Kế toán cho doanh nghiệp ngành may mặc và may gia công tại Thanh Hóa là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đảm bảo chi phí sản xuất được kiểm soát chặt chẽ. Ngành may mặc có đặc thù về định mức nguyên liệu, quản lý đơn hàng và hạch toán chi phí theo từng mã hàng, từng công đoạn, đòi hỏi kế toán phải có chuyên môn sâu. Doanh nghiệp tại Thanh Hóa, đặc biệt là các xưởng may gia công và các công ty sản xuất hàng xuất khẩu, thường gặp khó khăn khi đối chiếu định mức, xử lý thiếu hụt nguyên liệu hay tính giá thành sản phẩm. Việc tuân thủ pháp luật thuế và lập báo cáo đúng hạn cũng tạo thêm áp lực lớn. Gia Minh mang đến giải pháp kế toán – thuế trọn gói giúp doanh nghiệp ngành may mặc hoạt động minh bạch và tiết kiệm tối đa chi phí.
Tổng quan về kế toán doanh nghiệp may mặc & may gia công tại Thanh Hóa
Ngành may mặc & may gia công tại Thanh Hóa những năm gần đây phát triển mạnh nhờ lợi thế về nguồn lao động dồi dào, chi phí nhân công cạnh tranh và sự xuất hiện của nhiều nhà máy, xưởng may vệ tinh cho các thương hiệu trong và ngoài nước. Tuy nhiên, cùng với tốc độ tăng đơn hàng, bài toán tổ chức kế toán – quản lý chi phí – kiểm soát giá thành ngày càng trở nên phức tạp, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, xưởng gia công hộ gia đình nâng cấp lên doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp may, chỉ cần lệch một chút ở khâu tính chi phí vải, phụ liệu, lương công nhân hay định mức hao hụt là giá thành sản phẩm bị đội lên, làm giảm sức cạnh tranh hoặc khiến doanh nghiệp tưởng có lãi nhưng thực tế đang lỗ. Với may gia công, doanh nghiệp thường chỉ hưởng đơn giá gia công (CM, CMP, FOB một phần) nên biên lợi nhuận rất mỏng; nếu kế toán không theo dõi chặt chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, năng suất chuyền may, kết quả là “càng làm càng mệt, doanh thu cao mà tiền không tích lũy được”.
Đặc biệt, các doanh nghiệp may tại Thanh Hóa thường cùng lúc nhận nhiều mã hàng, đơn hàng, khách hàng khác nhau, mỗi mã lại có rập, định mức, quy trình sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng riêng. Điều này đòi hỏi hệ thống kế toán không chỉ dừng ở việc “ghi sổ nộp thuế”, mà phải đi sâu vào hạch toán chi tiết theo mã hàng, theo lệnh sản xuất, theo từng công đoạn, cung cấp số liệu kịp thời cho chủ doanh nghiệp: mã nào lãi, mã nào lỗ, chuyền nào năng suất tốt, công đoạn nào đang tắc.
Do đó, đối với doanh nghiệp may mặc & may gia công tại Thanh Hóa, kế toán đóng vai trò là công cụ quản trị chi phí và giá thành, chứ không chỉ là bộ phận hành chính. Một hệ thống kế toán bài bản, hiểu đúng đặc thù ngành may sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, thương lượng giá gia công hợp lý và nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh lâu dài.
Đặc thù ngành may mặc và yêu cầu quản lý chi phí
Ngành may mặc có đặc điểm nổi bật là quy trình sản xuất nhiều công đoạn, sử dụng lượng lớn lao động trực tiếp và tiêu hao đáng kể nguyên phụ liệu. Từ khâu thiết kế rập, giác sơ đồ, cắt vải, may ráp, là ủi, đóng gói… mỗi bước đều có thể phát sinh hao hụt vải, phụ liệu, thời gian chờ, sản phẩm lỗi phải sửa hoặc hủy. Nếu không có định mức chi phí rõ ràng cho từng mã hàng, doanh nghiệp rất khó kiểm soát được vì sao cùng một đơn hàng, nhưng thực tế tiêu hao nguyên liệu lại cao hơn dự kiến.
