Điều kiện mở salon tóc, gội đầu theo quy định pháp luật hiện hành là yếu tố nhiều chủ tiệm thường bỏ qua hoặc chỉ tìm hiểu “qua loa” theo kinh nghiệm truyền miệng. Trên thực tế, đây là ngành nghề kinh doanh dịch vụ có liên quan trực tiếp đến sức khỏe, vệ sinh, an toàn của khách hàng nên pháp luật có những yêu cầu tối thiểu về đăng ký kinh doanh, mặt bằng, an toàn vệ sinh và sử dụng hóa chất. Nếu chỉ chú ý đến trang trí đẹp, khuyến mãi hấp dẫn mà không chuẩn hóa thủ tục pháp lý, salon rất dễ bị kiểm tra, xử phạt, thậm chí buộc tạm dừng hoạt động để khắc phục vi phạm. Việc hiểu rõ khung pháp lý không làm mất đi tính sáng tạo, mà giúp chủ salon tự tin mở rộng quy mô, tuyển dụng nhân sự, hợp tác với nhãn hàng, đồng thời bảo vệ chính mình trước rủi ro tranh chấp với khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung đầy đủ bức tranh điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất và lộ trình chuẩn bị hồ sơ khi muốn mở một salon tóc, gội đầu đúng chuẩn, an toàn và bền vững.
Tổng quan điều kiện mở salon tóc, gội đầu theo quy định pháp luật hiện hành
Salon tóc, gội đầu là ngành nghề kinh doanh dịch vụ gì?
Salon tóc, gội đầu thuộc nhóm dịch vụ chăm sóc cá nhân, làm đẹp – nơi khách hàng đến cắt, gội, uốn, nhuộm, tạo kiểu, dưỡng tóc, đôi khi kèm thêm dịch vụ làm móng, make–up, massage đầu – cổ – vai. Đặc điểm của ngành này là tiếp xúc trực tiếp với cơ thể khách hàng, sử dụng nhiều loại hóa chất, mỹ phẩm, thuốc uốn – duỗi – nhuộm, cùng với dụng cụ sắc nhọn như kéo, dao lam, kẹp, dụng cụ cắt tỉa… Nếu quy trình không bảo đảm vệ sinh, khử khuẩn tốt, nguy cơ gây kích ứng da đầu, rụng tóc, viêm da, thậm chí lây nhiễm bệnh qua vết xước, máu là hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, kết quả dịch vụ còn ảnh hưởng trực tiếp tới hình ảnh, sự tự tin và tâm lý của khách hàng, nên chất lượng tay nghề và quy trình phục vụ cũng được xã hội quan tâm.
Chính vì tính chất vừa là dịch vụ làm đẹp, vừa liên quan đến sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng, Nhà nước quản lý hoạt động salon tóc, gội đầu thông qua nhiều lớp quy định: đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế, tiêu chuẩn về an toàn – vệ sinh, phòng chống cháy nổ, quản lý hóa chất, niêm yết giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng… Chủ salon không chỉ cần tay nghề giỏi, mà còn phải hiểu mình đang vận hành một cơ sở kinh doanh dịch vụ có điều kiện, phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu để không gây rủi ro cho cộng đồng.
Nhóm điều kiện pháp lý chính khi mở salon tóc, gội đầu
Khi mở salon tóc, gội đầu, có thể hình dung các nhóm điều kiện pháp lý chính như sau:
Nhóm điều kiện về chủ thể kinh doanh: Chủ cơ sở cần lựa chọn mô hình phù hợp (hộ kinh doanh, công ty), thực hiện đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền để được cấp giấy chứng nhận và mã số thuế. Nếu thuê – dùng lao động thường xuyên, cần ký hợp đồng, đăng ký bảo hiểm xã hội theo quy định.
Nhóm điều kiện về cơ sở vật chất – vệ sinh – an toàn: Mặt bằng phải đủ diện tích bố trí ghế cắt, khu gội, khu pha hóa chất, khu chờ; có nguồn nước sạch, hệ thống thoát nước, ánh sáng, thông gió tốt. Dụng cụ phải được vệ sinh, khử trùng thường xuyên; khăn, áo choàng dùng cho khách nên giặt sạch hoặc dùng loại dùng một lần. Hóa chất, mỹ phẩm cần có nguồn gốc rõ ràng, còn hạn sử dụng.
Nhóm điều kiện về môi trường, PCCC (nếu thuộc diện): Với salon diện tích lớn, nhiều thiết bị điện, bảng hiệu, trang trí dễ cháy… cần tuân thủ yêu cầu phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm, bình chữa cháy, nội quy an toàn. Nước thải, rác thải (bao bì hóa chất, thuốc nhuộm…) phải được xử lý, thu gom đúng nơi quy định, tránh gây ô nhiễm.
Nhóm nghĩa vụ về thuế, hóa đơn, bảng hiệu: Sau khi đăng ký, salon phải kê khai và nộp các loại thuế phù hợp (thuế khoán với hộ kinh doanh, các sắc thuế theo chế độ doanh nghiệp nếu là công ty), treo biển hiệu đúng quy định (thể hiện tên hộ/công ty, địa chỉ), niêm yết giá dịch vụ rõ ràng để khách dễ theo dõi, hạn chế tranh chấp. Nếu là doanh nghiệp, khi có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng tổ chức, cần đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn. Việc tuân thủ đầy đủ các nhóm điều kiện này giúp salon hoạt động lâu dài, hạn chế bị kiểm tra, xử phạt và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Lựa chọn loại hình và đăng ký kinh doanh khi mở salon tóc, gội đầu
Nên mở hộ kinh doanh hay doanh nghiệp đối với salon tóc, gội đầu?
