Thay đổi người đại diện theo pháp luật cho chi nhánh và văn phòng đại diện là nhu cầu phổ biến khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự quản lý tại các đơn vị phụ thuộc. Việc cập nhật người đại diện mới không chỉ giúp chi nhánh vận hành đúng quy định mà còn đảm bảo tính pháp lý trong mọi giao dịch. Nếu doanh nghiệp chậm thay đổi, các hoạt động như ký hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước hoặc ngân hàng có thể bị gián đoạn. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác trong hồ sơ và tuân thủ đúng biểu mẫu theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ thủ tục để doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và hiệu quả.
Khái niệm người đại diện của chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định mới
Người đại diện chi nhánh là gì?
Theo quy định hiện hành, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Người đứng đầu chi nhánh (thường gọi là Giám đốc chi nhánh/Trưởng chi nhánh) là người được doanh nghiệp giao quản lý hoạt động tại địa bàn đó, ký kết hợp đồng, giao dịch, làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác trong phạm vi được ủy quyền. Họ không phải “người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp”, nhưng lại là người đại diện của chi nhánh trên thực tế: chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh, sử dụng lao động, quản lý tài sản, doanh thu, chi phí tại chi nhánh theo phân cấp. Thẩm quyền của người đứng đầu chi nhánh do doanh nghiệp mẹ quy định trong quyết định bổ nhiệm, quy chế hoạt động và các văn bản ủy quyền cụ thể.
Người đứng đầu văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp, nhưng không trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Người đứng đầu văn phòng đại diện thường mang chức danh Trưởng văn phòng đại diện/Chief Representative. Họ là đầu mối đại diện hình ảnh, thương hiệu, hỗ trợ nghiên cứu thị trường, chăm sóc khách hàng, kết nối đối tác… nhưng không được tự ý thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu Điều lệ và pháp luật không cho phép. Thẩm quyền ký kết của người đứng đầu văn phòng đại diện chủ yếu mang tính đại diện, xúc tiến (ký biên bản ghi nhớ, thỏa thuận nguyên tắc…) và luôn gắn với phạm vi ủy quyền do doanh nghiệp mẹ cấp.
Sự khác nhau giữa người đại diện của chi nhánh và doanh nghiệp mẹ
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mẹ là cá nhân được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, có toàn quyền nhân danh doanh nghiệp trước pháp luật, ký hầu hết các giao dịch và chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý. Trong khi đó, người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện chỉ là người đại diện cho đơn vị phụ thuộc, hoạt động trong phạm vi địa bàn, ngành nghề và thẩm quyền được ủy quyền. Khi ký hợp đồng, hồ sơ, họ thường ký “thay mặt Công ty… – Chi nhánh…/Văn phòng đại diện… theo ủy quyền”. Mọi quyền và nghĩa vụ phát sinh vẫn thuộc về doanh nghiệp mẹ, trừ trường hợp người đứng đầu vượt quá thẩm quyền và có lỗi riêng. Vì vậy, khi xây dựng mô hình quản trị, doanh nghiệp cần phân định rõ: ai là người đại diện theo pháp luật, ai là người đứng đầu chi nhánh/văn phòng, và phạm vi ủy quyền cụ thể của từng vị trí.
Khi nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật cho chi nhánh, văn phòng đại diện?
Người đại diện nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng
Trường hợp phổ biến nhất là Trưởng chi nhánh/Trưởng văn phòng đại diện nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động, bị miễn nhiệm hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng với công ty. Khi đó, để tránh “khoảng trống pháp lý”, doanh nghiệp phải nhanh chóng ra quyết định thôi giữ chức vụ, đồng thời bổ nhiệm nhân sự mới phụ trách. Nếu không thực hiện thủ tục thay đổi với Phòng ĐKKD, mọi giao dịch, ký kết, làm việc với cơ quan nhà nước của đơn vị phụ thuộc sẽ bị gián đoạn, hoặc rơi vào thế “người ký không có tên trên hệ thống”.
Điều chuyển nhân sự nội bộ
Khi doanh nghiệp điều chuyển Trưởng chi nhánh/Trưởng văn phòng sang vị trí khác (ví dụ: từ Trưởng chi nhánh lên Ban giám đốc công ty mẹ, hoặc luân chuyển sang chi nhánh khác), thì chức danh “người đứng đầu” chi nhánh/văn phòng ban đầu đương nhiên phải thay đổi. Việc này cần được thể hiện bằng Quyết định điều chuyển, Quyết định bổ nhiệm người mới và thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu chỉ điều chuyển nội bộ mà quên cập nhật hồ sơ, các hợp đồng, giấy tờ do người mới ký có thể bị đối tác hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu xác minh thêm về thẩm quyền.
