Kế toán cho công ty xuất khẩu gỗ và nông sản tại Thanh Hóa là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và đảm bảo hồ sơ xuất khẩu chính xác. Ngành xuất khẩu gỗ và nông sản tại Thanh Hóa đòi hỏi sự minh bạch trong từng chứng từ, từ hợp đồng mua – bán đến vận chuyển quốc tế. Nếu không có bộ phận kế toán vững chuyên môn, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro như sai mã HS, sai thuế suất, thiếu hồ sơ hoàn thuế hoặc không khớp số liệu với tờ khai hải quan. Nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn khi ghi nhận doanh thu xuất khẩu theo tỷ giá hoặc khi theo dõi phí logistics, phí bến bãi. Gia Minh cung cấp dịch vụ kế toán – thuế – hải quan trọn gói giúp doanh nghiệp xuất khẩu vận hành hiệu quả và đúng luật.
Tổng quan về kế toán doanh nghiệp xuất khẩu gỗ, nông sản tại Thanh Hóa
Đặc thù ngành xuất khẩu gỗ, nông sản
Doanh nghiệp xuất khẩu gỗ, nông sản tại Thanh Hóa thường hoạt động với khối lượng hàng hóa lớn, tính mùa vụ cao và tiêu chuẩn chất lượng khắt khe từ thị trường quốc tế. Với gỗ, doanh nghiệp phải tuân thủ yêu cầu về nguồn gốc hợp pháp (hồ sơ lâm sản, FSC…), quy cách xẻ, độ ẩm, xử lý chống mối mọt, đóng container… Nông sản (sắn, mía, tinh bột, rau quả, hạt…) lại chịu tác động mạnh của thời tiết, chất lượng thu hoạch, bảo quản, tồn kho và tiêu chuẩn kiểm dịch thực vật.
Đặc thù chung là chuỗi cung ứng dài: thu mua từ nhiều hộ dân, đại lý, nhà máy chế biến, sau đó sơ chế – chế biến – đóng gói – lưu kho – vận chuyển ra cảng – làm thủ tục hải quan – giao hàng cho khách quốc tế. Giá bán thường được thỏa thuận bằng ngoại tệ (USD, EUR…) trong khi chi phí đầu vào chủ yếu bằng VNĐ, làm phát sinh chênh lệch tỷ giá và rủi ro biến động giá.
Vì vậy, kế toán cho doanh nghiệp xuất khẩu gỗ, nông sản không chỉ là ghi nhận thu – chi, mà còn phải bám sát quy trình thu mua – sản xuất – xuất khẩu, kiểm soát chất lượng chứng từ, nguồn gốc hàng hóa, tỷ giá ngoại tệ và chi phí logistics để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ pháp lý.
Vai trò của kế toán trong chuỗi cung ứng xuất khẩu
Trong chuỗi cung ứng xuất khẩu gỗ, nông sản, kế toán đóng vai trò “trục xương sống” kết nối thu mua – sản xuất – kho – xuất khẩu – tài chính – ngân hàng. Ngay từ khâu thu mua, kế toán phải phối hợp với bộ phận thu mua/lực lượng thu gom để kiểm soát: giá mua, khối lượng, hao hụt, chứng từ đầu vào (hóa đơn, phiếu nhập, biên bản kiểm tra chất lượng, nguồn gốc). Với gỗ, đó là hồ sơ lâm sản; với nông sản, là chứng từ chứng minh vùng nguyên liệu, tiêu chuẩn chất lượng ban đầu.
Trong khâu sản xuất/chế biến, kế toán theo dõi định mức nguyên liệu, chi phí gia công, hao hụt ở từng công đoạn để tính giá thành xuất khẩu chính xác. Ở khâu xuất khẩu, kế toán là người “nối” giữa chứng từ thương mại và chứng từ tài chính: hợp đồng ngoại, invoice, packing list, tờ khai hải quan, vận đơn, CO, CQ… phải khớp với sổ sách và báo cáo thuế.