Yêu cầu quản lý chi phí trong ngành may vì thế rất khắt khe: phải xây dựng định mức vải, chỉ, phụ liệu, định mức giờ công cho từng công đoạn; từ đó kế toán mới có “chuẩn” để so sánh giữa thực tế và kế hoạch. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ chi phí trực tiếp (nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp) và chi phí sản xuất chung (điện, khấu hao máy móc, lương quản lý phân xưởng, chi phí sửa chữa…) để phân bổ hợp lý vào giá thành. Chỉ khi làm tốt bước này, bảng giá thành mới phản ánh đúng, giúp ban lãnh đạo quyết định nhận hay từ chối đơn hàng, điều chỉnh quy trình để giảm chi phí.
Sự khác biệt giữa may sản xuất và may gia công
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp may tại Thanh Hóa vừa làm may sản xuất tự doanh (tự mua vải, tự thiết kế, tự bán sản phẩm), vừa nhận may gia công cho các nhãn hàng, đối tác xuất khẩu. Hai hình thức này có cách tổ chức kế toán và quản lý chi phí rất khác nhau.
Với may sản xuất, doanh nghiệp chịu toàn bộ rủi ro về nguyên vật liệu, mẫu mã, tồn kho thành phẩm, bán hàng chậm… Kế toán phải tính trọn vẹn giá vốn sản phẩm gồm: chi phí vải, phụ liệu, nhân công, sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Lợi nhuận phụ thuộc vào khả năng thiết kế, marketing, bán hàng, quản lý tồn kho.
Trong khi đó, may gia công thường chỉ nhận một đơn giá gia công trên mỗi sản phẩm hoặc mỗi công đoạn. Khách hàng có thể cấp toàn bộ nguyên liệu (CMT) hoặc doanh nghiệp chỉ mua một phần. Doanh nghiệp chủ yếu phải kiểm soát chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung sao cho không vượt quá mức có thể bù đắp bởi tiền gia công nhận được.
Về kế toán, may sản xuất đòi hỏi hệ thống tính giá thành phức tạp hơn, theo dõi tồn kho nguyên vật liệu – thành phẩm, chi phí bán hàng. May gia công tuy đơn giản hơn về hàng tồn kho nhưng lại đòi hỏi theo dõi chặt năng suất chuyền, sản lượng đạt chuẩn, tỷ lệ phế phẩm, vì chỉ cần năng suất thấp hoặc tỷ lệ lỗi cao là đơn giá gia công không đủ bù chi phí. Hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình hoạt động thực tế.
Các loại chi phí đặc thù trong ngành may mặc
Chi phí nguyên phụ liệu: vải, chỉ, nút, khoá kéo…
Chi phí nguyên phụ liệu là thành phần lớn nhất trong giá thành sản phẩm may mặc, đặc biệt với các đơn hàng sử dụng vải chất lượng cao hoặc thiết kế phức tạp. Bao gồm: vải chính, vải lót, vải phối, chỉ may, mex, bông, nút, khoá kéo, nhãn mác, bao bì đóng gói… Mỗi loại mã hàng lại có định mức tiêu hao riêng, tùy theo kiểu dáng, size, phương án giác sơ đồ, kỹ thuật may.
Kế toán cần phối hợp chặt với bộ phận kỹ thuật để xây dựng bảng định mức nguyên phụ liệu cho từng mã hàng, sau đó so sánh với lượng thực tế xuất kho cho từng lệnh sản xuất. Nếu lượng xuất vượt định mức, phải phân tích nguyên nhân: do giác sơ đồ chưa tối ưu, do lỗi cắt, do hàng lỗi nhiều phải cắt bù, hay do thất thoát trong kho. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để cải thiện quy trình hoặc siết chặt quản lý, tránh tình trạng thất thoát vải và phụ liệu nhưng không xác định được trách nhiệm.
Ngoài ra, việc định giá nguyên phụ liệu nhập khẩu, chênh lệch tỷ giá, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu… cũng cần được kế toán hạch toán chính xác, để giá thành không bị “ảo”, giúp chủ doanh nghiệp tại Thanh Hóa biết được thực sự lời – lỗ trên từng đơn hàng.
