Kế toán thương mại điện tử tại Thanh Hóa — Quản lý hoàn thuế đang trở thành nhu cầu cấp thiết đối với các đơn vị kinh doanh online trong bối cảnh giao dịch số bùng nổ. Doanh nghiệp TMĐT phải quản lý lượng đơn hàng lớn, chi phí sàn phức tạp và sự thay đổi liên tục của quy định thuế. Nếu không có hệ thống kế toán bài bản, doanh nghiệp rất dễ sai lệch doanh thu, khai sai thuế hoặc không đủ điều kiện hoàn thuế GTGT. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đối soát chính xác, nộp thuế đúng hạn và tối ưu các khoản hoàn thuế hợp pháp. Đây là giải pháp cần thiết để doanh nghiệp TMĐT phát triển bền vững và minh bạch.
Tổng quan về kế toán thương mại điện tử tại Thanh Hóa
Đặc điểm kế toán TMĐT so với mô hình truyền thống
Kế toán trong lĩnh vực thương mại điện tử (TMĐT) tại Thanh Hóa có nhiều điểm khác biệt so với mô hình bán hàng truyền thống. Nếu như bán hàng offline chủ yếu ghi nhận doanh thu theo hóa đơn bán lẻ, phiếu thu tiền mặt, thì TMĐT lại gắn với các sàn như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, website… Mỗi kênh có cách ghi nhận doanh thu, chiết khấu, phí dịch vụ, phí vận chuyển khác nhau. Doanh nghiệp không trực tiếp thu toàn bộ tiền từ khách mà thường thông qua đối soát với sàn hoặc đơn vị vận chuyển, dẫn đến dòng tiền thực nhận khác với doanh thu trên đơn hàng.
Bên cạnh đó, số lượng đơn hàng TMĐT thường lớn, giá trị mỗi đơn nhỏ, phát sinh nhiều chương trình khuyến mãi, mã giảm giá, hoàn xu, hoàn tiền… Kế toán phải phân biệt được đâu là chiết khấu thương mại, đâu là chi phí marketing, đâu là phần sàn hỗ trợ hay doanh nghiệp tự chịu. Toàn bộ quá trình bán hàng, xuất kho, thu tiền, trả hàng, hoàn tiền, giảm trừ doanh thu đều diễn ra trên hệ thống điện tử, đòi hỏi kế toán phải vừa hiểu nghiệp vụ kế toán – thuế, vừa sử dụng thành thạo file đối soát, báo cáo của sàn và phần mềm bán hàng online.
Vì sao doanh nghiệp TMĐT cần hệ thống kế toán chuyên biệt?
Do đặc thù “bán hàng online – dòng tiền qua trung gian – số lượng đơn lớn”, doanh nghiệp TMĐT tại Thanh Hóa nếu vẫn duy trì cách làm kế toán thủ công như mô hình truyền thống sẽ rất dễ rơi vào tình trạng lẫn lộn doanh thu, khó kiểm soát chi phí, không đối soát được số tiền thực nhận. Nhiều chủ shop chỉ nhìn số dư trong ví sàn, ví vận chuyển để đánh giá hiệu quả kinh doanh mà không có báo cáo lãi/lỗ đúng nghĩa.
Hệ thống kế toán chuyên biệt cho TMĐT giúp:
Kết nối dữ liệu với các sàn, phần mềm bán hàng, đơn vị vận chuyển để đối soát doanh thu – phí – hoàn trả theo kỳ;
Tự động phân loại doanh thu theo kênh bán, sản phẩm, chiến dịch marketing;
Ghi nhận đúng các khoản phí sàn, chiết khấu, quảng cáo, miễn phí vận chuyển… vào chi phí hợp lệ;
Quản lý tồn kho theo SKU, theo kho online/offline, tránh thất thoát hàng hóa.
Quan trọng hơn, hệ thống kế toán TMĐT giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế chính xác, không bị chênh lệch giữa dữ liệu trên sàn và dữ liệu kê khai, hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra đối chiếu dòng tiền qua ngân hàng, ví điện tử, cổng thanh toán. Với các shop có kế hoạch mở rộng quy mô, gọi vốn, phát triển thành doanh nghiệp bài bản, một hệ thống kế toán TMĐT chuyên biệt là nền tảng không thể thiếu.