Khi bắt đầu khởi nghiệp với salon tóc, gội đầu, câu hỏi đầu tiên rất thường gặp là: nên mở hộ kinh doanh hay thành lập doanh nghiệp (công ty)? Mỗi loại hình đều có ưu – nhược điểm riêng, phù hợp với từng giai đoạn phát triển và mục tiêu của chủ salon.
Hộ kinh doanh phù hợp với mô hình nhỏ, chủ yếu do gia đình hoặc cá nhân quản lý, lượng khách vừa phải, không cần mở nhiều chi nhánh. Ưu điểm là:
Thủ tục đăng ký đơn giản, hồ sơ gọn, xử lý nhanh.
Cách quản lý thuế theo phương pháp khoán tương đối dễ hiểu, không phải lập báo cáo tài chính phức tạp như doanh nghiệp.
Cơ chế quản lý linh hoạt, không phải tổ chức bộ máy như công ty.
Tuy nhiên, hộ kinh doanh cũng có nhược điểm:
Chủ hộ phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ của hộ kinh doanh.
Khó xây dựng thương hiệu mang tính chuyên nghiệp, chuỗi hệ thống.
Khó huy động vốn lớn từ nhiều nhà đầu tư, không có tư cách pháp nhân như doanh nghiệp.
Ngược lại, doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần) phù hợp khi bạn có kế hoạch:
Xây dựng thương hiệu salon chuyên nghiệp, phát triển thành chuỗi nhiều cơ sở.
Doanh thu dự kiến lớn, số lao động nhiều, cần hợp đồng, hóa đơn, giao dịch với đối tác, nhà cung cấp chuyên nghiệp.
Huy động vốn từ nhiều thành viên, cổ đông.
Ưu điểm của doanh nghiệp: có tư cách pháp nhân, chủ sở hữu chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp; dễ đăng ký nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh; thuận lợi cho việc mở rộng, nhượng quyền thương hiệu. Đổi lại, doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kế toán – thuế chặt chẽ hơn, báo cáo định kỳ, chi phí tuân thủ cao hơn.
Vì vậy, nếu bạn chỉ mở 1 salon quy mô vừa, số lao động không nhiều, doanh thu chưa quá lớn, muốn đơn giản thủ tục thì hộ kinh doanh là lựa chọn hợp lý. Nếu bạn đã có kế hoạch mở chuỗi 2–3 salon trở lên, xây thương hiệu lâu dài, hợp tác với nhiều đối tác, hãy cân nhắc thành lập công ty ngay từ đầu để tránh phải chuyển đổi loại hình sau này.
Hồ sơ, trình tự đăng ký kinh doanh dịch vụ salon tóc, gội đầu
Tùy loại hình lựa chọn là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, hồ sơ và trình tự đăng ký kinh doanh dịch vụ salon tóc, gội đầu sẽ có một số điểm khác nhau, nhưng đều xoay quanh các nhóm nội dung: chủ thể đăng ký, tên, địa chỉ, ngành nghề, quy mô vốn.
Đối với hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu
Hồ sơ cơ bản thường gồm:
Đơn đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện).
Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ (và các cá nhân cùng góp vốn, nếu là nhóm cá nhân).
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh (hợp đồng thuê nhà, văn bản cho mượn địa điểm…).
Trong đơn, bạn ghi rõ: tên hộ kinh doanh, địa chỉ salon, ngành nghề: dịch vụ cắt tóc, gội đầu, làm đẹp; chăm sóc tóc, tạo kiểu tóc…, số vốn, số lao động dự kiến.
Trình tự: nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa UBND cấp huyện hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch (tùy địa phương). Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, sau đó liên hệ cơ quan thuế để được cấp mã số thuế, xác định mức thuế khoán.
Đối với doanh nghiệp (công ty) kinh doanh salon tóc, gội đầu
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thường gồm:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
Điều lệ công ty (áp dụng cho công ty TNHH, cổ phần).
Danh sách thành viên/cổ đông, kèm bản sao giấy tờ cá nhân hoặc đăng ký doanh nghiệp của tổ chức góp vốn.
Văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).
Trong hồ sơ cần ghi rõ:
Tên công ty (ví dụ: Công ty TNHH Salon Tóc & Spa X).
Địa chỉ trụ sở: có thể là nơi đặt salon chính.
Ngành nghề: đăng ký mã ngành dịch vụ cắt tóc, gội đầu, làm đẹp; có thể bổ sung các ngành chăm sóc sắc đẹp, spa, massage… phù hợp định hướng.
Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty tiến hành khắc dấu, thông báo mẫu dấu (nếu cần), đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử, rồi mới chính thức đưa salon vào hoạt động.