Chi phí nhân công theo công đoạn (cắt – may – hoàn thiện)
Ngành may mặc là ngành sử dụng nhiều lao động trực tiếp, vì vậy chi phí nhân công là yếu tố then chốt quyết định giá thành. Thay vì chỉ trả lương tháng cố định, nhiều doanh nghiệp áp dụng khoán theo công đoạn, khoán theo sản lượng, khoán theo chuyền, tính lương dựa trên “điểm” hoặc “nhóm mã hàng”.
Kế toán cần nắm rõ cơ chế tính lương, đơn giá cho từng công đoạn (cắt, may, vắt sổ, là ủi, đóng gói…), từ đó xây dựng hệ thống bảng chấm công – bảng lương chi tiết theo lệnh sản xuất hoặc theo chuyền may. Khi đó, chi phí nhân công trực tiếp có thể được phân bổ chính xác cho từng mã hàng, giúp doanh nghiệp biết mã nào tốn nhiều công hơn, mã nào cho năng suất tốt.
Đồng thời, kế toán cũng phải kiểm soát các khoản liên quan như tiền tăng ca, phụ cấp, thưởng năng suất, bảo hiểm xã hội, đảm bảo vừa đúng luật, vừa không để chi phí lương “phình to” vượt quá khả năng chi trả của đơn giá gia công. Việc phân tích chi phí nhân công theo công đoạn còn giúp ban lãnh đạo điều chỉnh bố trí lao động, định mức sản lượng, cân bằng giữa các công đoạn để giảm thời gian chờ, tăng hiệu quả dây chuyền.
Chi phí sản xuất chung và phân bổ theo mã hàng
Chi phí sản xuất chung trong ngành may mặc bao gồm: điện chạy máy, điện chiếu sáng xưởng, khấu hao máy may – máy vắt sổ – máy cắt, chi phí sửa chữa bảo dưỡng, lương quản lý phân xưởng, chi phí bảo hộ lao động, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí kiểm hàng – KCS…. Tuy không gắn trực tiếp với một mã hàng cụ thể, nhưng nếu không phân bổ hợp lý, giá thành sẽ bị sai lệch.
Kế toán cần lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp như: giờ công trực tiếp, tiền lương công nhân trực tiếp, sản lượng hoàn thành, hoặc theo định mức máy chạy… để phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng mã hàng. Việc phân bổ phải được thực hiện ổn định và nhất quán qua các kỳ để có thể so sánh, phân tích xu hướng chi phí. Khi phát hiện chi phí sản xuất chung tăng bất thường, doanh nghiệp may tại Thanh Hóa sẽ kịp thời xem lại hoạt động xưởng, máy móc, năng suất, từ đó có biện pháp tiết giảm phù hợp.
Hạch toán nguyên phụ liệu theo định mức và theo mã đơn hàng
Theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên phụ liệu
Trong doanh nghiệp may mặc, nguyên phụ liệu (vải, chỉ, nút, dây kéo, nhãn, bao bì…) chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành. Nếu không theo dõi chặt chẽ, chỉ cần lệch vài phần trăm là lợi nhuận đã bị “ăn mòn”. Vì vậy, hệ thống hạch toán nhập – xuất – tồn phải được thiết kế vừa chi tiết theo mã hàng, vừa bám sát thực tế kho.
Thông thường, mỗi loại nguyên phụ liệu được gán một mã vật tư riêng và được liên kết với mã đơn hàng/mã hợp đồng. Khi nhập kho, kế toán và thủ kho ghi nhận theo từng lô: số lượng, quy cách, khổ vải, màu sắc, định mức dự kiến sử dụng cho đơn hàng nào. Khi xuất kho, phiếu xuất phải thể hiện rõ: xuất cho tổ may nào, mã đơn hàng nào, cho công đoạn cắt hay may hoàn thiện… để sau này đối chiếu với lượng thành phẩm hoàn thành.
Số liệu nhập – xuất – tồn được cập nhật hàng ngày trên phần mềm hoặc Excel, đồng thời có kiểm kê định kỳ (tuần/tháng) để phát hiện chênh lệch sớm. Việc theo dõi này không chỉ nhằm “giữ kho không thất thoát” mà còn là cơ sở để tính giá thành, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên liệu, điều chỉnh định mức, thương lượng với nhà cung cấp, và lập kế hoạch mua hàng cho các mùa sản xuất tiếp theo.