Những khó khăn doanh nghiệp TMĐT thường gặp
Đối soát doanh thu – phí sàn phức tạp
Với doanh nghiệp TMĐT, mỗi đơn hàng đi qua nhiều bước: đặt hàng – thanh toán – giao hàng – đối soát – trả hàng/hoàn tiền. Sàn thương mại điện tử thường chỉ chuyển tiền cho người bán sau khi đơn hoàn tất, trừ đi hàng loạt khoản phí: phí thanh toán, phí cố định, phí theo ngành hàng, phí quảng cáo, phí freeship… Kế toán phải đọc và hiểu bảng sao kê/đối soát của từng sàn, từng kỳ, từng kênh thanh toán.
Khó khăn nằm ở chỗ: cách trình bày báo cáo của mỗi sàn khác nhau, mã đơn, mã giao dịch, thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm chuyển tiền có thể lệch ngày, lệch kỳ. Nếu doanh nghiệp không xây dựng quy trình đối soát chuẩn, rất dễ ghi nhận thiếu doanh thu, hoặc không hạch toán đầy đủ các loại phí – dẫn đến báo cáo lãi/lỗ sai lệch. Nhiều chủ shop chỉ nhìn tổng tiền “về ví” mà không tách được phần nào là doanh thu, phần nào là hoàn hàng, phần nào là phí sàn; đến khi lập báo cáo thuế và báo cáo tài chính mới phát hiện số liệu không khớp.
Quản lý hóa đơn điện tử cho hàng nghìn đơn hàng
Doanh nghiệp TMĐT phát sinh rất nhiều đơn hàng mỗi ngày, nhưng không phải đơn nào khách cũng yêu cầu xuất hóa đơn. Tuy nhiên, doanh thu thực tế vẫn phải được kê khai thuế đầy đủ. Kế toán phải phân tách được: đơn nào đã xuất hóa đơn, đơn nào chưa xuất, đơn nào trả hàng hoặc hoàn tiền, đơn nào là doanh số khuyến mãi… Nếu không có công cụ quản lý hóa đơn điện tử đồng bộ với dữ liệu bán hàng, việc lập – điều chỉnh – hủy hóa đơn trở nên rất rối rắm.
Sai sót thường gặp là: xuất hóa đơn không đúng ngày, sai tên hàng – mã số thuế, quên lập hóa đơn cho các đơn bán qua mạng xã hội, livestream; hoặc thất lạc dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp. Điều này tiềm ẩn rủi ro phạt vi phạm về hóa đơn, kê khai thiếu doanh thu.
Sai lệch doanh thu do nhiều kênh bán hàng
Doanh nghiệp TMĐT tại Thanh Hóa thường bán đồng thời trên nhiều kênh: sàn TMĐT, website, Facebook, Zalo, TikTok, bán lẻ trực tiếp tại kho hoặc cửa hàng. Nếu không hợp nhất dữ liệu từ tất cả kênh vào một hệ thống kế toán, doanh thu rất dễ bị trùng lặp hoặc bỏ sót.
Ví dụ: đơn chốt trên Facebook nhưng lại giao qua đơn vị vận chuyển liên kết với sàn; hoặc khách đặt trên website nhưng thanh toán qua ví điện tử của cá nhân. Thiếu quy trình chuẩn và phần mềm hỗ trợ, kế toán khó có thể tổng hợp chính xác doanh thu thực tế để kê khai thuế và đánh giá hiệu quả kinh doanh.
Nội dung dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp TMĐT tại Thanh Hóa
Đối soát doanh thu từ các sàn TMĐT
Dịch vụ kế toán dành cho doanh nghiệp TMĐT tại Thanh Hóa tập trung trước hết vào đối soát doanh thu – phí – hoàn trả với các sàn. Kế toán sẽ tiếp nhận file đối soát từ Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki…, sau đó chuẩn hóa dữ liệu, phân loại theo từng loại giao dịch: đơn hoàn tất, đơn hủy, hoàn tiền, chiết khấu, trợ giá, phí sàn, phí quảng cáo, phí vận chuyển.
Từ các file đối soát này, kế toán lập bảng đối chiếu với dữ liệu bán hàng nội bộ (từ phần mềm quản lý đơn, kho, hoặc từ file đơn hàng của shop) để phát hiện chênh lệch: đơn đã giao nhưng chưa được ghi nhận, đơn đã hoàn mà vẫn tính doanh thu, phí bị tính trùng, tiền về ví thiếu so với doanh số. Sau đó, doanh thu được tổng hợp theo từng kênh, từng sàn, từng kỳ báo cáo và hạch toán vào sổ kế toán đúng chuẩn mực.