Điều kiện về cơ sở vật chất, mặt bằng khi mở salon tóc, gội đầu
Cơ sở vật chất và mặt bằng là “nền móng” vận hành của một salon tóc, gội đầu. Cùng một đội ngũ thợ, nhưng nếu không gian chật hẹp, bí bách, bố trí thiếu khoa học, điện – nước không ổn định, khu gội dễ trơn trượt, hóa chất để lộn xộn… thì trải nghiệm khách hàng sẽ rất kém, nguy cơ mất an toàn lại cao. Ngược lại, một mặt bằng được tính toán đúng số ghế, chia khu rõ ràng, lối đi thông thoáng, hệ thống điện – nước – thoát nước tốt, khu để hóa chất gọn gàng sẽ giúp salon vận hành trơn tru, khách cảm thấy chuyên nghiệp và yên tâm quay lại.
Khi chuẩn bị mở tiệm, ngoài chuyện “đẹp” và “view sống ảo”, chủ salon nên nhìn mặt bằng dưới góc độ công năng + an toàn + vệ sinh. Dưới đây là những nhóm điều kiện quan trọng cần lưu ý.
Diện tích, bố trí không gian và lối đi lại trong salon tóc
(Diện tích phù hợp số ghế cắt, gội; khu vực chờ, khu làm tóc, khu gội, khu pha thuốc; lối đi an toàn, không trơn trượt; đảm bảo thoát hiểm).
Trước hết là diện tích và cách chia khu. Không có con số cố định cho mọi salon, nhưng nguyên tắc là: mỗi ghế cắt cần đủ khoảng cách để thợ xoay người, kéo ghế, mở tủ mà không đụng nhau; mỗi ghế gội cần không gian cho khách nằm/ ngả người thoải mái, thợ di chuyển phía sau. Với salon nhỏ, có thể bố trí 3–4 ghế cắt và 2 ghế gội trên diện tích 25–30m², nhưng nên ưu tiên lối đi giữa rộng, tránh kê đồ kín đặc sát tường.
Không gian nên chia tối thiểu thành các khu: khu chờ – tư vấn, khu cắt – tạo kiểu, khu gội – xả – ủ, và góc pha thuốc, trộn hóa chất. Khu chờ ở gần cửa, thoáng và sáng; khu cắt ở trung tâm, tận dụng gương để “nới rộng” không gian; khu gội nên lùi vào phía trong, yên tĩnh, có ánh sáng dịu để khách thư giãn. Khu pha thuốc nên tách biệt tương đối, không để hóa chất, bột tẩy, thuốc nhuộm bày la liệt cạnh khu chờ.
Lối đi lại phải đủ rộng để thợ mang xe đẩy dụng cụ, khách di chuyển mà không vướng. Sàn salon nên dùng vật liệu chống trơn trượt, đặc biệt khu gội. Tóc rơi nhiều, nước bắn ra sàn dễ gây trượt ngã nên cần bố trí thảm chống trượt ở vị trí phù hợp, thường xuyên quét dọn. Đồng thời, luôn nghĩ đến đường thoát hiểm: cửa ra vào không bị chặn bởi tủ, ghế; nếu mặt bằng sâu và chỉ có một cửa, nên giữ lối từ khu trong ra cửa chính luôn thông thoáng, tránh chất đồ chắn lối.
Cơ sở vật chất, thiết bị, dụng cụ phải có tại salon tóc, gội đầu
(Ghế cắt tóc, ghế gội, gương, tủ đồ; máy sấy, máy uốn, duỗi, ép, máy xông; tủ để hóa chất, dụng cụ; khăn, áo choàng; hệ thống điện, ổ cắm an toàn, chống rò).
Về cơ sở vật chất cơ bản, một salon cần tối thiểu:
Ghế cắt tóc, ghế gội chất lượng ổn định, nâng hạ êm, dễ vệ sinh. Số lượng ghế nên cân đối với số thợ và lượng khách dự kiến.
Gương lớn cho mỗi ghế cắt, vừa giúp thợ thao tác, vừa tạo cảm giác không gian rộng. Kèm theo tủ hoặc kệ để đồ bên dưới hoặc hai bên để đựng kéo, lược, bình xịt, máy sấy mini…
Máy sấy, máy uốn, duỗi/ép, máy hấp, máy xông hơi tóc (đối với salon có dịch vụ spa tóc). Thiết bị cần có nguồn gốc rõ ràng, kiểm tra định kỳ, không dùng máy đã chập, cháy.
Hóa chất, mỹ phẩm, dụng cụ nên có tủ riêng để hóa chất, tủ để khăn – áo choàng và khu để đồ thợ. Tủ hóa chất nên đặt ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng trực tiếp, có cửa đóng mở để khách không chạm vào, trẻ em không với tới. Khăn, áo choàng nên đủ số lượng cho luân phiên giặt – sấy, không dùng đi dùng lại khi chưa vệ sinh.
Hệ thống điện và ổ cắm là điểm nhiều salon bỏ qua. Mỗi ghế thường cần 1–2 ổ cắm gần tay để cắm máy sấy, máy kẹp, nhưng tuyệt đối không kéo dây loằng ngoằng. Nên dùng ổ cắm âm tường, có tiếp địa, có thiết bị chống rò, aptomat riêng cho các khu vực có máy công suất lớn. Khu gội cần hạn chế ổ cắm thấp gần sàn vì hay dính nước. Khi thiết kế, nên nhờ thợ điện tư vấn đường dây riêng cho điều hòa, máy nóng lạnh, máy hấp để tránh quá tải, chập cháy.
