Kế toán cho doanh nghiệp dịch vụ sự kiện và du lịch tại Thanh Hóa đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, quản lý doanh thu và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế. Với đặc thù ngành luôn có các khoản chi phát sinh nhanh, nhiều nhà cung cấp và sự thay đổi liên tục về lịch trình, doanh nghiệp rất dễ gặp sai sót trong việc hạch toán. Nếu không có hệ thống kế toán phù hợp, việc đối chiếu công nợ, quyết toán tour hoặc hợp đồng sự kiện có thể bị chậm trễ hoặc sai lệch số liệu. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý tài chính trọn gói, minh bạch và chính xác. Đây là giải pháp thiết thực cho các đơn vị sự kiện & du lịch đang hoạt động tại Thanh Hóa.
Tổng quan về kế toán cho doanh nghiệp dịch vụ sự kiện và du lịch tại Thanh Hóa
Đặc thù của ngành sự kiện & du lịch
Ngành sự kiện & du lịch tại Thanh Hóa có đặc điểm là tính thời vụ cao, chi phí phát sinh nhanh, doanh thu phụ thuộc nhiều vào hợp đồng và chương trình cụ thể. Doanh nghiệp có thể cùng lúc tổ chức nhiều tour, nhiều sự kiện cho các nhóm khách khác nhau: khách đoàn công ty, khách lẻ, tour học sinh – sinh viên, chương trình team building, hội nghị – hội thảo, khai trương, lễ kỷ niệm, roadshow… Mỗi chương trình lại có cấu trúc chi phí riêng: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vé tham quan, thuê thiết bị, nhân sự, thiết kế – trang trí, truyền thông…
Đặc thù nữa là tiền thu – chi không diễn ra một lần. Khách có thể đặt cọc trước, thanh toán từng đợt; nhà cung cấp cũng yêu cầu tạm ứng, thanh toán sau chương trình. Có những khoản chi “gối đầu” từ sự kiện này sang sự kiện khác; có hợp đồng trọn gói, có hợp đồng chỉ thuê một phần dịch vụ. Việc này khiến dòng tiền trở nên phức tạp, dễ nhầm lẫn giữa chi phí của từng tour, từng sự kiện nếu không có hệ thống kế toán chi tiết.
Ngoài ra, doanh nghiệp sự kiện & du lịch thường sử dụng nhiều cộng tác viên, hướng dẫn viên, MC, kỹ thuật, freelance… với hình thức thanh toán đa dạng (theo job, theo buổi, theo chương trình), dễ phát sinh vướng mắc về chứng từ, khấu trừ thuế TNCN nếu kế toán không theo sát.
Vì sao doanh nghiệp cần kế toán chuyên sâu?
Với mô hình hoạt động như trên, nếu chỉ làm kế toán ở mức “ghi chép cơ bản”, doanh nghiệp sự kiện & du lịch rất khó biết tour nào lãi, tour nào lỗ, sự kiện nào đội chi phí, hợp đồng nào bị chậm thu tiền. Kế toán chuyên sâu cho ngành này không chỉ là hạch toán doanh thu – chi phí, mà phải thiết kế hệ thống theo dõi riêng cho từng tour, từng chương trình, từng hợp đồng.
Kế toán chuyên ngành giúp doanh nghiệp:
Xây dựng dự toán chi phí cho từng chương trình trước khi ký hợp đồng, làm cơ sở báo giá và thương thảo;
Theo dõi chi tiết chi phí thực tế phát sinh, so sánh với dự toán để kịp thời điều chỉnh;
Phân tích biên lợi nhuận theo từng tour, mùa cao điểm – thấp điểm, từng phân khúc khách hàng;
Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đảm bảo không bỏ sót khoản phải thu – phải trả.
Bên cạnh đó, lĩnh vực du lịch, lữ hành còn chịu nhiều quy định riêng về thuế, hóa đơn, hợp đồng, ký quỹ, giấy phép… Kế toán chuyên sâu sẽ giúp doanh nghiệp kê khai thuế đúng bản chất dịch vụ, hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, đồng thời chuẩn bị được các báo cáo tài chính “đẹp và minh bạch” để phục vụ mục tiêu vay vốn ngân hàng, mở rộng quy mô hoặc hợp tác với các đối tác lớn.
Những khó khăn kế toán thường gặp trong ngành sự kiện & du lịch
Chi phí phát sinh nhanh và khó kiểm soát
Trong một tour du lịch hay một chương trình sự kiện, chi phí có thể phát sinh liên tục: bổ sung suất ăn, thêm phòng khách sạn, tăng số lượng xe, phát sinh thiết bị âm thanh – ánh sáng, mua quà tặng, hỗ trợ chi phí ngoài hợp đồng… Nhiều khoản chi được thực hiện gấp, thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp hoặc cộng tác viên mà không chuẩn bị trước hợp đồng, báo giá, hóa đơn đầy đủ.