Kiểm tra chênh lệch định mức và xử lý hao hụt
Định mức nguyên phụ liệu là “xương sống” của hạch toán giá thành trong ngành may mặc. Mỗi mã sản phẩm (ví dụ: áo sơ mi, quần jean, váy công sở…) sẽ có một bảng định mức: cần bao nhiêu mét vải, bao nhiêu mét mex, bao nhiêu cái nút, bao nhiêu mét chỉ… cho một sản phẩm hoàn chỉnh. Định mức này do bộ phận kỹ thuật xây dựng, kế toán sử dụng để tính nhu cầu nguyên phụ liệu và lập kế hoạch xuất kho.
Trong thực tế, lượng xuất kho luôn có sai lệch nhất định so với lý thuyết (do hao hụt khi cắt, lỗi vải, size lớn hơn, đổi mẫu, may lại…). Vì vậy, sau mỗi đơn hàng hoặc mỗi kỳ, kế toán cần chạy báo cáo so sánh: định mức lý thuyết (theo số lượng thành phẩm × định mức) so với lượng thực tế đã xuất kho. Nếu chênh lệch trong phạm vi cho phép (tỷ lệ hao hụt được duyệt trước), phần chênh lệch được ghi nhận là hao hụt bình thường và tính vào chi phí sản xuất.
Trường hợp chênh lệch vượt quá định mức, kế toán phối hợp với kho, kỹ thuật, tổ sản xuất để xác định nguyên nhân: do tổ may làm hỏng, do cắt không tối ưu sơ đồ giác vải, do sai sót trong cấp phát, hoặc do thất thoát không rõ nguyên nhân. Với từng nguyên nhân, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp: điều chỉnh lại định mức cho phù hợp thực tế, huấn luyện lại công nhân, siết chặt quy trình cấp phát, hoặc quy trách nhiệm vật chất khi có dấu hiệu thất thoát. Việc kiểm soát chênh lệch định mức giúp doanh nghiệp “khóa” chi phí, tránh việc giá thành bị đội lên mà không rõ lý do.
Báo cáo xuất kho theo đơn hàng – hợp đồng
Để quản lý tốt hiệu quả từng đơn hàng, doanh nghiệp may mặc nên lập báo cáo xuất kho theo từng mã đơn hàng – mã hợp đồng. Báo cáo này thể hiện: tổng số nguyên phụ liệu đã xuất cho đơn hàng, so sánh với định mức lý thuyết, tỷ lệ hao hụt, giá trị nguyên phụ liệu tính theo từng loại vật tư.
Từ báo cáo, ban lãnh đạo dễ dàng biết đơn hàng nào sử dụng nguyên liệu hiệu quả, đơn hàng nào bị đội chi phí; đồng thời là căn cứ để làm việc với khách hàng về giá, với nhà cung cấp về chất lượng nguyên liệu, và với bộ phận kỹ thuật – sản xuất về việc điều chỉnh quy trình. Khi kết hợp báo cáo xuất kho với doanh thu và chi phí nhân công, chi phí chung, doanh nghiệp sẽ có bức tranh đầy đủ về lợi nhuận theo đơn hàng, hỗ trợ ra quyết định nhận – từ chối hay thương lượng lại giá cho những hợp đồng tương lai.
Quy trình tính giá thành sản phẩm may mặc
Xác định chi phí trực tiếp theo từng công đoạn
Giá thành sản phẩm may mặc gồm nhiều cấu phần, trong đó chi phí trực tiếp là phần dễ nhìn thấy nhất và cần được bám sát theo từng công đoạn. Thông thường, doanh nghiệp chia quy trình sản xuất thành các bước chính: cắt vải, may ráp, là ủi, hoàn thiện – đóng gói. Ở mỗi công đoạn, kế toán cần xác định rõ chi phí nguyên liệu, nhân công và chi phí sản xuất trực tiếp khác.
