Gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài đúng quy định là việc doanh nghiệp/cá nhân chủ động làm hồ sơ trước khi thẻ hết hạn để không gián đoạn cư trú và công việc. Thực tế, nhiều người gọi “gia hạn thẻ”, nhưng đa số trường hợp là thủ tục cấp lại thẻ tạm trú khi sắp hết hạn, vì thẻ tạm trú không kéo dài thời gian trên thẻ cũ. Việc làm đúng ngay từ đầu giúp tránh rủi ro bị phạt do quá hạn tạm trú, bị yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc phải chuyển hướng sang gia hạn tạm trú/visa trong tình huống gấp. Hồ sơ thường vướng ở 3 điểm: chọn sai diện cư trú, dùng sai mẫu NA6/NA7/NA8, hoặc thông tin tờ khai không khớp hộ chiếu. Với doanh nghiệp bảo lãnh, công văn/giấy tờ pháp nhân và thẩm quyền ký đóng dấu là “điểm rơi” hay bị trả nhất. Theo thủ tục hành chính công bố, thời gian giải quyết cấp thẻ tạm trú là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Bài viết này cung cấp checklist giấy tờ, quy trình nộp, thời gian–lệ phí và cách xử lý các tình huống như đổi hộ chiếu, đổi nơi làm việc, thay địa chỉ. Nếu mục tiêu của bạn là nộp một lần đạt, hãy bắt đầu bằng việc rà soát hạn hộ chiếu, hạn thẻ hiện tại và giấy tờ theo diện đang còn hiệu lực.
Hiểu đúng “gia hạn thẻ tạm trú”: khi nào là cấp lại thẻ, khi nào phải gia hạn tạm trú/visa?
Gia hạn thẻ tạm trú (TRC – Temporary Residence Card) là quá trình kéo dài thời hạn lưu trú hợp pháp cho người nước ngoài tại Việt Nam. Nhiều người nhầm tưởng có thể gia hạn trực tiếp trên thẻ cũ, nhưng thực tế TRC không thể gia hạn trên thẻ hiện có, mà phải làm thủ tục cấp lại thẻ mới. Gia hạn TRC khác với cấp visa hay gia hạn tạm trú (visa dài hạn): TRC gắn trực tiếp với doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh, cho phép cư trú dài hạn và ra/vào Việt Nam nhiều lần.
Trong thực tế, có 3 trường hợp phổ biến cần gia hạn hoặc cấp lại TRC:
Sắp hết hạn: thẻ còn hiệu lực nhưng dưới 30–45 ngày. Hồ sơ cần chuẩn bị để tránh gián đoạn lưu trú.
Hết hạn: thẻ đã hết hiệu lực nhưng các giấy tờ nền (hộ chiếu, visa, bảo lãnh) vẫn hợp lệ. Thủ tục cấp lại cần kèm hồ sơ giải trình.
Mất/hỏng/đổi hộ chiếu: thẻ TRC hiện tại không thể dùng, cần nộp hồ sơ cấp lại hoặc đổi thẻ mới.
Trong một số trường hợp, nếu giấy tờ nền hết hạn hoặc diện cư trú thay đổi, cần chuyển hướng sang thủ tục gia hạn tạm trú hoặc cấp visa mới như phương án dự phòng, đảm bảo người nước ngoài luôn ở lại Việt Nam hợp pháp, tránh rủi ro pháp lý và gián đoạn công việc hoặc dự án.
Thẻ tạm trú là gì? Vì sao không “gia hạn trên thẻ cũ” như nhiều người vẫn nghĩ
TRC là giấy phép lưu trú dài hạn cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp từ 1–3 năm tại Việt Nam, tùy diện và mục đích. Thẻ này không thể gia hạn trên thẻ cũ mà phải làm thủ tục cấp lại thẻ mới. Sự nhầm lẫn phổ biến này dẫn đến nhiều hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. TRC khác với visa ngắn hạn ở chỗ gắn trực tiếp với doanh nghiệp/cá nhân bảo lãnh và cho phép ra/vào Việt Nam nhiều lần, giúp người nước ngoài ổn định công việc, dự án và sinh sống lâu dài.