Yêu cầu về vệ sinh môi trường, hệ thống nước, thoát nước và xử lý rác thải
(Nguồn nước sạch; thoát nước khu gội; thu gom tóc, rác, bao bì hóa chất; tránh tắc nghẽn, gây mùi; dán nhãn, bảo quản hóa chất).
Salon tóc, gội đầu là nơi sử dụng nước, hóa chất, mỹ phẩm liên tục, nên điều kiện về vệ sinh và môi trường rất quan trọng. Trước hết, cần có nguồn nước sạch, ổn định, đủ áp lực cho khu gội; nếu dùng nước nóng, nên lắp bình nóng lạnh an toàn, có van xả áp, kiểm tra định kỳ. Khu gội phải thiết kế thoát nước tốt, có lưới chắn tóc tại miệng cống để tránh tắc. Thường xuyên gom tóc, không để trôi xuống đường ống gây nghẹt và mùi hôi.
Rác thải gồm: tóc, khăn giấy, bao bì hóa chất, chai lọ mỹ phẩm… cần được phân loại sơ bộ: tóc và rác sinh hoạt bỏ chung, chai lọ, bao bì hóa chất nên gom riêng, tránh vứt bừa bãi. Hóa chất (thuốc tẩy, thuốc nhuộm, dung dịch oxy…) cần dán nhãn rõ ràng, để ở tủ riêng, không chiết sang chai không nhãn dễ gây nhầm lẫn. Khu pha thuốc nên có quạt hút hoặc thông gió để tránh mùi nồng, bảo đảm sức khỏe cho thợ và khách hàng, đồng thời tạo cảm giác sạch, chuyên nghiệp cho toàn bộ salon.
Điều kiện về an toàn vệ sinh, hóa chất và dụng cụ trong salon tóc
Để salon tóc, gội đầu hoạt động bền vững và giữ chân khách lâu dài, ngoài tay nghề và phong cách phục vụ, an toàn vệ sinh và quản lý hóa chất – dụng cụ là yếu tố bắt buộc phải được đặt lên hàng đầu. Một salon sạch sẽ, gọn gàng, dụng cụ luôn được khử trùng, khăn áo thơm tho… không chỉ tạo cảm giác yên tâm cho khách mà còn giúp hạn chế tối đa rủi ro lây nhiễm bệnh qua da đầu, da, móng tay, môi trường. Ngược lại, salon bừa bộn, khăn ẩm mốc, dao kéo không vệ sinh, hóa chất để lung tung có thể khiến khách “một đi không trở lại”, thậm chí dẫn đến phản ánh, khiếu nại, kiểm tra của cơ quan chức năng.
Chủ salon nên xây dựng quy trình vệ sinh – an toàn rõ ràng, phân công trách nhiệm từng nhân viên, có sổ theo dõi, nhắc nhở, không làm kiểu “tùy hứng”. Các nội dung cần chú ý gồm: tiêu chuẩn vệ sinh chung cho khăn, áo choàng, dụng cụ và khu vực làm việc; quản lý hóa chất uốn – duỗi – nhuộm an toàn; và các biện pháp phòng tránh lây nhiễm bệnh qua da đầu, da và dụng cụ làm tóc.
Tiêu chuẩn vệ sinh chung: khăn, áo choàng, dụng cụ cắt gội, khu vực làm việc
Khăn và áo choàng là những vật dụng tiếp xúc trực tiếp với da đầu, da cổ, vai và quần áo khách hàng, nên phải được quản lý như “đồ dùng cá nhân”, tuyệt đối không dùng bừa bãi. Nguyên tắc cơ bản:
Khăn, áo choàng đã sử dụng cho một khách phải tách riêng, không dùng lại cho khách khác khi chưa giặt.
Cuối ngày (hoặc sau mỗi lượt khách nếu salon ít khăn), đem giặt bằng xà phòng, xả sạch, phơi nơi thoáng, có nắng hoặc sấy khô, tránh ẩm mốc, mùi hôi.
Có kệ, tủ riêng: một bên khăn sạch, một bên khăn bẩn, tránh để lẫn lộn.
Về dụng cụ cắt gội như kéo, tông đơ, dao lam, lược, kẹp tóc… cần có quy trình vệ sinh và khử trùng rõ ràng:
Sau mỗi lượt khách: loại bỏ tóc dính trên dụng cụ, lau sạch, xịt dung dịch sát khuẩn hoặc ngâm cồn y tế/ dung dịch chuyên dụng, để khô tự nhiên.
Dao lam nên dùng lưỡi mới cho từng khách, lưỡi đã dùng phải bỏ vào hộp đựng rác sắc nhọn, không dùng lại.
Tông đơ, máy cắt nên vệ sinh lưỡi, tra dầu định kỳ để hoạt động êm, không gây trầy xước da đầu.
Khu vực làm việc (ghế cắt, ghế gội, bồn gội, mặt bàn, tay vịn…) cần được lau sạch bề mặt sau mỗi khách bằng khăn ẩm sạch hoặc khăn có dung dịch tẩy rửa nhẹ. Cuối ngày, salon nên:
Quét dọn, hút bụi, thu gom tóc rơi;
Lau sàn bằng nước lau sàn, đặc biệt khu vực bồn gội dễ trơn trượt;
Kiểm tra nhà vệ sinh, khu vực pha màu, nơi để khăn – áo choàng, đảm bảo khô ráo, thoáng mát.
