Hướng dẫn đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu là chủ đề mà nhiều chủ salon quan tâm nhưng lại thường trì hoãn vì nghĩ “để sau cũng được”. Trong khi đó, tên salon, logo, bảng hiệu lại chính là tài sản vô hình quan trọng nhất, giúp bạn khác biệt giữa hàng loạt cửa hàng làm tóc ngoài thị trường. Nếu không đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, bạn rất khó bảo vệ mình khi có người khác sử dụng tên tương tự hoặc sao chép gần như y hệt. Đặc biệt, với những salon có định hướng xây dựng chuỗi, nhượng quyền hoặc mở rộng ra nhiều tỉnh thành, việc bảo hộ thương hiệu càng cần được làm càng sớm càng tốt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình, hồ sơ và những lưu ý pháp lý khi đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu một cách bài bản, đúng luật.
Tổng quan và hướng dẫn đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu
Thương hiệu, nhãn hiệu là gì trong ngành salon tóc, gội đầu?
Trong ngành salon tóc, gội đầu, nhiều chủ tiệm thường quen nói “làm thương hiệu”, “xây dựng thương hiệu”, nhưng về góc độ pháp lý, nhãn hiệu mới là đối tượng được Nhà nước bảo hộ. Thương hiệu có thể hiểu theo nghĩa rộng là hình ảnh, uy tín, cảm nhận của khách hàng về salon: từ tên gọi, logo, cách trang trí, phong cách phục vụ, chất lượng dịch vụ cho đến trải nghiệm trên mạng xã hội. Còn nhãn hiệu theo Luật Sở hữu trí tuệ là dấu hiệu dùng để phân biệt dịch vụ của salon này với salon khác trên thị trường, có thể là tên gọi (word mark), hình vẽ, logo, hoặc kết hợp cả chữ và hình.
Đối với salon tóc, nhãn hiệu thường là tên tiệm + yếu tố nhận diện (ví dụ: chữ cách điệu, biểu tượng mái tóc, chiếc kéo, hình gương, màu sắc nhận diện…), được sử dụng trên biển hiệu, danh thiếp, fanpage, website, đồng phục nhân viên, phiếu dịch vụ, voucher… Khi nhãn hiệu được đăng ký thành công, chủ salon có quyền độc quyền sử dụng cho dịch vụ làm đẹp, chăm sóc tóc trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam và trong nhóm dịch vụ đã đăng ký. Như vậy, có thể hiểu đơn giản: thương hiệu là “tài sản vô hình” trong tâm trí khách hàng, còn nhãn hiệu là phần “hữu hình” được pháp luật ghi nhận và bảo hộ.
Vì sao salon tóc cần đăng ký bảo hộ thương hiệu thay vì chỉ sử dụng thực tế?
Rất nhiều salon tóc hiện nay đã hoạt động nhiều năm, có lượng khách quen ổn định, fanpage đông người theo dõi nhưng chưa đăng ký bảo hộ nhãn hiệu. Họ nghĩ rằng “mình dùng trước thì mặc nhiên là của mình”, đến khi phát sinh tranh chấp mới nhận ra rủi ro. Nếu chỉ sử dụng thực tế mà không đăng ký, bất kỳ ai cũng có thể nộp hồ sơ xin bảo hộ nhãn hiệu trùng hoặc tương tự với tên salon của bạn. Nếu họ được cấp văn bằng bảo hộ trước, chủ salon có thể rơi vào thế bị động, thậm chí bị yêu cầu dừng sử dụng tên đã gắn bó nhiều năm.
Đăng ký bảo hộ thương hiệu giúp salon tóc có cơ sở pháp lý vững chắc để xử lý khi có tiệm khác cố ý “ăn theo” tên, logo, khẩu hiệu, hoặc tạo nhãn hiệu gây nhầm lẫn cho khách hàng. Ngoài ra, nhãn hiệu được bảo hộ còn là một tài sản có giá trị, có thể đem góp vốn, chuyển nhượng, nhượng quyền khi mở chuỗi hoặc hợp tác đầu tư. Vì vậy, thay vì chỉ “dùng cho quen”, salon nên chủ động đăng ký bảo hộ ngay khi đã ổn định tên gọi và định hướng phát triển lâu dài.
Căn cứ pháp lý về đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu
Quy định của Luật Sở hữu trí tuệ về đăng ký nhãn hiệu dịch vụ làm đẹp
Theo Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam, nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau. Đối với ngành salon tóc, gội đầu, spa tóc, dịch vụ của bạn thuộc nhóm dịch vụ làm đẹp, chăm sóc sắc đẹp, nên hoàn toàn có thể đăng ký nhãn hiệu dịch vụ để được pháp luật bảo hộ. Chủ thể đứng tên nhãn hiệu có thể là cá nhân (chủ salon) hoặc tổ chức (công ty TNHH salon tóc), tùy vào mô hình kinh doanh.