Nếu không có quy trình duyệt chi và thu thập chứng từ rõ ràng, kế toán sẽ rơi vào tình trạng “chạy theo” để hợp thức hóa chứng từ sau sự kiện: xin lại hóa đơn, biên nhận, bảng kê, hợp đồng. Không ít trường hợp chi phí thực tế đã chi nhưng không có chứng từ hợp lệ, dẫn đến không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Bên cạnh đó, việc không tách riêng chi phí theo từng tour, từng chương trình khiến doanh nghiệp chỉ nhìn thấy tổng chi phí kỳ, mà không biết sự kiện nào đang làm tăng chi phí, loại dịch vụ nào kém hiệu quả. Điều này làm mất đi vai trò quản trị của kế toán và khiến việc ra quyết định về giá bán, ưu đãi, cắt giảm dịch vụ trở nên cảm tính.
Doanh thu theo tour – hợp đồng – sự kiện
Doanh thu trong ngành sự kiện & du lịch không phải lúc nào cũng trùng với số tiền đã thu. Có hợp đồng khách đặt cọc trước, thanh toán phần còn lại sau khi kết thúc; có chương trình thanh toán nhiều đợt theo tiến độ; có khi doanh nghiệp phải ứng tiền thực hiện rồi mới thu lại từ khách hoặc bên thứ ba.
Nếu kế toán chỉ ghi nhận doanh thu theo dòng tiền vào mà không theo dõi theo từng hợp đồng, sẽ rất khó xác định doanh thu thực tế của từng tour, từng sự kiện trong một kỳ báo cáo. Ngoài ra, doanh thu còn phải phân tách theo loại hình dịch vụ: lữ hành trọn gói, thuê xe, tổ chức sự kiện, dịch vụ ăn uống, vé tham quan… Khi không phân loại rõ ràng, doanh nghiệp gặp khó trong kê khai thuế GTGT đúng thuế suất, khó phân tích hiệu quả từng mảng dịch vụ.
Sai sót trong công nợ và chứng từ đối tác
Ngành sự kiện & du lịch có mạng lưới đối tác rất rộng: khách sạn, nhà hàng, đơn vị vận chuyển, điểm tham quan, nhà tổ chức âm thanh – ánh sáng, freelancer… Mỗi bên lại có điều khoản thanh toán khác nhau. Nếu kế toán không lập bảng theo dõi công nợ chi tiết, không đối chiếu định kỳ, dễ dẫn đến: quên thu công nợ của khách, thanh toán thiếu hoặc thừa cho nhà cung cấp, nhầm lẫn giữa các hợp đồng.
Ngoài ra, việc chậm lấy hóa đơn từ đối tác, sai thông tin trên hóa đơn (tên đơn vị, mã số thuế, nội dung dịch vụ) cũng khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian chỉnh sửa, thậm chí bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Sai sót công nợ và chứng từ là nguyên nhân thường xuyên khiến doanh nghiệp bị “rối số liệu” và khó minh bạch tài chính.
Nội dung dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp sự kiện & du lịch
Kế toán chi phí tour – chương trình – sự kiện
Dịch vụ kế toán chuyên cho doanh nghiệp sự kiện & du lịch tại Thanh Hóa tập trung đầu tiên vào việc thiết kế hệ thống theo dõi chi phí theo tour – chương trình – sự kiện. Mỗi hợp đồng, mỗi đoàn khách, mỗi event đều được gán một “mã” riêng để mọi khoản chi liên quan đều được ghi nhận đúng mã đó.
Kế toán sẽ phối hợp với bộ phận kinh doanh và điều hành để lập dự toán chi phí trước khi triển khai: chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống, thuê hội trường, thiết bị, nhân sự, in ấn – trang trí, chương trình nghệ thuật… Sau khi chương trình kết thúc, tất cả chứng từ chi phí được gom về theo mã, nhập liệu và so sánh với dự toán.
Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng biết tour nào vượt chi, tour nào tiết kiệm; loại chi phí nào thường xuyên đội lên so với kế hoạch. Đây là cơ sở để điều chỉnh giá bán, thương lượng lại với nhà cung cấp, hay tái cấu trúc gói dịch vụ cho các chương trình sau. Dịch vụ kế toán giúp chủ doanh nghiệp không chỉ “chốt sổ” mà còn quản trị được chi phí ở từng chương trình cụ thể.