Chi phí nguyên phụ liệu trực tiếp được tính từ lượng xuất kho theo định mức/ thực tế cho từng đơn hàng. Chi phí nhân công trực tiếp được tổng hợp từ bảng chấm công, bảng lương của công nhân theo chuyền, theo sản lượng hoặc theo thời gian, phân bổ cho từng đơn hàng theo sản lượng hoặc theo giờ công thực tế. Chi phí sản xuất trực tiếp khác (điện năng, khấu hao máy may, chi phí sửa chữa nhỏ…) có thể được phân chia theo công suất máy, theo giờ hoạt động, hoặc theo sản lượng tiêu chuẩn.
Khi các chi phí trực tiếp được gom theo từng đơn hàng/mã sản phẩm, doanh nghiệp sẽ có cơ sở vững chắc để bước sang bước tiếp theo là phân bổ chi phí chung và tính giá thành cuối cùng, thay vì ước lượng cảm tính.
Phân bổ chi phí chung cho từng sản phẩm
Chi phí chung (chi phí quản lý phân xưởng, tiền lương quản lý chuyền, chi phí bảo trì máy móc, chi phí điện nước dùng chung, khấu hao nhà xưởng…) không thể “quy thẳng” cho một sản phẩm hay đơn hàng cụ thể, mà phải lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
Doanh nghiệp có thể phân bổ theo số giờ máy chạy, theo giờ công lao động trực tiếp, theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, hoặc theo sản lượng tiêu chuẩn của từng mã hàng. Điều quan trọng là tiêu thức phân bổ phải nhất quán trong một kỳ, phản ánh tương đối đúng mức độ “tiêu tốn” chi phí chung của từng đơn hàng.
Sau khi xác định tổng chi phí chung trong kỳ và tiêu thức phân bổ, kế toán sẽ tính toán phần chi phí chung phân bổ cho mỗi đơn hàng, cộng vào chi phí trực tiếp để hình thành tổng giá thành sản xuất của sản phẩm.
Tính giá thành thực tế – so sánh với giá thành kế hoạch
Khi đã có đủ chi phí trực tiếp và chi phí chung phân bổ, kế toán tiến hành tính giá thành thực tế cho từng mã sản phẩm:
Giá thành thực tế = (Chi phí nguyên phụ liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung phân bổ) / Số lượng sản phẩm hoàn thành
Giá thành thực tế này được so sánh với giá thành kế hoạch (được lập trước khi nhận đơn hàng, dựa trên định mức và đơn giá dự kiến) để đánh giá hiệu quả. Nếu giá thành thực tế cao hơn kế hoạch, cần phân tích nguyên nhân: tăng giá nguyên liệu, hao hụt vượt định mức, năng suất thấp, thời gian sản xuất kéo dài, chi phí chung đội lên… Ngược lại, nếu giá thành thực tế thấp hơn, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại giá kế hoạch cho các đơn hàng tương tự trong tương lai để gia tăng lợi nhuận.
Quy trình tính và so sánh giá thành như vậy giúp doanh nghiệp may mặc không chỉ biết mình “lãi hay lỗ” sau mỗi đơn hàng, mà còn học được cách tối ưu quy trình sản xuất, điều chỉnh định mức và chính sách giá bán một cách khoa học, bền vững.
Tham khảo thêm : Giấy Phép An Ninh Trật Tự Cho Khách Sạn
Kế toán trong hoạt động may gia công (CMT/FOB/ODM)
Theo dõi nguyên liệu do khách hàng cung cấp
Trong mô hình may gia công (CMT, FOB, ODM), rất nhiều hợp đồng quy định nguyên liệu chính (vải, phụ liệu chủ yếu) do khách hàng nước ngoài cung cấp, doanh nghiệp chỉ nhận về để gia công và hoàn trả sản phẩm. Vì vậy, kế toán phải mở sổ theo dõi riêng “nguyên liệu do khách hàng cung cấp”, thường hạch toán ngoài bảng hoặc theo dõi chi tiết theo từng hợp đồng, từng mã đơn hàng (PO, style, color…).