Về tài chính, kế toán chịu trách nhiệm ghi nhận doanh thu ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá, chi phí logistics, phí ngân hàng, phí bảo hiểm hàng hóa, từ đó phản ánh đầy đủ lãi/lỗ từng lô hàng, từng khách hàng, từng thị trường. Đồng thời, kế toán còn là người chuẩn bị hồ sơ phục vụ hoàn thuế GTGT, vay vốn ngân hàng theo hợp đồng xuất khẩu, làm việc với cơ quan thuế, hải quan khi cần giải trình.
Nói cách khác, nếu không có hệ thống kế toán chặt chẽ, doanh nghiệp rất khó kiểm soát được hiệu quả của từng lô xuất khẩu, dễ thất thoát chi phí và đối mặt với rủi ro về thuế, hải quan.
Quản lý nguyên liệu – hàng hóa trong doanh nghiệp xuất khẩu
Theo dõi kho gỗ, nông sản – xuất nhập tồn
Với doanh nghiệp xuất khẩu, kho gỗ, kho nông sản thường có quy mô lớn, luân chuyển liên tục, nhiều loại mã hàng, quy cách, chất lượng khác nhau. Kế toán phải xây dựng hệ thống mã hàng, mã lô, mã kho rõ ràng để khi nhập – xuất – tồn đều xác định được: loại hàng, nhà cung cấp, ngày thu mua, độ ẩm/chất lượng, mục đích sử dụng (xuất khẩu thị trường nào).
Mỗi lần nhập kho, kế toán căn cứ hợp đồng thu mua, phiếu cân, biên bản nghiệm thu chất lượng, hóa đơn… để ghi nhận chính xác số lượng và giá trị. Với nông sản, việc phân loại theo chất lượng (loại 1, loại 2, độ ẩm…) rất quan trọng vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán và khả năng xuất khẩu. Ngược lại, khi xuất kho (đưa vào sản xuất, đóng container, xuất bán nội địa…), phiếu xuất phải ghi rõ lô hàng, khách hàng, hợp đồng, tờ khai dự kiến để thuận tiện đối chiếu sau này.
Nhờ hệ thống xuất – nhập – tồn chặt chẽ, doanh nghiệp biết được tồn kho thực tế theo từng mã, từng kho, từng thị trường, tránh tồn kho lâu ngày dẫn đến giảm chất lượng, mối mọt, ẩm mốc. Đây là nền tảng để kế toán tính giá vốn chính xác cho từng lô hàng xuất khẩu.
Định mức nguyên liệu – xử lý hao hụt
Trong chế biến gỗ và nông sản, hao hụt là yếu tố không thể tránh khỏi: gỗ hao khi cưa xẻ, sấy, bào; nông sản hao khi phơi, sấy, làm sạch, phân loại. Kế toán cần phối hợp với kỹ thuật để xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại nguyên liệu và từng quy trình: bao nhiêu m³ gỗ tròn cho ra 1 m³ gỗ xẻ, bao nhiêu tấn sắn tươi cho ra 1 tấn tinh bột…
Sau mỗi kỳ sản xuất hoặc mỗi lô hàng, kế toán so sánh nguyên liệu thực tế xuất kho với lượng nguyên liệu theo định mức. Nếu chênh lệch vượt ngưỡng cho phép, cần phân tích nguyên nhân: do chất lượng nguyên liệu kém, do quy trình sản xuất chưa tối ưu, do công nhân thao tác sai hay do thất thoát, gian lận. Kết quả phân tích sẽ là cơ sở để cải tiến quy trình, điều chỉnh định mức hoặc xử lý trách nhiệm nội bộ.
Việc kiểm soát hao hụt tốt giúp doanh nghiệp tính đúng giá thành, tránh đội chi phí bất thường, đồng thời là căn cứ quan trọng khi giải trình với cơ quan thuế về tỷ lệ hao hụt hợp lý trong sản xuất, tránh bị loại chi phí hoặc ấn định thuế.