Theo dõi doanh thu theo từng hợp đồng
Bên cạnh chi phí, dịch vụ kế toán cũng xây dựng hệ thống theo dõi doanh thu chi tiết theo hợp đồng – tour – sự kiện. Mỗi hợp đồng ký với khách hàng (doanh nghiệp, trường học, cơ quan nhà nước, khách lẻ) sẽ được theo dõi toàn bộ: giá trị hợp đồng, lịch thanh toán, số tiền đã thu, còn phải thu, các điều chỉnh phát sinh (tăng số lượng khách, thêm dịch vụ, giảm giá…).
Kế toán ghi nhận doanh thu theo nguyên tắc phù hợp: khi chương trình đã hoàn thành, khi từng phần công việc được nghiệm thu, hoặc theo tiến độ nếu hợp đồng kéo dài nhiều kỳ. Đồng thời, doanh thu được phân loại theo nhóm dịch vụ (tour du lịch, tổ chức sự kiện, thuê thiết bị, dịch vụ phụ trợ…) để phục vụ phân tích và kê khai thuế.
Báo cáo doanh thu theo hợp đồng giúp lãnh đạo dễ dàng nhìn thấy: hợp đồng nào đang mang lại lợi nhuận tốt, hợp đồng nào thường xuyên phát sinh công nợ khó thu, đối tác nào cần siết chặt điều khoản thanh toán. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để ưu tiên nguồn lực cho những phân khúc hiệu quả và hạn chế rủi ro tài chính.
Kê khai thuế – lập báo cáo tài chính
Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp sự kiện & du lịch không thể thiếu khâu kê khai thuế và lập báo cáo tài chính đúng quy định. Kế toán sẽ tổng hợp doanh thu – chi phí đã được phân loại rõ ràng, lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN cho đội ngũ hướng dẫn viên, cộng tác viên, MC, kỹ thuật… theo từng kỳ.
Việc phân loại doanh thu theo loại hình dịch vụ giúp kê khai thuế suất GTGT đúng, tránh bị truy thu do áp sai mức thuế. Chi phí được chuẩn hóa chứng từ giúp tối ưu chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, giảm nghĩa vụ thuế hợp pháp cho doanh nghiệp.
Cuối năm, kế toán lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo yêu cầu: doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo mảng tour – sự kiện – thuê thiết bị; theo mùa vụ; theo nhóm khách hàng… giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ bức tranh tài chính, có chiến lược mở rộng, điều chỉnh sản phẩm dịch vụ và làm việc thuận lợi với ngân hàng, nhà đầu tư hoặc đối tác lớn.
Quản lý hợp đồng – đối tác – nhà cung cấp
Hợp đồng tổ chức sự kiện – hợp đồng tour
Trong lĩnh vực du lịch – sự kiện, hợp đồng là nền tảng quan trọng để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp, khách hàng và đối tác. Đối với hợp đồng tổ chức sự kiện, nội dung cần nêu rõ phạm vi dịch vụ: địa điểm, hệ thống âm thanh – ánh sáng, MC, nhân sự hỗ trợ, kịch bản chương trình, thời gian set-up – vận hành – tháo dỡ. Các điều khoản về chi phí, số lượng nhân sự, vật tư, trách nhiệm trong trường hợp thay đổi địa điểm, thay đổi thời tiết… phải được làm rõ để tránh tranh chấp.
Đối với hợp đồng tour du lịch, kế toán và bộ phận điều hành cần phối hợp để chuẩn hóa các điều khoản: chương trình tour, dịch vụ kèm theo (ăn uống, khách sạn, vé tham quan, xe đưa đón), chính sách thay đổi – hủy tour, mức bồi hoàn, quy định dành cho trẻ em, tiêu chuẩn phòng, thời hạn thanh toán. Những chi tiết này không chỉ liên quan trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng mà còn ảnh hưởng đến việc hạch toán doanh thu, chi phí và trách nhiệm pháp lý khi có sự cố.
Hợp đồng càng rõ ràng, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát được dòng tiền, công nợ, chênh lệch giá, đồng thời làm căn cứ khi tính giá tour – sự kiện và khi quyết toán thuế.
Theo dõi thanh toán – đặt cọc – hoàn ứng
Hoạt động du lịch – sự kiện thường có đặc thù là phải tạm ứng chi phí trước: đặt cọc khách sạn, nhà hàng, thuê xe, book vé máy bay, đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện… Vì vậy, doanh nghiệp phải có quy trình theo dõi chặt chẽ các khoản đặt cọc – tạm ứng – hoàn ứng. Bộ phận kế toán cần mở sổ theo dõi chi tiết theo từng tour, từng sự kiện và từng đối tác: ngày đặt cọc, số tiền, mục đích, người phụ trách, thời hạn thu hồi hoặc khấu trừ.