Một không gian gọn gàng, sạch, không mùi khó chịu chính là “cam kết vô hình” về chất lượng dịch vụ với khách hàng.
Quản lý và sử dụng hóa chất uốn, duỗi, nhuộm tóc an toàn
Hóa chất uốn, duỗi, nhuộm là “vũ khí” tạo nên vẻ đẹp mái tóc nhưng nếu dùng sai cách sẽ trở thành nguy cơ gây kích ứng, hư tổn tóc, tổn thương da đầu cho khách và cả nhân viên. Vì vậy, salon cần xây dựng nguyên tắc:
Chỉ sử dụng sản phẩm có nguồn gốc, nhãn mác rõ ràng, còn hạn sử dụng, có thông tin nhà sản xuất, thành phần, hướng dẫn sử dụng bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh dễ hiểu.
Tuyệt đối tránh dùng sản phẩm trôi nổi, chiết nhỏ không rõ nguồn gốc, không có nhãn gốc.
Trước khi dùng sản phẩm mới, nhân viên phải đọc kỹ hướng dẫn sử dụng: thời gian ủ, tỉ lệ pha, đối tượng khuyến cáo không sử dụng…
Khi thực hiện dịch vụ uốn – duỗi – nhuộm:
Nên thử phản ứng trên một lọn tóc nhỏ hoặc một vùng da đầu nhỏ nếu khách có tiền sử da nhạy cảm, dễ dị ứng.
Giải thích cho khách về cảm giác có thể gặp (hơi nóng, hơi châm chích nhẹ) và khuyến cáo khách báo ngay nếu thấy rát, nóng bất thường, ngứa dữ dội.
Nhân viên cần đeo găng tay khi tiếp xúc trực tiếp với thuốc, hạn chế chạm tay không vào da, mắt, miệng.
Về bảo quản:
Đặt hóa chất ở khu vực riêng, tránh ánh nắng trực tiếp, tránh nhiệt độ cao, tránh để gần bếp hoặc nguồn lửa.
Để xa tầm tay trẻ em, khách hàng; không đựng hóa chất trong chai lọ nước uống, ly nhựa… dễ gây nhầm lẫn.
Ghi rõ tên sản phẩm, ngày mở nắp, tránh sử dụng khi đã thay đổi màu, mùi bất thường.
Với khách có da đầu nhạy cảm, đang có vết thương, bệnh da liễu, nên tư vấn thận trọng: có thể trì hoãn nhuộm/uốn, hoặc chọn phương án an toàn hơn, thay vì cố làm cho bằng được để rồi xảy ra sự cố.
Phòng tránh lây nhiễm bệnh qua da đầu, da, dụng cụ làm tóc
Salon tóc là nơi nhiều người sử dụng chung một không gian, nhiều dụng cụ tiếp xúc sát da đầu, da mặt, da cổ… nên nguy cơ lây nhiễm bệnh ngoài da, nấm, viêm da, chấy, ghẻ… là có thật nếu không quản lý tốt. Để phòng tránh:
Không dùng chung dao lam, lược, tông đơ, kẹp tóc cho khách này sang khách khác khi chưa vệ sinh và khử trùng.
Khi phát hiện khách có dấu hiệu bệnh da liễu rõ ràng (mụn nước, vết loét, da bong tróc nhiều, chảy dịch…), nên trao đổi nhẹ nhàng, khuyến cáo khách nên đi khám da liễu trước, hạn chế các dịch vụ có nguy cơ làm nặng thêm hoặc lây lan.
Khi vô tình gây xước da đầu, da cổ (do dao lam, kéo), cần dừng thao tác, vệ sinh vùng da đó bằng dung dịch sát khuẩn phù hợp, sử dụng băng hoặc gạc sạch nếu cần, và thay dao kéo/ dụng cụ trước khi tiếp tục.
Nhân viên nên đeo găng tay khi tiếp xúc với hóa chất, tóc ướt, vùng da có dấu hiệu bất thường, tránh để hóa chất và vi khuẩn bám lên da tay.
Quan trọng nhất, chủ salon cần xây dựng thói quen quan sát, nhắc nhở và kiểm tra lẫn nhau trong đội ngũ, không xem nhẹ các quy trình vệ sinh. Làm tốt an toàn vệ sinh, hóa chất và dụng cụ không chỉ giúp tuân thủ quy định, mà còn là cách bảo vệ sức khỏe, uy tín và thương hiệu salon tóc trong dài hạn.
Tham khảo thêm : Thủ tục tạm ngừng kinh doanh salon tóc, gội đầu đúng quy trình cho chủ tiệm
Điều kiện về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và tiếng ồn
Hoạt động salon tóc, gội đầu không chỉ liên quan đến dịch vụ làm đẹp mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về an toàn lao động, cháy nổ và ảnh hưởng môi trường xung quanh. Việc đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn, phòng cháy chữa cháy (PCCC) và kiểm soát tiếng ồn, mùi hóa chất là bắt buộc để bảo vệ cả nhân viên lẫn khách hàng, đồng thời tránh vi phạm pháp luật. Áp dụng đúng các quy định giúp salon vận hành an toàn, chuyên nghiệp và tạo trải nghiệm thoải mái cho khách.