Quản lý lô hàng – batch sản xuất – truy xuất nguồn gốc
Ngày càng nhiều thị trường yêu cầu truy xuất nguồn gốc với gỗ và nông sản. Do đó, mỗi lô hàng xuất khẩu cần được gắn với batch sản xuất cụ thể: lô nguyên liệu nào, vùng nguyên liệu nào, ngày sản xuất, quy trình xử lý, kết quả kiểm định chất lượng.
Kế toán phải đảm bảo số liệu sổ sách (phiếu nhập – xuất, sổ kho, sổ chi tiết lô hàng) khớp với thông tin trên hồ sơ chất lượng, hồ sơ kiểm dịch, CO, CQ… Khi có yêu cầu truy xuất từ khách hàng, hải quan hoặc cơ quan chức năng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tra ngược lại đến từng lô nguyên liệu ban đầu.
Quản lý lô hàng chặt chẽ không chỉ phục vụ yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng vùng nguyên liệu, từng nhà cung cấp, từ đó tối ưu chuỗi cung ứng xuất khẩu.
Hạch toán doanh thu – chi phí trong hoạt động xuất khẩu
Ghi nhận doanh thu theo tỷ giá ngoại tệ
Doanh nghiệp xuất khẩu gỗ, nông sản thường ký hợp đồng bằng ngoại tệ (USD, EUR…), thanh toán qua ngân hàng theo điều kiện Incoterms (FOB, CIF, CFR…). Kế toán phải ghi nhận doanh thu bằng VNĐ theo tỷ giá quy định (tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá của ngân hàng thương mại tại ngày ghi nhận doanh thu).
Thời điểm ghi nhận doanh thu thường là khi rủi ro và lợi ích về hàng hóa đã chuyển giao cho người mua: ngày hàng qua lan can tàu, ngày giao cho hãng vận chuyển, ngày hoàn thành nghĩa vụ giao hàng theo hợp đồng. Kế toán cần đối chiếu giữa: hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan và thông báo nợ của ngân hàng để xác định chính xác ngày và số tiền ghi nhận.
Chênh lệch giữa tỷ giá tại ngày ghi nhận doanh thu và tỷ giá khi thực thu tiền sẽ tạo ra lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá, phải được hạch toán riêng vào doanh thu/chi phí tài chính. Nếu doanh nghiệp không theo dõi sát, rất dễ đánh giá sai hiệu quả kinh doanh: lãi do tỷ giá hay lãi do hoạt động chính. Kế toán xuất khẩu cần thiết lập báo cáo tách bạch: lợi nhuận từ hoạt động xuất khẩu và lãi/lỗ tỷ giá để lãnh đạo có cái nhìn chính xác.
Hạch toán chi phí logistics – vận chuyển quốc tế
Chi phí logistics trong hoạt động xuất khẩu gỗ, nông sản thường rất lớn: vận chuyển nội địa từ kho/xưởng ra cảng, bốc dỡ, lưu container, phí THC, phí local charges, cước tàu, phí bảo hiểm, phí đại lý, phí CFS… Tùy điều kiện giao hàng trong hợp đồng (FOB, CIF, EXW…), phần chi phí nào thuộc về doanh nghiệp bán phải được tập hợp và phân bổ cho đúng lô hàng.
Kế toán cần thu thập đầy đủ: hợp đồng vận chuyển, báo giá, invoice của hãng tàu/forwarder, phiếu thu/ủy nhiệm chi, chứng từ ngân hàng… để hạch toán chi phí logistics. Với những doanh nghiệp có nhiều lô hàng đi trong cùng một container hoặc cùng chuyến tàu, chi phí cần được phân bổ theo trọng lượng, thể tích, số kiện hoặc giá trị hàng hóa tùy tiêu thức phù hợp.
Việc tập hợp chi phí logistics chính xác giúp doanh nghiệp biết rõ giá thành xuất khẩu thực tế cho từng lô, từng thị trường, tránh tình trạng “bán xong mới thấy lỗ vì phí vận chuyển đội lên”. Đồng thời, đây cũng là căn cứ để kế toán xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế GTGT đối với hàng xuất khẩu.
