Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu là câu hỏi khiến nhiều chủ tiệm tương lai bối rối vì không biết phải bắt đầu từ giấy tờ nào trước. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu không chỉ dừng lại ở vài tờ đơn đơn giản mà còn liên quan đến lựa chọn loại hình kinh doanh, hợp đồng thuê mặt bằng, đăng ký ngành nghề và nghĩa vụ thuế. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu nếu chuẩn bị sai hoặc thiếu có thể khiến bạn mất thêm thời gian đi lại nhiều lần, thậm chí phải chỉnh sửa lại toàn bộ kế hoạch. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu sẽ được bài viết này phân tích từng bước, từ khâu chuẩn bị giấy tờ cá nhân, hồ sơ cơ sở đến các biểu mẫu cần nộp tại cơ quan nhà nước. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu vì vậy là chủ đề bạn nên hiểu rõ ngay từ đầu để mở salon đúng luật, yên tâm tập trung vào chất lượng dịch vụ và thu hút khách hàng.
Tổng quan về hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu
Đặc thù ngành dịch vụ salon tóc, gội đầu và yêu cầu pháp lý cơ bản
Salon tóc, gội đầu là mô hình dịch vụ làm đẹp tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mỗi ngày: cắt, gội, uốn, nhuộm, tạo kiểu, dưỡng tóc, làm nail, make–up… Doanh thu chủ yếu là tiền mặt, khách hàng đa phần là cá nhân, lượng giao dịch nhỏ nhưng phát sinh liên tục. Bên cạnh yếu tố thẩm mỹ, hoạt động của salon còn liên quan tới sức khỏe và an toàn của khách do sử dụng hóa chất, dụng cụ sắc nhọn, thiết bị điện, máy sấy – máy uốn… Vì vậy, dù quy mô chỉ là tiệm nhỏ vài ghế cắt, đây vẫn được xem là cơ sở kinh doanh dịch vụ phải tuân thủ các quy định cơ bản về đăng ký kinh doanh, thuế, vệ sinh – an toàn, niêm yết giá, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Về pháp lý, để đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu, chủ tiệm cần xác định sẽ hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh cá thể hay công ty. Mỗi loại hình sẽ có bộ hồ sơ khác nhau nhưng đều xoay quanh các giấy tờ cơ bản như: thông tin chủ hộ/chủ doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh, ngành nghề đăng ký, tên hộ/công ty, số căn cước công dân, hợp đồng thuê mặt bằng… Ngoài ra, tùy quy mô, salon có thể cần chuẩn bị thêm hồ sơ liên quan đến an toàn PCCC, môi trường, lao động. Việc hiểu rõ đặc thù ngành và khung pháp lý cơ bản ngay từ đầu giúp chủ salon không “bị động” khi cơ quan chức năng kiểm tra, đồng thời xây dựng hồ sơ đăng ký kinh doanh salon tóc sát với thực tế hoạt động.
Lợi ích của việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh trước khi mở salon
Rất nhiều chủ tiệm chỉ bắt đầu gom giấy tờ khi “sắp tới ngày khai trương”, dẫn đến tình trạng vội vàng, thiếu hồ sơ, bị cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung nhiều lần. Trong khi đó, nếu chủ salon chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh ngay từ giai đoạn lên kế hoạch, quy trình làm giấy phép sẽ diễn ra nhanh gọn, hạn chế tối đa việc bị trả hồ sơ, giúp bạn kịp mở cửa đúng tiến độ đã quảng bá với khách hàng.
Chuẩn bị tốt bộ hồ sơ còn giúp chủ tiệm nhìn lại toàn bộ bức tranh pháp lý của mình: đã có hợp đồng thuê mặt bằng rõ ràng chưa, thông tin chủ hộ/chủ doanh nghiệp có thống nhất với người đứng tên trên giấy tờ nhà đất, điện, nước không, tên salon dự định sử dụng có trùng lẫn với đơn vị khác trên cùng khu vực không… Nhờ đó, bạn tránh được các “xung đột” về sau như tranh chấp với chủ nhà, khó chuyển nhượng, khó sang tên.
Ngoài ra, hồ sơ đăng ký kinh doanh hoàn chỉnh là nền tảng để bạn thực hiện các thủ tục tiếp theo như: đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng với nhà cung cấp mỹ phẩm – thiết bị, đăng ký bảo hộ thương hiệu, xin biển quảng cáo… Đối với salon định hướng phát triển lâu dài, việc đầu tư thời gian và công sức vào khâu hồ sơ ban đầu là cách tiết kiệm chi phí về sau: ít phải chỉnh sửa, ít rủi ro bị phạt, dễ dàng mở rộng hoặc chuyển đổi loại hình khi cần.
Lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp cho salon tóc, gội đầu
So sánh hộ kinh doanh cá thể và công ty khi mở salon tóc, gội đầu
Khi chuẩn bị hồ sơ mở salon tóc, gội đầu, câu hỏi đầu tiên thường là: nên đăng ký hộ kinh doanh hay thành lập công ty? Hộ kinh doanh cá thể phù hợp với tiệm nhỏ – vừa, một chủ chính, số nhân sự không quá nhiều, tập trung tại một địa điểm. Ưu điểm là thủ tục đơn giản, chế độ sổ sách – thuế nhẹ, thường nộp theo phương pháp khoán, không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp. Nhược điểm là không có tư cách pháp nhân, khó góp vốn – chuyển nhượng bài bản, khó mở rộng thành chuỗi, chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về nghĩa vụ của hộ kinh doanh.