Khi nhận nguyên liệu, bộ phận kho lập biên bản giao nhận, phiếu nhập kho kèm packing list, invoice phía khách hàng. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu số lượng – chủng loại – định mức, ghi rõ tình trạng nguyên phụ liệu (hư hỏng, thiếu/ thừa, tồn kho đầu kỳ…). Trong quá trình sản xuất, mọi lần xuất kho cho chuyền may đều phải ghi nhận theo đúng mã đơn hàng, đúng size – màu. Cuối kỳ hoặc hết hợp đồng, số liệu nhập – xuất – tồn phải khớp với báo cáo sản xuất và bảng quyết toán nguyên liệu gửi cho khách hàng, tránh trường hợp chênh lệch gây tranh chấp, bị quy trách nhiệm bồi thường hay nghi ngờ thất thoát.
Ghi nhận sản lượng, sản phẩm đạt – không đạt
Đặc thù ngành may gia công là sản lượng lớn, nhiều công đoạn, dễ phát sinh hàng lỗi, hàng phải sửa. Kế toán cần phối hợp chặt với bộ phận kỹ thuật – QA để có bảng chấm chuyền, bảng sản lượng theo từng công đoạn, từng tổ/ca. Sản phẩm hoàn thành đạt chuẩn được ghi nhận riêng, sản phẩm lỗi, hàng hủy, hàng bán thanh lý phải có biên bản xác nhận rõ nguyên nhân.
Việc ghi nhận chi tiết sản phẩm đạt – không đạt giúp doanh nghiệp đánh giá được tỷ lệ hỏng hóc, năng suất từng chuyền, đồng thời có cơ sở thương lượng với khách hàng khi phát sinh hàng ngoài định mức. Với hợp đồng tính công may theo sản phẩm hoàn thành, số liệu này là căn cứ trực tiếp để lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu.
Báo cáo quyết toán nguyên liệu và giao hàng
Khi kết thúc đơn hàng, kế toán lập báo cáo quyết toán nguyên liệu: so sánh lượng nguyên liệu nhận – đã sử dụng theo định mức – thực tế sử dụng – tồn kho – hao hụt được chấp nhận. Kèm theo đó là bảng sản lượng sản phẩm giao khách, số lượng hàng lỗi, hàng bị hủy. Hồ sơ này gửi cho khách hàng để họ xác nhận, là căn cứ cho việc thanh toán tiền gia công, xử lý phần nguyên liệu thừa (trả lại, bán phế liệu, hoặc xử lý theo thỏa thuận). Báo cáo quyết toán càng rõ ràng, doanh nghiệp càng dễ kiểm soát chi phí và hạn chế tranh chấp về sau.
Thuế trong ngành may mặc – các quy định doanh nghiệp cần nắm
Thuế GTGT đối với sản phẩm may mặc – gia công xuất khẩu
Đối với doanh nghiệp may mặc tiêu thụ trong nước, hàng hóa – dịch vụ thường thuộc đối tượng chịu thuế GTGT với mức thuế suất theo quy định hiện hành. Kế toán cần tách bạch rõ doanh thu bán hàng nội địa, doanh thu gia công cho khách hàng trong nước và doanh thu xuất khẩu. Với hàng may mặc xuất khẩu hoặc gia công xuất khẩu, nếu đáp ứng đủ điều kiện (hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, tờ khai hải quan…), doanh nghiệp có thể được áp dụng mức thuế suất GTGT ưu đãi theo quy định dành cho hàng xuất khẩu.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp bị loại hồ sơ thuế GTGT hoặc bị điều chỉnh thuế suất do thiếu một trong các chứng từ chủ chốt, hoặc số liệu giữa hợp đồng – invoice – packing list – tờ khai hải quan không khớp. Do đó, kế toán cần thiết kế quy trình kiểm soát chứng từ xuất khẩu chặt chẽ, rà soát kỹ trước khi kê khai và khi lập hồ sơ hoàn thuế GTGT đầu vào.
Thuế TNDN và chi phí được trừ trong ngành may
Thuế TNDN trong ngành may mặc chịu ảnh hưởng lớn bởi cơ cấu chi phí: lương công nhân, nguyên phụ liệu, khấu hao nhà xưởng – máy móc, chi phí điện nước, sửa chữa thiết bị, chi phí xuất khẩu, chi phí kiểm định, kiểm hàng… Để các khoản chi này được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn – hợp đồng – chứng từ thanh toán đúng quy định, và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất may mặc.