Chi phí kiểm dịch – chứng nhận – phí hải quan
Bên cạnh logistics, doanh nghiệp xuất khẩu gỗ, nông sản còn phát sinh nhiều loại chi phí “ẩn”: phí kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, kiểm định chất lượng, hun trùng, chứng thư giám định, phí hải quan, phí lưu bãi do kiểm tra chuyên ngành, phí xin CO, CQ…
Kế toán phải thu thập và lưu giữ đầy đủ hóa đơn, biên lai, chứng từ thu của các cơ quan, đơn vị cung cấp dịch vụ này, hạch toán vào chi phí của từng lô hàng. Đây là những chi phí cần thiết, hợp lệ và thường được tính vào giá vốn xuất khẩu.
Khi cơ quan thuế/hải quan kiểm tra, việc có bộ chứng từ chi phí kiểm dịch – chứng nhận rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lý của giá thành, tránh bị loại chi phí hoặc nghi ngờ khai báo không phù hợp với thực tế.
Hồ sơ hải quan và chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu: Invoice – Packing List – Hợp đồng
Trong mỗi lô hàng xuất khẩu, bộ chứng từ thương mại là cơ sở để thông quan, thanh toán và hạch toán kế toán. Bộ chứng từ cơ bản thường bao gồm:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): quy định số lượng, quy cách, giá, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán;
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): thể hiện giá trị giao dịch, đơn giá, tổng tiền, điều kiện giao hàng, thông tin người mua – người bán;
Bảng kê đóng gói (Packing List): chi tiết số kiện, quy cách, trọng lượng, thể tích;
Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill): chứng từ vận tải xác nhận việc nhận hàng của hãng tàu/hãng bay;
Tờ khai hải quan xuất khẩu: chứng từ pháp lý xác nhận hàng đã xuất khẩu.
Kế toán phải đối chiếu các thông tin trên các chứng từ này để đảm bảo thống nhất về số lượng, đơn giá, giá trị, mã HS, điều kiện giao hàng, tránh mâu thuẫn giữa chứng từ thương mại và số liệu hạch toán. Mọi chỉnh sửa, bổ sung (nếu có) cần được lưu vết rõ ràng.
CO, CQ và các chứng từ kiểm dịch, kiểm định
Với gỗ và nông sản, nhiều thị trường yêu cầu bổ sung:
CO (Certificate of Origin) – Giấy chứng nhận xuất xứ, để hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu tại nước nhập;
CQ (Certificate of Quality) – Chứng nhận chất lượng;
Chứng thư kiểm dịch thực vật, kiểm dịch động vật, chứng nhận hun trùng, chứng thư giám định chất lượng, độ ẩm, tạp chất…
Những chứng từ này thường do các cơ quan chuyên ngành hoặc tổ chức giám định cấp. Kế toán cần lưu giữ bản gốc/bản sao y và liên kết chúng với từng lô hàng trong sổ sách, phục vụ đối chiếu khi khách hàng, hải quan, cơ quan thuế yêu cầu giải trình về nguồn gốc, chất lượng và điều kiện ưu đãi thuế.
Khớp số liệu giữa tờ khai hải quan và sổ kế toán
Một yêu cầu rất quan trọng là số liệu trên tờ khai hải quan phải phù hợp với số liệu kế toán và báo cáo thuế. Kế toán cần định kỳ đối chiếu: trị giá FOB/CIF trên tờ khai, lượng hàng thực xuất, tỷ giá hải quan, với doanh thu đã ghi nhận, giá vốn, số lượng xuất kho, số lượng trên invoice, packing list.
Nếu có chênh lệch (do điều chỉnh hợp đồng, giảm giá, bổ sung hàng, hàng trả lại…), doanh nghiệp cần lập hồ sơ giải trình, điều chỉnh kịp thời trên sổ kế toán và tờ khai thuế. Việc khớp số liệu tốt giúp doanh nghiệp giảm rủi ro khi thanh tra hải quan và thuế, đồng thời hỗ trợ rất nhiều cho hồ sơ hoàn thuế GTGT và đánh giá hiệu quả từng lô hàng xuất khẩu.