Nhờ quy trình đối soát bài bản, doanh nghiệp nắm rõ được doanh thu thực sự sau khi trừ tất cả thất thoát, hoàn trả, chi phí sàn; tránh tình trạng chỉ nhìn “doanh số hiển thị” mà tưởng lãi cao, trong khi tiền thực nhận thấp hơn nhiều.
Quản lý hóa đơn, chi phí, phí sàn, phí vận chuyển
Bên cạnh doanh thu, kế toán TMĐT còn phải quản lý hiệu quả hệ thống chi phí liên quan đến bán hàng online. Dịch vụ kế toán sẽ:
Rà soát hóa đơn đầu vào: nhập hàng, bao bì, vật tư đóng gói, chi phí quảng cáo, dịch vụ phần mềm, logistics…;
Ghi nhận đầy đủ các loại phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển, phí hoàn hàng theo từng kỳ đối soát;
Phân bổ chi phí marketing (quảng cáo Facebook, Google, TikTok, KOL, livestream…) cho các kỳ phù hợp.
Kế toán đồng thời xây dựng quy trình lập và lưu trữ hóa đơn điện tử cho các đơn hàng cần xuất hóa đơn: gắn mã đơn với mã hóa đơn, cập nhật kịp thời các trường hợp hủy/điều chỉnh hóa đơn khi khách trả hàng hoặc thay đổi thông tin. Từ đó, doanh nghiệp vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý về hóa đơn, vừa có dữ liệu đầy đủ để phân tích chi phí, tính toán lãi gộp theo kênh, theo sản phẩm.
Kê khai thuế GTGT – hoàn thuế GTGT
Với doanh nghiệp TMĐT, việc kê khai thuế GTGT không chỉ đơn giản là cộng doanh thu trên hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào. Kế toán phải bảo đảm rằng doanh thu kê khai trùng khớp với dữ liệu đối soát trên sàn và dòng tiền thực nhận, tránh trường hợp doanh thu thực cao hơn số kê khai, dẫn tới rủi ro bị truy thu khi cơ quan thuế đối chiếu thông tin từ ngân hàng, cổng thanh toán.
Dịch vụ kế toán hỗ trợ lập tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý, phân loại đúng thuế suất từng nhóm hàng hóa – dịch vụ; kiểm tra điều kiện để được khấu trừ – hoàn thuế GTGT (đặc biệt với doanh nghiệp xuất khẩu hoặc bán hàng ra nước ngoài qua nền tảng TMĐT). Đồng thời, kế toán chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giải trình, bảng đối chiếu doanh thu khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp TMĐT yên tâm mở rộng quy mô mà vẫn kiểm soát tốt nghĩa vụ thuế.
Quy trình quản lý hoàn thuế cho doanh nghiệp TMĐT
Kiểm tra điều kiện hoàn thuế GTGT
Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT), không phải lúc nào cũng đủ điều kiện để xin hoàn thuế GTGT đầu vào. Bước đầu tiên trong quy trình quản lý hoàn thuế là rà soát kỹ các điều kiện theo quy định: doanh nghiệp phải đăng ký nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, có mã số thuế đang hoạt động, không thuộc diện bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính thuế. Đồng thời, doanh nghiệp phải phát sinh số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết trong kỳ, thường do có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ TMĐT ra nước ngoài hoặc đầu tư mới, mở rộng nền tảng – kho bãi – hạ tầng kỹ thuật phục vụ hoạt động kinh doanh.
Với TMĐT, việc chứng minh doanh thu xuất khẩu, dịch vụ cung cấp cho khách hàng nước ngoài, thanh toán qua cổng quốc tế (PayPal, Stripe, thẻ quốc tế, chuyển khoản ngoại tệ…) cần được chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu. Bộ phận kế toán phải kiểm tra xem các giao dịch này có hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, xác nhận giao hàng/hoàn thành dịch vụ đầy đủ hay không. Nếu không đáp ứng đủ điều kiện, hồ sơ hoàn thuế rất dễ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết.
Chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế – rà soát chứng từ
Sau khi xác định đủ điều kiện, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế một cách bài bản. Với doanh nghiệp TMĐT, khối lượng chứng từ thường rất lớn do số lượng đơn hàng nhiều, đa kênh (Shopee, Lazada, TikTok Shop, website riêng, Facebook, Zalo…). Kế toán cần tổng hợp bảng kê hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra có liên quan đến số thuế đề nghị hoàn; lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế GTGT các kỳ; báo cáo tài chính và các phụ lục giải trình chi tiết.
