Dịch vụ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới tại Thanh Hóa là giải pháp cần thiết giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục pháp lý trước khi chính thức đi vào hoạt động. Sau khi thành lập, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kê khai thuế ban đầu để cập nhật thông tin và đăng ký nghĩa vụ với cơ quan thuế. Tuy nhiên, đây là giai đoạn mà nhiều doanh nghiệp dễ mắc lỗi do thiếu kinh nghiệm, không hiểu rõ quy định hoặc không biết phải nộp hồ sơ ở đâu. Những sai sót này có thể ảnh hưởng đến việc xuất hóa đơn, nộp thuế và các thủ tục hậu kiểm khác. Vì vậy, sử dụng dịch vụ khai thuế ban đầu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo hoạt động đúng quy định.
Tổng quan về khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới
Khai thuế ban đầu là gì? Nội dung gồm những gì?
Khai thuế ban đầu là bước làm việc đầu tiên giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, đây là “hồ sơ khai báo thông tin” về doanh nghiệp để cơ quan thuế nắm được quy mô, ngành nghề, địa chỉ trụ sở, người đại diện, phương pháp tính thuế, hình thức sử dụng hóa đơn, tài khoản ngân hàng…
Nội dung khai thuế ban đầu thường bao gồm:
Tờ khai thông tin đăng ký thuế (nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung so với dữ liệu từ Sở KH&ĐT);
Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ / trực tiếp);
Đăng ký hình thức kế toán, năm tài chính, đồng tiền sử dụng;
Đăng ký tài khoản ngân hàng dùng để nộp thuế, hoàn thuế;
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nhà cung cấp giải pháp;
Một số biểu mẫu, phụ lục khác theo yêu cầu từng Chi cục/Cục Thuế.
Việc khai thuế ban đầu thường chỉ thực hiện một lần khi mới thành lập, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chế độ kế toán, nghĩa vụ thuế, cách kê khai và quản lý thuế của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động sau này.
Vì sao doanh nghiệp phải kê khai thuế ban đầu?
Nhiều chủ doanh nghiệp mới tại Thanh Hóa thường nghĩ rằng “cứ thành lập xong, khi nào có doanh thu thì hãy tính chuyện thuế”, nhưng trên thực tế, nghĩa vụ với cơ quan thuế bắt đầu ngay khi doanh nghiệp được cấp mã số thuế. Kê khai thuế ban đầu là bước để:
Cơ quan thuế ghi nhận chính thức thông tin doanh nghiệp vào hệ thống quản lý, từ đó xác định chế độ khai thuế, kỳ kê khai, loại báo cáo phải nộp;
Doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT (đặc biệt với doanh nghiệp có nhu cầu khấu trừ thuế GTGT đầu vào, xuất hóa đơn cho đối tác);
Đăng ký và kích hoạt tài khoản thuế điện tử, hóa đơn điện tử, chữ ký số, làm nền tảng cho tất cả các hoạt động nộp tờ khai, nộp tiền thuế sau này;
Thể hiện việc doanh nghiệp đang hoạt động bình thường, tránh bị đưa vào diện “rủi ro”, “nghi ngờ bỏ trốn nghĩa vụ thuế” do không phối hợp với cơ quan thuế.
Nếu không thực hiện đúng và kịp thời, doanh nghiệp có thể bị:
Cơ quan thuế liệt kê vào danh sách không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
Bị xử phạt vi phạm hành chính do không nộp tờ khai đúng hạn, không đăng ký hóa đơn điện tử, không cập nhật thông tin thuế;
Gặp khó khăn khi ký hợp đồng với đối tác, do không xuất được hóa đơn hợp lệ, không kê khai được thuế theo yêu cầu.