Để đăng ký, chủ salon nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (Cục Sở hữu trí tuệ hoặc qua các văn phòng đại diện), trong đó quan trọng nhất là mẫu nhãn hiệu (tên, logo) và danh mục dịch vụ đăng ký bảo hộ. Nhãn hiệu sau khi nộp sẽ trải qua các giai đoạn: thẩm định hình thức, công bố đơn, thẩm định nội dung về khả năng bảo hộ. Nếu đáp ứng đủ điều kiện, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định cấp văn bằng bảo hộ (Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu), có hiệu lực 10 năm và được gia hạn nhiều lần, mỗi lần 10 năm.
Nhãn hiệu dịch vụ làm đẹp, trong đó có salon tóc, không chỉ giúp phân biệt trên bảng hiệu ngoài phố, mà còn rất quan trọng trong môi trường online: khi quảng cáo, đăng ký tên miền, thiết lập tài khoản mạng xã hội, hợp tác với đối tác. Đây là cơ sở để bạn chứng minh quyền ưu tiên và ngăn chặn các hành vi sử dụng trái phép, gây nhầm lẫn trên thị trường.
Điều kiện để nhãn hiệu salon tóc được bảo hộ (khả năng phân biệt, không trùng hoặc gây nhầm lẫn)
Để nhãn hiệu salon tóc được chấp nhận bảo hộ, dấu hiệu đăng ký phải có khả năng phân biệt và không trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã được bảo hộ trước đó. Điều này có nghĩa là tên và logo của salon cần đủ độc đáo, không chỉ là những từ mô tả chung chung như “Salon Tóc Đẹp”, “Cắt Tóc Nam Nữ”, “Gội Đầu Dưỡng Sinh”… Nếu nhãn hiệu chỉ mang tính mô tả dịch vụ, địa điểm, chất lượng (như “Rẻ Đẹp”, “Cao Cấp”), khả năng bị từ chối bảo hộ rất cao.
Ngoài ra, nhãn hiệu không được trùng hoặc quá giống với tên, logo của salon khác đã đăng ký trong cùng lĩnh vực dịch vụ làm đẹp. Trước khi nộp đơn, nên thực hiện tra cứu sơ bộ và/hoặc chuyên sâu để đánh giá rủi ro trùng, tránh mất thời gian và chi phí. Nhãn hiệu cũng không được sử dụng các dấu hiệu vi phạm đạo đức xã hội, trật tự công cộng, hoặc sao chép hình ảnh quốc kỳ, quốc huy, biểu tượng cơ quan nhà nước mà không được phép.
Các trường hợp nhãn hiệu salon tóc, gội đầu bị từ chối bảo hộ
Một số trường hợp nhãn hiệu salon tóc dễ bị từ chối bảo hộ gồm: tên quá mô tả dịch vụ (chỉ thể hiện “cắt tóc, gội đầu, làm đẹp” mà không có yếu tố phân biệt); nhãn hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký trước; sử dụng dấu hiệu vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục; trùng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội; hoặc sao chép hình ảnh nổi tiếng mà không được phép. Để tránh các rủi ro này, chủ salon nên tham khảo tư vấn chuyên môn và tra cứu trước khi chốt tên, logo và nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ.
Chuẩn bị trước khi đăng ký bảo hộ thương hiệu salon tóc, gội đầu
Lựa chọn tên thương hiệu, logo, slogan phù hợp cho salon tóc
Trước khi nghĩ tới hồ sơ pháp lý, bạn cần xây dựng một “bộ nhận diện” tạm ổn cho thương hiệu salon: tên – logo – slogan. Tên thương hiệu nên dễ đọc, dễ nhớ, dễ gọi, tránh quá dài hoặc khó phát âm. Với ngành tóc, rất nhiều người chọn các tên thuần Việt (Tóc Xinh, Tóc Đẹp, Thư Tóc…), tên tiếng Anh (Hair Studio, Beauty Hair…) hoặc kết hợp tên cá nhân với từ khóa nghề (Salon Hương Hair, Salon Tony…). Quan trọng là tên phải có yếu tố phân biệt, không quá mô tả chung chung dịch vụ (ví dụ “Salon Cắt Tóc Gội Đầu” thì rất khó tạo dấu ấn).
Khi chọn tên, nên tránh trùng hoặc quá giống với các thương hiệu lớn đã nổi tiếng trong ngành làm đẹp, mỹ phẩm, thời trang, đặc biệt là các nhãn hiệu quốc tế. Việc đặt tên “na ná” có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và cả cơ quan thẩm định nhãn hiệu sau này. Nếu dự định mở nhiều chi nhánh hoặc phát triển thêm sản phẩm (mỹ phẩm tóc, dụng cụ tóc…), hãy chọn cái tên đủ trung tính, không bó hẹp chỉ một tuyến đường hay khu vực.
Logo cần thể hiện phong cách salon: trẻ trung, cao cấp, vintage, “Hàn Quốc”, “Tây”, “salon nam”… Slogan nên ngắn gọn, gợi cảm xúc (ví dụ: “Đánh thức vẻ đẹp mái tóc”, “Tóc đẹp mỗi ngày”, “Nơi mái tóc được chiều chuộng”). Bộ ba tên – logo – slogan càng đồng bộ, khả năng ghi nhớ và giá trị thương hiệu càng cao khi bạn đi đăng ký bảo hộ.