3 trường hợp phổ biến: sắp hết hạn – hết hạn – mất/hỏng/đổi hộ chiếu (cách xử lý đúng)
Sắp hết hạn: chuẩn bị hồ sơ cấp lại thẻ trước 30–45 ngày.
Hết hạn: nộp hồ sơ cấp lại kèm tờ trình giải trình, chứng minh giấy tờ nền hợp pháp.
Mất/hỏng/đổi hộ chiếu: nộp hồ sơ cấp lại thẻ mới, kèm chứng minh thẻ cũ và hộ chiếu thay thế.
Mỗi trường hợp yêu cầu thủ tục và hồ sơ khác nhau nhưng đều phải tuân thủ nguyên tắc cấp lại thẻ mới, không gia hạn trực tiếp trên thẻ cũ.
Khi nào cần chuyển hướng sang thủ tục gia hạn tạm trú/ cấp thị thực mới (phương án dự phòng)
Nếu giấy tờ nền như hộ chiếu, visa, giấy phép lao động/đầu tư hoặc bảo lãnh hết hiệu lực, TRC không thể cấp lại. Trong trường hợp này, cần thực hiện thủ tục gia hạn tạm trú hoặc cấp visa mới để duy trì quyền cư trú hợp pháp. Phương án dự phòng này đảm bảo người nước ngoài không bị gián đoạn công việc, dự án hoặc sinh hoạt, đồng thời tuân thủ pháp luật Việt Nam.
Điều kiện gia hạn/cấp lại thẻ tạm trú đúng quy định: kiểm tra trước khi nộp
Gia hạn hoặc cấp lại TRC yêu cầu kiểm tra hộ chiếu, tình trạng cư trú, giấy tờ nền theo diện và bảo lãnh. Chuẩn bị trước giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh, giảm rủi ro bị trả lại.
Điều kiện về hộ chiếu, tình trạng cư trú hiện tại và mốc thời gian nên nộp
Hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 12 tháng và thông tin cá nhân khớp với TRC hiện tại. Người nước ngoài nên nộp hồ sơ trước khi thẻ còn 30–45 ngày để đảm bảo tiếp nhận và xử lý kịp thời. Kiểm tra mốc thời gian và tình trạng cư trú giúp tránh gián đoạn lưu trú và rủi ro quá hạn.
Điều kiện theo diện cư trú: lao động – đầu tư – thăm thân… giấy tờ phải còn hiệu lực
Hồ sơ theo diện phải còn hiệu lực:
Lao động: giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn.
Đầu tư: giấy phép đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, chứng minh vai trò nhà đầu tư.
Thăm thân: giấy tờ chứng minh quan hệ hợp pháp, dịch thuật/công chứng nếu cần.
Chuẩn bị hồ sơ hợp lệ giúp cơ quan xuất nhập cảnh cấp lại TRC nhanh chóng.
Điều kiện về bên bảo lãnh: tổ chức/cá nhân mời bảo lãnh và nguyên tắc nộp đúng tuyến
Bên bảo lãnh phải là doanh nghiệp hoặc cá nhân hợp pháp, chịu trách nhiệm ký và đóng dấu hồ sơ. Hồ sơ phải nộp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đúng thẩm quyền (công an cấp tỉnh nơi cư trú hoặc Cục QLXNC trong trường hợp đặc thù). Chuẩn hóa hồ sơ và ủy quyền hợp pháp giúp tiếp nhận thuận lợi, giảm rủi ro bị trả lại.
Hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú (cấp lại khi sắp hết hạn): bộ giấy tờ “cốt lõi”
Hồ sơ gồm mẫu biểu chuẩn, giấy tờ cá nhân và giấy tờ theo diện. Chuẩn bị đầy đủ giúp hồ sơ được xét duyệt 1 lần đạt.
Mẫu biểu bắt buộc NA6/NA7/NA8: dùng đúng mẫu để tránh bị trả hồ sơ
NA6: bảo lãnh doanh nghiệp cho diện lao động/đầu tư.
NA7: bảo lãnh cá nhân diện thăm thân.
NA8: tờ khai đề nghị cấp lại/gia hạn TRC, dán ảnh 2×3.
Dùng đúng mẫu, ký và đóng dấu đầy đủ giúp hồ sơ tiếp nhận nhanh, giảm rủi ro trả lại.