Ngược lại, mô hình công ty (thường là công ty TNHH) phù hợp với salon có định hướng xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp, mở thêm chi nhánh, hợp tác với đối tác mỹ phẩm, spa, trường dạy nghề. Công ty có tư cách pháp nhân, dễ ký hợp đồng lớn, dễ xuất hóa đơn cho khách là tổ chức, dễ huy động vốn, chia lợi nhuận, chuyển nhượng phần vốn. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải tuân thủ chặt hơn về kế toán, thuế, lao động, hóa đơn điện tử, phát sinh chi phí dịch vụ kế toán, phần mềm… Mỗi mô hình có ưu – nhược điểm riêng, nên cần so sánh kỹ trước khi quyết định hướng đi phù hợp cho salon.
Tiêu chí chọn mô hình: quy mô, số lượng chi nhánh, định hướng thương hiệu
Để chọn mô hình kinh doanh phù hợp, chủ salon không nên chỉ dựa vào lời khuyên “cho dễ làm hồ sơ” mà phải nhìn vào kế hoạch phát triển 1–3 năm tới. Một số tiêu chí gợi ý:
Quy mô và doanh thu dự kiến: Nếu salon chỉ vài ghế cắt, phục vụ khách lẻ quanh khu vực, doanh thu vừa phải, chưa có nhu cầu làm việc với tổ chức, hộ kinh doanh sẽ linh hoạt hơn. Nếu dự kiến đầu tư lớn, doanh thu kỳ vọng cao, nên cân nhắc mô hình công ty để thuận tiện phát triển.
Số lượng chi nhánh, khả năng mở rộng: Nếu đã tính đến việc mở thêm chi nhánh, nhượng quyền, hợp tác với nhiều đối tác, mô hình công ty với cơ chế góp vốn, chuyển nhượng, mở chi nhánh rõ ràng sẽ hợp lý hơn.
Định hướng thương hiệu: Bạn muốn salon chỉ là tiệm nhỏ “gia đình”, hay muốn xây dựng thương hiệu salon tóc chuyên nghiệp, có bộ nhận diện, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, làm việc với các hãng mỹ phẩm lớn? Định hướng càng chuyên nghiệp, càng nên ưu tiên mô hình công ty.
Khả năng quản lý sổ sách – thuế: Nếu chấp nhận đầu tư cho kế toán/đơn vị dịch vụ, doanh nghiệp là lựa chọn tốt; nếu muốn tối giản chi phí quản lý, hộ kinh doanh là bước khởi đầu an toàn.
Khi cân nhắc đủ các tiêu chí này, quyết định lựa chọn loại hình sẽ sát với thực tế hoạt động của salon và hạn chế việc phải chuyển đổi, chỉnh sửa hồ sơ sau này.
Hồ sơ cá nhân và thông tin chủ hộ/doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh salon tóc
Giấy tờ tùy thân, địa chỉ cư trú, thông tin liên hệ của chủ salon
Khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu dưới hình thức hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, cơ quan nhà nước luôn yêu cầu thông tin rõ ràng về người đứng tên (chủ hộ, chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu công ty, thành viên góp vốn, giám đốc…). Đây là căn cứ để xác định đối tượng chịu trách nhiệm chính trước pháp luật, cũng như phục vụ liên lạc trong quá trình giải quyết hồ sơ và quản lý thuế sau này.
Về giấy tờ tùy thân, chủ salon cần chuẩn bị bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực; tốt nhất nên dùng CCCD gắn chip để thuận tiện đối chiếu. Bản sao cần rõ ràng, không bị mờ, mất góc; khi nộp hồ sơ trực tiếp có thể mang theo bản gốc để đối chiếu nếu cơ quan đăng ký yêu cầu. Trường hợp có người được ủy quyền đi nộp hồ sơ thay, người đó cũng phải chuẩn bị giấy tờ tùy thân của mình kèm văn bản ủy quyền.
Về địa chỉ cư trú, trong tờ khai đăng ký hộ kinh doanh hoặc hồ sơ doanh nghiệp, cần ghi rõ địa chỉ nơi ở hiện tại của chủ hộ/chủ doanh nghiệp đúng như trên giấy tờ tùy thân hoặc sổ cư trú điện tử. Địa chỉ cư trú rõ ràng giúp cơ quan chức năng dễ dàng gửi thông báo, thư mời làm việc, giấy tờ thuế khi cần.
Ngoài ra, thông tin về số điện thoại, email, Zalo của chủ salon cũng rất quan trọng. Đây là kênh để cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, ngân hàng… liên hệ nhanh khi có yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hồ sơ hoặc khi có thay đổi chính sách. Chủ salon nên sử dụng số điện thoại cố định, ít thay đổi và email chuyên dùng cho công việc, tránh dùng email quá cá nhân, khó quản lý. Khi có thay đổi số điện thoại hoặc email, cần chủ động cập nhật cho cơ quan thuế, ngân hàng, đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử… để không bỏ lỡ các thông báo quan trọng.