Tra cứu khả năng đăng ký: nhãn hiệu trùng, tương tự, dễ gây nhầm lẫn
Sau khi có ý tưởng tên và logo, bước rất quan trọng là tra cứu khả năng đăng ký. Về nguyên tắc, nhãn hiệu muốn được bảo hộ phải không trùng hoặc tương tự đến mức gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã nộp/được bảo hộ trước đó cho cùng loại dịch vụ. Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể tốn thời gian, chi phí nộp đơn nhưng bị từ chối vì “đụng” thương hiệu người khác.
Bạn có thể tự tra cứu sơ bộ trên các cơ sở dữ liệu nhãn hiệu trực tuyến, gõ các từ khóa chính trong tên dự kiến đăng ký (ví dụ: “Hana Hair”, “Ruby Salon”, “Queen Hair”…). Nên thử nhiều cách viết (có dấu/không dấu, có chữ “hair/salon/beauty” phía trước hoặc phía sau) để xem có nhãn hiệu nào quá giống không. Với logo, hãy chú ý hình tượng chính: khuôn mặt, mái tóc, cây kéo, chữ cách điệu… Nếu hình, bố cục và tên đều gần giống nhãn hiệu đã có, khả năng bị đánh giá “tương tự gây nhầm lẫn” là rất cao.
Nếu bạn không rành, có thể nhờ đơn vị dịch vụ sở hữu trí tuệ tra cứu chuyên sâu. Kết quả tra cứu không phải là quyết định cuối cùng, nhưng giúp bạn đánh giá rủi ro và điều chỉnh kịp thời (đổi tên, thêm bớt yếu tố phân biệt, chỉnh sửa logo) trước khi nộp đơn chính thức.
Lưu ý khi thiết kế logo, màu sắc, bố cục để thuận lợi khi đăng ký
Khi thiết kế logo để đăng ký bảo hộ, nên ưu tiên hình khối rõ ràng, nét không quá rối, màu sắc đơn giản, dễ tái hiện trên nhiều chất liệu (biển hiệu, áo thun, hóa đơn, mạng xã hội…). Tránh dùng quá nhiều chi tiết nhỏ, gradient phức tạp vì khi in đen trắng hoặc thu nhỏ, logo sẽ khó nhận diện.
Ngoài ra, hạn chế sử dụng các biểu tượng mang tính quốc gia, huy hiệu, cờ, dấu thập đỏ… vì dễ bị từ chối đăng ký. Hãy giữ lại file gốc logo vector, chuẩn bị cả phiên bản màu và đen trắng – đây là những dữ liệu thường cần khi lập hồ sơ nhãn hiệu.
Tham khảo thêm : Thủ tục tạm ngừng kinh doanh salon tóc, gội đầu đúng quy trình cho chủ tiệm
Phân nhóm dịch vụ khi đăng ký nhãn hiệu cho salon tóc, gội đầu
Nhóm dịch vụ liên quan đến cắt tóc, gội đầu, uốn nhuộm, làm đẹp
Khi đăng ký nhãn hiệu, ngoài mẫu logo/tên, bạn phải chọn nhóm hàng hóa, dịch vụ theo bảng phân loại (thường dựa trên Phân loại Nice). Đối với salon tóc, gội đầu, nhóm “cốt lõi” gần như luôn phải có là nhóm dịch vụ làm đẹp, trong đó bao gồm:
Dịch vụ cắt tóc nam/nữ, gội đầu, sấy tạo kiểu;
Dịch vụ uốn, duỗi, nhuộm, nối tóc, phục hồi tóc;
Dịch vụ chăm sóc tóc chuyên sâu, tư vấn kiểu tóc;
Các dịch vụ làm đẹp cá nhân khác nếu salon có cung cấp.
Việc lựa chọn đúng nhóm dịch vụ giúp nhãn hiệu được bảo hộ chính xác cho lĩnh vực bạn đang kinh doanh. Nếu chỉ đăng ký tên/logo mà không ghi đúng nhóm dịch vụ (hoặc bỏ sót nhóm chính), sau này khi xảy ra tranh chấp, bạn sẽ khó bảo vệ quyền của mình.
Ngoài ra, khi mô tả dịch vụ trong tờ khai, nên dùng cụm từ rộng nhưng vẫn đặc trưng, ví dụ: “Dịch vụ salon tóc, chăm sóc và làm đẹp tóc cho người; dịch vụ chăm sóc sắc đẹp cho cá nhân…” để bao quát nhiều dạng dịch vụ mà không cần ghi quá chi tiết từng kỹ thuật.
Đăng ký mở rộng cho các dịch vụ đi kèm: spa, chăm sóc da, làm móng, mỹ phẩm
Phần lớn salon tóc hiện nay không chỉ cắt – gội, mà còn cung cấp dịch vụ spa, chăm sóc da mặt, massage đầu – cổ – vai, làm móng, bán mỹ phẩm tóc và da. Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn theo hướng “beauty salon” tổng hợp, nên cân nhắc đăng ký mở rộng nhãn hiệu cho các nhóm dịch vụ liên quan.