Doanh nghiệp bổ nhiệm nhân sự mới theo chiến lược vận hành
Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh, mở rộng thị trường, tái cấu trúc bộ máy quản trị, việc bổ nhiệm nhân sự mới đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện là rất thường gặp. Ví dụ: kéo một quản lý giàu kinh nghiệm thị trường về làm Trưởng chi nhánh, thay thế người cũ chủ yếu làm hành chính; hoặc đưa chuyên gia nước ngoài sang làm Trưởng VPĐD. Mỗi lần thay đổi như vậy, ngoài quyết định nội bộ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin người đứng đầu với Sở KH&ĐT để đảm bảo dữ liệu trên hệ thống phù hợp với thực tế vận hành.
Sự thay đổi về chức danh quản lý theo cơ cấu tổ chức
Có những trường hợp doanh nghiệp không thay đổi cá nhân, nhưng thay đổi chức danh hoặc mô hình quản lý, ví dụ: từ “Trưởng chi nhánh” thành “Giám đốc khu vực”, hoặc từ “Trưởng văn phòng đại diện” thành “Giám đốc phát triển thị trường – kiêm Trưởng VPĐD”. Khi đó, doanh nghiệp cần rà soát xem giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng có ghi rõ chức danh hay không. Nếu có, việc thay đổi chức danh cũng cần được đăng ký thay đổi. Điều này giúp thống nhất thông tin trên giấy tờ, danh thiếp, hợp đồng, con dấu chức danh và tránh tranh cãi về thẩm quyền người ký trong tương lai.
Căn cứ pháp lý của thủ tục thay đổi người đại diện
Luật Doanh nghiệp 2020
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, cũng như người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, được quy định trước hết trong Luật Doanh nghiệp 2020. Luật này đưa ra khái niệm người đại diện theo pháp luật, số lượng người đại diện, phạm vi quyền và nghĩa vụ của họ, đồng thời quy định trách nhiệm của doanh nghiệp khi có sự thay đổi. Theo đó, khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện, phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn luật định; thông tin thay đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, VPĐD. Luật Doanh nghiệp 2020 cũng làm rõ thẩm quyền quyết định thay đổi người đại diện thuộc về chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy loại hình doanh nghiệp. Điều này là căn cứ để doanh nghiệp soạn thảo quyết định, biên bản họp đúng thẩm quyền khi thực hiện thủ tục.
Nghị định 01/2021/NĐ-CP
Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về đăng ký doanh nghiệp, trong đó quy định cụ thể thành phần hồ sơ, quy trình và cách thức nộp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu đơn vị phụ thuộc. Nghị định nêu rõ mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đăng ký hoạt động, các giấy tờ kèm theo và yêu cầu về chữ ký, con dấu. Đồng thời, đây cũng là căn cứ pháp lý để Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra, đối chiếu hồ sơ khi doanh nghiệp nộp qua mạng hoặc nộp trực tiếp. Việc nắm rõ quy định của Nghị định 01 giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Quy định về đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chịu sự quản lý và ràng buộc pháp lý từ doanh nghiệp mẹ. Luật Doanh nghiệp 2020 và văn bản hướng dẫn quy định rõ: chi nhánh thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp; văn phòng đại diện là đơn vị đại diện theo ủy quyền, không trực tiếp kinh doanh. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện được doanh nghiệp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trong phạm vi được giao. Khi thay đổi người đứng đầu các đơn vị này, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động để cập nhật thông tin trên hệ thống quốc gia. Đây là cơ sở để xác định thẩm quyền ký kết hợp đồng, giao dịch, làm việc với cơ quan nhà nước tại địa phương nơi đơn vị phụ thuộc đặt trụ sở.
Quy định ký nộp hồ sơ qua mạng
Hiện nay, đa số thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu chi nhánh, VPĐD, đều được thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy định về đăng ký qua mạng điện tử yêu cầu hồ sơ phải được lập theo biểu mẫu điện tử, có chữ ký số hợp lệ của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền; tài liệu đính kèm phải được scan rõ ràng, đầy đủ. Việc ký nộp hồ sơ qua mạng được coi là có giá trị pháp lý tương đương nộp trực tiếp bằng bản giấy. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý về thời hạn xử lý, thời hạn sửa đổi bổ sung hồ sơ được ghi rõ trong thông báo của Phòng Đăng ký kinh doanh; nếu quá thời hạn, hồ sơ sẽ bị hủy và phải nộp lại từ đầu. Đây là cơ sở pháp lý để tổ chức, cá nhân thực hiện đầy đủ trách nhiệm trong quá trình đăng ký thay đổi.