Trường hợp có nhiều người cùng góp vốn: biên bản thỏa thuận, phân chia quyền lợi và trách nhiệm
Trong thực tế, nhiều salon tóc, gội đầu được mở theo dạng góp vốn chung giữa anh em, bạn bè, vợ chồng hoặc nhóm nhà đầu tư nhỏ. Dù lựa chọn mô hình hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, việc có nhiều người cùng góp vốn đòi hỏi phải có văn bản thỏa thuận rõ ràng để tránh mâu thuẫn sau này.
Đối với hộ kinh doanh: pháp luật cho phép nhóm cá nhân cùng đăng ký hộ kinh doanh và cử một người đại diện làm chủ hộ. Các bên cần lập biên bản thỏa thuận góp vốn, trong đó ghi:
Danh sách những người cùng góp vốn, thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân.
Số vốn mỗi người bỏ ra (tiền mặt, trang thiết bị, nội thất salon, máy móc…).
Tỷ lệ phần trăm góp vốn tương ứng và tỷ lệ chia lợi nhuận, chia lỗ.
Quyền quyết định các vấn đề quan trọng: mở rộng salon, thuê thêm nhân sự, tăng vốn, bán lại cơ sở…
Cách thức rút vốn, chuyển nhượng phần góp vốn cho người khác.
Mặc dù hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, các bên vẫn nên ký hợp đồng/hội đồng góp vốn có chữ ký và lưu trữ cẩn thận, có thể công chứng nếu muốn nâng cao giá trị pháp lý.
Đối với doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần): việc góp vốn và phân chia quyền lợi được quy định chi tiết trong Điều lệ công ty và danh sách thành viên/cổ đông góp vốn. Mỗi người sở hữu một tỷ lệ phần vốn góp/cổ phần tương ứng với số vốn bỏ ra; quyền biểu quyết, chia lợi nhuận, phân chia tài sản khi giải thể… được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ. Trong giai đoạn đầu, các bên nên thống nhất bằng biên bản góp vốn ban đầu, kèm theo các chứng từ chuyển tiền, bàn giao tài sản góp vốn (ghế cắt tóc, máy hấp, máy uốn, trang thiết bị gội đầu…).
Dù là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, nguyên tắc quan trọng là: thỏa thuận càng rõ, càng chi tiết thì rủi ro tranh chấp sau này càng thấp. Không nên chỉ “nói miệng”, vì khi salon bắt đầu có lãi, mọi bất cập trong phân chia sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn.
Xem thêm : Phần mềm quản lý bán hàng kế toán cho salon tóc, gội đầu nhỏ lẻ
Hồ sơ về địa điểm kinh doanh salon tóc, gội đầu
Hợp đồng thuê mặt bằng, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm
Địa điểm kinh doanh là “xương sống” của một salon tóc, gội đầu; do đó hồ sơ về mặt bằng luôn là phần quan trọng trong quá trình đăng ký kinh doanh. Cơ quan đăng ký không chỉ cần biết salon đặt ở đâu, mà còn cần căn cứ pháp lý chứng minh bạn có quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đó.
Trường hợp thuê mặt bằng, chủ salon nên ký hợp đồng thuê nhà/ki-ốt/mặt bằng với chủ sở hữu. Hợp đồng nên thể hiện rõ:
Địa chỉ cụ thể của mặt bằng (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
Thời hạn thuê, đơn giá thuê, phương thức thanh toán.
Mục đích sử dụng: “dùng làm salon tóc, gội đầu, dịch vụ làm đẹp…”.
Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên: sửa chữa, cải tạo, treo biển hiệu, lắp đặt bảng quảng cáo…
Cam kết của bên cho thuê về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp đối với mặt bằng.
Khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký, ngoài bản sao hợp đồng thuê, cơ quan đăng ký kinh doanh đôi khi có thể yêu cầu bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở của bên cho thuê (hoặc giấy tờ tương đương), đặc biệt với những địa chỉ phức tạp hoặc khi có nghi ngờ về tính pháp lý.
Nếu salon đặt tại nhà thuộc sở hữu của chính chủ hộ/chủ doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng sổ đỏ/giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở đứng tên mình hoặc người thân (kèm theo văn bản cho phép sử dụng làm địa điểm kinh doanh). Với trường hợp mặt bằng nằm trong tòa nhà, trung tâm thương mại, chung cư hỗn hợp, cần kiểm tra kỹ quy định nội bộ, giấy phép xây dựng để bảo đảm khu vực đó được phép kinh doanh dịch vụ.
Việc có hồ sơ mặt bằng rõ ràng không chỉ giúp hồ sơ đăng ký nhanh được chấp nhận mà còn là căn cứ quan trọng khi bạn xin giấy phép quảng cáo, biển hiệu, giấy phép PCCC, giấy phép an ninh trật tự (nếu thuộc trường hợp phải xin).
Điều kiện mặt bằng: diện tích, lối thoát hiểm, khu vực gội, khu vực làm tóc, khu vực chờ
Ngoài yếu tố pháp lý, điều kiện thực tế của mặt bằng cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc cấp phép và hiệu quả kinh doanh của salon tóc, gội đầu. Một mặt bằng đạt yêu cầu thường cần đáp ứng:
Diện tích phù hợp: tùy quy mô salon, nhưng nên có không gian đủ cho khu vực cắt tóc, gội đầu, chờ khách, quầy lễ tân, kệ trưng bày sản phẩm. Salon quá chật dễ gây bí bách, mất vệ sinh, khó đáp ứng yêu cầu về an toàn, PCCC.