Về dịch vụ, ngoài nhóm “salon tóc, làm đẹp”, có thể bổ sung các dịch vụ: chăm sóc da, trị liệu da cơ bản, massage thư giãn, làm móng tay – móng chân, tư vấn làm đẹp… (vẫn thuộc các nhóm dịch vụ chăm sóc sắc đẹp).
Nếu bạn bán mỹ phẩm mang thương hiệu riêng (dầu gội, dầu xả, serum dưỡng tóc, kem ủ tóc, kem dưỡng da…), thì cần đăng ký nhãn hiệu cả cho nhóm hàng hóa mỹ phẩm. Như vậy, thương hiệu salon sẽ được bảo hộ không chỉ cho dịch vụ mà còn cho sản phẩm mang logo của bạn. Trong dài hạn, đây là nền tảng để phát triển dòng sản phẩm riêng, bán tại salon, online hoặc phân phối cho hệ thống salon khác.
Ưu – nhược điểm của việc đăng ký nhiều nhóm dịch vụ ngay từ đầu
Đăng ký nhãn hiệu cho nhiều nhóm dịch vụ/hàng hóa ngay từ đầu giúp bạn:
Bảo hộ rộng hơn, tránh bị người khác “đi trước” đăng ký ở nhóm liên quan;
Linh hoạt mở rộng mô hình (từ salon tóc sang spa, nail, mỹ phẩm…) mà không lo phải nộp đơn mới cho cùng thương hiệu.
Tuy nhiên, nhược điểm là chi phí nhà nước tăng theo số nhóm đăng ký, hồ sơ cũng phức tạp hơn. Nếu sau 5 năm mà bạn không sử dụng nhãn hiệu cho một số nhóm đã đăng ký, có thể bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực đối với nhóm đó. Vì vậy, hãy cân nhắc giữa kế hoạch phát triển thực tế và ngân sách, chọn phạm vi bảo hộ hợp lý nhất.
Hồ sơ đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu
Thành phần hồ sơ: tờ khai, mẫu nhãn hiệu, danh mục dịch vụ, tài liệu chủ đơn
Khi muốn đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu, chủ salon cần chuẩn bị một bộ hồ sơ nhãn hiệu đầy đủ, đúng mẫu. Về cơ bản, hồ sơ gồm các tài liệu chính sau:
Tờ khai đăng ký nhãn hiệu theo mẫu quy định, điền đầy đủ thông tin về chủ đơn (cá nhân hoặc công ty), mẫu nhãn hiệu, nhóm dịch vụ đăng ký.
Mẫu nhãn hiệu: logo hoặc tên thương hiệu salon (word mark), in đúng kích thước, rõ màu sắc nếu đăng ký nhãn hiệu màu.
Danh mục dịch vụ mang nhãn hiệu: thường là dịch vụ làm tóc, cắt – gội – nhuộm, uốn, chăm sóc tóc, spa tóc… (nhóm dịch vụ làm đẹp) và có thể đăng ký thêm nhóm bán sản phẩm chăm sóc tóc nếu salon có kinh doanh kèm.
Tài liệu chứng minh tư cách chủ đơn:
Nếu chủ đơn là cá nhân: bản sao CMND/CCCD.
Nếu chủ đơn là công ty: bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Giấy ủy quyền (nếu nộp qua tổ chức đại diện SHTT).
Tùy trường hợp có thể cần thêm chứng từ phí, lệ phí… Toàn bộ hồ sơ nên được rà soát kỹ trước khi nộp để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung vì thiếu giấy tờ.
Lưu ý khi chuẩn bị mẫu nhãn hiệu và thông tin chủ sở hữu (cá nhân hoặc công ty)
Đối với ngành salon tóc, gội đầu, mẫu nhãn hiệu thường là tên tiệm + phần đồ họa (logo, biểu tượng mái tóc, gương, kéo…). Khi chuẩn bị mẫu nhãn hiệu, cần lưu ý:
Tên thương hiệu nên có tính phân biệt, không trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với các salon nổi tiếng đã tồn tại; tránh dùng từ mô tả chung chung như “Salon Tóc Đẹp”, “Cắt Gội Nam Nữ”… mà không có yếu tố riêng.
Nếu đăng ký nhãn hiệu màu, sau này sử dụng nên bám sát màu sắc đã đăng ký; nếu muốn linh hoạt hơn, có thể cân nhắc đăng ký nhãn hiệu đen trắng.
Mẫu nhãn hiệu gửi kèm phải rõ ràng, không bị nhòe, méo, đúng kích thước quy định.
Về thông tin chủ sở hữu, cần xác định ngay từ đầu: nhãn hiệu đứng tên cá nhân hay công ty.
Nếu đăng ký tên cá nhân, thuận tiện khi salon mới mở, chưa thành lập doanh nghiệp; sau này có thể chuyển nhượng cho công ty.