Vì vậy, khai thuế ban đầu không phải là thủ tục “hình thức”, mà là bước khởi đầu bắt buộc để doanh nghiệp mới vận hành trơn tru, đúng luật ngay từ ngày đầu.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi khai thuế ban đầu
Hồ sơ doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế
Tùy từng Chi cục/Cục Thuế quản lý, bộ hồ sơ có thể khác đôi chút, nhưng về cơ bản doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu có);
Tờ khai đăng ký thuế (trường hợp cơ quan thuế yêu cầu bổ sung hoặc thay đổi so với thông tin từ Sở KH&ĐT);
Công văn/biểu mẫu đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (thường là phương pháp khấu trừ đối với doanh nghiệp mới có nhu cầu xuất hóa đơn, khấu trừ đầu vào);
Công văn đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán áp dụng, năm tài chính, kỳ kế toán;
Đăng ký thông tin liên hệ: email, số điện thoại, địa chỉ nhận thông báo thuế;
Một số biểu mẫu khác theo yêu cầu từng cơ quan thuế (ví dụ: đăng ký trích nộp BHXH, hồ sơ liên quan đến địa chỉ trụ sở nếu thuộc khu vực cần kiểm tra thực tế…).
Trong nhiều trường hợp, hồ sơ được thực hiện chủ yếu trên hệ thống điện tử, nhưng doanh nghiệp vẫn nên lưu bản giấy có chữ ký, đóng dấu đầy đủ để khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc hệ thống có lỗi, vẫn có cơ sở đối chiếu.
Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử – tài khoản thuế
Song song với khai thuế ban đầu, doanh nghiệp phải thực hiện:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn: thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, ký hiệu, seri, hình thức phát hành;
Ký hợp đồng dịch vụ hóa đơn điện tử với nhà cung cấp, kích hoạt tài khoản và mẫu hóa đơn;
Đăng ký và kích hoạt tài khoản thuế điện tử (thường thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế) để nộp tờ khai, tra cứu nghĩa vụ thuế;
Kết nối chữ ký số (token) với hệ thống thuế và hệ thống hóa đơn điện tử.
Đây là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn và nộp tờ khai thuế, do hiện nay hầu hết thủ tục đều được thực hiện điện tử.
Những giấy tờ bổ sung tùy mô hình kinh doanh
Một số mô hình kinh doanh đặc thù có thể phải bổ sung:
Giấy phép con (giấy phép đủ điều kiện kinh doanh) đối với ngành nghề có điều kiện;
Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh, giấy tờ về quyền sử dụng đất/nhà xưởng;
Hồ sơ đầu tư, dự án xây dựng cơ bản (với doanh nghiệp đang trong giai đoạn đầu tư);
Giấy tờ về vốn góp, tài sản góp vốn, nếu cơ quan thuế yêu cầu làm rõ.
Chuẩn bị sẵn những giấy tờ này giúp quá trình khai thuế ban đầu nhanh hơn, hạn chế việc phải giải trình, bổ sung nhiều lần.
Quy trình khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp tại Thanh Hóa
Bước 1 – Kê khai thông tin ban đầu
Ngay sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Cục Thuế hay Chi cục Thuế khu vực) và tiến hành rà soát lại toàn bộ thông tin đăng ký.
Doanh nghiệp cần:
Kiểm tra thông tin mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề trên hệ thống thuế;
Chuẩn bị các biểu mẫu đăng ký thông tin thuế ban đầu theo hướng dẫn của cơ quan thuế (có thể tải trên website ngành thuế hoặc nhận trực tiếp tại bộ phận một cửa);
Kê khai các thông tin: người đại diện theo pháp luật, người phụ trách kế toán/kế toán trưởng (nếu đã có), email nhận thông báo, số điện thoại liên hệ, địa chỉ nhận thư;
Xem xét áp dụng năm tài chính (thường trùng năm dương lịch, trừ trường hợp đặc biệt), đơn vị tiền tệ (VNĐ) và chế độ kế toán dự kiến áp dụng.
Ở bước này, nhiều doanh nghiệp thường chủ quan, khai sơ sài hoặc phó mặc cho người khác làm, dẫn đến sai sót về thông tin liên lạc, ngành nghề, người phụ trách. Về sau, khi cơ quan thuế gửi thông báo mà doanh nghiệp không nhận được, rất dễ phát sinh vi phạm do không biết, nộp chậm tờ khai, chậm nộp thuế.