Một số khoản chi dễ bị loại: chi không có chứng từ, chi vượt định mức nhưng không có quy chế nội bộ, hỗ trợ công nhân không có danh sách ký nhận rõ ràng, chi tiếp khách – hoa hồng bán hàng không đầy đủ chứng từ. Kế toán cần tư vấn ban lãnh đạo ban hành quy chế chi tiêu, bảng lương – thưởng, định mức tiêu hao nguyên phụ liệu để vừa bảo vệ chi phí, vừa tối ưu số thuế TNDN phải nộp.
Thuế TNCN cho công nhân theo ca/kíp
Lao động trong ngành may thường làm việc theo ca, kíp, tăng ca liên tục vào mùa cao điểm. Kế toán tiền lương phải xây dựng bảng công, bảng lương chi tiết cho từng người lao động: lương cơ bản, lương sản phẩm, phụ cấp, tăng ca, các khoản thu nhập tính thuế và không tính thuế. Với công nhân thời vụ, làm việc ngắn ngày, doanh nghiệp cần theo dõi riêng để áp dụng cách khấu trừ thuế TNCN phù hợp theo quy định.
Bên cạnh đó, kế toán phải thực hiện đầy đủ việc đăng ký mã số thuế cá nhân, kê khai – khấu trừ – nộp thuế TNCN theo tháng/quý, quyết toán cuối năm và hỗ trợ người lao động làm thủ tục hoàn thuế (nếu có). Nếu không quản lý tốt mảng thuế TNCN, doanh nghiệp may mặc rất dễ bị truy thu, phạt do khấu trừ sai, kê khai thiếu hoặc chậm nộp, đặc biệt trong bối cảnh số lượng lao động lớn và biến động thường xuyên.
Sai định mức nguyên phụ liệu dẫn đến chênh lệch kho
Trong ngành may mặc, định mức nguyên phụ liệu (vải, chỉ, nút, dây kéo, mếch…) là “xương sống” để tính giá thành. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp lại xây dựng định mức một cách cảm tính, sao chép từ đơn vị khác hoặc chỉ ước lượng theo kinh nghiệm của chuyền trưởng. Khi đưa vào sản xuất, định mức không sát thực tế sẽ dẫn đến tình trạng: xuất kho theo định mức một đằng, tiêu hao thực tế một nẻo, làm cho số liệu tồn kho trên sổ và tồn kho thực tế luôn chênh lệch.
Nếu không điều chỉnh kịp thời, doanh nghiệp rất khó giải trình với cơ quan thuế khi kiểm tra, vì số liệu kho luôn thiếu chính xác, giá vốn hàng bán bị đội lên hoặc thấp bất thường. Ngoài ra, việc xây dựng định mức không cập nhật theo từng mã hàng, từng size, từng loại vải cũng khiến kế toán không thể phân tích hiệu quả từng đơn hàng, dễ rơi vào tình trạng “càng làm nhiều càng lỗ” nhưng không biết nguyên nhân.
Không kiểm soát sản lượng thực tế theo công đoạn
Ngành may mặc thường chia nhỏ quy trình thành nhiều công đoạn: cắt – may – hoàn thiện – đóng gói… Nếu doanh nghiệp chỉ quan tâm đến sản lượng thành phẩm cuối cùng mà không ghi nhận sản lượng bán thành phẩm ở từng công đoạn, kế toán sẽ rất khó đối chiếu giữa nguyên liệu xuất ra và thành phẩm thu về.
Không có bảng theo dõi sản lượng theo tổ, chuyền, công đoạn dẫn đến việc không phát hiện kịp thời lỗi sai, hỏng, làm lại, hoặc thất thoát trong quá trình sản xuất. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến việc tính lương theo sản phẩm, mà còn làm sai lệch giá thành, khiến báo cáo quản trị thiếu cơ sở để cải thiện năng suất.
Hạch toán sai chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung như điện, nước, khấu hao máy may, lương quản lý phân xưởng, chi phí sửa chữa máy… nếu không được tập hợp và phân bổ đúng tiêu chí (theo giờ máy chạy, theo sản lượng, theo nhân công trực tiếp…) sẽ làm méo mó giá thành sản phẩm.