Đặc biệt với tour outbound hoặc sự kiện lớn, có nhiều lần thanh toán theo tiến độ, việc quản lý khoa học giúp giảm rủi ro thất thoát và kiểm soát dòng tiền hiệu quả. Kế toán phải đối chiếu thường xuyên giữa phiếu chi, hóa đơn, bảng kê đối tác cung cấp với số tiền đã đặt cọc, đảm bảo mỗi khoản tạm ứng đều có chứng từ quyết toán đầy đủ. Với trường hợp phát sinh hủy tour, hủy sự kiện, kế toán phải làm rõ các khoản phạt hủy, mức hoàn cọc từ đối tác, thời hạn thanh toán lại để doanh nghiệp dự trù ngân sách hợp lý.
Kiểm soát chứng từ từ nhà cung cấp
Nhà cung cấp trong ngành du lịch – sự kiện gồm khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, hướng dẫn viên, nghệ sĩ, đơn vị âm thanh – ánh sáng, in ấn, agency marketing… Việc kiểm soát chứng từ từ các nhà cung cấp này đóng vai trò quan trọng vì liên quan trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế.
Doanh nghiệp cần quy định rõ: mọi dịch vụ phát sinh phải có hợp đồng, phiếu xác nhận dịch vụ (service voucher), bảng kê dịch vụ thực hiện và hóa đơn điện tử hợp lệ. Kế toán phải đối chiếu hóa đơn với chương trình tour – sự kiện, báo giá ban đầu và thực tế dịch vụ đã diễn ra. Nếu thiếu các chứng từ này, chi phí dễ bị cơ quan thuế loại khi kiểm tra. Quy trình kiểm soát chứng từ tốt giúp vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa hạn chế thất thoát do thanh toán sai lệch.
Quản lý doanh thu & chi phí theo tour – sự kiện
Phân tích chi phí theo từng chương trình
Đối với doanh nghiệp du lịch – sự kiện, mỗi chương trình tour hoặc sự kiện được xem như một “dự án nhỏ” với hệ thống chi phí riêng. Vì vậy, doanh nghiệp cần lập bảng dự toán và bảng chi phí thực tế theo từng tour, từng đoàn, từng event. Các chi phí thường bao gồm: vận chuyển (xe, vé máy bay), lưu trú, ăn uống, vé tham quan, dịch vụ thuê ngoài, nhân sự điều hành – hướng dẫn viên, vật tư trang trí, âm thanh – ánh sáng…
Kế toán phải tập hợp đầy đủ chi phí theo từng khoản mục, đối chiếu giữa dự toán và chi phí thực tế để nhận diện chênh lệch. Những biến động như giá khách sạn tăng, chi phí ăn uống phát sinh, số lượng khách thay đổi… cần được phân tích rõ ràng. Từ đó, doanh nghiệp cải thiện việc lập kế hoạch cho các tour – sự kiện sau, hạn chế tình trạng “vượt chi phí” hoặc “lỗ do báo giá thấp”.
Tính lãi – lỗ theo tour – dự án
Lợi nhuận theo từng tour hoặc sự kiện là chỉ tiêu quan trọng nhất giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh. Việc tính lãi – lỗ phải dựa trên doanh thu thực thu và chi phí thực tế đã tập hợp theo tour. Kế toán cần lập báo cáo lợi nhuận theo từng chương trình: doanh thu vé tour, doanh thu dịch vụ bổ sung, chi phí cố định phân bổ và chi phí trực tiếp.
Thông qua báo cáo này, doanh nghiệp phát hiện được tour nào lãi cao, tour nào chỉ hòa vốn hoặc lỗ; sự kiện nào tốn nhiều chi phí hơn dự tính; yếu tố nào ảnh hưởng mạnh đến lợi nhuận (vé máy bay, khách sạn, phí dịch vụ, nhân sự…). Đây là căn cứ để điều chỉnh chính sách giá tour, lựa chọn đối tác và tối ưu chi phí ở các chương trình sau.
Báo cáo dòng tiền theo kế hoạch sự kiện
Ngành sự kiện – du lịch có đặc thù dòng tiền biến động lớn theo từng đoàn khách hoặc từng event. Doanh nghiệp cần lập báo cáo dòng tiền cho từng tour – sự kiện để theo dõi số tiền thu từ khách hàng, các khoản phải chi cho nhà cung cấp và mức tồn quỹ cần duy trì để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.