Bước 2 – Đăng ký phương pháp tính thuế & tài khoản nộp thuế
Doanh nghiệp mới thành lập tại Thanh Hóa cần cân nhắc phương pháp tính thuế GTGT phù hợp:
Phương pháp khấu trừ: áp dụng cho doanh nghiệp có doanh thu từ ngưỡng theo luật hoặc đăng ký tự nguyện; phù hợp với doanh nghiệp cần xuất hóa đơn GTGT, có nhiều chi phí đầu vào chịu thuế muốn khấu trừ;
Phương pháp trực tiếp (trên GTGT hoặc trên doanh thu): thường áp dụng cho hộ/cá nhân kinh doanh hoặc một số trường hợp đặc thù.
Việc lựa chọn phương pháp tính thuế sẽ được thể hiện trong hồ sơ khai thuế ban đầu hoặc trong mẫu đăng ký riêng gửi cơ quan thuế. Nếu không đăng ký đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể bị “mặc định” phương pháp không phù hợp, gây bất lợi khi xuất hóa đơn và khấu trừ thuế.
Song song đó, doanh nghiệp cần:
Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty;
Đăng ký tài khoản này với cơ quan thuế để sử dụng trong việc nộp thuế, nhận tiền hoàn thuế (nếu có) và đối chiếu dòng tiền.
Bước 3 – Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử & chữ ký số
Bước cuối cùng trong quy trình khai thuế ban đầu là triển khai hệ thống hóa đơn điện tử và chữ ký số – công cụ bắt buộc để doanh nghiệp vận hành. Quy trình cơ bản gồm:
Doanh nghiệp chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp (theo tư vấn của kế toán/dịch vụ thuế hoặc tham khảo thị trường);
Ký hợp đồng dịch vụ, đăng ký mẫu hóa đơn, ký hiệu, số lượng dự kiến sử dụng;
Nộp thông báo phát hành/đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng thông tin của cơ quan thuế (thông qua phần mềm của nhà cung cấp);
Mua chữ ký số (token) và cài đặt vào máy tính, kết nối với tài khoản thuế điện tử và phần mềm hóa đơn;
Thực hiện kiểm tra thử việc lập, ký, gửi hóa đơn; kiểm tra khả năng kết nối với cơ quan thuế.
Khi hoàn tất bước này, doanh nghiệp đã sẵn sàng để:
Xuất hóa đơn cho khách hàng ngay khi phát sinh doanh thu;
Nộp tờ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn qua mạng;
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế theo đúng quy định, không lo bị xử phạt vì chậm đăng ký hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Nếu doanh nghiệp không quen với các thủ tục này, việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ khai thuế ban đầu là một lựa chọn an toàn, giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.
Những lỗi thường gặp khi doanh nghiệp tự khai thuế ban đầu
Sai thông tin trên tờ khai thuế
Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp tự lên mạng tải mẫu, tự điền tờ khai thuế ban đầu mà không hiểu rõ ý nghĩa từng chỉ tiêu. Lỗi phổ biến nhất là khai sai hoặc thiếu thông tin cơ bản: sai mã số thuế, sai địa chỉ trụ sở, nhầm ngành nghề kinh doanh chính, sai hình thức kế toán, kỳ kê khai thuế (tháng/quý), người đại diện pháp luật, số điện thoại, email liên hệ với cơ quan thuế…
Một số doanh nghiệp còn “tích bừa” phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp), không phù hợp với quy mô và nhu cầu xuất hóa đơn của mình. Hậu quả là sau này muốn thay đổi phải làm thủ tục điều chỉnh, mất thời gian và có thể ảnh hưởng đến việc ký hợp đồng với khách hàng. Thậm chí, việc sai thông tin liên lạc còn khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các thông báo quan trọng từ cơ quan thuế (về hóa đơn, về kê khai, về xử phạt), dẫn đến bị phạt vì chậm nộp mà không hay biết.
Thiếu hồ sơ hoặc nộp sai cơ quan thuế
Một lỗi nữa khá thường gặp là doanh nghiệp không nắm rõ danh mục hồ sơ khai thuế ban đầu phải nộp: tờ khai đăng ký thuế, đăng ký hình thức kế toán, mẫu dấu, mẫu chữ ký, đăng ký tài khoản ngân hàng, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử… nên nộp thiếu hoặc nộp rời rạc nhiều lần. Có trường hợp doanh nghiệp đặt trụ sở tại một nơi, nhưng lại hiểu nhầm về cơ quan thuế quản lý (Cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực…), dẫn đến nộp hồ sơ sai nơi tiếp nhận.
