụng), TNCN cho các nhân viên hoặc đối tượng phải khấu trừ. Báo cáo cần ghi nhận doanh thu chính xác theo từng kênh, chi phí hợp lệ, giảm thiểu rủi ro kê khai sai hoặc bị truy thu thuế. Đồng thời, số liệu được chuẩn hóa để dễ dàng tổng hợp vào báo cáo tài chính cuối kỳ.
Hỗ trợ giải trình thuế & hoàn thiện báo cáo tài chính
Dịch vụ kế toán còn hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, bổ sung hồ sơ, hóa đơn và đối chiếu chứng từ liên quan. Đồng thời, từ dữ liệu đã chuẩn hóa, kế toán lập báo cáo tài chính của shop online theo chuẩn Việt Nam, giúp chủ shop nắm rõ tình hình tài chính, dòng tiền, lợi nhuận và chi phí hợp lệ.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán cho shop online tại Thanh Hóa
Báo cáo doanh thu rõ ràng – minh bạch – chính xác
Sử dụng dịch vụ kế toán giúp shop online báo cáo doanh thu rõ ràng và minh bạch. Mọi đơn hàng, thanh toán, hoàn tiền và chi phí phát sinh được ghi nhận đầy đủ, phản ánh đúng tình hình kinh doanh. Số liệu được tổng hợp từ các kênh bán hàng, ngân hàng và phần mềm quản lý, tránh sai sót và chồng chéo.
Nhờ báo cáo chính xác, chủ shop dễ dàng đối chiếu, kiểm tra doanh thu từng kênh, xác định lợi nhuận thực tế, lập kế hoạch nhập hàng, marketing và điều chỉnh giá bán hợp lý. Đồng thời, sổ sách minh bạch giúp shop nộp thuế đúng hạn, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt hành chính.
Tối ưu chi phí hợp lệ – giảm rủi ro thuế
Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp xác định và phân loại chi phí hợp lệ: chi phí mua hàng, vận chuyển, đóng gói, phí nền tảng, marketing. Việc này đảm bảo doanh nghiệp kê khai đúng chi phí được trừ, giảm số thuế phải nộp và hạn chế rủi ro sai sót.
Các chi phí không hợp lệ hoặc ghi nhận sai có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc phạt chậm nộp. Nhờ có đội ngũ kế toán am hiểu quy định, shop online tối ưu được nghĩa vụ thuế mà vẫn tuân thủ pháp luật.
Tiết kiệm thời gian – tập trung bán hàng
Thuê dịch vụ kế toán giúp chủ shop giải phóng thời gian khỏi việc nhập liệu, đối chiếu chứng từ và kê khai thuế. Chủ shop có thể tập trung vào bán hàng, chăm sóc khách hàng và phát triển kinh doanh, trong khi đội ngũ kế toán xử lý số liệu, lập báo cáo và hỗ trợ giải trình thuế đầy đủ, kịp thời.
Tham khảo thêm : Kế toán cho doanh nghiệp dịch vụ vận hành kho tại Thanh Hóa
Bảng chi phí dịch vụ kế toán cho shop online
Chi phí theo số lượng đơn hàng/tháng
Chi phí dịch vụ kế toán thường được tính dựa trên số lượng đơn hàng phát sinh mỗi tháng. Shop có lượng đơn hàng thấp sẽ có phí dịch vụ nhỏ hơn, trong khi shop đông đơn, nhiều kênh bán, nhiều hình thức thanh toán sẽ phải trả phí cao hơn. Cách tính này phản ánh đúng khối lượng công việc thực tế và đảm bảo minh bạch.
Chi phí theo loại hình shop
Chi phí còn phụ thuộc vào loại hình shop online: bán sản phẩm vật lý, đồ số, kết hợp dịch vụ. Mỗi loại hình có mức độ phức tạp về chứng từ, hóa đơn, tính thuế khác nhau. Chi phí dịch vụ được điều chỉnh tương ứng để đảm bảo xử lý đầy đủ, chính xác và tuân thủ pháp luật.
So sánh chi phí thuê ngoài & tự làm kế toán
Thuê dịch vụ kế toán giúp shop tiết kiệm chi phí và thời gian so với tự làm kế toán. Chi phí thuê ngoài thường thấp hơn so với việc trả lương, bảo hiểm, đào tạo cho nhân sự nội bộ, đồng thời nhận được dịch vụ chuyên môn cao, số liệu chính xác, giảm rủi ro thuế và hỗ trợ toàn diện trong quản lý tài chính.