Nếu đã có công ty salon tóc, nên đăng ký trực tiếp dưới tên công ty để đồng bộ với hoạt động kinh doanh, dễ dàng cấp phép nhượng quyền, chuyển nhượng thương hiệu.
Mọi thông tin tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp/CMND phải thống nhất giữa tờ khai và tài liệu đính kèm.
Sai sót thường gặp trong hồ sơ đăng ký nhãn hiệu salon tóc
Một số lỗi phổ biến khi đăng ký nhãn hiệu cho salon tóc gồm:
Mẫu nhãn hiệu quá giống với nhãn hiệu đã đăng ký trước đó trong cùng lĩnh vực.
Sai hoặc thiếu nhóm dịch vụ, chỉ đăng ký một phần hoạt động thực tế.
Thông tin chủ đơn không trùng với giấy tờ đính kèm (sai tên, địa chỉ, mã số).
Thiếu giấy ủy quyền khi nộp qua đơn vị dịch vụ.
Những sai sót này khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, kéo dài thời gian xử lý hoặc thậm chí bị từ chối bảo hộ.
Quy trình nộp đơn và xử lý đơn đăng ký bảo hộ thương hiệu
Hình thức nộp đơn: trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến
Sau khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cho salon tóc, gội đầu, chủ salon có thể lựa chọn một trong các hình thức nộp đơn sau:
Nộp trực tiếp
Mang hồ sơ giấy đến cơ quan có thẩm quyền (thường là Cục hoặc Văn phòng đại diện cơ quan SHTT).
Phù hợp với trường hợp cần được hướng dẫn trực tiếp, kiểm tra thành phần hồ sơ tại chỗ.
Nộp qua bưu điện
Đóng gói hồ sơ, gửi bảo đảm đến địa chỉ cơ quan tiếp nhận.
Giữ lại biên nhận gửi bưu điện, kèm bản scan hồ sơ để tra cứu và trao đổi khi cần.
Phù hợp với salon ở tỉnh xa, không tiện đi lại.
Nộp trực tuyến (nếu hệ thống cho phép và bạn có tài khoản/chữ ký số)
Tạo tài khoản, tải lên các file scan tờ khai, mẫu nhãn hiệu, giấy tờ liên quan.
Thanh toán lệ phí điện tử theo hướng dẫn.
Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, dễ theo dõi tình trạng xử lý đơn.
Dù chọn hình thức nào, chủ salon cũng cần lưu lại số đơn, ngày nộp để theo dõi các bước thẩm định tiếp theo.
Các giai đoạn thẩm định hình thức, công bố đơn, thẩm định nội dung
Sau khi nộp đơn, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu sẽ trải qua một số giai đoạn xử lý chính:
Thẩm định hình thức
Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra xem đơn có đúng mẫu, đủ tài liệu, đóng phí đúng quy định hay chưa.
Nếu đạt yêu cầu, đơn được chấp nhận về mặt hình thức; nếu không, sẽ có thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Công bố đơn
Đơn hợp lệ về hình thức sẽ được công bố trên công báo sau một khoảng thời gian nhất định.
Đây là giai đoạn để bên thứ ba (nếu có) biết và có thể phản đối nếu họ cho rằng nhãn hiệu xâm phạm quyền của họ.
Thẩm định nội dung
Cơ quan SHTT sẽ xem xét khả năng đăng ký bảo hộ của nhãn hiệu: dấu hiệu có đủ tính phân biệt hay không, có trùng/tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký trước đó trong cùng lĩnh vực dịch vụ làm đẹp, salon tóc…
Cuối giai đoạn này, sẽ có thông báo: chấp nhận cấp văn bằng bảo hộ hoặc từ chối (toàn bộ/ một phần).
Trong quá trình thẩm định, nếu có thông báo yêu cầu giải trình, sửa đổi, người nộp đơn phải phản hồi đúng thời hạn để không bị coi là rút đơn.
Thời gian dự kiến từ lúc nộp đơn đến khi được cấp văn bằng bảo hộ
Thông thường, thời gian xử lý đơn đăng ký nhãn hiệu kéo dài khá lâu, có thể tính bằng năm chứ không phải vài tháng. Từ lúc nộp đơn đến khi hoàn tất thẩm định hình thức, công bố, thẩm định nội dung và cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, thường mất khoảng trên 18–24 tháng (nếu hồ sơ suôn sẻ, không bị phản đối hoặc yêu cầu sửa đổi nhiều lần). Trong thời gian đó, salon đã có quyền ưu tiên đối với nhãn hiệu nộp đơn, nên việc đăng ký sớm là rất quan trọng để bảo vệ thương hiệu lâu dài.