Thuế trong doanh nghiệp xuất khẩu gỗ và nông sản
Thuế GTGT 0% và điều kiện áp dụng
Đối với doanh nghiệp xuất khẩu gỗ và nông sản, chính sách thuế GTGT 0% là một lợi thế rất lớn, giúp hàng hóa tăng sức cạnh tranh về giá và hỗ trợ dòng tiền thông qua cơ chế khấu trừ – hoàn thuế. Tuy nhiên, không phải cứ bán ra nước ngoài là mặc nhiên được áp dụng thuế suất 0%. Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định: có hợp đồng xuất khẩu ký với tổ chức, cá nhân nước ngoài; có chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo đúng quy định về quản lý ngoại hối; có tờ khai hải quan đã làm thủ tục xuất khẩu, được cơ quan hải quan xác nhận hàng hóa đã thực xuất.
Đặc thù ngành gỗ và nông sản là hàng hóa thường đi qua nhiều khâu trung gian: chế biến, đóng container tại kho, thuê kho ngoại quan, hợp đồng ủy thác xuất khẩu… Kế toán cần xác định rõ doanh nghiệp là bên trực tiếp xuất khẩu hay ủy thác, từ đó xác định đúng đối tượng được áp dụng thuế suất 0%. Đồng thời, nội dung trên hóa đơn, hợp đồng, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán phải khớp nhau về mặt hàng, số lượng, trị giá để tránh bị cơ quan thuế đánh giá là không đủ điều kiện áp dụng thuế suất 0%.
Thuế TNDN và chi phí được trừ liên quan đến xuất khẩu
Về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), hoạt động xuất khẩu gỗ và nông sản vừa có cơ hội về doanh thu lớn, vừa tiềm ẩn nhiều khoản chi phí dễ bị loại nếu không có hồ sơ đầy đủ. Các chi phí như: mua nguyên liệu đầu vào (gỗ rừng trồng, gỗ nhập khẩu, nguyên liệu nông sản), chi phí chế biến, đóng gói, phí vận chuyển nội địa ra cảng, phí logistics quốc tế, phí kiểm định chất lượng, chi phí chứng nhận xuất xứ, chi phí lưu kho, chi phí hoa hồng môi giới… chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đủ điều kiện: có hóa đơn hợp lệ, hợp đồng rõ ràng, chứng từ thanh toán, và liên quan trực tiếp đến hợp đồng xuất khẩu.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý các khoản chi bằng ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá, chi phí lãi vay phục vụ sản xuất đơn hàng xuất khẩu… Kế toán phải hạch toán đúng tài khoản, đúng thời điểm để xác định lợi nhuận chịu thuế TNDN một cách trung thực, tránh vừa bị truy thu, vừa mất cơ hội tối ưu chi phí hợp lệ.
Hoàn thuế GTGT cho doanh nghiệp xuất khẩu
Hoạt động xuất khẩu với thuế suất GTGT 0% thường dẫn tới tình trạng doanh nghiệp có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ khá lớn (do mua nguyên liệu, dịch vụ trong nước chịu thuế 8%/10%), trong khi đầu ra là 0%. Khi đáp ứng điều kiện về số thuế GTGT đầu vào lũy kế và hồ sơ chứng từ đầy đủ, doanh nghiệp có thể lập hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT.
Để quá trình hoàn thuế thuận lợi, kế toán phải chuẩn bị bộ hồ sơ “sạch”: tờ khai thuế GTGT các kỳ liên quan, bảng kê hóa đơn đầu vào – đầu ra, tờ khai hải quan, hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, sổ chi tiết công nợ với khách hàng nước ngoài… Nếu tổ chức tốt ngay từ giai đoạn ký hợp đồng và thực hiện đơn hàng, doanh nghiệp không chỉ lấy lại được khoản thuế GTGT đầu vào đáng kể mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị xuất toán khi cơ quan thuế kiểm tra.