An toàn điện, an toàn khi sử dụng máy sấy, máy uốn, thiết bị nhiệt
Salon tóc, gội đầu sử dụng nhiều thiết bị điện như máy sấy, máy uốn, máy ép tóc và các thiết bị nhiệt khác, nên nguy cơ chập điện, bỏng hoặc tai nạn lao động là khá cao nếu không tuân thủ quy định an toàn. Một số lưu ý quan trọng:
Kiểm tra dây dẫn và ổ cắm định kỳ, đảm bảo không bị hở, đứt hoặc quá tải.
Không để nước bắn vào ổ điện hoặc thiết bị đang cắm điện.
Tắt thiết bị khi không sử dụng để giảm nguy cơ cháy nổ.
Bố trí cầu dao, aptomat phù hợp để dễ dàng ngắt điện khi cần.
Thực hiện đầy đủ các biện pháp trên giúp hạn chế tai nạn lao động, bảo vệ thiết bị và an toàn khách hàng, đồng thời tuân thủ các quy định an toàn lao động hiện hành.
Yêu cầu về phòng cháy chữa cháy đối với salon tóc, gội đầu
Phòng cháy chữa cháy là yếu tố bắt buộc, đặc biệt khi salon sử dụng nhiều thiết bị điện và các hóa chất nhuộm, tẩy, uốn tóc. Một số yêu cầu cần lưu ý:
Bình chữa cháy: đặt ở vị trí dễ thấy, dễ lấy, kiểm tra định kỳ.
Lối thoát hiểm: luôn thông thoáng, không bị nội thất che chắn; có biển hướng dẫn rõ ràng.
Ngắt nguồn điện khi đóng cửa, đặc biệt đối với các thiết bị nhiệt, để tránh nguy cơ chập cháy.
Kiểm tra định kỳ hệ thống điện và thiết bị PCCC, đảm bảo luôn trong trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Tuân thủ các quy định PCCC không chỉ bảo vệ salon trước nguy cơ cháy nổ mà còn là yếu tố cần thiết khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc cấp giấy phép hoạt động.
Kiểm soát tiếng ồn, mùi hóa chất và tạo môi trường thoải mái cho khách
Một salon chuyên nghiệp cần tạo môi trường thoải mái, dễ chịu cho khách hàng:
Không bật nhạc quá to, giữ âm lượng vừa phải để khách thư giãn.
Sử dụng quạt, thông gió hoặc mở cửa sổ để giảm tiếng ồn và thoát mùi hóa chất.
Xịt khử mùi hoặc dùng tinh dầu để tạo không gian thơm mát, dễ chịu.
Dọn dẹp, giữ vệ sinh sạch sẽ và thoáng mát, đảm bảo khách hàng cảm thấy an toàn và thoải mái khi trải nghiệm dịch vụ.
Việc kiểm soát tiếng ồn, mùi hóa chất và duy trì môi trường sạch, thoáng không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn góp phần tuân thủ các quy định về môi trường và an toàn cho khách hàng.
Điều kiện về chủ thể, tay nghề, chứng chỉ nghề của người làm tóc
Để salon tóc, gội đầu hoạt động chuyên nghiệp và đảm bảo uy tín, chủ thể và nhân sự trực tiếp làm tóc cần đáp ứng một số tiêu chuẩn về tay nghề, chứng chỉ nghề và thái độ phục vụ. Đây không chỉ là yêu cầu về pháp lý và chất lượng dịch vụ, mà còn là nền tảng xây dựng niềm tin với khách hàng, hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh. Việc chú trọng đào tạo, chứng chỉ và thái độ phục vụ giúp salon nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu khiếu nại và tăng tỷ lệ khách hàng trung thành.
Nhân sự trong salon thường được chia thành thợ chính (thực hiện các kỹ thuật chuyên sâu) và thợ phụ hoặc nhân viên hỗ trợ. Chủ salon hoặc thợ chính nên có chứng chỉ nghề cắt tóc, uốn, nhuộm từ cơ sở đào tạo uy tín, kết hợp với kinh nghiệm thực hành để đảm bảo thao tác chính xác và an toàn cho khách. Ngoài kỹ năng chuyên môn, ý thức học hỏi các xu hướng mới và cập nhật kỹ thuật là yếu tố quan trọng giúp salon cạnh tranh trong thị trường dịch vụ làm đẹp đầy biến đổi. Đồng thời, người làm tóc cần có trách nhiệm với khách hàng, từ việc tuân thủ an toàn hóa chất, vệ sinh dụng cụ đến tư vấn dịch vụ phù hợp với từng khách.
Văn hóa phục vụ, giao tiếp và xử lý khiếu nại của khách hàng
Ngoài tay nghề, văn hóa phục vụ và kỹ năng giao tiếp là yếu tố quyết định trải nghiệm khách hàng. Nhân viên salon cần thái độ lịch sự, niềm nở, lắng nghe nhu cầu khách hàng và tư vấn chân thật, không ép mua dịch vụ hay sản phẩm không cần thiết. Việc ghi nhận phản hồi từ khách hàng định kỳ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, điều chỉnh kỹ thuật và nâng cao sự hài lòng.
