Điều Kiện Kinh Doanh Khách Sạn Theo Quy Định Pháp Luật Hiện Hành là vấn đề được rất nhiều nhà đầu tư quan tâm khi muốn bước vào lĩnh vực lưu trú du lịch. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện nên đòi hỏi cơ sở phải đáp ứng nhiều tiêu chuẩn cụ thể về cơ sở vật chất, dịch vụ và thủ tục pháp lý. Việc tuân thủ đúng các quy định không chỉ giúp khách sạn hoạt động hợp pháp mà còn nâng cao chất lượng phục vụ và trải nghiệm của khách hàng. Bên cạnh đó, hiểu rõ các yêu cầu pháp luật sẽ giúp nhà đầu tư tránh rủi ro và tối ưu chi phí đầu tư. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để bạn nắm vững điều kiện kinh doanh khách sạn trước khi bắt đầu hoạt động.
Khái niệm và căn cứ pháp lý về kinh doanh khách sạn
Khách sạn là gì theo quy định pháp luật?
Theo pháp luật du lịch Việt Nam, khách sạn là một loại cơ sở lưu trú du lịch được xây dựng cố định, có trang thiết bị cần thiết để cung cấp dịch vụ lưu trú cho khách du lịch, khách công vụ, kèm theo các dịch vụ bổ trợ như ăn uống, hội nghị, vui chơi giải trí, chăm sóc sức khỏe… Khách sạn phải được đăng ký kinh doanh hợp pháp, đáp ứng các điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất, dịch vụ, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ môi trường.
Trong thực tế, khách sạn thường được xếp hạng từ 1 đến 5 sao dựa trên vị trí, kiến trúc, quy mô, tiện nghi, chất lượng dịch vụ và trình độ nhân sự. Việc đáp ứng tiêu chuẩn xếp hạng không chỉ mang ý nghĩa quảng bá hình ảnh mà còn thể hiện mức độ tuân thủ các quy định chuyên ngành về lưu trú du lịch.
Các loại hình cơ sở lưu trú du lịch
Bên cạnh khách sạn, hệ thống cơ sở lưu trú du lịch còn bao gồm nhiều loại hình khác như: nhà nghỉ du lịch, biệt thự du lịch, căn hộ du lịch, làng du lịch, tàu thủy lưu trú du lịch, nhà ở có phòng cho khách du lịch thuê, bãi cắm trại du lịch… Mỗi loại hình có đặc điểm riêng về kiến trúc, quy mô phòng, dịch vụ cung cấp và nhóm khách hàng mục tiêu.
Việc phân loại giúp cơ quan quản lý nhà nước áp dụng điều kiện kinh doanh, tiêu chuẩn cơ sở vật chất và quy trình kiểm tra, giám sát phù hợp. Đối với nhà đầu tư, hiểu rõ loại hình lưu trú sẽ giúp lựa chọn mô hình phù hợp với vị trí, nguồn lực tài chính và định hướng kinh doanh dài hạn.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh (Luật Du lịch, Nghị định, Thông tư…)
Hoạt động kinh doanh khách sạn chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật. Nền tảng là Luật Du lịch quy định về cơ sở lưu trú du lịch, điều kiện kinh doanh, quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh du lịch. Bên cạnh đó là các nghị định quy định chi tiết điều kiện tối thiểu về cơ sở vật chất kỹ thuật và dịch vụ của cơ sở lưu trú du lịch, quy trình công nhận và xếp hạng cơ sở lưu trú.
Các thông tư của Bộ quản lý ngành tiếp tục hướng dẫn về tiêu chí phân hạng sao, hồ sơ, trình tự thủ tục để cơ sở lưu trú được công nhận hạng, cũng như trách nhiệm duy trì điều kiện sau khi được công nhận. Ngoài ra, khách sạn còn phải tuân thủ các quy định liên quan đến an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, an toàn thực phẩm, lao động, môi trường… theo các luật và nghị định chuyên ngành tương ứng.
Điều kiện về cơ sở vật chất của khách sạn
Yêu cầu về diện tích phòng ngủ
Phòng ngủ là không gian sử dụng chính của khách nên phải đảm bảo diện tích tối thiểu phù hợp với số giường và hạng khách sạn. Thông thường, phòng đơn, phòng đôi, phòng gia đình, phòng suite sẽ có yêu cầu diện tích khác nhau, nhưng đều phải đáp ứng tiêu chí: bố trí được giường ngủ, tủ quần áo, khu vực để hành lý, bàn làm việc hoặc bàn trang điểm và lối đi thuận tiện.