Báo cáo dòng tiền giúp doanh nghiệp biết thời điểm cần đặt cọc, thời điểm thanh toán phần còn lại, các khoản phải thu – phải trả, tránh tình trạng thiếu hụt tạm thời hoặc bị động khi nhà cung cấp yêu cầu thanh toán gấp. Đây cũng là cơ sở để ban giám đốc đánh giá khả năng tài chính và quyết định nhận thêm tour hoặc sự kiện mới.
Thuế trong doanh nghiệp sự kiện & du lịch
Thuế GTGT dịch vụ du lịch
Dịch vụ du lịch – sự kiện đa số chịu thuế GTGT 10%, tuy nhiên cấu trúc dịch vụ phức tạp nên doanh nghiệp cần phân biệt rõ các khoản doanh thu: doanh thu tour trọn gói, doanh thu dịch vụ bổ sung, doanh thu hoa hồng từ nhà cung cấp… Trong tour trọn gói, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn đầy đủ theo giá bán đã thỏa thuận với khách hàng, không được tách riêng hóa đơn của từng nhà cung cấp.
Đối với doanh thu outbound (đưa khách ra nước ngoài), một số phần dịch vụ mua của nhà cung cấp nước ngoài có thể không chịu thuế GTGT hoặc phải khấu trừ thuế nhà thầu tùy từng trường hợp. Vì vậy, kế toán cần lưu trữ hợp đồng dịch vụ nước ngoài, chứng từ thanh toán quốc tế và đối chiếu với quy định thuế hiện hành. Với doanh nghiệp tại Thanh Hóa, việc quản lý hóa đơn GTGT cho dịch vụ du lịch là yêu cầu quan trọng nhằm tránh rủi ro kê khai sai hoặc bị truy thu do ghi nhận không đầy đủ.
Thuế TNCN nhân viên – cộng tác viên
Doanh nghiệp sự kiện – du lịch thường sử dụng đội ngũ hướng dẫn viên, MC, cộng tác viên bán tour, kỹ thuật sự kiện… Những đối tượng này có thể ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng cộng tác tùy tính chất công việc. Với người lao động ký hợp đồng trên 3 tháng, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN theo biểu lũy tiến, đăng ký mã số thuế cá nhân và tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định.
Với cộng tác viên, hướng dẫn viên thỉnh thoảng mới hợp tác, doanh nghiệp áp dụng khấu trừ thuế 10% trên thu nhập trước khi thanh toán. Kế toán phải lập bảng kê, hợp đồng khoán việc và lưu trữ đầy đủ chứng từ chi trả để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra chéo tờ khai thuế TNCN.
Thuế TNDN – chi phí hợp lệ
Khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp du lịch – sự kiện phải chứng minh tính hợp lý – hợp lệ của các chi phí: chi phí khách sạn, ăn uống, vận chuyển, dịch vụ thuê ngoài, chi phí tổ chức sự kiện, hoa hồng bán tour… Những chi phí này chỉ được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn hợp lệ, hợp đồng dịch vụ, bảng kê, phiếu xác nhận dịch vụ và chứng từ thanh toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải phân biệt rõ chi phí phục vụ khách hàng (dịch vụ tour) và chi phí tiếp khách nội bộ để tránh bị cơ quan thuế loại bỏ. Quản lý tốt chi phí hợp lệ giúp tránh rủi ro truy thu thuế TNDN và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp sự kiện – du lịch tại Thanh Hóa.
Báo cáo tài chính ngành sự kiện & du lịch
Theo dõi doanh số – chi phí từng thời kỳ
Ngành sự kiện & du lịch có đặc thù doanh thu và chi phí biến động mạnh theo mùa, theo chiến dịch và theo từng chương trình tour/sự kiện. Nếu không tổ chức hệ thống kế toán phù hợp, chủ doanh nghiệp rất khó biết được kỳ nào lãi thật, kỳ nào đang “đốt tiền” cho marketing, chiết khấu, hoa hồng sales. Với mô hình lễ hội, MICE, tour đoàn, team building, booking khách sạn – vé máy bay…, mỗi hợp đồng lại có cấu trúc chi phí khác nhau: chi phí dịch vụ đầu vào, chi phí nhân sự, chi phí thuê đối tác, chi phí di chuyển, chi phí phát sinh tại điểm đến. Dịch vụ kế toán chuyên ngành sự kiện & du lịch sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi doanh số – chi phí theo tháng/quý, theo tour, theo sự kiện, từ đó so sánh hiệu quả giữa các chương trình, gói sản phẩm, phân phối kênh. Khi có báo cáo chi tiết, ban lãnh đạo dễ dàng quyết định dừng những sản phẩm kém hiệu quả và tập trung ngân sách cho sản phẩm mang lại biên lợi nhuận cao hơn.