Theo dõi đơn, phản hồi ý kiến và xử lý khi bị từ chối sơ bộ
Cách đọc thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ và chuẩn bị công văn trả lời
Khi Cục Sở hữu trí tuệ (Cục SHTT) ra thông báo dự định từ chối hoặc thông báo nêu thiếu sót về đơn đăng ký nhãn hiệu salon tóc, bước đầu tiên là đọc thật kỹ toàn bộ văn bản, không chỉ phần “kết luận”. Thông báo thường nêu: số đơn, ngày nộp, nhóm dịch vụ, căn cứ pháp lý (điều, khoản của Luật SHTT, Thông tư 01/2007/TT-BKHCN, các lần sửa đổi…) và đặc biệt là lý do dự định từ chối (nhãn hiệu mô tả, trùng/tương tự gây nhầm lẫn, thiếu khả năng phân biệt, thiếu sót hình thức…). Đồng thời, thông báo ghi rất rõ thời hạn trả lời, thông thường trong khoảng 2–3 tháng kể từ ngày ký thông báo; nếu không trả lời hoặc trả lời không đạt yêu cầu, Cục có thể ra quyết định từ chối chính thức.
CÔNG TY LUẬT TNHH TRÍ MINH
+3
ANLIS Vietnam IP Agent
+3
iLeader
+3
Từ nội dung này, chủ đơn cần ghi chú lại từng lý do mà Cục nêu, phân loại thành: lý do có thể khắc phục bằng sửa đổi/bổ sung (ví dụ: thiếu mẫu, thiếu tờ khai, thiếu chữ ký…) và lý do cần lập luận pháp lý (ví dụ: đánh giá khả năng phân biệt, so sánh với nhãn hiệu đối chứng). Sau đó, bạn xây dựng công văn trả lời với cấu trúc rõ ràng: (1) Thông tin đơn, căn cứ pháp lý; (2) Tóm tắt nội dung thông báo; (3) Ý kiến, lập luận phản hồi từng lý do; (4) Đề nghị Cục xem xét chấp nhận. Nếu có sử dụng dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp, đây là lúc cần gửi ngay thông báo để được tư vấn phương án phúc đáp phù hợp.
Xử lý khi nhãn hiệu salon tóc bị dự định từ chối do tương tự hoặc mô tả
Hai lý do rất hay gặp với nhãn hiệu salon tóc là: “tương tự gây nhầm lẫn” với nhãn hiệu đã nộp/đăng ký trước và “mang tính mô tả” dịch vụ (ví dụ dùng từ “Tóc Đẹp”, “Salon Cao Cấp”, “Cắt – Gội – Uốn – Nhuộm”… quá chung chung). Khi bị nêu lý do tương tự, cần so sánh chi tiết giữa nhãn hiệu của bạn và nhãn hiệu đối chứng về cấu trúc, phát âm, ý nghĩa, bố cục, phần hình, màu sắc. Nếu có điểm khác biệt đủ mạnh, có thể lập luận rằng tổng thể nhãn hiệu vẫn tạo ấn tượng khác, không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng trong dịch vụ salon tóc.
Trường hợp bị coi là mô tả, có thể phân tích rằng thành phần bị cho là mô tả chỉ là phần phụ, còn có phần khác mang tính phân biệt (tên riêng, yếu tố đồ họa). Đồng thời, cân nhắc đề nghị tuyên bố không bảo hộ phần mô tả (phần descriptive disclaimer) để giữ lại phần có khả năng phân biệt và góp phần thuyết phục Cục rằng nhãn hiệu vẫn đủ điều kiện bảo hộ.
Khi nào nên sửa đổi, thu hẹp hoặc nộp mới nhãn hiệu khác
Không phải trường hợp nào cũng “cố bảo vệ bằng mọi giá”. Nếu sau khi phân tích, bạn thấy khả năng vượt qua từ chối rất thấp (ví dụ: trùng gần như hoàn toàn với nhãn hiệu đã nổi tiếng, hoặc toàn bộ nhãn hiệu chỉ là mô tả dịch vụ), nên cân nhắc thu hẹp phạm vi (giảm bớt nhóm/dịch vụ) hoặc sửa đổi nhỏ trong phạm vi luật cho phép. Trường hợp nhãn hiệu đang dùng trên thị trường khác hẳn phương án “vấn đề” đang nộp, hoặc chiến lược thương hiệu đã thay đổi, thì nộp mới một nhãn hiệu khác đôi khi vừa nhanh, vừa kinh tế hơn. Bạn cũng có thể song song: tiếp tục phúc đáp thông báo và đồng thời nộp thêm phương án nhãn hiệu dự phòng để giảm rủi ro mất thời gian bảo hộ.
Sử dụng và khai thác thương hiệu sau khi được bảo hộ
Quyền của chủ sở hữu nhãn hiệu salon tóc sau khi được cấp văn bằng
Khi nhãn hiệu salon tóc được Cục SHTT cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, chủ sở hữu có một loạt quyền tài sản quan trọng theo Luật Sở hữu trí tuệ: quyền sử dụng độc quyền nhãn hiệu cho dịch vụ đã đăng ký; quyền ngăn cấm người khác sử dụng trái phép dấu hiệu trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn; quyền chuyển nhượng (bán) hoặc cho phép người khác sử dụng (licensing) nhãn hiệu có thu phí; quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi xâm phạm (thanh tra, quản lý thị trường, tòa án…).