Diện tích phòng càng lớn, tiêu chuẩn xếp hạng càng cao. Ngoài diện tích, phòng ngủ cần có cửa sổ hoặc giải pháp thông gió phù hợp, đảm bảo chiếu sáng tự nhiên ở mức hợp lý, vật liệu hoàn thiện sạch sẽ, bền, dễ lau chùi. Hệ thống cách âm giữa các phòng và với hành lang cũng là một yếu tố quan trọng trong tiêu chí cơ sở vật chất.
Yêu cầu về phòng vệ sinh
Phòng vệ sinh trong khách sạn phải được bố trí khép kín hoặc tiếp cận thuận tiện từ phòng ngủ, đảm bảo sự riêng tư và sạch sẽ. Trang thiết bị tối thiểu gồm bồn cầu, chậu rửa, vòi sen hoặc bồn tắm (tùy phân khúc), gương soi, hệ thống cấp thoát nước tốt và có nước nóng lạnh.
Sàn và tường phòng vệ sinh cần sử dụng vật liệu chống trơn trượt, chống thấm, dễ vệ sinh. Hệ thống thông gió – hút mùi phải hoạt động hiệu quả, tránh ẩm mốc và mùi khó chịu. Khách sạn đạt chuẩn thường trang bị đầy đủ khăn tắm, khăn mặt, giấy vệ sinh, xà phòng, dầu gội… và thay mới khi có khách mới hoặc theo ngày.
Tiêu chuẩn hành lang, cầu thang, chiếu sáng
Hành lang và cầu thang là khu vực lưu thông, đồng thời là đường thoát hiểm khi có sự cố, vì vậy phải được thiết kế với chiều rộng phù hợp, không bị chiếm dụng làm kho chứa đồ hoặc bày biện hàng hóa. Lan can cầu thang cần chắc chắn, cao đúng quy định an toàn, bậc thang đồng đều, mặt bậc chống trượt.
Hệ thống chiếu sáng tại hành lang, cầu thang phải đủ sáng, không tạo vùng tối, đặc biệt ở các vị trí góc cua và chiếu nghỉ. Các biển chỉ dẫn hướng thang bộ, thang máy, lối thoát hiểm nên được bố trí rõ ràng, có đèn chiếu sáng khi mất điện để bảo đảm an toàn cho khách.
Yêu cầu về khu vực sinh hoạt chung
Khu vực sinh hoạt chung thường bao gồm sảnh, quầy lễ tân, khu vực chờ và có thể có thêm không gian lounge, khu đọc sách, khu làm việc chung tùy quy mô. Khu vực này cần tạo được ấn tượng ban đầu tốt: sạch sẽ, gọn gàng, thiết kế hài hòa với phong cách chung của khách sạn.
Sảnh nên có diện tích đủ rộng để khách làm thủ tục nhận trả phòng, đặt hành lý, di chuyển ra vào mà không bị ùn tắc. Quầy lễ tân bố trí thuận tiện quan sát lối ra vào, có đầy đủ trang thiết bị làm việc, kết nối thông tin với các bộ phận khác. Hệ thống điều hòa, chiếu sáng, thông gió trong khu vực sinh hoạt chung phải hoạt động ổn định, mang lại cảm giác thoải mái cho khách.
Khu vực dịch vụ bổ sung (nếu có)
Tùy vào phân khúc, khách sạn có thể bố trí thêm các khu vực dịch vụ bổ sung như nhà hàng, quầy bar, phòng hội nghị, phòng gym, spa, hồ bơi, khu vui chơi trẻ em… Những khu vực này phải được thiết kế đúng công năng, bảo đảm an toàn, vệ sinh và tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy.
Ví dụ, nhà hàng cần có khu bếp riêng với hệ thống hút khói, thoát mùi tốt; spa, gym phải thoáng, dùng vật liệu chống trơn; hồ bơi cần có khu vực cứu hộ, biển cảnh báo, tủ thuốc sơ cứu. Việc đầu tư khu dịch vụ bổ sung phù hợp không chỉ giúp nâng cao hạng sao mà còn tạo lợi thế cạnh tranh, gia tăng trải nghiệm cho khách lưu trú.
Xem thêm : Thủ tục xin giấy vệ sinh an toàn thực phẩm cho khách sạn kinh doanh ăn uống tại Thanh Hóa
Điều kiện về an ninh, trật tự khi kinh doanh khách sạn
Yêu cầu về đăng ký kinh doanh
Để được phép kinh doanh khách sạn, trước hết doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề lưu trú tại cơ quan có thẩm quyền (Sở KH&ĐT hoặc UBND cấp huyện đối với hộ kinh doanh). Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hộ kinh doanh phải thể hiện rõ ngành “dịch vụ lưu trú”, “khách sạn”, “nhà nghỉ” hoặc tương đương.