Hồ sơ cá nhân người nước ngoài: hộ chiếu, ảnh 2×3, thẻ cũ, thông tin tạm trú
Người nước ngoài cần chuẩn bị:
Hộ chiếu còn hạn ít nhất 12 tháng.
2 ảnh 2×3 nền trắng.
Thẻ TRC cũ (nếu còn).
Thông tin tạm trú hiện tại, địa chỉ cư trú hợp pháp.
Rà soát hồ sơ cá nhân giúp tiếp nhận liền mạch, tránh trả lại do thiếu thông tin.
Giấy tờ chứng minh theo diện cư trú: liệt kê theo từng nhóm (lao động/đầu tư/thăm thân)
Lao động: giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm.
Đầu tư: giấy phép đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, chứng minh vai trò nhà đầu tư.
Thăm thân: giấy tờ chứng minh quan hệ hợp pháp (kết hôn, khai sinh), dịch thuật và công chứng nếu cần.
Chuẩn bị hồ sơ theo diện đầy đủ giúp hồ sơ gia hạn TRC được duyệt nhanh, giảm rủi ro gián đoạn quyền lợi và cư trú.
Hồ sơ bên bảo lãnh: doanh nghiệp bảo lãnh vs cá nhân bảo lãnh
Hồ sơ bên bảo lãnh là yếu tố quan trọng quyết định việc hồ sơ thẻ tạm trú của người nước ngoài được tiếp nhận hay không. Tùy thuộc vào đối tượng bảo lãnh là doanh nghiệp hay cá nhân, hồ sơ cần được chuẩn hóa, kiểm tra chéo thông tin và tránh sai sót về thẩm quyền ký, con dấu hay dữ liệu pháp lý.
Doanh nghiệp bảo lãnh: hồ sơ pháp nhân + văn bản đề nghị (NA6) và “bẫy” sai người ký
Hồ sơ doanh nghiệp bảo lãnh bao gồm:
Giấy phép kinh doanh còn hiệu lực để chứng minh tư cách pháp nhân.
Văn bản đề nghị cấp thẻ NA6, ghi rõ thông tin người nước ngoài, diện xin thẻ, chức danh, thời hạn lưu trú và mục đích.
Chữ ký và con dấu của người đại diện pháp luật.
“Bẫy” thường gặp là chữ ký của người không đúng thẩm quyền hoặc con dấu không trùng khớp hồ sơ pháp lý. Sai lệch này có thể khiến hồ sơ bị trả lại ngay từ lần đầu nộp. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa biểu mẫu, kiểm tra thẩm quyền ký trước khi nộp nhiều hồ sơ cùng lúc.
Cá nhân bảo lãnh: văn bản NA7, giấy tờ nhân thân và chứng minh quan hệ (nếu thăm thân)
Cá nhân bảo lãnh, thường áp dụng cho diện thăm thân, cần chuẩn bị:
Văn bản NA7 ghi rõ thông tin người nước ngoài được bảo lãnh, thời hạn, mục đích lưu trú và chữ ký cá nhân.
Giấy tờ nhân thân: CMND/hộ chiếu, giấy đăng ký cư trú.
Chứng minh quan hệ với người nước ngoài (kết hôn, khai sinh, bố/mẹ) nếu diện thăm thân.
Kiểm tra thông tin đồng bộ giữa các giấy tờ và chuẩn hóa biểu mẫu giúp hồ sơ dễ được tiếp nhận.
Ủy quyền nộp hồ sơ: giấy giới thiệu/ủy quyền, bản sao giấy tờ người nộp
Khi người bảo lãnh không trực tiếp nộp hồ sơ, cần giấy giới thiệu hoặc ủy quyền ghi rõ phạm vi nộp hồ sơ và người nhận hồ sơ. Kèm theo là bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu. Chuẩn hóa giấy ủy quyền và kiểm tra đầy đủ thông tin giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, đặc biệt khi nộp theo lô nhiều hồ sơ.