Lập báo cáo tài chính chuẩn – minh bạch
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp sự kiện & du lịch cần phản ánh minh bạch cơ cấu doanh thu, chi phí và công nợ với khách hàng – nhà cung cấp – cộng tác viên. Không ít doanh nghiệp chỉ tập trung vào số lượng khách, số tour tổ chức mà quên chuẩn hóa sổ sách, dẫn đến khi cần vay vốn ngân hàng, gọi vốn nhà đầu tư, hoặc quyết toán thuế thì số liệu thiếu nhất quán. Dịch vụ kế toán chuyên sâu sẽ tổ chức lại hệ thống tài khoản, phân loại doanh thu theo sản phẩm dịch vụ (tour trong nước, tour quốc tế, dịch vụ visa, vé máy bay, sự kiện…), phân loại chi phí chi tiết để báo cáo tài chính rõ ràng, dễ đọc, dễ giải trình. Đồng thời, việc tuân thủ chuẩn mực kế toán, cập nhật kịp thời hóa đơn chứng từ, hạch toán đúng kỳ sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro về thuế, tạo uy tín với đối tác và cơ quan nhà nước, cũng như tăng độ tin cậy khi làm việc với ngân hàng, quỹ đầu tư.
Chi phí dịch vụ kế toán tại Thanh Hóa
Báo giá theo số lượng hợp đồng – sự kiện
Với doanh nghiệp sự kiện & du lịch tại Thanh Hóa, một cách báo giá hợp lý là dựa trên số lượng hợp đồng và số lượng sự kiện/tour phát sinh trong kỳ. Doanh nghiệp có ít chương trình, chủ yếu là tour lẻ hoặc dịch vụ nhỏ lẻ thì khối lượng chứng từ không quá lớn, chi phí dịch vụ kế toán sẽ được xây dựng ở mức phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa khởi nghiệp. Ngược lại, với đơn vị tổ chức nhiều chương trình lớn trong năm: festival, đêm nhạc, sự kiện doanh nghiệp, tour đoàn hàng trăm khách…, mỗi hợp đồng kéo theo rất nhiều hóa đơn chi phí, bảng kê chi tiết, hồ sơ thanh toán. Lúc này, đơn vị dịch vụ sẽ khảo sát số lượng hợp đồng, số lượng sự kiện, mức độ phức tạp (nhiều tầng đối tác, chi phí phân chia hoa hồng…) để đưa ra gói phí theo bậc thang, đảm bảo tương ứng với khối lượng công việc, minh bạch và không phát sinh bất ngờ trong quá trình triển khai.
Báo giá theo doanh thu và quy mô doanh nghiệp
Bên cạnh số lượng hợp đồng, chi phí dịch vụ kế toán cũng thường được xác định theo quy mô doanh thu và mô hình tổ chức của doanh nghiệp. Doanh nghiệp doanh thu nhỏ, bộ máy gọn nhẹ sẽ có nhu cầu báo cáo đơn giản hơn so với các công ty lữ hành, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban. Gia Minh có thể xây dựng các gói phí linh hoạt: gói cho startup du lịch, gói cho doanh nghiệp vừa, gói chuyên sâu cho doanh nghiệp có doanh thu lớn, nhiều mảng dịch vụ. Căn cứ vào doanh thu dự kiến/năm, số lượng nhân sự, số lượng kênh bán (online, offline, đại lý…), chúng tôi sẽ đề xuất mức phí trọn gói hàng tháng/quý, giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch chi phí, đồng thời vẫn đảm bảo được tư vấn thuế – kế toán và hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ, kịp thời.
Xem thêm: Dịch vụ xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Thanh Hóa
Vì sao nên chọn Gia Minh cho kế toán sự kiện & du lịch tại Thanh Hóa?
Kinh nghiệm với nhiều mô hình du lịch – sự kiện
Gia Minh đã có kinh nghiệm đồng hành với nhiều mô hình kinh doanh du lịch – sự kiện khác nhau: công ty lữ hành nội địa và quốc tế, đơn vị tổ chức tour team building, công ty tổ chức sự kiện doanh nghiệp, đơn vị chuyên booking vé – phòng – dịch vụ, trung tâm hội nghị – tiệc cưới… Mỗi mô hình có cách ghi nhận doanh thu, chi phí, hoa hồng, chiết khấu hoàn toàn khác nhau. Nhờ từng làm việc thực tế với các trường hợp đa dạng, Gia Minh hiểu rõ đâu là rủi ro thường gặp: thiếu hợp đồng, không tách bạch chi phí trực tiếp và chi phí chung, không theo dõi cụ thể hiệu quả từng chương trình, chưa tối ưu thuế cho các loại hình dịch vụ. Từ đó, chúng tôi có thể thiết kế hệ thống kế toán, báo cáo “đo ni đóng giày” cho từng doanh nghiệp, thay vì áp dụng máy móc một mô hình chung. Điều này giúp chủ doanh nghiệp không chỉ yên tâm về số liệu, mà còn có thêm góc nhìn quản trị tài chính rõ ràng cho chiến lược kinh doanh dài hạn.