Ngoài ra, địa điểm kinh doanh phải phù hợp quy hoạch, mục đích sử dụng đất và quy định về xây dựng. Trước khi xin giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh, trật tự (ANTT), cơ sở cần hoàn thiện các thủ tục pháp lý về giấy phép xây dựng (nếu thuộc diện phải xin), giấy tờ về quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê nhà/thuê mặt bằng hợp pháp. Người đại diện theo pháp luật, người chịu trách nhiệm về ANTT không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định (có tiền án, tiền sự nhất định…).
Trang bị camera an ninh
Cơ sở kinh doanh khách sạn cần lắp đặt hệ thống camera giám sát tại các khu vực quan trọng như: sảnh lễ tân, lối ra vào, hành lang, khu vực gửi xe, khu vực công cộng… nhằm hỗ trợ bảo đảm an ninh, phòng chống tội phạm và hỗ trợ cơ quan chức năng khi cần trích xuất hình ảnh.
Camera phải hoạt động ổn định, ghi hình rõ nét và được lưu trữ dữ liệu trong thời gian tối thiểu theo quy định (thường từ 15–30 ngày, tùy từng quy định cụ thể). Bố trí vị trí lắp đặt phù hợp, không xâm phạm khu vực riêng tư của khách (bên trong phòng ngủ, khu vệ sinh…). Việc trang bị camera không chỉ là yêu cầu về ANTT mà còn là giải pháp giúp khách sạn nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo cảm giác an toàn cho khách lưu trú.
Lưu trữ thông tin khách lưu trú
Cơ sở lưu trú phải thực hiện đăng ký và lưu trữ thông tin khách lưu trú đầy đủ, chính xác: họ tên, số CMND/CCCD/hộ chiếu, ngày giờ nhận – trả phòng, quốc tịch (đối với khách nước ngoài)… Thông tin này có thể được ghi nhận trên sổ lưu trú, phần mềm quản lý khách sạn hoặc hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử.
Ngoài ra, khách sạn có trách nhiệm thông báo tạm trú cho công an địa phương theo đúng quy định (thường qua cổng thông tin điện tử hoặc hệ thống khai báo online). Việc lưu trữ thông tin giúp phục vụ công tác quản lý dân cư, hỗ trợ điều tra khi cần và là một trong những tiêu chí quan trọng khi cơ quan công an kiểm tra điều kiện ANTT của cơ sở.
Hồ sơ, thủ tục đề nghị Giấy chứng nhận ANTT
Để được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự, cơ sở khách sạn chuẩn bị hồ sơ gửi cơ quan công an có thẩm quyền (thường là Công an tỉnh/thành phố hoặc Công an cấp huyện được phân cấp). Hồ sơ thường gồm: đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận ANTT; bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh; giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm kinh doanh; lý lịch, phiếu lý lịch tư pháp hoặc cam kết của người chịu trách nhiệm về ANTT; một số tài liệu liên quan khác theo yêu cầu.
Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan công an sẽ thẩm định thực tế cơ sở, kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về ANTT, camera, lưu trú khách… Nếu đủ điều kiện, cơ sở sẽ được cấp Giấy chứng nhận, đây là một trong các giấy tờ bắt buộc để khách sạn hoạt động hợp pháp.
Điều kiện về phòng cháy chữa cháy (PCCC)
Yêu cầu lắp đặt hệ thống báo cháy
Khách sạn là cơ sở có nguy cơ cháy nổ cao do mật độ người ở, hệ thống điện, thiết bị sử dụng chung. Vì vậy, hệ thống báo cháy tự động là yêu cầu bắt buộc đối với đa số loại hình khách sạn. Hệ thống phải gồm: đầu báo khói/nhiệt, chuông – còi báo cháy, trung tâm báo cháy, nút ấn báo cháy bằng tay… lắp đặt theo tiêu chuẩn kỹ thuật.
Thiết kế và thi công hệ thống báo cháy cần được thực hiện bởi đơn vị đủ điều kiện, đảm bảo tuân thủ các quy chuẩn PCCC. Sau khi lắp đặt, phải kiểm định, nghiệm thu và duy trì hoạt động thường xuyên. Định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng, thử chuông, kiểm tra đầu báo để kịp thời phát hiện hỏng hóc, đảm bảo khi có sự cố, hệ thống hoạt động hiệu quả và kịp thời.
Bố trí bình chữa cháy & lối thoát hiểm
Ngoài hệ thống báo cháy, khách sạn phải trang bị đầy đủ bình chữa cháy xách tay (bình bột, bình CO₂…) tại các tầng, hành lang, khu vực kỹ thuật, khu vực dễ phát sinh cháy. Bình chữa cháy phải còn hạn sử dụng, được treo/đặt đúng vị trí, có biển chỉ dẫn rõ ràng và được kiểm tra định kỳ.