Quy trình gia hạn/cấp lại thẻ tạm trú: 6 bước “nộp 1 lần đạt”
Quy trình gia hạn hoặc cấp lại thẻ tạm trú được chia thành 6 bước: rà soát diện cư trú, soạn hồ sơ, ký – đóng dấu, nộp hồ sơ, nhận phiếu hẹn, bổ sung hồ sơ (nếu có), và nhận kết quả. Chuẩn hóa từng bước giúp hồ sơ được duyệt nhanh, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Bước 1: Rà soát diện cư trú và lập checklist theo tình huống (hết hạn/sắp hết hạn/đổi hộ chiếu)
Trước khi soạn hồ sơ, rà soát:
Diện cư trú hiện tại: lao động, đầu tư, thăm thân hoặc miễn giấy phép.
Thẻ tạm trú đã hết hạn, sắp hết hạn hoặc cần đổi hộ chiếu.
Hạn hiệu lực các giấy tờ nền: hộ chiếu, work permit, công văn bảo lãnh.
Lập checklist chi tiết cho từng tình huống giúp soát lỗi và chuẩn hóa hồ sơ trước khi nộp, giảm rủi ro bổ sung.
Bước 2: Soạn hồ sơ – ký đóng dấu – sắp xếp đúng thứ tự kiểm tra
Soạn hồ sơ theo checklist chuẩn: biểu mẫu NA6/NA7/NA8, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, giấy tờ bảo lãnh, giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân hoặc góp vốn. Ký, đóng dấu và sắp xếp hồ sơ đúng thứ tự để cơ quan tiếp nhận dễ kiểm tra. Kiểm tra thông tin đồng bộ giữa hồ sơ cá nhân và bảo lãnh giúp tăng tỷ lệ tiếp nhận hồ sơ ngay lần đầu.
Bước 3–6: Nộp hồ sơ – nhận phiếu hẹn – bổ sung (nếu có) – nhận kết quả
Nộp hồ sơ: trực tiếp, trực tuyến hoặc bưu chính công ích.
Nhận phiếu hẹn và biên nhận.
Bổ sung hồ sơ nếu cơ quan yêu cầu, đảm bảo tiến độ.
Nhận kết quả: kiểm tra thông tin cá nhân, diện, thời hạn và nơi cư trú.
Lưu hồ sơ bản cứng và bản scan để tiện gia hạn hoặc cấp lại trong tương lai.
Nơi nộp hồ sơ và cách nộp: nộp ở đâu để không đi sai tuyến?
Việc chọn đúng nơi nộp hồ sơ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh và tránh mất thời gian di chuyển hoặc trả hồ sơ do sai tuyến.
Nộp tại Cơ quan QLXNC Công an cấp tỉnh theo nơi đặt trụ sở/cư trú của bên bảo lãnh
Doanh nghiệp bảo lãnh: nộp tại Công an tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Cá nhân bảo lãnh: nộp tại cơ quan quản lý khu vực cư trú của cá nhân.
Sai thẩm quyền nộp là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả.
Nộp tại Cục QLXNC (Bộ Công an) và lựa chọn kênh trực tuyến/bưu chính
Cục QLXNC: nhận hồ sơ đặc thù hoặc khi người nộp không thuộc tuyến tỉnh.
Hỗ trợ trực tuyến: tải hồ sơ, thanh toán phí và gửi hộ chiếu qua bưu chính công ích.
Lưu ý theo dõi phản hồi để bổ sung hồ sơ kịp thời.
Mẹo chuẩn hóa bản scan/PDF và bộ hồ sơ “đi nộp” để cán bộ dễ kiểm tra
Chuẩn hóa bản scan/PDF: tên file rõ ràng, đánh số theo checklist.
Sắp xếp hồ sơ bản cứng theo thứ tự: biểu mẫu – giấy tờ cá nhân – giấy tờ bảo lãnh – giấy tờ theo diện.
Giúp cán bộ tiếp nhận hồ sơ nhanh, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xét duyệt.
Thời gian giải quyết – lệ phí – chi phí phát sinh: dự toán minh bạch
Để doanh nghiệp và người nước ngoài lập kế hoạch hợp lý, việc nắm rõ thời gian xử lý, lệ phí và các chi phí phát sinh khi gia hạn hoặc cấp lại thẻ tạm trú là điều cần thiết. Lập dự toán chi tiết giúp kiểm soát ngân sách, tránh chi phí bất ngờ và rút ngắn thời gian chờ xử lý.