Trong trường hợp xảy ra sự cố như tóc hư tổn, da đầu kích ứng, nhân viên cần xử lý chuyên nghiệp, bình tĩnh và thỏa đáng, đề xuất các phương án khắc phục hoặc chăm sóc bổ sung. Văn hóa phục vụ tốt không chỉ giúp giảm khiếu nại mà còn tăng độ tin cậy, hình thành thương hiệu salon uy tín và lâu dài.
Trách nhiệm bồi thường khi gây thiệt hại cho khách hàng
Salon có trách nhiệm bồi thường khi lỗi phát sinh từ kỹ thuật hoặc dịch vụ của nhân viên. Phương án bồi thường thường gồm chăm sóc lại, hoàn tiền hoặc hỗ trợ chi phí điều trị nếu khách gặp vấn đề về tóc hoặc da đầu. Tất cả sự vụ nên lưu hồ sơ chi tiết, ghi nhận nguyên nhân, cách xử lý và rút kinh nghiệm để giảm nguy cơ tái diễn. Việc thực hiện trách nhiệm bồi thường minh bạch giúp salon giữ được uy tín, xây dựng lòng tin và tạo sự an tâm cho khách hàng.
Nghĩa vụ thuế, hóa đơn và một số lưu ý khi vận hành salon tóc, gội đầu
Khi vận hành salon tóc, gội đầu, việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, quản lý hóa đơn và sổ sách là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Chủ salon cần nắm rõ các loại thuế phải nộp, cách ghi chép doanh thu, quản lý chi phí, đồng thời lưu ý những quy định về an toàn, vệ sinh và trật tự kinh doanh.
Nghĩa vụ đăng ký thuế, kê khai và nộp thuế với mô hình salon tóc
Tùy theo mô hình kinh doanh, hộ hoặc công ty cần thực hiện các nghĩa vụ thuế phù hợp:
Đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế địa phương để được cấp giấy phép hoạt động.
Lệ phí môn bài, được nộp hằng năm theo mức vốn hoặc doanh thu.
Thuế khoán áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ, đơn giản hóa việc kê khai và nộp thuế.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) áp dụng cho công ty salon.
Chủ salon cần theo dõi doanh thu hàng ngày để kê khai đúng mức, tránh bị phạt hoặc truy thu.
Hóa đơn, sổ sách và quản lý doanh thu – chi phí trong salon
Việc quản lý sổ sách và hóa đơn giúp salon minh bạch tài chính và dễ dàng kiểm tra. Chủ salon nên:
Ghi chép doanh thu hằng ngày, gồm phiếu dịch vụ và hóa đơn nếu khách yêu cầu.
Theo dõi chi phí vận hành, như tiền thuê nhà, điện nước, lương nhân viên, chi phí nhập hàng và vật tư tiêu hao.
Sử dụng hóa đơn hợp pháp để chứng minh thu nhập và kê khai thuế.
Hệ thống ghi chép khoa học giúp chủ salon nắm rõ tình hình kinh doanh và chuẩn bị báo cáo tài chính khi cần.
Một số sai sót thường gặp khi mở salon tóc, gội đầu và cách tránh
Các lỗi phổ biến mà chủ salon nên lưu ý:
Không đăng ký kinh doanh dẫn đến vi phạm pháp luật.
Mặt bằng không đủ điều kiện về diện tích, thoát hiểm, phòng cháy chữa cháy.
Sử dụng hóa chất trôi nổi hoặc không rõ nguồn gốc, gây nguy hại cho khách hàng.
Bỏ qua vệ sinh và an toàn, ảnh hưởng sức khỏe và uy tín.
Vi phạm trật tự đô thị như để biển hiệu, vật dụng ra vỉa hè.
Để tránh các rủi ro này, chủ salon cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ, kiểm tra mặt bằng, lựa chọn nguyên liệu chất lượng, duy trì vệ sinh và tuân thủ các quy định về trật tự công cộng.
Lộ trình chuẩn bị mở salon tóc, gội đầu theo đúng quy định pháp luật
Để mở một salon tóc, gội đầu hoạt động đúng luật – vận hành mượt – hạn chế rủi ro, chủ salon nên có một lộ trình rõ ràng từ lúc nảy ra ý tưởng cho đến ngày khai trương. Thay vì “thích thì mở”, làm hồ sơ cho có rồi vừa làm vừa sửa, bạn nên xem đây là một dự án kinh doanh bài bản: có bước nghiên cứu, có bước pháp lý, có bước chuẩn bị cơ sở vật chất, nhân sự và quy trình vận hành.
Về tổng thể, lộ trình thường gồm 2 nhóm việc lớn:
Nhóm 1: Chuẩn bị từ ý tưởng đến khai trương, bao gồm khảo sát thị trường, chọn địa điểm, thiết kế mặt bằng, đăng ký kinh doanh, mua sắm trang thiết bị, tuyển nhân sự, xây dựng quy trình phục vụ.
Nhóm 2: Thiết lập khung pháp lý – kế toán – thuế với sự hỗ trợ của dịch vụ tư vấn (nếu cần), đảm bảo salon không bị “vướng” các lỗi hành chính: đăng ký kinh doanh thiếu, mã ngành sai, không kê khai thuế, không lập sổ sách, không nắm nghĩa vụ với cơ quan thuế – lao động.
Nếu được triển khai theo thứ tự logic, bạn sẽ chủ động về thời gian, chi phí và giảm khả năng phải “chạy theo” các thủ tục pháp lý sau khi đã trót đầu tư mặt bằng, thiết bị. Dưới đây là hai nhóm nội dung quan trọng trong lộ trình.