Lối thoát hiểm cần rộng, thông thoáng, có đèn chỉ dẫn, đèn sự cố, không bị chắn lối bởi đồ đạc, hàng hóa. Cửa thoát hiểm phải dễ mở, không khóa trái gây cản trở khi có cháy. Sơ đồ thoát nạn nên được dán tại từng tầng, từng phòng, giúp khách lưu trú dễ dàng xác định đường thoát hiểm gần nhất trong tình huống khẩn cấp.
Đào tạo nghiệp vụ PCCC cho nhân viên
Nhân viên khách sạn cần được tập huấn nghiệp vụ PCCC và kỹ năng thoát nạn định kỳ. Nội dung gồm: cách nhận biết nguy cơ cháy nổ, sử dụng bình chữa cháy, phối hợp sơ tán khách, xử lý tình huống ban đầu và liên hệ lực lượng PCCC chuyên nghiệp.
Cơ sở nên tổ chức diễn tập PCCC nội bộ để nhân viên quen với quy trình, biết vị trí lối thoát hiểm, thiết bị chữa cháy và cách hướng dẫn khách khi có sự cố. Việc đào tạo không chỉ là yêu cầu theo quy định mà còn là yếu tố quan trọng giúp giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ hình ảnh của khách sạn.
Thủ tục xin văn bản xác nhận đủ điều kiện PCCC
Để được cấp hoặc xác nhận đủ điều kiện về PCCC, khách sạn cần lập hồ sơ gửi cơ quan Cảnh sát PCCC địa phương. Hồ sơ thường gồm: đơn đề nghị, bản vẽ mặt bằng, phương án PCCC, danh mục – biên bản kiểm định hệ thống, trang thiết bị PCCC, danh sách người đã được huấn luyện PCCC…
Cơ quan PCCC sẽ thẩm duyệt thiết kế (nếu thuộc diện), kiểm tra thực tế, nghiệm thu hệ thống, đánh giá việc bố trí lối thoát hiểm, thiết bị chữa cháy, biển báo chỉ dẫn… Nếu đáp ứng yêu cầu, cơ sở được cấp văn bản nghiệm thu hoặc xác nhận đủ điều kiện PCCC. Đây là một trong những điều kiện quan trọng để khách sạn được phép hoạt động và để cơ quan quản lý xếp hạng, đánh giá chất lượng cơ sở lưu trú.
Điều kiện về môi trường và vệ sinh
Để cơ sở lưu trú, kinh doanh dịch vụ hoặc nhà ở cho thuê hoạt động đúng tiêu chuẩn, việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện về môi trường và vệ sinh là yêu cầu bắt buộc. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe khách hàng, chất lượng dịch vụ và uy tín của cơ sở trong quá trình hoạt động. Các quy định hiện hành nhấn mạnh rằng mọi cơ sở phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, an toàn, không gây ô nhiễm hoặc ảnh hưởng đến cộng đồng xung quanh. Vì vậy, chủ cơ sở cần xây dựng quy trình kiểm soát môi trường rõ ràng, phân công người chịu trách nhiệm và định kỳ đánh giá tình trạng vệ sinh.
Ngoài việc duy trì mức độ sạch sẽ, cơ sở cần chú trọng đến hệ thống thu gom – xử lý rác thải, khử khuẩn, vệ sinh phòng ở, hành lang, khu vực sinh hoạt chung và khu vực phụ trợ. Đặc biệt với mô hình có bếp ăn, việc tuân thủ quy định an toàn vệ sinh thực phẩm là bắt buộc. Bên cạnh đó, sổ theo dõi vệ sinh và logbook kiểm tra định kỳ giúp cơ sở kiểm soát chặt chẽ từng hạng mục, hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra đột xuất. Dưới đây là các yêu cầu chi tiết:
Quy định về xử lý rác thải
Cơ sở phải bố trí thùng rác có nắp đậy tại từng khu vực, được thu gom hằng ngày và vận chuyển đến đúng nơi xử lý theo quy định của địa phương. Rác thải hữu cơ, vô cơ, tái chế cần được phân loại rõ ràng tránh gây mùi hoặc nhiễm khuẩn. Đối với cơ sở có lượng rác lớn, cần ký hợp đồng thu gom định kỳ với đơn vị môi trường.