Hồ sơ thay đổi người đại diện chi nhánh, văn phòng đại diện
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động
Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ thay đổi người đại diện chi nhánh, văn phòng đại diện. Thông báo được lập theo mẫu quy định, ghi rõ thông tin hiện tại của đơn vị phụ thuộc (tên, mã số, địa chỉ), nội dung thay đổi (thay người đứng đầu), họ tên, chức vụ, thông tin giấy tờ pháp lý của người đại diện cũ và mới. Thông báo phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mẹ ký hoặc người được ủy quyền hợp lệ ký. Nội dung trong thông báo cần thống nhất với quyết định, biên bản họp và các giấy tờ cá nhân kèm theo. Khi nộp qua mạng, doanh nghiệp scan và đính kèm bản thông báo đã ký, đóng dấu (nếu có), bảo đảm rõ ràng, không tẩy xóa, không mâu thuẫn giữa các trang.
Quyết định của doanh nghiệp mẹ về việc thay đổi người đại diện
Quyết định là căn cứ thể hiện ý chí chính thức của doanh nghiệp mẹ về việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Tùy loại hình doanh nghiệp, quyết định có thể do Chủ sở hữu công ty (Công ty TNHH MTV), Hội đồng thành viên (Công ty TNHH 2TV), Hội đồng quản trị (Công ty cổ phần) ban hành. Nội dung quyết định cần ghi rõ lý do thay đổi, thông tin người được miễn nhiệm và người được bổ nhiệm mới, thời điểm hiệu lực, giao nhiệm vụ cụ thể cho người mới. Quyết định phải được ký đúng thẩm quyền, kèm theo dấu công ty (nếu doanh nghiệp sử dụng dấu). Việc soạn đúng mẫu, đúng thẩm quyền sẽ giúp hồ sơ không bị trả lại vì lý do “quyết định không phù hợp với điều lệ” – lỗi khá phổ biến trên thực tế.
Biên bản họp HĐTV/HĐQT/Chủ sở hữu
Đối với doanh nghiệp có cơ cấu quản trị tập thể (HĐTV, HĐQT), biên bản họp là tài liệu ghi nhận quá trình thảo luận và biểu quyết về việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Biên bản cần thể hiện đủ các nội dung: thời gian, địa điểm họp; thành phần tham dự; tỷ lệ vốn góp/cổ phần; nội dung được đưa ra xem xét; kết quả biểu quyết; kết luận cuối cùng. Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa, người ghi biên bản, và tốt nhất có chữ ký của các thành viên tham dự để tăng tính pháp lý. Trong trường hợp công ty TNHH MTV, doanh nghiệp có thể lập “Biên bản/Quyết định của chủ sở hữu” theo mẫu phù hợp. Sự thống nhất giữa biên bản và quyết định là yếu tố quan trọng khi Phòng ĐKKD xem xét hồ sơ.
Giấy tờ cá nhân của người đại diện mới
Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện phải cung cấp giấy tờ pháp lý cá nhân để cập nhật thông tin trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Thông thường là bản sao hợp lệ CCCD/CMND hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài, cần dùng hộ chiếu và có thể phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt nếu cơ quan đăng ký yêu cầu. Thông tin trên giấy tờ cá nhân (họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, quốc tịch, nơi cấp) phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin khai trong thông báo và các biểu mẫu khác. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ, tránh trường hợp sai sót một ký tự hoặc hết hạn giấy tờ, dẫn tới hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ
Trong nhiều trường hợp, người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật mà là nhân sự hành chính, kế toán hoặc đơn vị dịch vụ. Khi đó, doanh nghiệp cần lập giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ, trong đó nêu rõ phạm vi ủy quyền: nộp, nhận hồ sơ, ký số trên hệ thống (nếu có), làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh. Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người có thẩm quyền, kèm dấu doanh nghiệp (nếu sử dụng). Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ, có thể sử dụng kèm theo hợp đồng dịch vụ pháp lý. Việc có giấy ủy quyền hợp lệ không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, mà còn tránh tranh chấp, khiếu nại về sau nếu phát sinh vấn đề liên quan đến việc nộp hồ sơ, nhận kết quả không đúng ý chí của doanh nghiệp.
Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật cho chi nhánh, văn phòng đại diện
Bước 1 – Doanh nghiệp họp thông qua quyết định thay đổi
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp phải thống nhất nội bộ về việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện. Tùy loại hình, cơ quan có thẩm quyền quyết định có thể là Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị… Cuộc họp cần được lập biên bản, ghi nhận rõ: lý do thay đổi, thông tin người cũ – người mới (họ tên, chức danh, giấy tờ tùy thân, nơi cư trú), thời điểm hiệu lực và phân công trách nhiệm bàn giao. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp ban hành Quyết định thay đổi người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện, làm căn cứ pháp lý để soạn hồ sơ đăng ký với cơ quan nhà nước. Nếu là doanh nghiệp FDI, cần bảo đảm quyết định này phù hợp điều lệ, thỏa thuận giữa các nhà đầu tư và chính sách quản trị của công ty mẹ.
Bước 2 – Soạn hồ sơ theo đúng biểu mẫu quy định
Sau khi có quyết định nội bộ, doanh nghiệp tiến hành soạn hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ thường gồm: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu; Quyết định và Biên bản họp (nếu có) về việc thay đổi người đứng đầu; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu mới (CCCD/hộ chiếu); văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp). Khi soạn hồ sơ cần kiểm tra kỹ thông tin: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh/văn phòng đại diện, địa chỉ, chức danh người đứng đầu, tránh sai sót dẫn đến phải sửa đổi, bổ sung.
Bước 3 – Nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Hiện nay, phần lớn thủ tục thay đổi đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh, chữ ký số hợp lệ để kê khai thông tin, đính kèm bản scan hồ sơ và nộp lệ phí trực tuyến. Sau khi gửi, hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ, giấy biên nhận điện tử để theo dõi tình trạng xử lý. Việc nộp hồ sơ online giúp tiết kiệm thời gian đi lại, nhưng đòi hỏi hồ sơ scan rõ ràng, đúng định dạng, và thông tin kê khai trùng khớp với tài liệu đính kèm để tránh bị từ chối.
Bước 4 – Nhận Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện, trong đó ghi nhận người đứng đầu mới. Doanh nghiệp có thể nhận kết quả trực tuyến (file điện tử) hoặc bản giấy tùy theo hình thức đã đăng ký. Đây là căn cứ pháp lý chứng minh việc thay đổi đã được Nhà nước ghi nhận, cần được lưu trữ cùng với hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp và chi nhánh/văn phòng đại diện. Từ thời điểm này, người đứng đầu mới có đầy đủ tư cách để nhân danh chi nhánh/văn phòng đại diện làm việc với cơ quan nhà nước, đối tác, ngân hàng… theo phạm vi được ủy quyền.
Bước 5 – Cập nhật thông tin tại thuế, ngân hàng, đối tác
Sau khi nhận Giấy xác nhận thay đổi, doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật thông tin người đứng đầu mới tại cơ quan thuế quản lý, ngân hàng nơi chi nhánh/văn phòng đại diện mở tài khoản, đơn vị bảo hiểm (nếu có), đối tác lớn, khách hàng quan trọng… Việc cập nhật kịp thời giúp bảo đảm các giao dịch phát sinh sau này (ký hợp đồng, nộp hồ sơ, giao dịch ngân hàng…) không bị gián đoạn hoặc từ chối do thông tin người ký không trùng khớp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên rà soát, điều chỉnh lại các giấy ủy quyền, quy chế nội bộ, mẫu hợp đồng, chữ ký số… để phản ánh đúng thông tin người đứng đầu mới, tránh rủi ro tranh chấp về thẩm quyền.
Thời gian – Chi phí – Cơ quan giải quyết
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh/văn phòng đại diện đặt trụ sở. Việc nộp hồ sơ được thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia, nhưng cơ quan xử lý thực tế là Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng với địa bàn. Trong trường hợp chi nhánh/văn phòng đại diện của doanh nghiệp FDI, thẩm quyền vẫn thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh địa phương, song doanh nghiệp cần lưu ý phối hợp với bộ phận phụ trách đầu tư nước ngoài của Sở nếu có các nội dung thay đổi khác liên quan giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
Thời gian xử lý theo quy định
Thời gian giải quyết hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thường được quy định tính theo ngày làm việc kể từ khi Phòng Đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trên thực tế, nếu hồ sơ rõ ràng, thông tin chính xác, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả đúng hoặc sớm hơn thời hạn. Ngược lại, nếu hồ sơ thiếu, sai thông tin, cơ quan đăng ký sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, làm kéo dài tổng thời gian xử lý. Do đó, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ kỹ ngay từ đầu và theo dõi thường xuyên tình trạng hồ sơ trên hệ thống để kịp thời phản hồi khi có yêu cầu.