Những rủi ro thường gặp khi kế toán cho công ty xuất khẩu gỗ và nông sản tại Thanh Hóa không chuẩn
Sai mã HS – sai thuế suất dẫn đến bị phạt
Mã HS (Harmonized System) là căn cứ để xác định thuế suất xuất khẩu, thuế suất nhập khẩu và nhiều chính sách quản lý chuyên ngành. Với gỗ và nông sản, việc phân loại mã HS càng quan trọng vì liên quan đến chính sách bảo vệ rừng, nguồn gốc giống cây trồng, kiểm dịch thực vật, hạn ngạch xuất khẩu… Khi kế toán – hoặc bộ phận khai hải quan – phân loại sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị áp dụng sai thuế suất, sai chính sách, dẫn đến phải nộp bổ sung thuế, tiền phạt và tiền chậm nộp.
Ví dụ, một loại gỗ đã qua chế biến (ván ghép, đồ gỗ nội thất) có mã HS và chính sách khác với gỗ xẻ thô; nông sản tươi lại khác nông sản đã qua chế biến, đóng hộp, chế biến sâu. Nếu kê khai sai mã HS, sau này khi cơ quan hải quan hoặc thuế rà soát, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế nhiều năm, ảnh hưởng lớn đến dòng tiền và uy tín. Không ít trường hợp doanh nghiệp còn bị nghi ngờ “cố tình phân loại sai để hưởng ưu đãi thuế”, từ đó bị đưa vào diện giám sát rủi ro cao.
Hồ sơ chứng từ không khớp gây bị từ chối hoàn thuế
Trong hồ sơ xuất khẩu, các tài liệu như hợp đồng, phụ lục, invoice, packing list, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán, chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng thư kiểm dịch… phải thống nhất về chủng loại hàng hóa, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng (Incoterms). Khi kế toán lập chứng từ không cẩn thận, để xảy ra sai khác giữa các tài liệu – dù chỉ là cách ghi tên hàng, quy cách, đơn vị tính – cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình, thậm chí từ chối cho hoàn thuế GTGT vì cho rằng hồ sơ không đủ căn cứ chứng minh hàng đã xuất.
Sai sót càng lớn, thời gian giải quyết hoàn thuế càng kéo dài, doanh nghiệp bị “mắc kẹt” một khoản thuế đáng kể, ảnh hưởng đến vốn lưu động cho các đơn hàng tiếp theo.
Ghi nhận tỷ giá sai thời điểm
Doanh thu xuất khẩu và nhiều chi phí liên quan được ghi nhận bằng ngoại tệ (USD, EUR…), nên việc áp dụng tỷ giá đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc. Nếu kế toán sử dụng sai tỷ giá (lấy tỷ giá thanh toán thay vì tỷ giá tại ngày ghi nhận doanh thu, hoặc ngược lại), số liệu doanh thu, chi phí, chênh lệch tỷ giá trên báo cáo tài chính sẽ bị sai lệch. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh mà còn làm méo mó các chỉ số tài chính, gây khó khăn khi phân tích hiệu quả từng thị trường, từng hợp đồng.
Lợi ích khi doanh nghiệp xuất khẩu sử dụng dịch vụ kế toán tại Thanh Hóa
Hỗ trợ kiểm tra chứng từ – giảm rủi ro thuế
Khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên cho doanh nghiệp xuất khẩu tại Thanh Hóa, doanh nghiệp được hỗ trợ một “bộ lọc an toàn” cho toàn bộ hồ sơ xuất khẩu. Đơn vị dịch vụ sẽ rà soát hợp đồng ngoại thương, invoice, packing list, tờ khai hải quan, C/O, chứng từ thanh toán… ngay từ đầu, đảm bảo hồ sơ logic và thống nhất, đủ điều kiện áp dụng thuế suất GTGT 0% và hoàn thuế.
Kế toán xuất khẩu chuyên nghiệp cũng sẽ kiểm tra các vấn đề nhạy cảm như: phân loại mã HS, chính sách thuế theo mặt hàng, điều kiện thanh toán quốc tế, điều kiện giao hàng, xử lý hàng trả lại, giảm giá sau xuất khẩu… Từ đó, cảnh báo sớm cho doanh nghiệp các rủi ro có thể dẫn tới truy thu thuế, phạt, hoặc bị từ chối hoàn thuế. Việc này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp mới tham gia xuất khẩu, chưa quen với quy trình chứng từ và yêu cầu của cơ quan thuế – hải quan.