Lối thoát hiểm, lối đi thông thoáng: cần có lối ra vào rộng vừa đủ, không bố trí đồ đạc che kín lối đi; nếu salon nằm trong tòa nhà nhiều tầng, cần bảo đảm lối thoát hiểm chung hoạt động tốt, có chỉ dẫn rõ ràng.
Khu vực gội: nên bố trí riêng, có hệ thống cấp – thoát nước tốt, tránh ngập úng; sàn có độ dốc thoát nước, hạn chế trơn trượt; ổ cắm điện, thiết bị điện đặt ở vị trí an toàn, tránh gần nước.
Khu vực làm tóc: cần đủ ánh sáng tự nhiên hoặc ánh sáng nhân tạo phù hợp, bố trí ghế, gương, ổ cắm điện khoa học, đảm bảo an toàn khi sử dụng máy sấy, máy uốn, máy là tóc… Không nên dùng dây điện lòng thòng gây nguy hiểm cho khách.
Khu vực chờ: bố trí ghế ngồi, bàn nhỏ, khu vực để đồ cá nhân của khách; nếu có phục vụ nước uống, đồ ăn nhẹ, cần chú ý vệ sinh, an toàn thực phẩm.
Ngoài ra, salon cần chú ý hệ thống thông gió, điều hòa, hạn chế mùi hóa chất uốn/nhuộm gây khó chịu; có thùng rác, khu vực chứa rác thải gọn gàng để không ảnh hưởng đến hình ảnh và vệ sinh chung. Tại một số địa phương, khi kiểm tra điều kiện kinh doanh, cơ quan chức năng có thể xem xét cả mức độ đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động, PCCC tại mặt bằng. Do đó, chủ salon nên đầu tư bố trí khoa học, sạch sẽ, thông thoáng, vừa tạo thiện cảm cho khách, vừa đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước.
Hồ sơ đăng ký ngành nghề, tên hộ kinh doanh/công ty và mã số thuế
Khi mở salon tóc, gội đầu, ngoài chuyện tay nghề và mặt bằng, phần tên hộ kinh doanh/công ty, ngành nghề đăng ký và mã số thuế là “xương sống” pháp lý mà chủ salon không được xem nhẹ. Tên không chuẩn dễ bị trùng, bị yêu cầu đổi; ngành nghề ghi không đúng khiến sau này muốn làm thêm dịch vụ lại phải bổ sung; hồ sơ mã số thuế không rõ ràng sẽ khó làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, nhà cung cấp. Vì vậy, ngay từ bước chuẩn bị hồ sơ, bạn nên dành thời gian thiết kế tên thương hiệu, tra cứu trùng, chọn ngành nghề phù hợp, đồng thời chuẩn bị hồ sơ xin cấp mã số thuế rõ ràng, sạch sẽ.
Cách đặt tên salon, tên hộ kinh doanh/công ty phù hợp và không trùng lặp
Đặt tên salon và tên pháp lý (tên hộ kinh doanh hoặc tên công ty) nên đi theo một chiến lược thống nhất để khách dễ nhớ, dễ nhận diện thương hiệu. Về nguyên tắc:
Với hộ kinh doanh, tên thường có dạng:
“HỘ KINH DOANH SALON TÓC ABC” hoặc “HỘ KINH DOANH LÀM TÓC & GỘI ĐẦU XYZ”.
Với công ty, có thể là:
“CÔNG TY TNHH SALON TÓC ABC”, “CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI – DỊCH VỤ LÀM ĐẸP XYZ”…
Một số lưu ý khi đặt tên:
Không trùng và không gây nhầm lẫn với doanh nghiệp/hộ kinh doanh khác trong cùng địa bàn (đối với hộ) hoặc trên toàn quốc (đối với công ty). Trước khi chốt, nên tra cứu sơ bộ trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, tra Google, Facebook xem đã có thương hiệu giống chưa.
Tránh từ ngữ dễ gây hiểu lầm là cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị (như “Việt Nam”, “Nhà nước”, “Bộ”, “Sở”… nếu không đúng quy định).
Ưu tiên tên ngắn, dễ đọc, dễ nhớ, có thể kết hợp tên riêng + yếu tố gợi nhớ ngành nghề, ví dụ: “Linh Hair Studio”, “Hoa Tóc Đẹp”, “Sunny Hair & Spa”.
Lý tưởng nhất là tên pháp lý và tên thương hiệu gần giống hoặc trùng nhau (ví dụ: “Hộ kinh doanh Salon Tóc Linh Beauty” – biển hiệu: “Linh Beauty Hair Salon”) để khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế dễ đối chiếu, giảm nhầm lẫn giữa tên trên giấy phép và tên trên biển hiệu, fanpage, hóa đơn.
Ngành nghề đăng ký cho salon tóc, gội đầu và hồ sơ xin cấp mã số thuế
Khi làm hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc công ty, phần ngành nghề kinh doanh cần phản ánh đúng hoạt động thực tế của salon. Thay vì chỉ ghi “dịch vụ” hoặc “dịch vụ làm đẹp” chung chung, bạn nên mô tả cụ thể:
Dịch vụ cắt tóc, gội đầu, uốn, nhuộm, duỗi, tạo kiểu, chăm sóc tóc.