Công Ty Luật TNHH Global Vietnam Lawyers
+3
THƯ VIỆN PHÁP LUẬT
+3
slaw.com.vn
+3
Thông thường, nhãn hiệu được bảo hộ 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm, miễn là chủ sở hữu nộp phí gia hạn đúng hạn. Trong suốt thời gian đó, nhãn hiệu trở thành tài sản vô hình rất giá trị của salon: giúp xây dựng uy tín, tạo khác biệt với các salon khác, tăng giá trị khi chuyển nhượng, gọi vốn, nhượng quyền. Chủ sở hữu cần ý thức rằng việc đăng ký chỉ là “bước khởi đầu”; phần quan trọng hơn là duy trì sử dụng liên tục, tránh để nhãn hiệu bị coi là không sử dụng và có nguy cơ bị yêu cầu chấm dứt hiệu lực trong một số trường hợp.
Gắn nhãn hiệu lên biển hiệu, ấn phẩm marketing, mạng xã hội như thế nào cho đúng
Sau khi được bảo hộ, salon nên thống nhất cách sử dụng nhãn hiệu trên mọi điểm chạm với khách hàng: biển hiệu ngoài mặt tiền, bảng giá, đồng phục nhân viên, card visit, tờ rơi, ấn phẩm digital, website, fanpage, TikTok, Zalo OA… Nguyên tắc là sử dụng đúng, gần giống nhất với mẫu đăng ký: không tự ý bỏ bớt, đảo vị trí, thêm bớt yếu tố làm thay đổi khả năng phân biệt cốt lõi. Nếu muốn thay đổi lớn (ví dụ đổi hẳn logo, thêm hình, đổi cấu trúc), nên cân nhắc đăng ký thêm phiên bản mới để được bảo hộ đầy đủ.
Khi đã có văn bằng, bạn có thể gắn ký hiệu ® bên cạnh nhãn hiệu để thông báo cho đối thủ/khách hàng rằng đây là nhãn hiệu đã đăng ký, khác với ký hiệu ™ thường dùng cho nhãn hiệu đang được sử dụng nhưng chưa chắc đã được bảo hộ. Đồng thời, cần tuân thủ quy định về quảng cáo dịch vụ làm đẹp (không dùng từ ngữ gây hiểu nhầm về chất lượng, tác dụng) để tránh rủi ro xử phạt trong lĩnh vực quảng cáo, y tế – thẩm mỹ.
Chuyển nhượng, licensing thương hiệu cho chi nhánh, đối tác, nhượng quyền
Khi thương hiệu salon tóc đã có chỗ đứng, bạn có thể khai thác thương hiệu bằng cách mở chi nhánh, nhượng quyền (franchise) hoặc cho phép đối tác sử dụng nhãn hiệu (licensing). Trong trường hợp này, cần lập hợp đồng bằng văn bản quy định rõ phạm vi sử dụng (địa bàn, dịch vụ), thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ, mức phí/royalty, quyền kiểm tra – giám sát. Đối với hợp đồng chuyển nhượng hoặc li-xăng nhãn hiệu, để có hiệu lực đối kháng với bên thứ ba, cần làm thủ tục ghi nhận tại Cục SHTT theo quy định.
slaw.com.vn
+1
Làm tốt khâu hợp đồng và đăng ký sẽ giúp bạn vừa mở rộng hệ thống, vừa giữ được kiểm soát chất lượng và hình ảnh thương hiệu, tránh tình trạng chi nhánh/đối tác làm không đúng chuẩn, khiến thương hiệu salon bị ảnh hưởng tiêu cực.
Gia hạn, chuyển nhượng và xử lý xâm phạm thương hiệu salon tóc, gội đầu
Sau khi đã đăng ký bảo hộ thương hiệu salon tóc, gội đầu và được cấp văn bằng nhãn hiệu, rất nhiều chủ salon… quên luôn. Trong khi đó, thương hiệu là tài sản dài hạn, cần được quản lý như ghế, máy móc, thậm chí còn quan trọng hơn vì gắn với uy tín và khả năng mở rộng chuỗi. Văn bằng nhãn hiệu có thời hạn, cần gia hạn đúng lúc; thương hiệu cũng có thể chuyển nhượng, sang tên hợp pháp khi bạn bán lại salon; và khi bị người khác “ăn theo”, bạn hoàn toàn có công cụ pháp lý để xử lý xâm phạm.
Hiểu rõ ba mảng: gia hạn – chuyển nhượng – xử lý xâm phạm giúp chủ salon chủ động hơn: không bị mất hiệu lực bảo hộ do quá hạn, không bị thiệt khi sang nhượng thương hiệu, và không lúng túng nếu phát hiện đối thủ dùng tên, logo “na ná” để hút khách.
Thời hạn bảo hộ, thủ tục gia hạn văn bằng nhãn hiệu
Thông thường, văn bằng bảo hộ nhãn hiệu có thời hạn 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn liên tiếp nhiều lần, mỗi lần 10 năm. Nghĩa là, nếu được gia hạn đúng hạn, thương hiệu salon tóc, gội đầu của bạn có thể được bảo hộ lâu dài theo tuổi đời kinh doanh. Tuy nhiên, nếu quên gia hạn, văn bằng có thể hết hiệu lực và bạn mất thế mạnh pháp lý khi có tranh chấp.