Tối ưu chi phí logistics, sản xuất và mua hàng
Dịch vụ kế toán xuất khẩu không chỉ “ghi chép” mà còn giúp doanh nghiệp phân tích chi phí theo từng đơn hàng, từng thị trường: giá mua nguyên liệu, chi phí chế biến, tiền vận chuyển nội địa, phí logistics quốc tế, phí lưu kho, chi phí tài chính do chậm thanh toán… Thông qua báo cáo chi tiết, doanh nghiệp có thể so sánh hiệu quả giữa các tuyến đường, các hãng tàu, các cảng xuất, các nhà cung cấp nguyên liệu.
Từ đó, ban lãnh đạo có cơ sở để đàm phán lại giá logistics, tối ưu lô hàng (gom hàng, chọn điều kiện giao hàng phù hợp), điều chỉnh quy trình sản xuất nhằm giảm hao hụt, nâng biên lợi nhuận mà vẫn giữ chất lượng sản phẩm gỗ và nông sản xuất khẩu.
Báo cáo tài chính – thuế xuất khẩu chính xác
Với sự đồng hành của đơn vị kế toán chuyên nghiệp, doanh nghiệp xuất khẩu tại Thanh Hóa sẽ có hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình: doanh thu, chi phí, lãi lỗ theo từng thị trường, từng khách hàng; số dư phải thu, phải trả ngoại tệ; chênh lệch tỷ giá; thuế GTGT, thuế TNDN liên quan đến hoạt động xuất khẩu.
Báo cáo tài chính – thuế chính xác giúp doanh nghiệp tự tin làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng, nhà đầu tư và đối tác quốc tế, đồng thời là nền tảng để xây dựng chiến lược phát triển xuất khẩu bền vững trong dài hạn.
Vì sao nên chọn Gia Minh đồng hành với doanh nghiệp xuất khẩu?
Kinh nghiệm xử lý hồ sơ xuất khẩu gỗ – nông sản
Gia Minh đã có nhiều năm đồng hành cùng doanh nghiệp xuất khẩu gỗ, dăm gỗ, veneer, đồ gỗ nội thất và nông sản như cà phê, tiêu, điều, rau củ, trái cây tươi/đông lạnh… Vì đã trực tiếp xử lý hồ sơ cho nhiều lô hàng, nhiều thị trường khác nhau, chúng tôi hiểu rõ đặc thù: hợp đồng ngoại thương, điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán (T/T, L/C, DP…), bộ chứng từ xuất khẩu (hợp đồng – invoice – packing list – vận đơn – C/O – tờ khai hải quan…). Trên nền tảng đó, Gia Minh không chỉ hạch toán đúng chuẩn mực kế toán và quy định thuế, mà còn tư vấn cách tổ chức chứng từ ngay từ đầu, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “chạy theo bổ sung” khi cần vay ngân hàng, xin bảo hiểm tín dụng, làm hoàn thuế hay giải trình với hải quan – thuế. Sự am hiểu thực tế ngành gỗ, nông sản giúp chúng tôi nhìn ra sớm các rủi ro: giá xuất khẩu, chi phí logistics, bảo hiểm, chênh lệch tỷ giá… để đề xuất giải pháp tối ưu, bảo vệ lợi ích cho doanh nghiệp.
Hỗ trợ hải quan – hoàn thuế – kiểm tra chứng từ
Doanh nghiệp xuất khẩu thường xuyên phải làm việc với hải quan, cơ quan thuế và ngân hàng, chỉ cần sai sót nhỏ trong chứng từ là có thể bị ách tắc tờ khai, chậm thông quan, kéo dài thời gian hoàn thuế. Gia Minh hỗ trợ rà soát bộ hồ sơ tờ khai, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, hợp đồng, C/O… trước khi nộp; đồng thời soát xét số liệu trước khi lập hồ sơ hoàn thuế GTGT. Khi có kiểm tra sau thông quan, thanh tra thuế, chúng tôi phối hợp chuẩn bị hồ sơ, giải trình số liệu, giúp doanh nghiệp giảm áp lực và hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu, phạt.