Đặc biệt, cần rà soát lại toàn bộ hóa đơn đầu vào: kiểm tra tính hợp lệ (thông tin nhà cung cấp, mã số thuế, nội dung hàng hóa/dịch vụ, thuế suất), kiểm tra hóa đơn điện tử trên hệ thống, đối chiếu với hợp đồng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán. Với doanh thu TMĐT, phải có bảng đối soát doanh số theo từng sàn, từng cổng thanh toán, kèm sao kê ngân hàng để chứng minh dòng tiền. Việc chuẩn hóa hồ sơ ở bước này giúp giảm đáng kể khả năng bị cơ quan thuế yêu cầu bổ sung, sửa đổi hồ sơ hoàn thuế.
Nộp hồ sơ – theo dõi – xử lý yêu cầu giải trình
Khi hồ sơ đã đầy đủ, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ hoàn thuế qua cổng thuế điện tử hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý. Sau khi nộp, việc quan trọng không kém là theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ: thời hạn tiếp nhận, phân loại, kiểm tra trước hoàn, kiểm tra sau hoàn. Bộ phận kế toán TMĐT cần phân công người phụ trách thường xuyên tra cứu thông báo từ cơ quan thuế, kịp thời phản hồi khi có yêu cầu giải trình, bổ sung chứng từ.
Trong giai đoạn này, cơ quan thuế có thể yêu cầu cung cấp thêm dữ liệu chi tiết về doanh thu trên các sàn TMĐT, báo cáo xuất nhập tồn, hợp đồng với đơn vị vận chuyển, log dữ liệu giao dịch… Doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống lưu trữ dữ liệu bài bản ngay từ đầu để không bị động. Khi có kết quả hoàn thuế, kế toán phải hạch toán chính xác số tiền thuế được hoàn, đối chiếu với kế hoạch dòng tiền và rà soát lại toàn bộ quy trình để rút kinh nghiệm cho những lần hoàn thuế tiếp theo.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kế toán TMĐT
Kiểm soát doanh thu – chi phí minh bạch
Doanh nghiệp TMĐT thường bán hàng trên nhiều kênh, nhiều sàn, doanh thu phát sinh liên tục, đa dạng hình thức thanh toán (COD, ví điện tử, thẻ, chuyển khoản…). Nếu chỉ quản lý bằng bảng Excel hoặc dựa vào báo cáo của từng sàn riêng lẻ, chủ doanh nghiệp rất khó nắm chính xác doanh thu, chiết khấu, phí vận chuyển, hoàn – hủy đơn hàng. Dịch vụ kế toán TMĐT giúp chuẩn hóa việc thu thập dữ liệu: kết nối báo cáo từ các sàn, đối soát doanh thu với sao kê ngân hàng, phân loại doanh thu theo kênh, sản phẩm, chương trình khuyến mãi.
Song song, kế toán chuyên TMĐT còn giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý: phí sàn, phí quảng cáo, chi phí kho, nhân sự, đóng gói, vận chuyển… được hạch toán đúng bản chất, minh bạch, tạo nền tảng cho việc phân tích lợi nhuận theo từng sản phẩm, từng kênh bán. Nhờ đó, nhà quản lý dễ dàng nhận diện kênh hiệu quả, kênh lỗ, tối ưu chiến lược kinh doanh.
Tối ưu thuế – hoàn thuế hợp pháp
Một trong những điểm mạnh của dịch vụ kế toán TMĐT là khả năng tư vấn tối ưu thuế trên cơ sở tuân thủ pháp luật. Với hiểu biết sâu về đặc thù TMĐT, kế toán có thể tư vấn doanh nghiệp lựa chọn mô hình hoạt động, phương pháp kê khai thuế, cách phân loại hàng hóa – dịch vụ, ghi nhận doanh thu – chi phí… sao cho vừa đúng quy định, vừa tận dụng tối đa quyền khấu trừ, hoàn thuế GTGT.
Trong các kỳ hoàn thuế, đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ rà soát chứng từ, lập hồ sơ, giải trình với cơ quan thuế để bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp. Việc tối ưu này không phải “lách luật” mà là sử dụng đúng, đủ các quy định hiện hành, tránh tình trạng nộp dư thuế, bỏ lỡ cơ hội hoàn thuế chính đáng hoặc bị truy thu vì kê khai thiếu chính xác.