Vệ sinh phòng ở và khu vực công cộng
Phòng ở phải được vệ sinh thường xuyên, thay ga gối – khăn – vật dụng sinh hoạt định kỳ. Khu vực chung như hành lang, cầu thang, sảnh, khu sinh hoạt phải luôn khô ráo, thoáng khí, có dụng cụ vệ sinh và biển báo an toàn khi lau dọn. Hệ thống thông gió cần hoạt động tốt để tránh ẩm mốc.
Yêu cầu về an toàn vệ sinh thực phẩm nếu có bếp
Bếp phải bố trí sạch sẽ, có khu sơ chế – chế biến – bảo quản riêng biệt. Thực phẩm cần có nguồn gốc rõ ràng, được lưu mẫu đúng thời gian theo quy định. Dụng cụ làm bếp phải được khử trùng thường xuyên và nhân viên bếp phải có giấy chứng nhận tập huấn ATVSTP.
Sổ theo dõi & quy trình xử lý vệ sinh
Cơ sở cần có sổ theo dõi vệ sinh hằng ngày, bao gồm thời gian dọn dẹp, tên người thực hiện, khu vực, tình trạng sau vệ sinh. Ngoài ra, quy trình xử lý vệ sinh phải được xây dựng thành văn bản để nhân viên tuân thủ thống nhất, giúp hạn chế rủi ro và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Điều kiện về nhân sự – quản lý – phục vụ
Nhân sự là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng phục vụ và trải nghiệm của khách hàng. Đối với các cơ sở lưu trú hoặc kinh doanh dịch vụ, pháp luật yêu cầu phải bố trí số lượng nhân sự phù hợp, có trình độ chuyên môn và được đào tạo nghiệp vụ đầy đủ. Một đội ngũ nhân viên có tác phong chuyên nghiệp, thái độ thân thiện, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nâng cao uy tín và khả năng kinh doanh của cơ sở.
Bên cạnh đó, người quản lý phải có năng lực điều hành, ghi chép đầy đủ hồ sơ quản lý khách lưu trú (nếu là mô hình lưu trú), đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật trong suốt quá trình vận hành. Cơ sở cần tổ chức đào tạo định kỳ về an toàn cháy nổ, giao tiếp, xử lý tình huống và vệ sinh buồng phòng – lễ tân để đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn ổn định. Các nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ yêu cầu cụ thể:
Yêu cầu về số lượng nhân viên
Số lượng nhân sự phải phù hợp với quy mô phòng, mức độ phục vụ và nhu cầu vận hành. Cơ sở lưu trú tối thiểu phải có lễ tân, nhân viên buồng phòng, bảo vệ và quản lý. Những cơ sở lớn hơn cần bổ sung nhân viên kỹ thuật, chăm sóc khách hàng hoặc bếp.
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Nhân viên phải được đào tạo về nghiệp vụ khách sạn, kỹ năng phục vụ, xử lý tình huống và kiến thức về an toàn lao động. Quản lý cơ sở cần nắm rõ quy định pháp luật, kỹ năng vận hành và kiểm soát chất lượng dịch vụ.
Quy định về đồng phục & thái độ phục vụ
Nhân viên cần mặc đồng phục gọn gàng, sạch sẽ, có bảng tên khi làm việc. Thái độ phải lịch sự, tôn trọng khách hàng, không gây ồn ào và luôn sẵn sàng hỗ trợ khi khách yêu cầu.
Đào tạo nghiệp vụ lễ tân – buồng phòng
Cơ sở phải tổ chức tập huấn định kỳ cho bộ phận lễ tân và buồng phòng. Lễ tân cần được đào tạo về quy trình check-in/check-out, kỹ năng giao tiếp, xử lý sự cố; trong khi buồng phòng cần nắm rõ quy trình dọn dẹp, tiêu chuẩn vệ sinh và cách xử lý đồ thất lạc của khách.
Điều kiện về hạng sao khách sạn
Xếp hạng sao khách sạn là một trong những điều kiện quan trọng để cơ sở lưu trú du lịch được phép hoạt động hợp pháp và nâng cao uy tín trên thị trường. Việc phân hạng từ 1 đến 5 sao không chỉ phản ánh chất lượng dịch vụ mà còn thể hiện mức độ đầu tư về cơ sở vật chất, tiện nghi, đội ngũ nhân sự và tiêu chuẩn quản lý vận hành. Mỗi hạng sao có bộ tiêu chí riêng theo quy định của Bộ Văn hóa – Thể thao & Du lịch, được sử dụng trong quá trình thẩm định bắt buộc trước khi đưa khách sạn vào hoạt động hoặc khi doanh nghiệp muốn nâng hạng.