Lệ phí theo Thông tư 47/2019/TT-BTC
Việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải nộp lệ phí theo mức quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC về phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp (và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có). Lệ phí thường được nộp trực tuyến khi doanh nghiệp nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia, hoặc nộp tại bộ phận một cửa nếu lựa chọn hình thức nộp trực tiếp. Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí công chứng, dịch thuật (nếu người đứng đầu là người nước ngoài) và chi phí dịch vụ tư vấn pháp lý nếu thuê đơn vị bên ngoài hỗ trợ.
Trường hợp phải sửa đổi/bổ sung hồ sơ
Trong quá trình xem xét, nếu phát hiện hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin kê khai chưa phù hợp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần đọc kỹ nội dung thông báo, rà soát lại toàn bộ hồ sơ để điều chỉnh: bổ sung giấy tờ còn thiếu, sửa lỗi chính tả, cập nhật lại thông tin về người đứng đầu, địa chỉ, mã số chi nhánh… Hồ sơ sửa đổi, bổ sung phải nộp lại trong thời hạn quy định; quá thời hạn, hồ sơ có thể bị từ chối và doanh nghiệp phải nộp lại từ đầu. Việc chuẩn bị kỹ, đối chiếu trước với Điều lệ và quy định pháp luật sẽ giúp hạn chế tối đa việc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung nhiều lần.
Lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện cho chi nhánh, VPĐD
Thay đổi người đại diện pháp luật tại chi nhánh hoặc văn phòng đại diện (VPĐD) là thủ tục liên quan mật thiết đến thông tin của doanh nghiệp mẹ. Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, tuân thủ quy định pháp luật và đồng bộ thông tin sẽ giúp hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng, tránh phải bổ sung nhiều lần hoặc bị trả lại.
Hồ sơ phải đồng bộ thông tin với doanh nghiệp mẹ
Mọi thông tin về người đại diện tại chi nhánh, VPĐD phải khớp với hồ sơ cập nhật tại doanh nghiệp mẹ, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (nếu là công ty FDI) và các quyết định bổ nhiệm. Sự không đồng bộ là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị cơ quan quản lý từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Người nộp hồ sơ phải có tài khoản đăng ký kinh doanh hợp lệ
Hồ sơ online phải được nộp bởi người đã đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tài khoản hợp lệ đảm bảo quá trình ký số, ký tên và gửi hồ sơ được cơ quan tiếp nhận xác nhận, tránh tình trạng hồ sơ bị từ chối do lỗi kỹ thuật hoặc thông tin người nộp không hợp lệ.
Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại
Các lỗi phổ biến gồm: thiếu chữ ký số hoặc chữ ký giấy, thông tin người đại diện mới không hợp pháp, tài liệu chưa hợp pháp hóa lãnh sự, biên bản, quyết định không đầy đủ hoặc sai mẫu. Chủ doanh nghiệp cần rà soát kỹ từng tài liệu trước khi nộp.
Lưu ý khi ký số, ký tên hồ sơ online
Khi nộp hồ sơ điện tử, cần đảm bảo chữ ký số còn hiệu lực và đăng nhập bằng tài khoản chính xác. Mọi tệp tải lên phải đúng định dạng, tên tệp rõ ràng và các trường thông tin được điền đầy đủ để cơ quan tiếp nhận không gặp lỗi kỹ thuật, giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng.
Sau khi thay đổi người đại diện cần thực hiện những gì?
Sau khi hồ sơ thay đổi người đại diện tại chi nhánh hoặc VPĐD được cơ quan quản lý chấp thuận, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đầy đủ để đảm bảo quyền lợi pháp lý, nghĩa vụ tài chính và hoạt động kinh doanh được liên tục.
Cập nhật tại cơ quan thuế quản lý
Người đại diện mới phải được cập nhật tại cơ quan thuế quản lý để đảm bảo thông tin về nghĩa vụ thuế, khai báo báo cáo thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của chi nhánh hoặc VPĐD được xử lý chính xác.