Các bước chuẩn bị từ ý tưởng đến khai trương
(Khảo sát thị trường; chọn địa điểm; thiết kế mặt bằng; lập hồ sơ đăng ký kinh doanh; mua sắm trang thiết bị; tuyển nhân sự; xây dựng quy trình phục vụ).
Từ ý tưởng đến ngày mở cửa, chủ salon nên đi lần lượt các bước sau:
Khảo sát thị trường: xác định phân khúc (bình dân, tầm trung, cao cấp), nhóm khách hàng mục tiêu (học sinh – sinh viên, dân văn phòng, gia đình…), mức giá, đối thủ xung quanh, xu hướng kiểu tóc, dịch vụ kèm theo (spa tóc, chăm sóc da đầu…).
Chọn địa điểm: ưu tiên vị trí dễ tìm, có chỗ để xe, mặt tiền thoáng. Kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, thời hạn, điều kiện gia hạn, điều kiện sửa chữa – cải tạo.
Thiết kế mặt bằng: phân khu rõ khu chờ, khu cắt, khu gội, khu pha thuốc; bố trí điện – nước – thoát nước, ánh sáng, điều hòa, đảm bảo an toàn và công năng.
Lập hồ sơ đăng ký kinh doanh: lựa chọn hộ kinh doanh hay công ty, chuẩn bị hồ sơ theo quy định, đăng ký đúng ngành nghề (dịch vụ làm tóc, làm đẹp, bán mỹ phẩm…).
Mua sắm trang thiết bị: ghế cắt, ghế gội, gương, máy sấy, máy uốn – duỗi, tủ hóa chất, khăn, áo choàng, đồ nội thất. Ưu tiên thiết bị bền, an toàn, dễ vệ sinh.
Tuyển nhân sự: thợ chính, thợ phụ, lễ tân; thống nhất lương, thưởng, hoa hồng, nội quy làm việc.
Xây dựng quy trình phục vụ: đón tiếp – tư vấn – thực hiện dịch vụ – chăm sóc sau dịch vụ; quy trình vệ sinh dụng cụ, sàn, khăn, áo choàng; quy trình xử lý khiếu nại.
Gợi ý sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý, kế toán cho chủ salon mới
(Tư vấn loại hình kinh doanh, mã ngành; hướng dẫn hồ sơ đăng ký; thiết lập sổ sách thuế; tránh bị xử phạt do thiếu hiểu biết pháp luật).
Với chủ salon mới, đặc biệt là người lần đầu khởi nghiệp, việc tự tìm hiểu toàn bộ quy định về đăng ký kinh doanh, mã ngành, thuế, hóa đơn, lao động… là rất mất thời gian và dễ sai. Đây là lý do nên cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý và kế toán ngay từ giai đoạn chuẩn bị.
Một đơn vị tư vấn uy tín có thể giúp bạn:
Tư vấn lựa chọn loại hình kinh doanh (hộ kinh doanh hay công ty) phù hợp quy mô vốn, kế hoạch mở rộng, mức độ rủi ro và mục tiêu lâu dài.
Hướng dẫn đăng ký đúng mã ngành: dịch vụ làm tóc, chăm sóc sắc đẹp, spa, bán lẻ mỹ phẩm… để sau này không phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.
Soạn thảo, rà soát hồ sơ đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê mặt bằng, nội quy – hợp đồng lao động, hạn chế rủi ro tranh chấp.
Thiết lập ban đầu sổ sách kế toán – thuế, hướng dẫn kê khai thuế, lệ phí môn bài, đăng ký hóa đơn điện tử, chữ ký số, giúp salon “vào guồng” tuân thủ pháp luật ngay từ tháng đầu.
Chi phí thuê dịch vụ thường thấp hơn nhiều so với tiền phạt, chi phí sửa sai, và quan trọng nhất là giúp bạn dành thời gian cho việc xây dựng tay nghề, thương hiệu và tệp khách hàng, thay vì phải loay hoay với thủ tục hành chính, thuế – kế toán.
Điều kiện mở salon tóc, gội đầu theo quy định pháp luật hiện hành tuy nghe có vẻ “khô khan” nhưng thực chất lại là tấm lưới an toàn bảo vệ chính chủ kinh doanh và khách hàng. Khi hiểu và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về đăng ký kinh doanh, cơ sở vật chất, vệ sinh, an toàn lao động và nghĩa vụ thuế, bạn sẽ yên tâm hơn khi đầu tư trang thiết bị, đào tạo nhân sự và xây dựng thương hiệu lâu dài. Ngược lại, nếu chỉ chăm chăm vào decor đẹp, chạy quảng cáo rầm rộ mà bỏ qua nền tảng pháp lý, salon rất dễ bị kiểm tra, xử phạt, thậm chí buộc phải tạm ngừng hoạt động để khắc phục. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu còn giúp bạn dễ dàng mở rộng quy mô, chuyển đổi lên doanh nghiệp hoặc phát triển thành chuỗi mà không phải “làm lại từ đầu” về giấy tờ. Hy vọng với những chia sẻ trong bài viết, bạn sẽ có đủ thông tin để lên kế hoạch mở salon tóc, gội đầu vừa đẹp, vừa chuẩn luật, vừa mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng.