Giảm rủi ro và tiết kiệm thời gian
Tự tổ chức bộ phận kế toán TMĐT in-house đòi hỏi doanh nghiệp phải tuyển người am hiểu cả kế toán, thuế và vận hành sàn TMĐT – điều không dễ, nhất là với doanh nghiệp nhỏ, vừa tại Thanh Hóa. Dịch vụ kế toán TMĐT giúp doanh nghiệp “thuê ngoài” đội ngũ chuyên môn đã có kinh nghiệm xử lý nhiều mô hình, nhiều sàn khác nhau, từ đó giảm đáng kể rủi ro sai sót.
Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp không phải tự mày mò cập nhật chính sách thuế, cách kê khai đặc thù cho TMĐT, không phải tốn thời gian làm việc trực tiếp với cơ quan thuế trong các đợt kiểm tra, thanh tra. Thời gian và nguồn lực được tập trung cho hoạt động cốt lõi: tối ưu sản phẩm, marketing, chăm sóc khách hàng… trong khi hồ sơ kế toán – thuế vẫn được đảm bảo đầy đủ, đúng hạn.
Chi phí dịch vụ kế toán TMĐT tại Thanh Hóa
Chi phí theo số lượng đơn hàng – kênh bán
Tại Thanh Hóa, đa số đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán TMĐT áp dụng cách tính phí dựa trên quy mô và lượng giao dịch thực tế. Tiêu chí quan trọng nhất là số lượng đơn hàng/tháng và số lượng kênh bán hàng mà doanh nghiệp đang sử dụng (Shopee, Lazada, TikTok Shop, website riêng, Facebook, sàn quốc tế…). Doanh nghiệp ít đơn, tập trung 1–2 kênh, chứng từ không quá phức tạp thì chi phí dịch vụ thường ở mức thấp, phù hợp với hộ kinh doanh, startup TMĐT nhỏ.
Ngược lại, với doanh nghiệp có số lượng đơn lớn mỗi ngày, nhiều kênh bán, phát sinh nhiều loại chi phí và chương trình khuyến mãi, đơn vị dịch vụ phải đầu tư nhiều công sức để đối soát dữ liệu, phân tích báo cáo, làm việc với cơ quan thuế… nên mức phí sẽ cao hơn. Cách tính phí theo “volume” này giúp doanh nghiệp dễ dự trù chi phí, đồng thời tạo động lực cho đơn vị dịch vụ tối ưu quy trình để xử lý được khối lượng công việc lớn một cách hiệu quả.
Yếu tố ảnh hưởng đến báo giá
Ngoài số lượng đơn hàng và kênh bán, còn nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến báo giá dịch vụ kế toán TMĐT tại Thanh Hóa. Thứ nhất là mô hình pháp lý: doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu, bán ra nước ngoài hay chỉ bán nội địa. Thứ hai là mức độ yêu cầu về báo cáo quản trị: nếu doanh nghiệp chỉ cần báo cáo thuế – báo cáo tài chính cơ bản, chi phí sẽ thấp hơn so với trường hợp cần thêm các báo cáo phân tích theo sản phẩm, theo kênh, theo chiến dịch marketing.
Thứ ba là tình trạng sổ sách hiện tại: nếu doanh nghiệp đã có nền tảng dữ liệu tốt, hóa đơn – chứng từ đầy đủ, phần mềm quản lý bán hàng và kế toán được kết nối, việc triển khai dịch vụ sẽ nhẹ nhàng và chi phí hợp lý hơn. Ngược lại, nếu sổ sách bị lộn xộn, thiếu chứng từ, phải “dọn số liệu” nhiều kỳ trước, đơn vị dịch vụ thường phải báo giá tách riêng phần xử lý ban đầu. Cuối cùng, uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp dịch vụ tại Thanh Hóa cũng là yếu tố quan trọng: đơn vị có đội ngũ chuyên sâu về TMĐT, sẵn sàng hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế, tư vấn chiến lược dài hạn thường có mức giá tương xứng với giá trị mang lại.