Dịch vụ chăm sóc sắc đẹp liên quan đến tóc, da đầu.
Bán lẻ mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc tóc, phụ kiện (nếu salon có bán hàng).
Nếu có spa da mặt, massage, dịch vụ khác, nên ghi rõ ngay từ đầu.
Với hộ kinh doanh, ngành nghề được ghi trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Với công ty, cần chọn đúng mã ngành cấp 4 phù hợp (dịch vụ cắt tóc, làm đầu, gội đầu; hoạt động chăm sóc sắc đẹp; bán lẻ mỹ phẩm…) theo hệ thống ngành kinh tế. Đăng ký đúng ngay từ đầu giúp sau này xin giấy phép con (nếu cần) hoặc mở rộng dịch vụ thuận lợi, không phải bổ sung ngành nghề mất thời gian.
Về mã số thuế, thông thường:
Hộ kinh doanh sẽ được cấp mã số thuế hộ kinh doanh/cá nhân sau khi hoàn tất đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh và được cơ quan thuế tiếp nhận.
Công ty sẽ được cấp mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế ngay khi được Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Hồ sơ xin cấp mã số thuế thường không tách biệt mà nằm chung trong hồ sơ đăng ký ban đầu. Tuy nhiên, sau khi nhận giấy chứng nhận, chủ salon cần làm việc với Chi cục Thuế để:
Kê khai ban đầu thuế, lệ phí môn bài.
Đăng ký phương pháp tính thuế (đối với doanh nghiệp).
Thực hiện các bước tiếp theo: mua chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử (nếu là công ty).
Chuẩn hóa ngay từ “bộ 3”: tên – ngành nghề – mã số thuế sẽ giúp salon dễ dàng giao dịch với nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế và các đối tác lớn sau này.
Hồ sơ chuyên môn và điều kiện vệ sinh, an toàn, PCCC cho salon tóc, gội đầu
Bên cạnh giấy tờ đăng ký kinh doanh, một salon tóc, gội đầu chuyên nghiệp còn phải quan tâm đến hồ sơ chuyên môn, điều kiện vệ sinh, an toàn và phòng cháy chữa cháy (PCCC). Dù dịch vụ làm tóc không “nặng” về điều kiện y tế như phòng khám, nhưng vẫn liên quan trực tiếp đến sức khỏe, an toàn của khách hàng và nhân viên: dùng hóa chất, sử dụng thiết bị nhiệt, máy móc, làm việc trong không gian kín, điện – nước chạy liên tục. Nếu không có nội quy rõ ràng, không trang bị PCCC, không quản lý hóa chất và vệ sinh tốt, salon dễ bị phản ánh, kiểm tra, thậm chí xảy ra sự cố đáng tiếc.
Do đó, chủ salon nên chuẩn bị hai nhóm điều kiện:
Cơ sở vật chất, trang thiết bị, hóa chất, khu vực gội – làm tóc – phòng chờ bảo đảm sạch, an toàn, thuận tiện.
Hệ thống PCCC, nội quy vệ sinh, quy định bảo hộ lao động, hướng dẫn cách xử lý sự cố để bảo vệ sức khỏe khách hàng và nhân viên.
Điều kiện về trang thiết bị, hóa chất, khu vực gội – làm tóc, phòng chờ
Về trang thiết bị, salon cần tối thiểu:
Ghế cắt, ghế gội, gương, tủ/kệ để đồ, xe đẩy dụng cụ.
Máy sấy, máy uốn/ép/duỗi, máy hấp dầu, máy xông (nếu có dịch vụ spa tóc).
Khăn, áo choàng, găng tay, khẩu trang cho nhân viên.
Tất cả thiết bị nên có nguồn gốc rõ ràng, được vệ sinh, bảo dưỡng định kỳ. Dụng cụ như kéo, lược, kẹp, bình xịt… cần vệ sinh sau mỗi khách, tránh dùng chung bừa bãi.
Hóa chất (thuốc uốn, nhuộm, tẩy, dung dịch oxy…) phải:
Có nhãn mác, hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng rõ ràng.
Để tại khu vực riêng, có tủ/giá đỡ, tránh ánh nắng trực tiếp, tránh nơi ẩm ướt.
Không chiết sang chai không nhãn, không để trong khu vực khách dễ chạm vào.
Khu vực gội – làm tóc – phòng chờ nên:
Khu gội: sàn chống trơn, thoát nước tốt, hạn chế đọng nước. Có giá để khăn, kệ để sản phẩm gội/xả ngăn nắp.
Khu làm tóc: ánh sáng đủ, gương sạch, không để dây điện chằng chịt dưới chân khách.
Phòng chờ: ghế ngồi sạch, thoải mái, có thùng rác nhỏ, hạn chế mùi hóa chất (nhờ bố trí quạt – máy lạnh – thông gió hợp lý).
Tất cả các khu này phải tạo cảm giác sạch sẽ, gọn gàng, an toàn, vì đây là ấn tượng trực tiếp với khách về chất lượng dịch vụ.