Thời gian xử lý công bố: 05 ngày làm việc khi nhận đủ hồ sơ
Theo quy định, hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thường được cơ quan xuất nhập cảnh xử lý trong 05 ngày làm việc. Thời gian này áp dụng khi tất cả giấy tờ cá nhân, giấy phép lao động/giấy xác nhận miễn GPLĐ, hồ sơ doanh nghiệp bảo lãnh và các biểu mẫu đi kèm được chuẩn hóa đầy đủ. Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ sớm, theo dõi tiến trình và chuẩn bị sẵn hồ sơ bổ sung để đảm bảo thẻ được cấp đúng thời gian.
Lệ phí cấp thẻ theo thời hạn: 145 – 155 – 165 USD (tùy mốc năm của thẻ)
Lệ phí cấp thẻ tạm trú dao động theo thời hạn của thẻ: 145 USD cho thẻ 1 năm, 155 USD cho thẻ 2 năm và 165 USD cho thẻ 3 năm (tham khảo mức phổ biến). Hiểu đúng các mức lệ phí giúp doanh nghiệp lập dự toán chính xác và chuẩn bị phương án thanh toán hợp lệ, tránh phát sinh tranh cãi với cơ quan xuất nhập cảnh. Giữ biên lai thanh toán để đối chiếu khi nhận thẻ.
Chi phí phát sinh: dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa (nếu có), ảnh, chuyển phát
Các chi phí phát sinh phổ biến gồm dịch thuật công chứng giấy tờ từ nước ngoài sang tiếng Việt, hợp pháp hóa lãnh sự nếu hồ sơ gốc từ nước ngoài, ảnh thẻ chuẩn, và phí chuyển phát tài liệu. Chuẩn hóa hồ sơ trước khi nộp và lập checklist giúp giảm tối đa chi phí phát sinh, tránh phải bổ sung nhiều lần và rút ngắn thời gian cấp thẻ.
14 lỗi thường gặp khi gia hạn/cấp lại thẻ tạm trú và cách phòng tránh
Các lỗi phổ biến khiến hồ sơ gia hạn hoặc cấp lại thẻ tạm trú bị trả lại thường liên quan đến hình thức hồ sơ, dữ liệu cá nhân hoặc hồ sơ doanh nghiệp bảo lãnh. Nhận biết sớm và khắc phục giúp hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu.
Sai mẫu NA6/NA7/NA8, điền sai thông tin, ảnh không đúng chuẩn
Hồ sơ sử dụng sai mẫu NA6, NA7, NA8, điền thông tin sai hoặc ảnh không đúng chuẩn (kích thước, nền trắng, hình ảnh không rõ) thường bị trả. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ biểu mẫu, đối chiếu dữ liệu giữa hộ chiếu, visa và tờ khai, đồng thời chuẩn hóa ảnh thẻ để hồ sơ hợp lệ ngay từ đầu.
Giấy tờ theo diện hết hạn/không phù hợp (lao động/đầu tư/thăm thân)
Hồ sơ thiếu giấy tờ nền theo diện cấp thẻ hoặc giấy tờ hết hạn sẽ bị cơ quan xuất nhập cảnh từ chối. Doanh nghiệp nên rà soát hạn hiệu lực của hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, giấy góp vốn hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân, chuẩn hóa hồ sơ nền và công chứng/hợp pháp hóa nếu cần.
Hồ sơ bảo lãnh sai thẩm quyền ký, thiếu dấu/chữ ký, thiếu giấy tờ pháp nhân
Hồ sơ bảo lãnh không hợp lệ do sai thẩm quyền ký, thiếu chữ ký, con dấu hoặc giấy tờ pháp nhân là lỗi phổ biến. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hồ sơ bảo lãnh, chuẩn hóa chữ ký, con dấu, giấy giới thiệu và thông tin doanh nghiệp để hồ sơ được tiếp nhận ngay lần đầu, giảm bổ sung và rút ngắn thời gian xử lý.