Điều kiện xếp hạng sao không chỉ dựa vào diện tích phòng, trang thiết bị, dịch vụ đi kèm mà còn phụ thuộc vào yếu tố an ninh – an toàn như PCCC, an ninh trật tự, bảo hiểm công trình, vệ sinh môi trường. Ngoài ra, mức độ chuyên nghiệp của nhân viên, quy trình phục vụ, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách cũng là tiêu chí đánh giá quan trọng.
Việc phân hạng sao giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn loại hình lưu trú phù hợp với nhu cầu và tài chính, đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế cạnh tranh. Khi khách sạn đạt chuẩn xếp hạng, doanh nghiệp có thể tham gia các chương trình quảng bá du lịch, mở rộng thị trường và thu hút khách quốc tế. Đây cũng là cơ sở để cơ quan quản lý kiểm tra chất lượng, đảm bảo quyền lợi du khách.
Tùy theo hạng sao mà yêu cầu thẩm định sẽ khác nhau. Khách sạn 1–2 sao thường chú trọng vào điều kiện tối thiểu; khách sạn 3 sao hướng đến sự đầy đủ và đồng bộ; trong khi khách sạn 4–5 sao yêu cầu tiêu chuẩn cao cấp, dịch vụ đa dạng, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và cơ sở vật chất hiện đại. Trước khi xin thẩm định, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện khảo sát nội bộ để hạn chế rủi ro bị từ chối hoặc phải thẩm định lại.
Tiêu chuẩn khách sạn 1 sao
Khách sạn 1 sao thường áp dụng cho mô hình lưu trú cơ bản, phục vụ khách du lịch phổ thông. Tiêu chuẩn chính gồm: vị trí thuận tiện, lối vào rõ ràng, khu vực lễ tân nhỏ gọn; phòng ngủ sạch sẽ, diện tích tối thiểu từ 9–12m² tùy loại phòng; trang thiết bị đơn giản gồm giường, tủ, bàn, đèn chiếu sáng, quạt hoặc điều hòa tùy điều kiện. Phòng tắm có thể khép kín hoặc khu vệ sinh dùng chung nhưng phải đảm bảo vệ sinh và an toàn. Nhân viên phục vụ cơ bản, đáp ứng các yêu cầu tối thiểu của khách.
Tiêu chuẩn khách sạn 2 sao
Khách sạn 2 sao yêu cầu cơ sở vật chất đồng bộ hơn với diện tích phòng lớn hơn, trang thiết bị hiện đại hơn so với 1 sao. Phòng ngủ phải có tivi, điều hòa, minibar, wifi; khu lễ tân có quầy tiếp đón, khu chờ; có dịch vụ buồng phòng hằng ngày, bảo vệ trực 24/24 và hệ thống an ninh tối thiểu. Vệ sinh, an toàn và dịch vụ cơ bản phải đầy đủ như giặt ủi, cung cấp nước uống, vệ sinh hàng ngày.
Tiêu chuẩn khách sạn 3 sao
Khách sạn 3 sao phải có thiết kế đồng bộ, nội thất chất lượng tốt, tối thiểu một nhà hàng phục vụ khách; diện tích phòng tiêu chuẩn phải rộng rãi hơn; trang thiết bị đầy đủ như tủ lạnh, két an toàn, máy sấy tóc. Nhân viên được đào tạo nghiệp vụ, có bộ phận quản lý chuyên trách, thái độ phục vụ chuyên nghiệp. Tiêu chuẩn về PCCC, vệ sinh an toàn thực phẩm và an ninh trật tự cũng nghiêm ngặt hơn.
Tiêu chuẩn khách sạn 4 – 5 sao
Khách sạn 4–5 sao yêu cầu cơ sở vật chất sang trọng, thiết kế cao cấp, không gian rộng rãi và đầy đủ tiện nghi cao cấp như spa, gym, hồ bơi, nhà hàng cao cấp, phòng hội nghị. Diện tích phòng lớn, nội thất hiện đại, trang thiết bị cao cấp. Nhân viên phải được đào tạo chuyên sâu, thông thạo ngoại ngữ. Các tiêu chí về chất lượng dịch vụ, vệ sinh, an ninh, an toàn được áp dụng ở mức cao nhất.
Hồ sơ & quy trình thẩm định xếp hạng
Hồ sơ gồm: đơn đề nghị xếp hạng, bản thuyết minh cơ sở vật chất, danh sách nhân sự, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận PCCC, chứng nhận ANTT, hình ảnh cơ sở. Quy trình: nộp hồ sơ → tiếp nhận → đoàn thẩm định đến kiểm tra thực tế → lập biên bản → công bố quyết định xếp hạng → gắn biển sao cho khách sạn.