Sai sót phổ biến doanh nghiệp TMĐT hay mắc phải
Ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm
Với mô hình TMĐT, doanh thu thường phát sinh liên tục trên nhiều kênh: sàn thương mại, website, mạng xã hội, đơn COD, đơn trả lại… Nếu kế toán không hiểu rõ thời điểm ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực kế toán và luật thuế, rất dễ ghi nhận sai. Nhiều doanh nghiệp ghi doanh thu ngay khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, trong khi đơn đó có thể bị hủy, khách không nhận hoặc đổi trả. Một số khác lại chỉ ghi nhận khi đối soát với sàn hoặc nhận được tiền từ đơn vị vận chuyển, dẫn đến lệch kỳ kê khai thuế GTGT, báo cáo tài chính không phản ánh đúng kết quả kinh doanh từng tháng. Sai thời điểm ghi nhận không chỉ làm số liệu doanh thu – lợi nhuận “nhảy loạn” mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế nghi ngờ gian lận, phải giải trình, điều chỉnh nhiều lần, tốn thời gian và chi phí.
Sai lệch phí sàn – chi phí vận chuyển
Doanh nghiệp TMĐT thường phát sinh nhiều loại phí: phí chiết khấu sàn, phí dịch vụ quảng cáo, phí xử lý đơn hàng, phí lưu kho (nếu dùng FBT/Fulfillment), phí COD, chiết khấu hãng vận chuyển… Nếu không đối chiếu báo cáo từ sàn, đối tác vận chuyển với sổ sách kế toán, rất dễ ghi nhận thiếu hoặc thừa chi phí. Có trường hợp kế toán chỉ căn cứ vào số tiền thực nhận về tài khoản (sau khi trừ phí), không tách riêng doanh thu và từng loại phí, dẫn đến không đủ hồ sơ chứng minh chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Ngược lại, cũng có doanh nghiệp hạch toán trùng lặp phí giữa báo cáo sàn và invoice của đơn vị vận chuyển. Những sai lệch này làm sai lệch giá vốn, chi phí bán hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và số thuế TNDN phải nộp.
Không chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế đầy đủ
Một số doanh nghiệp TMĐT có doanh số xuất khẩu, doanh số 0% hoặc đầu vào lớn hơn đầu ra nên muốn làm hồ sơ hoàn thuế GTGT, nhưng lại không chuẩn bị đầy đủ chứng từ: hợp đồng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chứng từ giao nhận, báo cáo đối soát, bảng kê đơn hàng… Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình chi tiết theo từng đơn, từng vận đơn, nhiều đơn vị lúng túng, dữ liệu thất lạc hoặc không khớp giữa sàn – vận chuyển – sổ sách. Hệ quả là hồ sơ hoàn thuế bị kéo dài, thậm chí bị bác, ảnh hưởng dòng tiền doanh nghiệp.
Đọc thêm: Dịch vụ kế toán FDI tại Thanh Hóa
Kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ kế toán TMĐT uy tín tại Thanh Hóa
Năng lực chuyên môn về TMĐT
Khi chọn dịch vụ kế toán TMĐT tại Thanh Hóa, yếu tố đầu tiên doanh nghiệp cần xem xét là kinh nghiệm thực tế với các mô hình bán hàng online. Đơn vị cung cấp dịch vụ phải hiểu cách vận hành của Shopee, Lazada, TikTok Shop, Facebook, Zalo, website…; nắm rõ cấu trúc báo cáo doanh thu – chiết khấu – hoàn tiền – phí vận chuyển của từng sàn. Đồng thời, họ cần thành thạo xử lý dữ liệu từ file Excel/CSV, API, phần mềm bán hàng, đối soát với sổ kế toán và kê khai thuế. Một đơn vị kế toán có chuyên môn về TMĐT sẽ tư vấn được cho doanh nghiệp cách ghi nhận doanh thu đa kênh, phân bổ chi phí marketing, chi phí KOL/KOC, voucher, flash sale… sao cho vừa đúng chuẩn mực kế toán, vừa tối ưu thuế hợp lý.
Quy trình rõ ràng – bảo mật – minh bạch
Dịch vụ kế toán TMĐT uy tín phải có quy trình làm việc rõ ràng, bảo mật thông tin và minh bạch về chi phí. Ngay từ đầu, hai bên cần thống nhất phạm vi công việc: nhận dữ liệu từ đâu, định kỳ đối soát thế nào, báo cáo gửi cho chủ doanh nghiệp ra sao. Đơn vị kế toán phải cam kết bảo mật dữ liệu: doanh thu theo kênh, tệp khách hàng, chiến dịch marketing… và có phương thức lưu trữ an toàn. Đồng thời, bảng giá phải công khai, chi tiết theo số lượng đơn hàng, chứng từ, kênh bán; mọi phát sinh thêm cần được thông báo trước. Quy trình càng rõ, càng giảm rủi ro hiểu lầm, giúp chủ shop dễ theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng dịch vụ và yên tâm giao dữ liệu tài chính.