Không ít doanh nghiệp may mặc hạch toán lẫn lộn chi phí quản lý doanh nghiệp với chi phí sản xuất chung, hoặc phân bổ bình quân “cho nhanh” mà không phân tích tính hợp lý. Kết quả là giá thành giữa các mã hàng, đơn hàng không phản ánh đúng thực tế, gây khó khăn trong việc định giá bán và thương lượng với khách hàng.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán may mặc tại Thanh Hóa
Kiểm soát chặt chẽ chi phí – tối ưu lợi nhuận
Khi sử dụng dịch vụ kế toán chuyên ngành may mặc tại Thanh Hóa, doanh nghiệp được hỗ trợ xây dựng hệ thống định mức nguyên phụ liệu rõ ràng cho từng mã hàng, từng size, từng loại vải. Đơn vị dịch vụ sẽ phối hợp với bộ phận kỹ thuật, chuyền trưởng để chuẩn hóa định mức, thiết lập quy trình xuất – nhập – tồn kho khoa học, từ đó giúp kiểm soát chi phí nguyên vật liệu chặt chẽ hơn.
Thông qua các báo cáo giá thành theo đơn hàng, theo khách hàng, chủ doanh nghiệp có thể nhận ra đơn hàng nào có biên lợi nhuận tốt, đơn hàng nào đang “ăn mòn” lợi nhuận do định giá sai hoặc tiêu hao vượt mức. Khi nhìn rõ cấu trúc chi phí (nguyên phụ liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung), doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định điều chỉnh quy trình sản xuất, thương lượng lại giá, tối ưu cơ cấu sản phẩm để tăng lợi nhuận.
Hỗ trợ xử lý báo cáo, thuế và quyết toán
Ngành may mặc thường có số lượng chứng từ lớn: hóa đơn mua vải, phụ liệu, dịch vụ gia công, chi phí vận chuyển, lương công nhân, chi phí thuê ngoài… Nếu không được tổ chức bài bản, sổ sách rất dễ sai sót, thất lạc, gây rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Dịch vụ kế toán may mặc tại Thanh Hóa hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu hạch toán chi tiết, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế đến chuẩn bị hồ sơ giải trình khi quyết toán. Nhờ nắm rõ đặc thù ngành, đơn vị dịch vụ biết cách trình bày số liệu hợp lý, tận dụng tối đa chi phí hợp lệ, đồng thời hạn chế nguy cơ bị ấn định thuế hoặc xuất toán chi phí do hồ sơ chưa đầy đủ.
Giảm rủi ro về kho, công nợ và định mức
Với sự hỗ trợ của dịch vụ kế toán chuyên cho may mặc, doanh nghiệp tại Thanh Hóa được thiết lập cơ chế kiểm kê kho định kỳ, đối chiếu công nợ nhà cung cấp – khách hàng, cập nhật và điều chỉnh định mức kịp thời. Các cảnh báo sớm về chênh lệch tồn kho, công nợ quá hạn, tiêu hao vượt định mức được gửi tới chủ doanh nghiệp và bộ phận quản lý để xử lý ngay, tránh để kéo dài thành rủi ro lớn.
Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu thất thoát, mà còn tạo nền tảng dữ liệu chính xác để mở rộng quy mô, làm việc với đối tác lớn, ngân hàng và cơ quan thuế một cách tự tin hơn.
Kế toán cho doanh nghiệp ngành may mặc và may gia công tại Thanh Hóa là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh cao. Nhờ hệ thống kế toán chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể kiểm soát hiệu quả chi phí sản xuất và nâng cao năng suất thông qua dữ liệu minh bạch. Gia Minh sẵn sàng hỗ trợ toàn diện từ hạch toán, đối chiếu, thiết lập định mức đến lập báo cáo thuế và quyết toán năm. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chuyên sâu sẽ giảm thiểu rủi ro sai sót và tối ưu được nguồn lực nhân sự. Liên hệ Gia Minh để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết cho ngành may mặc – may gia công tại Thanh Hóa.