Hồ sơ và thủ tục pháp lý để kinh doanh khách sạn
Kinh doanh khách sạn là ngành nghề có điều kiện, do đó doanh nghiệp phải hoàn tất đầy đủ hồ sơ pháp lý trước khi chính thức hoạt động. Việc đầu tiên là đăng ký doanh nghiệp và xác định mã ngành lưu trú phù hợp theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, khách sạn cần xin các giấy phép chuyên ngành như giấy phép lưu trú du lịch, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và các giấy phép phụ trợ tùy mô hình. Toàn bộ quy trình này được quy định bởi Bộ Công an, Bộ Văn hóa – Thể thao & Du lịch và Bộ Xây dựng.
Mỗi thủ tục đều có hồ sơ cụ thể và thời gian xử lý riêng. Đối với khách sạn quy mô lớn, việc chuẩn bị pháp lý càng phải chặt chẽ vì cơ quan quản lý sẽ thẩm định kỹ về cơ sở vật chất, số lượng phòng, tiêu chuẩn an toàn, hệ thống kỹ thuật, đội ngũ nhân sự. Nếu hồ sơ thiếu, không đúng mẫu hoặc cơ sở chưa đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc thẩm định lại, dẫn đến kéo dài thời gian đưa khách sạn vào hoạt động.
Ngoài ra, quá trình vận hành khách sạn còn yêu cầu thực hiện các nghĩa vụ khác như khai báo lưu trú, báo cáo du lịch theo định kỳ, đăng ký giá phòng, thực hiện an ninh cho khách nước ngoài, đảm bảo vệ sinh môi trường và tuân thủ quy định về quảng cáo – kinh doanh dịch vụ kèm theo. Việc chuẩn hóa hồ sơ và tuân thủ pháp lý ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị xử phạt và tạo uy tín với khách hàng.
Thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Gồm: hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề lưu trú 5510; nộp tại Sở KH&ĐT; nhận giấy phép đăng ký doanh nghiệp; khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng và khai thuế ban đầu.
Thủ tục xin thủ tục lưu trú du lịch
Nộp hồ sơ tại Sở Du lịch/Sở Văn hóa – Thể thao & Du lịch gồm: đơn đề nghị, cơ sở vật chất, danh sách nhân sự, giấy tờ pháp lý khách sạn. Cơ quan thẩm định thực tế và cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trú.
Thủ tục ANTT
Xin tại Công an tỉnh/thành phố. Hồ sơ gồm: đơn đề nghị, lý lịch chủ cơ sở, giấy phép kinh doanh, phương án đảm bảo ANTT, sơ đồ khách sạn. Sau thẩm định, cơ quan Công an cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện ANTT.
Thủ tục PCCC
Khách sạn phải có thiết kế PCCC được thẩm duyệt, hệ thống báo cháy – chữa cháy đầy đủ, phương án PCCC, đội PCCC cơ sở. Sau kiểm tra thực tế, Cảnh sát PCCC cấp văn bản nghiệm thu hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện.
Các giấy phép phụ trợ nếu có
Gồm: giấy phép bán rượu, giấy phép an toàn thực phẩm (nếu có nhà hàng), giấy phép spa/massage, giấy phép quảng cáo, đăng ký giá phòng, giấy phép môi trường và các giấy tờ theo từng dịch vụ đi kèm.
Những lỗi thường gặp khi mở khách sạn & cách tránh
Khi mở khách sạn, nhiều chủ đầu tư thường gặp phải các lỗi cơ bản nhưng lại gây ảnh hưởng lớn đến quá trình xin phép, vận hành và đánh giá chất lượng cơ sở lưu trú. Những sai sót này thường xuất phát từ việc thiếu kinh nghiệm, hiểu sai quy định pháp luật hoặc không chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và điều kiện cơ sở vật chất trước khi đưa vào hoạt động. Việc nhận diện sớm các lỗi thường gặp giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt, bị đình chỉ hoạt động hoặc mất thời gian chỉnh sửa, nâng cấp công trình.
Một trong những vấn đề phổ biến là thiếu giấy phép, không đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy, trang thiết bị an ninh không đầy đủ và bố trí phòng chưa đạt chuẩn. Đây đều là những hạng mục quan trọng, được kiểm tra nghiêm ngặt khi thẩm định đủ điều kiện kinh doanh khách sạn. Để tránh các lỗi này, chủ đầu tư cần nghiên cứu quy định pháp luật, làm việc với đơn vị thiết kế – thi công có chuyên môn và chuẩn bị hồ sơ ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Đồng thời, việc sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo cơ sở đáp ứng đúng tiêu chuẩn trước khi đưa vào khai thác.