Quy trình minh bạch – báo cáo nhanh – chuẩn
Một điểm mạnh của Gia Minh là quy trình làm việc minh bạch, thời gian báo cáo nhanh và số liệu chuẩn xác. Ngay từ khi ký hợp đồng, chúng tôi thống nhất rõ phạm vi công việc, tần suất nhận chứng từ, thời hạn gửi báo cáo và kênh trao đổi. Hệ thống lưu trữ chứng từ, file báo cáo được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, giải trình với khách hàng, đối tác hoặc cơ quan thuế. Định kỳ, doanh nghiệp sẽ nhận được các báo cáo tổng hợp: doanh thu theo tour/sự kiện, chi phí chi tiết, lãi lỗ từng chương trình, dòng tiền vào – ra… giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình tài chính mà không cần tự mình “lục” số liệu. Sự minh bạch này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô hoặc kêu gọi đối tác cùng đầu tư.
Hỗ trợ tư vấn thuế – chứng từ – hợp đồng
Ngoài việc hạch toán và lập báo cáo, Gia Minh còn đóng vai trò tư vấn đồng hành cho doanh nghiệp sự kiện & du lịch tại Thanh Hóa. Chúng tôi hỗ trợ rà soát hợp đồng tour, hợp đồng tổ chức sự kiện, hợp đồng với KOL/KOC, MC, ca sĩ… để đảm bảo điều khoản thanh toán, thuế TNCN, thuế nhà thầu được quy định rõ ràng, hạn chế tranh chấp và rủi ro thuế về sau. Đồng thời, Gia Minh hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn hóa chứng từ đầu vào – đầu ra, cách lấy hóa đơn, cách thanh toán qua ngân hàng đúng quy định, chuẩn bị hồ sơ khi có chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng quà. Khi có thanh tra, kiểm tra thuế, chúng tôi hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giải trình số liệu, giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào việc tổ chức tour và sự kiện.
Quy trình triển khai dịch vụ kế toán tại Gia Minh
Thu thập thông tin & khảo sát mô hình hoạt động
Bước đầu tiên khi Gia Minh tiếp nhận khách hàng là khảo sát thật kỹ mô hình kinh doanh tour – sự kiện của doanh nghiệp. Đội ngũ tư vấn sẽ trao đổi với chủ doanh nghiệp/bộ phận điều hành để nắm rõ: loại hình tour (inbound, outbound, nội địa), tần suất tổ chức, cách thức bán (qua website, fanpage, OTA, đại lý), cũng như quy trình tổ chức sự kiện (theo hợp đồng trọn gói hay cho thuê dịch vụ lẻ). Song song, Gia Minh thu thập thông tin pháp lý (giấy phép lữ hành, đăng ký kinh doanh, MST, tài khoản ngân hàng…), hệ thống chứng từ đang sử dụng (hóa đơn, phiếu thu – chi, hợp đồng, bảng kê khách…). Từ đó, chúng tôi đánh giá thực trạng kế toán hiện tại, chỉ ra những rủi ro thường gặp (thiếu chứng từ, doanh thu chưa ghi nhận đủ, chi phí sự kiện chưa phân bổ đúng…) và đề xuất hướng tối ưu trước khi triển khai hệ thống kế toán chi tiết theo tour – sự kiện.
Thiết lập hệ thống kế toán theo tour – sự kiện
Sau khi khảo sát, Gia Minh tiến hành thiết lập hệ thống kế toán bám sát từng tour, từng chương trình sự kiện. Chúng tôi xây dựng mã tour, mã sự kiện, mã khách hàng/đối tác, nhóm chi phí (vé máy bay, khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, thuê thiết bị, nhân sự, quảng bá…) trên phần mềm kế toán hoặc file quản lý phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Toàn bộ chứng từ đầu vào – đầu ra được quy chuẩn theo từng tour, từng event, giúp việc tổng hợp doanh thu, chi phí, lãi gộp của mỗi chương trình trở nên minh bạch, dễ kiểm soát. Đồng thời, Gia Minh thiết kế mẫu biểu báo cáo quản trị riêng: báo cáo doanh thu theo tour, báo cáo chi phí theo hạng mục, bảng so sánh kế hoạch – thực tế… để chủ doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả kinh doanh ngay sau khi kết thúc chương trình hoặc theo quý/năm.