Khả năng hỗ trợ doanh nghiệp đa kênh
Thực tế, hầu hết doanh nghiệp TMĐT tại Thanh Hóa đều bán đa kênh: vừa trên sàn, vừa trên mạng xã hội, vừa tại cửa hàng offline. Vì vậy, khi lựa chọn dịch vụ kế toán, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị có khả năng thiết kế hệ thống sổ sách, báo cáo theo từng kênh doanh thu, từng nhóm sản phẩm và từng chương trình khuyến mãi. Đơn vị kế toán cần hỗ trợ kết nối dữ liệu từ phần mềm bán hàng, sàn TMĐT, cổng thanh toán, ngân hàng… vào hệ thống kế toán, hạn chế nhập liệu thủ công. Đồng thời, họ phải xây dựng được các báo cáo quản trị theo kênh: kênh nào lãi, kênh nào lỗ, chi phí marketing/đơn hàng là bao nhiêu, tỷ suất lợi nhuận từng sản phẩm… Nhờ đó, chủ doanh nghiệp không chỉ yên tâm về thuế mà còn có cơ sở dữ liệu tốt để ra quyết định kinh doanh.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Khi nào doanh nghiệp TMĐT được hoàn thuế?
Doanh nghiệp TMĐT được hoàn thuế GTGT khi đáp ứng đủ điều kiện theo Luật Thuế GTGT, phổ biến nhất là: số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết trong kỳ đạt mức theo quy định; hoặc doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu (bán hàng ra nước ngoài, cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài) phát sinh số thuế GTGT đầu vào lớn. Ngoài ra, doanh nghiệp phải đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp báo cáo thuế đúng hạn, không nợ đọng nghĩa vụ thuế. Khi chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế, cần lưu ý chứng từ, hợp đồng, sao kê ngân hàng, đối soát sàn TMĐT phải rõ ràng, khớp số liệu.
Có cần hóa đơn đầu vào đầy đủ để hoàn thuế?
Có. Điều kiện tiên quyết để được khấu trừ và hoàn thuế GTGT là doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp lệ, hợp pháp, hợp lý cho các khoản chi phí đầu vào liên quan đến hoạt động kinh doanh. Đối với TMĐT, nhiều chi phí như phí sàn, phí quảng cáo, dịch vụ vận chuyển, kho bãi… đều cần có hóa đơn đúng tên, mã số thuế doanh nghiệp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ mức theo quy định). Thiếu hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp vừa không được khấu trừ, vừa không đủ điều kiện hoàn thuế, làm tăng chi phí thuế thực tế.
Dùng dịch vụ kế toán có phải tự đối soát doanh thu không?
Nếu sử dụng dịch vụ kế toán chuyên cho TMĐT, đơn vị dịch vụ thường hỗ trợ đối soát doanh thu với sàn (Shopee, Lazada, TikTok Shop…), đơn vị vận chuyển và ngân hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên phối hợp cung cấp đầy đủ quyền truy cập số liệu, file báo cáo, hợp đồng, để việc đối soát chính xác. Một số phần việc như kiểm tra hàng hoàn, mã giảm giá, chính sách khuyến mãi nội bộ vẫn cần bộ phận kinh doanh phối hợp. Lý tưởng nhất là kế toán dịch vụ thiết lập quy trình đối soát định kỳ, gửi báo cáo để chủ doanh nghiệp nắm số liệu mà không phải tự làm thủ công.
Kế toán cho doanh nghiệp thương mại điện tử tại Thanh Hóa — Quản lý hoàn thuế là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch trong tài chính và tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Với sự hỗ trợ từ đội ngũ kế toán chuyên sâu TMĐT, doanh nghiệp có thể tự tin đối soát số liệu, quản lý doanh thu và hoàn thuế nhanh chóng. Đây là giải pháp phù hợp cho mô hình kinh doanh online trong bối cảnh cạnh tranh cao và hệ thống thuế ngày càng siết chặt. Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tối ưu lợi nhuận. Lựa chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tạo lợi thế lớn trong quá trình vận hành và mở rộng thị trường.