Thiếu giấy phép
Nhiều cơ sở khai trương khi chưa có giấy phép kinh doanh ngành nghề lưu trú, chưa có giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự hoặc chưa hoàn tất thủ tục môi trường. Điều này dẫn đến nguy cơ bị xử phạt và đình chỉ hoạt động. Cách tránh: chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh, xin giấy phép con đầy đủ trước khi khai trương.
Không đủ tiêu chuẩn PCCC
Hệ thống PCCC không đạt chuẩn, thiếu thiết bị như bình cứu hỏa, lối thoát hiểm, đầu báo khói, hệ thống phun nước tự động… rất dễ khiến hồ sơ bị từ chối. Chủ đầu tư cần thiết kế khách sạn theo quy chuẩn PCCC và nghiệm thu trước khi hoạt động.
Thiếu thiết bị an ninh
Camera không phủ đủ khu vực, không có hệ thống kiểm soát cửa, thiếu đèn chiếu sáng khẩn cấp cũng là lỗi thường gặp. Cách khắc phục: lắp đặt hệ thống giám sát 24/7, thiết bị báo động và đảm bảo an ninh theo tiêu chuẩn.
Sắp xếp phòng chưa đạt chuẩn
Phòng bố trí thiếu ánh sáng, không đủ diện tích tối thiểu, không đầy đủ tiện nghi như giường, tủ, bình đun, nhà vệ sinh đạt chuẩn… đều khiến cơ sở bị đánh giá thấp. Cần tham khảo tiêu chuẩn xếp hạng để sắp xếp phòng đúng quy định.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Phần giải đáp câu hỏi thường gặp giúp chủ đầu tư hiểu rõ các điều kiện pháp lý và yêu cầu cơ bản khi mở khách sạn. Nhiều người mới bắt đầu chưa nắm rõ các thủ tục như vốn, giấy phép con, tiêu chuẩn số phòng hay chứng chỉ hành nghề. Việc giải đáp rõ ràng những thắc mắc này giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng, tránh phát sinh rủi ro trong quá trình xin phép và đưa khách sạn vào hoạt động.
Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất mà các chủ đầu tư thường đặt ra khi chuẩn bị mở khách sạn.
Mở khách sạn cần vốn bao nhiêu?
Tùy quy mô, vốn đầu tư có thể dao động từ 500 triệu đến vài chục tỷ đồng. Khách sạn mini cần khoảng 1–3 tỷ; khách sạn tiêu chuẩn 2–3 sao cần 5–20 tỷ; khách sạn 4–5 sao có thể cần hàng chục đến hàng trăm tỷ đồng. Ngoài chi phí xây dựng, cần dự trù chi phí nội thất, giấy phép, nhân sự và vận hành ban đầu.
Khách sạn có cần giấy phép con nào không?
Có. Một số giấy phép bắt buộc gồm: Giấy phép đủ điều kiện an ninh trật tự, Giấy chứng nhận PCCC, Giấy xác nhận bảo vệ môi trường, Đăng ký xếp hạng sao (nếu muốn quảng cáo). Các giấy phép này phải hoàn tất trước khi hoạt động.
Cơ sở bao nhiêu phòng được gọi là khách sạn?
Theo quy định, cơ sở lưu trú có từ 10 phòng trở lên và đáp ứng đầy đủ điều kiện cơ sở vật chất, an ninh, vệ sinh… mới được gọi là khách sạn. Dưới 10 phòng được xếp vào nhà nghỉ, homestay hoặc loại hình nghỉ dưỡng khác.
Kinh doanh khách sạn có cần chứng chỉ hành nghề?
Không yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Tuy nhiên, người quản lý khách sạn cần có kỹ năng nghiệp vụ lưu trú, hiểu rõ quy chuẩn vận hành, tiêu chuẩn đánh giá sao và quy định an ninh – PCCC để đảm bảo hoạt động an toàn và đúng pháp luật.
Điều Kiện Kinh Doanh Khách Sạn Theo Quy Định Pháp Luật Hiện Hành là nền tảng quan trọng để cơ sở lưu trú vận hành đúng pháp luật và đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định. Khi nắm vững các yêu cầu về cơ sở vật chất, an toàn, vệ sinh và pháp lý, nhà đầu tư có thể tự tin triển khai mô hình khách sạn phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Việc tuân thủ chuẩn mực còn góp phần nâng cao uy tín và niềm tin của khách hàng khi lựa chọn dịch vụ lưu trú. Nếu bạn cần hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ hoặc tư vấn chuyên sâu, hãy tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để được hướng dẫn chi tiết. Tuân thủ pháp luật chính là chìa khóa phát triển bền vững trong lĩnh vực khách sạn.