Tình huống đặc thù khi “gia hạn thẻ”: đổi hộ chiếu, đổi nơi làm việc, đổi địa chỉ, mất/hỏng thẻ
Trong quá trình gia hạn, người nước ngoài có thể gặp các tình huống đặc thù như đổi hộ chiếu, chuyển công ty/chi nhánh, thay đổi địa chỉ cư trú hoặc mất/hỏng thẻ. Doanh nghiệp cần nắm rõ cách xử lý từng tình huống để hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng.
Đổi hộ chiếu: khi nào phải cấp lại thẻ để đồng bộ số hộ chiếu
Nếu người nước ngoài đổi hộ chiếu, thẻ tạm trú gắn với hộ chiếu cũ cần được cập nhật hoặc làm lại để đồng bộ số hộ chiếu. Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ cấp lại thẻ kèm hộ chiếu mới và thông báo cơ quan xuất nhập cảnh, tránh “đứt” thời gian cư trú và vi phạm quy định.
Thay công ty/chi nhánh làm việc: cập nhật bảo lãnh và hồ sơ theo diện
Khi người nước ngoài chuyển sang doanh nghiệp hoặc chi nhánh mới, hồ sơ bảo lãnh phải được cập nhật. Doanh nghiệp mới cần phát hành công văn bảo lãnh, ký hợp pháp và nộp hồ sơ bổ sung theo diện cấp thẻ. Chuẩn hóa hồ sơ nền giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh, tránh hồ sơ bị trả lại.
Mất/hỏng thẻ: nguyên tắc xử lý và bộ giấy tờ cần chuẩn bị để xin cấp lại
Nếu thẻ bị mất hoặc hỏng, doanh nghiệp cần chuẩn bị xác nhận mất/hỏng từ cơ quan công an, hộ chiếu còn hiệu lực, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ và hồ sơ bảo lãnh hợp pháp. Thực hiện theo nguyên tắc ưu tiên hộ chiếu, chuẩn hóa hồ sơ và nộp đầy đủ giúp hồ sơ cấp lại thẻ được xử lý nhanh, hạn chế bổ sung và đảm bảo quyền lợi người nước ngoài.
Checklist 7 ngày trước khi thẻ hết hạn: kế hoạch nộp hồ sơ đúng quy định
Doanh nghiệp cần lập kế hoạch nộp hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú ít nhất 7 ngày trước khi thẻ hết hạn, để đảm bảo quyền cư trú và công việc liên tục cho nhân sự. Checklist 7 ngày giúp rà soát hồ sơ đầy đủ, chuẩn hóa dữ liệu và phân công người nộp đúng thẩm quyền. Việc này giảm tối đa rủi ro hồ sơ bị trả, đảm bảo tiến độ xử lý từ cơ quan quản lý và giúp doanh nghiệp quản lý nhiều nhân sự đồng loạt hiệu quả.
Ngày 1–2: kiểm tra hộ chiếu – thẻ – giấy tờ theo diện – tình trạng cư trú
Trong 1–2 ngày đầu, doanh nghiệp rà soát hộ chiếu còn hiệu lực, thẻ tạm trú hiện tại, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ theo diện, và tình trạng cư trú hiện tại của nhân sự. Kiểm tra thông tin trùng khớp giữa các giấy tờ và hợp đồng lao động để phát hiện thiếu sót. Việc kiểm tra sớm giúp chuẩn bị bổ sung kịp thời, tránh trễ hạn hoặc sai sót khi nộp hồ sơ.
Ngày 3–5: hoàn thiện NA6/NA7/NA8 – ký đóng dấu – chuẩn hóa bản scan
Từ ngày 3–5, doanh nghiệp chuẩn hóa các mẫu hồ sơ NA6, NA7, NA8 theo quy định, ký và đóng dấu hợp pháp. Song song, chuẩn hóa bản scan để lưu trữ và tiện tra cứu. Hồ sơ đầy đủ và đúng mẫu giúp giảm thời gian xử lý, tránh phải nộp bổ sung nhiều lần và đảm bảo quá trình gia hạn thẻ tạm trú diễn ra trơn tru.