Khi hồ sơ không đầy đủ hoặc nộp sai cơ quan, doanh nghiệp phải đi lại bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian hoàn thành thủ tục ban đầu. Nếu trong thời gian đó đã phát sinh giao dịch nhưng chưa hoàn tất đăng ký thuế, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn, kê khai và ghi nhận chi phí hợp lệ.
Không đăng ký hóa đơn điện tử đúng hạn
Sau khi hoàn tất khai thuế ban đầu, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Nhiều đơn vị do chưa có khách, nghĩ “chờ có phát sinh rồi làm”, dẫn đến chậm đăng ký, không kịp thời gian khi cần xuất hóa đơn cho đối tác đầu tiên. Một số doanh nghiệp còn chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử không phù hợp, cấu hình sai, gửi sai mẫu đăng ký, nên bị từ chối nhiều lần. Việc không đăng ký hóa đơn đúng hạn không chỉ làm lỡ cơ hội kinh doanh mà trong một số trường hợp còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ khai thuế ban đầu tại Thanh Hóa
Hoàn thành thủ tục nhanh – đúng – không sai sót
Sử dụng dịch vụ khai thuế ban đầu tại Thanh Hóa giúp doanh nghiệp mới thành lập “vượt qua” giai đoạn thủ tục đầu tiên một cách nhẹ nhàng. Đơn vị dịch vụ đã nắm rõ quy trình làm việc với cơ quan thuế, hiểu đặc thù từng chi cục, từng khu vực nên biết cần chuẩn bị những biểu mẫu nào, cách điền ra sao để tránh sai sót.
Thay vì tự mày mò hàng loạt thông tư, nghị định và biểu mẫu, chủ doanh nghiệp chỉ cần cung cấp thông tin nền tảng (ngành nghề, quy mô, định hướng hoạt động) – mọi công việc còn lại từ soạn hồ sơ, nộp tờ khai, giải trình với cơ quan thuế… đều được chuyên viên hỗ trợ. Nhờ vậy, hồ sơ được hoàn tất nhanh, đúng quy định, doanh nghiệp sớm đi vào hoạt động ổn định.
Hỗ trợ tư vấn pháp lý – thuế dài hạn
Dịch vụ khai thuế ban đầu không chỉ dừng ở việc “nộp xong bộ hồ sơ”, mà còn là bước khởi đầu cho mối quan hệ tư vấn lâu dài. Đội ngũ kế toán – thuế tại Thanh Hóa có thể tư vấn cho doanh nghiệp lựa chọn phương pháp kê khai thuế phù hợp, cách xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ, cách ký hợp đồng, xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu – chi phí… sao cho vừa đúng luật, vừa thuận lợi khi mở rộng quy mô sau này.
Đồng thời, doanh nghiệp sẽ được nhắc nhở các mốc thời gian quan trọng: hạn nộp tờ khai, thời hạn báo cáo thuế, thời điểm cần đăng ký thay đổi thông tin, đăng ký tài khoản ngân hàng, thay đổi địa điểm kinh doanh… giúp tránh được tình trạng bị phạt do thiếu hiểu biết.
Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành
Thay vì tự dành cả tuần để tìm hiểu thủ tục, đi lại nhiều lần giữa cơ quan thuế – ngân hàng – nhà cung cấp hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí dịch vụ hợp lý để được lo trọn gói. Thời gian và công sức tiết kiệm được có thể tập trung cho việc tìm khách hàng, xây dựng sản phẩm và ổn định hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói
Chi phí dịch vụ khai thuế ban đầu
Chi phí theo loại hình doanh nghiệp
Chi phí dịch vụ khai thuế ban đầu thường được xây dựng dựa trên loại hình và quy mô doanh nghiệp. Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp siêu nhỏ chỉ có một địa điểm, ít ngành nghề, không phát sinh yếu tố nước ngoài, mức phí thường khá “mềm”, phù hợp với ngân sách khởi nghiệp. Gói cơ bản sẽ bao gồm: tư vấn thủ tục, soạn hồ sơ đăng ký thuế ban đầu, đăng ký tài khoản ngân hàng, đăng ký phương pháp tính thuế và hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với công ty TNHH, công ty cổ phần có nhiều cổ đông/thành viên góp vốn, hoạt động trong các ngành nghề có điều kiện, hoặc dự kiến có giao dịch xuất nhập khẩu, mức phí thường cao hơn. Nguyên nhân là hồ sơ phức tạp hơn, cần tư vấn kỹ về phương pháp kê khai thuế GTGT, cơ cấu vốn góp, đăng ký ngành nghề đúng chuẩn, tránh vướng mắc sau này khi xin thêm giấy phép con. Đơn vị dịch vụ thường đưa ra nhiều gói: gói cơ bản (chỉ khai thuế ban đầu) và gói mở rộng (kèm hỗ trợ kê khai thuế 1–3 tháng đầu).