Yêu cầu về an toàn cháy nổ, nội quy vệ sinh, bảo vệ sức khỏe khách hàng và nhân viên
Trong salon tóc, nguy cơ cháy nổ đến từ thiết bị điện công suất lớn, ổ cắm nhiều, dây điện, hóa chất dễ cháy nếu bảo quản kém. Do đó, chủ salon nên:
Lắp aptomat, cầu dao riêng cho các khu vực (điều hòa, máy nước nóng, máy hấp…).
Sử dụng ổ cắm, dây dẫn đạt chuẩn, có tiếp địa, hạn chế ổ cắm “đa năng” kéo dây lòng thòng.
Trang bị bình chữa cháy xách tay, chăn chiên, biết cách sử dụng; không để hàng hóa chắn lối ra vào.
Về nội quy vệ sinh, nên ban hành và phổ biến rõ cho nhân viên:
Quy định giặt – sấy khăn, áo choàng mỗi ngày; khăn dùng cho khách sau dịch vụ hóa chất phải được giặt riêng.
Quy định vệ sinh sàn, khu gội, khu pha thuốc sau mỗi ca làm việc; thu gom tóc, rác, bao bì hóa chất đúng nơi.
Quy trình xử lý hóa chất rơi vãi lên da, mắt, quần áo khách; chuẩn bị nước sạch, dung dịch rửa mắt khi cần.
Để bảo vệ sức khỏe nhân viên và khách hàng, salon nên:
Khuyến khích nhân viên đeo khẩu trang, găng tay, đặc biệt khi tiếp xúc hóa chất, bột tẩy, thuốc nhuộm.
Bố trí hệ thống thông gió, quạt hút, điều hòa hợp lý để tránh mùi hóa chất tích tụ.
Tập huấn cơ bản về cách xử lý khi khách bị dị ứng, chóng mặt, khó thở do hóa chất; có sẵn số điện thoại cơ sở y tế gần nhất.
Ngoài ra, việc ghi nhận và nhắc khách khai báo tiền sử dị ứng (nếu có) khi làm dịch vụ uốn/nhuộm, thử thuốc lên lọn tóc nhỏ trước khi thực hiện toàn bộ cũng giúp giảm rủi ro. Một salon tuân thủ tốt quy định vệ sinh, an toàn, PCCC không chỉ giảm nguy cơ “dính lỗi” khi kiểm tra, mà còn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo niềm tin lâu dài với khách hàng.
Hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động trong salon tóc, gội đầu
Trong salon tóc, gội đầu, nhân sự chính là “xương sống” của dịch vụ. Thợ chính, thợ phụ, nhân viên gội đầu, thu ngân… đều trực tiếp tạo trải nghiệm cho khách hàng, đồng thời là những người quyết định doanh thu mỗi ngày. Vì vậy, ngay từ đầu, chủ salon nên xây dựng hồ sơ nhân sự và hợp đồng lao động rõ ràng, tránh làm việc chỉ bằng “thỏa thuận miệng” rất dễ dẫn đến mâu thuẫn về lương thưởng, giờ làm, chia hoa hồng hoặc trách nhiệm nếu xảy ra sự cố với khách.
Hồ sơ nhân sự cơ bản thường bao gồm: thông tin cá nhân, giấy tờ tùy thân, địa chỉ liên hệ, người thân liên hệ khẩn cấp, quá trình làm việc trước đây, kèm theo hợp đồng hoặc thỏa thuận làm việc bằng văn bản. Với những vị trí chủ chốt như thợ chính, quản lý salon, thu ngân, chủ salon càng cần có hợp đồng rõ ràng về quyền lợi – nghĩa vụ – thời hạn làm việc, tránh trường hợp nhân sự đột ngột nghỉ, “dẫn khách” sang nơi khác hoặc không hoàn thành cam kết.
Bên cạnh hợp đồng, nội quy làm việc, quy định về giờ giấc – tác phong – chia hoa hồng – bảo mật thông tin khách hàng cũng nên được lập thành văn bản, phổ biến ngay từ khi nhận việc để mọi người hiểu và làm đúng. Một môi trường có quy định rõ ràng nhưng công bằng sẽ giúp nhân viên yên tâm gắn bó, giảm thay đổi nhân sự, từ đó khách quen cũng cảm thấy tin tưởng hơn.
Hợp đồng với thợ chính, thợ phụ, nhân viên gội đầu, thu ngân
Đối với thợ chính, thợ phụ, nhân viên gội đầu, thu ngân, tùy mô hình salon mà chủ có thể lựa chọn hợp đồng lao động, hợp đồng cộng tác hoặc thỏa thuận dịch vụ. Dù dưới hình thức nào, nên cố gắng thể hiện bằng văn bản, tránh chỉ nói miệng. Nội dung hợp đồng nên làm rõ:
Vị trí công việc và phạm vi trách nhiệm: thợ chính phụ trách kỹ thuật cắt – uốn – nhuộm, thợ phụ hỗ trợ sấy, gội, cuốn ống, nhân viên gội đầu chăm sóc khách ở khâu gội – massage, thu ngân quản lý tiền, thanh toán.
Thời gian làm việc: ca sáng, ca chiều, ca full; số ngày làm trong tuần; quy định về tăng ca, đổi ca.
Mức lương cơ bản, cách tính hoa hồng: lương cứng bao nhiêu, hoa hồng theo doanh thu dịch vụ, phần trăm bán sản phẩm, thưởng theo tháng/quý.