Các lỗi phổ biến khi shop tự làm kế toán TMĐT
Không đối soát doanh thu – phí sàn chính xác
Khi kinh doanh thương mại điện tử (TMĐT) trên các sàn như Shopee, Lazada, Tiki…, nhiều shop tự quản lý kế toán thường không đối soát chính xác doanh thu thực tế với số tiền đã nhận từ sàn và các khoản phí hoa hồng, phí vận chuyển, phí dịch vụ. Lỗi này dẫn đến báo cáo doanh thu sai, gây khó khăn trong việc xác định giá vốn, lợi nhuận thực tế và kê khai thuế GTGT, TNDN. Thậm chí, khi cơ quan thuế kiểm tra, sai lệch giữa doanh thu ghi nhận và biên lai thanh toán của sàn sẽ tạo rủi ro truy thu hoặc phạt chậm nộp. Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp shop tự động đối chiếu số liệu, rà soát hóa đơn, phí và lợi nhuận từng đơn hàng, đảm bảo báo cáo chính xác và minh bạch.
Thiếu hóa đơn bán hàng – hóa đơn hoàn trả
Một sai sót phổ biến khác là shop không lập hóa đơn cho khách hàng hoặc không xử lý kịp hóa đơn khi trả hàng, đổi hàng. Việc thiếu hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn hoàn trả khiến chi phí không được ghi nhận chính xác, dẫn đến lợi nhuận bị tính sai, đồng thời ảnh hưởng đến số thuế GTGT đầu ra. Điều này có thể khiến shop phải điều chỉnh báo cáo, làm tăng rủi ro bị cơ quan thuế nhắc nhở hoặc xử phạt.
Kê khai thuế sai – bỏ sót – trễ hạn
Nhiều shop tự kê khai thuế thường quên tờ khai GTGT, kê khai sai doanh thu, hoặc nộp trễ hạn, đặc biệt khi có nhiều kênh bán hàng khác nhau. Sai sót này dẫn đến bị phạt, truy thu thuế và ảnh hưởng uy tín kinh doanh. Dịch vụ kế toán TMĐT sẽ đảm bảo kê khai đúng, đủ, nộp đúng hạn, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Shop bán hàng trên Shopee có bắt buộc xuất hóa đơn không?
Theo quy định hiện hành, shop kinh doanh trên sàn TMĐT vẫn phải xuất hóa đơn GTGT nếu là doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký thuế và doanh thu vượt ngưỡng quy định. Khách hàng có quyền yêu cầu hóa đơn và cơ quan thuế có thể kiểm tra. Trường hợp là cá nhân bán hàng nhỏ lẻ, không phải kê khai thuế GTGT thì không bắt buộc xuất hóa đơn, nhưng vẫn cần lưu giữ chứng từ bán hàng để chứng minh doanh thu khi kê khai thuế TNCN theo quy định.
Cá nhân bán hàng online có phải nộp thuế không?
Cá nhân bán hàng online phải nộp thuế TNCN nếu doanh thu từ hoạt động thương mại đạt mức phải kê khai theo luật. Ngoài ra, nếu bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, cá nhân cũng phải thực hiện khai báo, tính nộp thuế GTGT. Trường hợp doanh thu nhỏ lẻ, chưa đạt ngưỡng kê khai thì áp dụng chế độ khoán thuế hoặc không phải nộp thuế GTGT. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp cá nhân xác định đúng nghĩa vụ thuế, kê khai đầy đủ và tối ưu chi phí hợp pháp.
Shop online doanh thu bao nhiêu thì phải lập doanh nghiệp?
Theo quy định, khi doanh thu từ kinh doanh TMĐT vượt mức 100 triệu đồng/năm hoặc phát sinh nhiều giao dịch với khách hàng, shop cá nhân nên cân nhắc thành lập doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh để kê khai thuế chính thức. Việc lập doanh nghiệp giúp quản lý sổ sách rõ ràng, dễ dàng xuất hóa đơn, đảm bảo quyền lợi, đồng thời giảm rủi ro vi phạm thuế. Dịch vụ kế toán TMĐT hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập quản lý sổ sách, kê khai thuế và báo cáo tài chính đầy đủ.
Dịch vụ kế toán cho shop online và bán hàng trên Shopee tại Thanh Hóa chính là giải pháp giúp các shop thương mại điện tử tối ưu quản lý doanh thu, chi phí và tuân thủ pháp luật thuế. Gia Minh hỗ trợ đối soát số liệu với Shopee, lập báo cáo thuế, xử lý hóa đơn và hướng dẫn tối ưu chi phí hợp lý hợp lệ. Dịch vụ phù hợp cho cả cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp TMĐT. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý tài chính hoặc muốn tối ưu thuế cho shop của mình, Gia Minh luôn sẵn sàng đồng hành. Hãy liên hệ để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ triển khai nhanh chóng – chính xác.