Chi phí phát sinh khi cần xử lý hồ sơ phức tạp
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp đã tự nộp hồ sơ nhưng bị trả lại, sai nhiều thông tin, hoặc đã bị cơ quan thuế lập biên bản về việc chậm khai thuế, chậm đăng ký hóa đơn… Khi đó, đơn vị dịch vụ phải mất thêm thời gian rà soát, điều chỉnh, làm công văn giải trình và xử lý hậu quả pháp lý đi kèm.
Do tính chất phức tạp và rủi ro cao hơn, chi phí dịch vụ cho các hồ sơ “chữa cháy” này thường được báo giá riêng, tùy theo mức độ sai sót và số lượng thủ tục cần làm lại. Tuy nhiên, so với rủi ro tiếp tục làm sai, bị phạt nặng hơn hoặc bị đánh giá không tốt trong hệ thống quản lý thuế, việc đầu tư một lần để xử lý triệt để ngay từ đầu vẫn là lựa chọn hợp lý cho doanh nghiệp.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Khi nào phải khai thuế ban đầu sau khi thành lập?
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có mã số thuế, doanh nghiệp nên thực hiện khai thuế ban đầu càng sớm càng tốt tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Nội dung khai thuế ban đầu thường gồm: đăng ký phương pháp tính thuế GTGT, đăng ký hình thức kế toán, năm tài chính, tài khoản ngân hàng, thông tin người đại diện pháp luật, kế toán trưởng/người phụ trách kế toán… Việc khai sớm giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch thuế, tránh bị “bị động” khi phát sinh hóa đơn, doanh thu, hoặc khi cơ quan thuế kiểm tra tình trạng hoạt động.
Nếu khai thuế ban đầu muộn có bị phạt không?
Trường hợp doanh nghiệp chậm thực hiện khai thuế ban đầu theo yêu cầu của cơ quan thuế, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính tùy mức độ và thời gian chậm. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị đánh giá là chưa tuân thủ tốt quy định, từ đó bị xếp vào nhóm rủi ro cao hơn khi quản lý thuế (dễ bị kiểm tra, giải trình nhiều hơn). Trong thực tế, nếu lỡ chậm, doanh nghiệp nên chủ động hoàn thiện hồ sơ và làm việc với cơ quan thuế, tránh để kéo dài, đồng thời rà soát lại toàn bộ nghĩa vụ thuế đã phát sinh để kịp thời kê khai, bổ sung.
Có bắt buộc phải đăng ký hóa đơn điện tử ngay không?
Doanh nghiệp không phải đăng ký hóa đơn điện tử “ngay lập tức” sau khi thành lập, nhưng bắt buộc phải đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận trước khi phát hành hóa đơn cho khách hàng. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch sớm xuất hóa đơn (bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký hợp đồng lớn…), nên chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử song song với khai thuế ban đầu để không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh. Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, thiết lập mẫu hóa đơn, thử nghiệm hệ thống và đào tạo nhân sự sử dụng.
Dịch vụ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới tại Thanh Hóa giúp doanh nghiệp tự tin bước vào giai đoạn vận hành với nền tảng pháp lý hoàn chỉnh. Khi được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên nghiệp, các thủ tục thuế được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro phát sinh và đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan thuế. Đồng thời, dịch vụ còn đồng hành xuyên suốt để giải đáp các vấn đề về thuế trong quá trình hoạt động. Đây là lựa chọn phù hợp và an toàn cho mọi doanh nghiệp mới tại Thanh Hóa.