Quy trình minh bạch, chính xác, bảo mật tuyệt đối
Gia Minh xây dựng quy trình làm việc minh bạch, dễ theo dõi: rõ đầu việc, rõ thời hạn, rõ người phụ trách; báo cáo doanh thu, chi phí, công nợ, tình hình hoàn thuế được gửi định kỳ. Tất cả dữ liệu hợp đồng, giá xuất khẩu, danh sách khách hàng, bảng giá, chính sách chiết khấu… đều được bảo mật theo cam kết, chỉ sử dụng cho mục đích kế toán – thuế. Hệ thống lưu trữ chứng từ và file mềm được sắp xếp khoa học, giúp doanh nghiệp tra cứu nhanh khi cần mà vẫn đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối.
Đọc thêm: Kế toán ngành gỗ & mộc tại Thanh Hóa
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Doanh thu xuất khẩu ghi nhận theo tỷ giá nào?
Thông thường, doanh thu xuất khẩu được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (thời điểm xác định đã chuyển giao rủi ro, lợi ích cho khách – thường là khi giao hàng theo điều kiện Incoterms). Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá mua vào của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch hoặc tỷ giá ghi trên chứng từ ngân hàng phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán, chính sách tài chính nội bộ. Phần chênh lệch giữa tỷ giá ghi nhận doanh thu và tỷ giá khi thực thu tiền sẽ được hạch toán vào lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, nên cần theo dõi và phân tích kỹ.
Khi nào được áp dụng thuế suất 0% cho xuất khẩu?
Thuế suất GTGT 0% thường được áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu đáp ứng đủ điều kiện: có hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (trừ một số trường hợp đặc biệt theo luật), tờ khai hải quan đã thông quan và đầy đủ hồ sơ kèm theo. Một số dịch vụ liên quan đến xuất khẩu, vận tải quốc tế… cũng có thể áp dụng 0% nếu đáp ứng điều kiện. Nếu thiếu một trong các điều kiện quan trọng (hợp đồng, thanh toán không dùng tiền mặt, tờ khai…), cơ quan thuế có thể không chấp nhận thuế suất 0% mà yêu cầu áp dụng mức thuế suất GTGT thông thường.
Hồ sơ nào quan trọng nhất khi hoàn thuế xuất khẩu?
Khi hoàn thuế GTGT đầu vào đối với hàng xuất khẩu, bộ hồ sơ quan trọng nhất thường gồm: hợp đồng xuất khẩu, hóa đơn GTGT đầu vào, tờ khai hải quan đã thông quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, hóa đơn đầu ra (nếu có), bảng kê chi tiết các lô hàng xuất khẩu theo kỳ hoàn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị báo cáo thuế, sổ chi tiết công nợ, sổ cái tài khoản thuế, chứng từ vận chuyển, C/O (nếu liên quan)… Gia Minh sẽ giúp doanh nghiệp sắp xếp, đối chiếu toàn bộ hồ sơ này trước khi nộp, để hạn chế tối đa việc bị yêu cầu bổ sung hoặc bị bác hồ sơ hoàn thuế.
Kế toán cho công ty xuất khẩu gỗ và nông sản tại Thanh Hóa là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thị trường xuất khẩu cạnh tranh cao. Với hệ thống kế toán chuẩn, doanh nghiệp đảm bảo được tính chính xác của báo cáo tài chính và hồ sơ hải quan. Gia Minh đồng hành trong mọi nghiệp vụ từ kê khai – hạch toán – đối chiếu đến hỗ trợ hoàn thuế GTGT cho doanh nghiệp xuất khẩu. Dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và kiểm soát hiệu quả chi phí logistics, mua hàng và sản xuất. Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp xuất khẩu tại Thanh Hóa mở rộng thị trường quốc tế.