Báo cáo – bàn giao – hỗ trợ dài hạn
Khi hệ thống đã vận hành ổn định, Gia Minh thực hiện báo cáo định kỳ: báo cáo doanh thu – chi phí theo tour, báo cáo lãi/lỗ từng chương trình, báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định. Tùy gói dịch vụ, doanh nghiệp sẽ nhận được báo cáo hàng tháng/quý kèm theo phân tích số liệu, chỉ rõ tour nào có biên lợi nhuận tốt, tour nào đang đội chi phí, sự kiện nào cần điều chỉnh giá bán hoặc cấu trúc chi phí. Hồ sơ kế toán – thuế được sắp xếp, lưu trữ khoa học để sẵn sàng cho việc quyết toán với cơ quan thuế hoặc làm việc với đối tác. Gia Minh cũng duy trì hỗ trợ dài hạn: giải đáp thắc mắc phát sinh, cập nhật chính sách thuế mới, tư vấn tối ưu chi phí cho các tour – sự kiện tiếp theo, đồng hành như một “bộ phận kế toán in-house” của doanh nghiệp.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói tại Thanh Hóa uy tín, chuyên nghiệp
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Kế toán có theo dõi doanh thu từng tour không?
Có. Điểm khác biệt lớn của dịch vụ kế toán cho đơn vị tour – sự kiện tại Gia Minh là theo dõi doanh thu chi tiết đến từng tour, từng chương trình chứ không gộp chung toàn bộ vào một mã doanh thu. Mỗi tour sẽ được gắn mã riêng, liên kết với hợp đồng, booking, danh sách khách, chứng từ thu – chi liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng xem được: tour nào đã thu đủ, tour nào còn công nợ khách hàng, tour nào đang có doanh thu tốt theo mùa. Việc bóc tách doanh thu theo từng tour cũng là cơ sở để so sánh hiệu quả giữa các thị trường, các dòng sản phẩm (tour cao cấp – tour giá rẻ, sự kiện nội bộ – sự kiện lớn…) và đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp.
Cần những chứng từ nào cho chương trình sự kiện?
Đối với một chương trình sự kiện, doanh nghiệp nên chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ gồm: hợp đồng tổ chức sự kiện/đề nghị dịch vụ, phụ lục (nếu có), bảng báo giá đã được khách duyệt, phiếu nghiệm thu chương trình, biên bản bàn giao, hóa đơn GTGT xuất cho khách hàng. Về chi phí, cần lưu trữ hóa đơn dịch vụ thuê âm thanh – ánh sáng, sân khấu, backdrop, in ấn, thuê MC, ca sĩ, PG, chi phí địa điểm, ăn uống… theo đúng tên và MST doanh nghiệp. Các chứng từ nội bộ như bảng phân công nhân sự, bảng chấm công, bảng kê chi tiền mặt cũng nên được lưu lại. Gia Minh sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn hóa và sắp xếp mọi chứng từ này, đảm bảo vừa hợp lệ với cơ quan thuế, vừa phục vụ đối soát nội bộ.
Có hỗ trợ làm hợp đồng tour – sự kiện không?
Có. Bên cạnh dịch vụ kế toán, Gia Minh có thể hỗ trợ soạn thảo hoặc rà soát mẫu hợp đồng tour – sự kiện để đảm bảo đầy đủ các điều khoản về giá, tiến độ thanh toán, điều kiện hủy tour/hủy chương trình, chi phí phát sinh, trách nhiệm các bên và điều khoản xuất hóa đơn. Hợp đồng được xây dựng chặt chẽ sẽ giúp hạn chế tranh chấp, tạo căn cứ rõ ràng khi đối soát doanh thu và chi phí, đồng thời đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn do Gia Minh đề xuất và điều chỉnh linh hoạt cho từng khách hàng, từng loại tour – sự kiện khác nhau.
Kế toán cho doanh nghiệp dịch vụ sự kiện và du lịch tại Thanh Hóa là giải pháp cần thiết giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu đúng thời điểm, quản lý chi phí hiệu quả và hạn chế rủi ro về thuế. Khi được hỗ trợ bởi đội ngũ kế toán chuyên sâu, doanh nghiệp có thể an tâm về số liệu, hợp đồng và báo cáo tài chính. Dịch vụ kế toán này càng quan trọng trong bối cảnh ngành du lịch và sự kiện phục hồi mạnh mẽ và ngày càng chuyên nghiệp. Gia Minh cam kết mang đến quy trình kế toán minh bạch, nhanh chóng và tối ưu chi phí cho các doanh nghiệp tại Thanh Hóa. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và nhận bảng giá phù hợp.