Quy định về thử việc, chấm dứt hợp đồng, báo trước khi nghỉ, trách nhiệm bàn giao khách và tài sản của salon.
Với thu ngân, cần ghi rõ trách nhiệm quản lý tiền mặt, kiểm soát hóa đơn, chốt doanh thu mỗi ngày, tránh trường hợp tranh cãi cuối tháng về số tiền và doanh thu thực tế. Với thợ chính, nên có điều khoản về trách nhiệm kỹ thuật, thái độ phục vụ khách, phối hợp với đội nhóm.
Hợp đồng càng rõ, quan hệ càng minh bạch: nhân viên hiểu họ được gì, phải làm gì; chủ salon biết mình có thể yêu cầu đến đâu. Điều này giúp hạn chế những mâu thuẫn kiểu “em tưởng…”, “anh bảo…”, vốn rất dễ làm hỏng không khí làm việc.
Quy định nội quy làm việc, lương thưởng, chia hoa hồng dịch vụ trong salon
Ngoài hợp đồng, salon cần xây dựng một bộ nội quy làm việc và quy chế lương thưởng – hoa hồng áp dụng cho toàn bộ nhân sự. Nội quy nên đề cập:
Giờ giấc làm việc, đi trễ – về sớm, nghỉ phép: quy định cách xin nghỉ, số ngày nghỉ/tháng, xử lý khi đi trễ quá số phút cho phép.
Trang phục, tác phong, giao tiếp với khách: đồng phục, tóc tai gọn gàng, không dùng điện thoại khi đang phục vụ khách, cách chào hỏi – tư vấn.
Bảo quản tài sản salon và thông tin khách hàng: không tự ý mang hàng hóa ra khỏi salon, không dùng sản phẩm “chùa”, không chia sẻ thông tin khách cho nơi khác.
Về lương thưởng và chia hoa hồng, nên có bảng quy chế riêng, ví dụ:
Lương cơ bản theo vị trí (thợ chính, thợ phụ, gội đầu, thu ngân).
Hoa hồng dịch vụ: phần trăm theo doanh thu dịch vụ mà từng thợ thực hiện.
Hoa hồng bán sản phẩm: phần trăm trên giá trị sản phẩm bán được cho khách.
Thưởng doanh số theo tháng, thưởng khi đạt mục tiêu doanh thu chung của salon.
Tất cả nên được in thành bản, phổ biến khi nhận việc, giải thích rõ ràng, tránh tình trạng “mỗi người hiểu một kiểu”. Khi áp dụng nhất quán, nội quy và quy chế lương thưởng – hoa hồng sẽ trở thành công cụ quản lý công bằng, giúp giữ chân người giỏi và tạo động lực cho cả đội ngũ.
Hồ sơ kế toán, thuế và quản lý hóa đơn cho salon tóc, gội đầu
Bên cạnh nhân sự, hồ sơ kế toán – thuế – hóa đơn là phần không thể bỏ qua nếu bạn muốn salon hoạt động đúng pháp luật, hạn chế rủi ro bị phạt và chủ động nắm được lời – lỗ. Dù là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, salon tóc, gội đầu đều phải thực hiện các nghĩa vụ cơ bản: đăng ký thuế, nộp lệ phí môn bài, kê khai và nộp các loại thuế liên quan, đồng thời quản lý sổ sách doanh thu – chi phí ở mức tối thiểu.
Không ít chủ salon chỉ chú ý đến khách và doanh thu “tiền tươi thóc thật” mỗi ngày mà quên mất rằng cơ quan thuế vẫn có dữ liệu riêng để đánh giá quy mô hoạt động. Nếu không chuẩn bị hồ sơ kế toán – thuế gọn gàng, đến lúc kiểm tra hoặc quyết toán, salon rất dễ rơi vào thế bị động, bị ấn định thuế cao hơn thực tế.
Đăng ký thuế, lệ phí môn bài và hóa đơn bán hàng/dịch vụ
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ salon cần đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý (thường theo địa bàn quận/huyện). Tùy loại hình:
Hộ kinh doanh: thường thuộc diện thuế khoán, phải kê khai doanh thu dự kiến để cơ quan thuế xác định mức thuế khoán và lệ phí môn bài hằng năm.
Doanh nghiệp: phải đăng ký mã số thuế doanh nghiệp, nộp tờ khai lệ phí môn bài, sau đó thực hiện kê khai định kỳ các sắc thuế liên quan (GTGT, TNDN, TNCN nếu có trả lương).
Về lệ phí môn bài, mức nộp thường dựa trên vốn đăng ký hoặc doanh thu theo khung quy định. Chủ salon nên hỏi rõ kế toán hoặc cơ quan thuế để nộp đúng hạn, tránh bị tính phạt chậm nộp.
Về hóa đơn bán hàng/dịch vụ, tùy quy mô và loại hình mà salon có thể:
Đối với hộ kinh doanh nhỏ, có thể không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử cho từng dịch vụ lẻ, nhưng nên có phiếu thu, phiếu dịch vụ để quản lý nội bộ.
Đối với doanh nghiệp, khi khách hàng yêu cầu (nhất là khách là công ty), thường phải xuất hóa đơn điện tử cho dịch vụ làm đẹp, chăm sóc tóc. Khi đó, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế và nhà cung cấp giải pháp hóa đơn.
Quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp salon minh bạch doanh thu, thuận lợi khi làm việc với đối tác và giảm rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Quản lý sổ sách doanh thu, chi phí và báo cáo thuế định kỳ
Dù là hộ hay doanh nghiệp, salon cũng nên duy trì sổ sách doanh thu – chi phí ở mức tối thiểu:
Sổ doanh thu: ghi theo ngày/tuần, phân loại doanh thu cắt tóc, uốn – duỗi – nhuộm, gội đầu, dịch vụ chăm sóc khác, bán sản phẩm.
Sổ chi phí: tiền thuê nhà, điện nước, internet, mua mỹ phẩm – hóa chất, lương và hoa hồng nhân viên, chi phí marketing, sửa chữa trang thiết bị.
Những số liệu này không chỉ phục vụ việc tính lời – lỗ thực tế, mà còn là căn cứ để giải trình với cơ quan thuế nếu có khảo sát hoặc điều chỉnh mức thuế khoán.
Với doanh nghiệp, việc quản lý sổ sách sẽ đi kèm với báo cáo thuế định kỳ: tờ khai thuế GTGT, TNCN, báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính năm… Do đó, chủ salon nên:
Hoặc tự trang bị kiến thức cơ bản và phần mềm kế toán,
Hoặc thuê dịch vụ kế toán – thuế để đảm bảo kê khai đúng hạn, đúng quy định.
Làm tốt hồ sơ kế toán – thuế và hóa đơn sẽ giúp salon giảm rủi ro bị phạt, bị ấn định thuế, đồng thời có bức tranh tài chính rõ ràng để lên kế hoạch mở rộng, đầu tư thêm chi nhánh hoặc nâng cấp mô hình trong tương lai.
Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu và các lỗi thường gặp
Đăng ký kinh doanh là bước đầu tiên và quan trọng để salon tóc, gội đầu hoạt động hợp pháp. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới gặp khó khăn và sai sót khi chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến việc phải chỉnh sửa, bổ sung nhiều lần, tốn thời gian và chi phí. Việc nắm rõ kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ, tránh lỗi phổ biến và áp dụng các giải pháp hỗ trợ sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm.
Sai sót khi ghi ngành nghề, địa chỉ, chủ hộ/doanh nghiệp dẫn đến phải chỉnh sửa hồ sơ
Một số lỗi phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu bao gồm:
Ghi sai ngành nghề kinh doanh: không đăng ký đầy đủ các ngành nghề cần thiết như dịch vụ cắt tóc, gội đầu, chăm sóc tóc, spa tóc hoặc bán mỹ phẩm. Nếu thiếu ngành nghề, sau này muốn mở rộng dịch vụ, chủ salon phải bổ sung, phát sinh lệ phí và thủ tục.
Địa chỉ kinh doanh không chính xác hoặc không phù hợp: ví dụ ghi địa chỉ khác so với giấy tờ thuê nhà, nằm trong khu vực bị hạn chế kinh doanh, hoặc thiếu thông tin phường/xã, quận/huyện. Điều này sẽ khiến hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu điều chỉnh.
Sai thông tin chủ hộ hoặc người đại diện doanh nghiệp: ghi thiếu tên, số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp hoặc thông tin liên hệ không đúng, gây khó khăn khi cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu hồ sơ.
Những sai sót trên dẫn đến phải bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần, kéo dài thời gian đăng ký và đôi khi phát sinh chi phí tư vấn hoặc phạt hành chính. Chủ salon nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp và chuẩn bị các bản sao công chứng đầy đủ để tránh việc bị trả hồ sơ.
Gợi ý sử dụng dịch vụ tư vấn mở salon tóc, gội đầu để tiết kiệm thời gian
Để giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian, nhiều chủ salon hiện nay lựa chọn sử dụng dịch vụ tư vấn thành lập salon tóc, gội đầu. Các đơn vị tư vấn uy tín sẽ hỗ trợ:
Soạn thảo và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.
Hướng dẫn lựa chọn ngành nghề, loại hình kinh doanh, địa điểm phù hợp.
Nộp hồ sơ và theo dõi tiến trình với cơ quan đăng ký kinh doanh, xử lý các phản hồi hoặc yêu cầu bổ sung.
Sử dụng dịch vụ tư vấn giúp rút ngắn thời gian đăng ký từ nhiều tuần xuống còn vài ngày, giảm thiểu sai sót, đồng thời chủ salon có thể tập trung vào lập kế hoạch khai trương, tuyển nhân viên và chuẩn bị dịch vụ. Đây là giải pháp hiệu quả cho những ai muốn khởi nghiệp nhanh chóng và chuyên nghiệp trong ngành làm đẹp.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu nếu được chuẩn hóa ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí và công sức. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu càng rõ ràng, logic thì khả năng hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp nhận ngay lần đầu càng cao. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu không chỉ phục vụ cho bước mở tiệm mà còn là nền tảng để bạn quản lý doanh thu, chi phí, hợp đồng nhân viên và mở rộng chuỗi sau này. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu nếu khiến bạn cảm thấy rối, bạn hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý – kế toán để được hỗ trợ trọn gói. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu vì thế nên được xem là khoản đầu tư nghiêm túc, giúp salon của bạn phát triển bền vững và xây dựng thương hiệu lâu dài trong mắt khách hàng.