Ngày 6–7: nộp hồ sơ – theo dõi bổ sung – chuẩn bị nhận kết quả
Trong 2 ngày cuối, hồ sơ được nộp cho cơ quan thẩm quyền. Doanh nghiệp theo dõi phản hồi, xử lý yêu cầu bổ sung nếu có và chuẩn bị nhận kết quả. Sau khi nhận thẻ mới, rà soát thông tin trên thẻ so với hồ sơ gốc, lưu scan để tiện tra cứu và quản lý cho các lần gia hạn hoặc cấp lại sau này.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài đúng quy định
Phần FAQ giúp doanh nghiệp và nhân sự nắm rõ các mốc thời gian, quy trình và lưu ý quan trọng khi gia hạn thẻ tạm trú. Trả lời FAQ giúp giảm rủi ro hồ sơ bị trả, đảm bảo quyền cư trú liên tục và công việc không bị gián đoạn. Nội dung FAQ tập trung vào thời điểm nộp hồ sơ, xử lý khi thẻ hết hạn và lệ phí – thời gian xử lý hồ sơ.
Nên nộp trước khi hết hạn bao lâu để an toàn kế hoạch cư trú và công việc?
Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ gia hạn thẻ tạm trú ít nhất 30–45 ngày trước khi thẻ hết hạn. Thời gian này đủ để rà soát hồ sơ, bổ sung giấy tờ nếu thiếu, và theo dõi tiến trình xử lý. Nộp đúng mốc giúp tránh tình trạng nhân sự có thẻ hết hạn, quyền cư trú bị gián đoạn và đảm bảo công việc diễn ra liên tục, giảm rủi ro pháp lý.
Nếu thẻ đã hết hạn mới phát hiện thì xử lý thế nào: cấp lại hay gia hạn tạm trú/visa?
Khi thẻ tạm trú đã hết hạn, doanh nghiệp cần xác định diện phù hợp để xử lý: cấp lại thẻ hay gia hạn tạm trú/visa. Hồ sơ gồm thẻ cũ (nếu còn), hộ chiếu còn hạn, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ, công văn bảo lãnh, hợp đồng lao động và xác nhận tạm trú. Doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan quản lý sớm để được hướng dẫn, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp theo quy trình hợp pháp, giảm rủi ro vi phạm pháp luật.
Lệ phí và thời gian công bố là bao lâu, cần chuẩn bị gì để nộp 1 lần đạt?
Lệ phí gia hạn thẻ tạm trú được quy định theo mức hiện hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị thanh toán đầy đủ và giữ biên lai. Thời gian xử lý hồ sơ thường là 05–07 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ; nếu cơ quan yêu cầu bổ sung, thời gian sẽ tính lại từ khi nộp hồ sơ bổ sung. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm thẻ cũ, hộ chiếu, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn GPLĐ, công văn bảo lãnh, hợp đồng lao động, xác nhận tạm trú và bản scan hồ sơ chuẩn hóa. Chuẩn bị đầy đủ giúp nộp 1 lần đạt, rút ngắn thời gian xử lý và tránh trả bổ sung nhiều lần.
Gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài đúng quy định sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi bạn hiểu đúng bản chất là chuẩn bị hồ sơ cấp lại thẻ trước ngày hết hạn và chọn đúng diện cư trú. Bộ hồ sơ “đẹp” luôn có 3 điểm khớp: hộ chiếu – tờ khai NA8 – giấy tờ chứng minh theo diện, kèm bảo lãnh NA6/NA7 rõ ràng và đúng thẩm quyền. Theo thủ tục hành chính, thời gian giải quyết được công bố 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, nên sai một chi tiết nhỏ có thể làm kéo dài tiến độ không đáng có. Hãy ưu tiên rà soát các lỗi hay bị trả như sai mẫu biểu, ảnh sai chuẩn, thiếu dấu/chữ ký hoặc giấy tờ theo diện đã hết hiệu lực. Với trường hợp đổi hộ chiếu hoặc thay nơi làm việc, việc cập nhật hồ sơ kịp thời sẽ giúp thẻ luôn đồng bộ và không “đứt” cư trú. Nếu cần dự phòng, bạn cũng nên nắm thủ tục gia hạn tạm trú/cấp thị thực mới để xử lý tình huống gấp. Sau khi nhận thẻ mới, hãy lưu một bộ scan chuẩn để lần làm tiếp theo nhanh hơn. Làm đúng ngay từ lần nộp đầu tiên chính là cách tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả nhất.