Thông báo với ngân hàng mở tài khoản cho chi nhánh
Các ngân hàng nơi chi nhánh hoặc VPĐD mở tài khoản cần được thông báo để cập nhật thông tin người đại diện mới, đảm bảo việc giao dịch, ký hợp đồng, rút tiền hoặc chuyển khoản được hợp pháp và tránh tranh chấp.
Thông báo cho đối tác và cơ quan liên quan
Công ty cần thông báo chính thức tới các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, đồng thời gửi thông báo tới các cơ quan liên quan như bảo hiểm, hải quan, cơ quan quản lý xuất nhập khẩu (nếu có) để đảm bảo thông tin pháp lý thống nhất.
Điều chỉnh bảng tên, hóa đơn, thông tin giao dịch
Các giấy tờ, bảng tên chi nhánh, hóa đơn VAT, hợp đồng và các chứng từ giao dịch phải cập nhật tên và thông tin của người đại diện mới để hợp pháp hóa các giao dịch sắp tới, đồng thời tránh rủi ro pháp lý hoặc tranh chấp về giao dịch trước và sau khi thay đổi.
Tham khảo: Thay Đổi Người Đại Diện Theo Pháp Luật Có Cần Sửa Điều Lệ Công Ty Không?
Dịch vụ Thay đổi người đại diện theo pháp luật cho chi nhánh và văn phòng đại diện – Gia Minh
Gia Minh cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp thay đổi người đại diện cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Với kinh nghiệm nhiều năm tư vấn doanh nghiệp FDI và nội địa, Gia Minh giúp tối ưu quy trình, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Dịch vụ được thiết kế trọn gói, từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất thủ tục tại cơ quan nhà nước, đảm bảo mọi bước đều minh bạch và hiệu quả.
Quy trình hỗ trợ trọn gói
Dịch vụ trọn gói của Gia Minh gồm các bước:
Tiếp nhận thông tin doanh nghiệp và người đại diện mới, rà soát điều kiện pháp lý.
Soạn thảo hồ sơ thay đổi đầy đủ, bao gồm quyết định bổ nhiệm, giấy tờ cá nhân và các văn bản liên quan.
Nộp hồ sơ online và/hoặc giấy tờ bổ sung tại Cổng thông tin quốc gia và cơ quan đăng ký đầu tư.
Theo dõi và giải trình hồ sơ nếu cơ quan quản lý yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ thông tin.
Nhận kết quả cuối cùng, cập nhật ERC hoặc hồ sơ chi nhánh/văn phòng đại diện đã điều chỉnh người đại diện mới.
Toàn bộ quy trình được thực hiện chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tránh các sai sót thường gặp và rút ngắn thời gian xử lý.
Cam kết – Thời gian – Chi phí minh bạch
Gia Minh cam kết:
Thời gian xử lý nhanh chóng, thường hoàn tất trong vòng 7–10 ngày làm việc tùy hồ sơ.
Chi phí minh bạch, không phát sinh ngoài hợp đồng đã ký trừ khi có yêu cầu bổ sung từ cơ quan nhà nước.
Hỗ trợ toàn diện, từ tư vấn pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đến nộp và nhận kết quả, đảm bảo doanh nghiệp không mất thời gian tìm hiểu thủ tục.
Cam kết này giúp doanh nghiệp yên tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh mà không lo vướng thủ tục pháp lý.
Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ thay đổi người đại diện của Gia Minh , doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian và công sức, không phải tự đi lại, chuẩn bị hồ sơ hoặc xử lý các yêu cầu bổ sung từ cơ quan nhà nước.
Đảm bảo hồ sơ hợp pháp và chính xác, tránh rủi ro bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Hỗ trợ đồng bộ với các cơ quan liên quan, như thuế, ngân hàng và đối tác, giúp cập nhật người đại diện mới một cách nhanh chóng.
Tư vấn chiến lược pháp lý, giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục liên quan đến người đại diện trong tương lai dễ dàng hơn.
Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng, an toàn và tuân thủ pháp luật, đồng thời nâng cao uy tín trước cơ quan nhà nước và đối tác kinh doanh.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật cho chi nhánh và văn phòng đại diện là thủ tục bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện đúng thời hạn để đảm bảo hoạt động pháp lý được liên tục. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác, họp thông qua quyết định bổ nhiệm và nộp đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung nhiều lần. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp nên nắm rõ các quy định hoặc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian. Gia Minh hỗ trợ trọn gói thủ tục thay đổi người đại diện nhanh chóng, chính xác, đúng quy định. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và miễn phí.