Để không “mất oan” quyền bảo hộ, nên:
Ghi chú lịch nhắc gia hạn trước ngày hết hạn 6–12 tháng (theo thông tin trên văn bằng nhãn hiệu).
Chuẩn bị hồ sơ gia hạn, thường gồm: tờ khai gia hạn, bản sao văn bằng hoặc thông tin văn bằng, giấy ủy quyền (nếu thông qua tổ chức đại diện), chứng từ nộp lệ phí.
Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến tùy quy định từng thời kỳ).
Thông thường, chủ sở hữu được phép nộp gia hạn trong vòng 6 tháng trước ngày hết hạn; một số trường hợp có thể gia hạn muộn trong thời hạn gia hạn bổ sung nhưng bị tính phụ phí nộp muộn. Nếu để quá lâu không gia hạn, văn bằng mất hiệu lực, bạn sẽ phải nộp đơn đăng ký mới từ đầu, tốn thời gian và có nguy cơ bị người khác “tranh mất” nếu họ nộp trước. Vì vậy, gia hạn nhãn hiệu nên được xem là một hạng mục bắt buộc trong kế hoạch quản lý tài sản thương hiệu.
Các bước cơ bản khi phát hiện người khác xâm phạm thương hiệu salon tóc
Khi phát hiện một salon khác dùng tên, logo, bảng hiệu, fanpage giống hoặc gây nhầm lẫn với thương hiệu đã đăng ký của mình, bạn không nên vội “đăng đàn bóc phốt” mà cần đi theo lộ trình bài bản:
Thu thập chứng cứ: chụp ảnh bảng hiệu, menu dịch vụ, hóa đơn, danh thiếp, giao diện website/fanpage, bài quảng cáo… trong đó họ sử dụng dấu hiệu trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu của bạn.
Đối chiếu với văn bằng nhãn hiệu: so sánh phạm vi bảo hộ (tên, logo, màu sắc, nhóm dịch vụ làm đẹp, chăm sóc tóc…). Nếu mức độ giống nhau cao và dùng cho cùng dịch vụ salon tóc, gội đầu, nhiều khả năng là hành vi xâm phạm.
Liên hệ, thương lượng mềm dẻo trước: gửi email/tin nhắn/thư yêu cầu chấm dứt sử dụng, kèm theo bản sao văn bằng, giải thích rõ quyền sở hữu của bạn. Nhiều trường hợp đối phương không hiểu luật và sẽ tự nguyện đổi tên.
Nếu bên kia cố tình không hợp tác, có thể cân nhắc gửi thư cảnh báo chính thức (thông qua luật sư/tổ chức đại diện SHTT), hoặc yêu cầu cơ quan có thẩm quyền (thanh tra chuyên ngành, quản lý thị trường…) kiểm tra, xử lý theo quy định.
Trong mọi trường hợp, hãy giữ thái độ chuyên nghiệp, dựa trên hồ sơ và pháp luật, tránh “chiến tranh mạng xã hội” dễ phản tác dụng.
Khi nào nên nhờ luật sư, tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp hỗ trợ
Bạn nên cân nhắc nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp khi:
Vụ việc xâm phạm kéo dài hoặc tái diễn, đối phương có nhiều chi nhánh, doanh thu lớn.
Hai bên đã trao đổi nhiều lần nhưng không đạt được thỏa thuận, cần gửi thư cảnh báo, yêu cầu xử lý, khởi kiện hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại.
Bạn muốn chuyển nhượng, góp vốn bằng thương hiệu, hoặc xử lý các thủ tục phức tạp như tranh chấp nhãn hiệu, yêu cầu hủy bỏ hiệu lực văn bằng của bên khác.
Nhờ đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ sẽ giúp bạn định giá đúng rủi ro, chọn chiến lược phù hợp, tránh tự xử lý theo cảm tính dẫn đến mất lợi thế hoặc vi phạm ngược trở lại.
Hướng dẫn đăng ký bảo hộ thương hiệu cho salon tóc, gội đầu không chỉ là câu chuyện về một bộ hồ sơ nộp ở Cục Sở hữu trí tuệ mà còn là bước đi chiến lược trong việc xây dựng giá trị lâu dài cho salon. Khi thương hiệu được bảo hộ, bạn tự tin hơn khi mở rộng chi nhánh, triển khai nhượng quyền hoặc quảng bá trên mạng xã hội và các nền tảng trực tuyến. Ngược lại, nếu chậm trễ, bạn có thể rơi vào thế bị động khi tên, logo mình đang dùng lại bị người khác đăng ký trước. Tùy vào nguồn lực, chủ salon có thể tự nộp hồ sơ hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn sở hữu trí tuệ để được hỗ trợ trọn gói. Điều quan trọng là hãy coi thương hiệu là tài sản cần được bảo vệ bằng pháp lý, không chỉ bằng chất lượng tay nghề và dịch vụ.
