Thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần sửa điều lệ công ty là thắc mắc chung của nhiều doanh nghiệp khi tiến hành thay đổi người giữ vai trò điều hành chính. Đây là vấn đề liên quan trực tiếp đến tính pháp lý và sự thống nhất của hồ sơ doanh nghiệp. Việc sửa đổi điều lệ có thể bắt buộc hoặc không, tùy vào cách công ty xây dựng điều lệ trước đó. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro trong quá trình thực hiện thủ tục hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần. Vì vậy, tìm hiểu rõ các trường hợp cần sửa điều lệ là điều quan trọng để đảm bảo quá trình thay đổi diễn ra trôi chảy, hợp pháp và hiệu quả.
Khái quát về người đại diện theo pháp luật và điều lệ công ty
Trong một doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật và điều lệ công ty là hai “trụ cột” pháp lý quan trọng, quyết định cách công ty tồn tại, vận hành và làm việc với bên ngoài. Muốn xử lý các vấn đề như thay đổi người đại diện, chuyển nhượng vốn, thay đổi mô hình quản lý… thì bắt buộc phải hiểu rõ hai khái niệm này.
Người đại diện theo pháp luật là ai?
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ công ty, nhân danh công ty thực hiện giao dịch, ký kết hợp đồng, làm việc với cơ quan nhà nước, tòa án, thuế, ngân hàng… Đây là “gương mặt pháp lý” của doanh nghiệp.
Một công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, tùy loại hình và quy định trong điều lệ. Thông tin về người đại diện (họ tên, chức danh, giấy tờ cá nhân, địa chỉ liên lạc…) là dữ liệu pháp lý bắt buộc phải đăng ký và công khai.
Vai trò và trách nhiệm
Người đại diện theo pháp luật vừa có quyền vừa có trách nhiệm rất lớn:
Ký và chịu trách nhiệm về các giao dịch, quyết định, hồ sơ mà mình nhân danh công ty thực hiện.
Tổ chức thực hiện nghị quyết/ quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị.
Đảm bảo công ty tuân thủ pháp luật về thuế, lao động, bảo hiểm, báo cáo…
Nếu lạm quyền, vượt thẩm quyền hoặc cố ý làm trái, người đại diện có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân, thậm chí liên đới bồi thường thiệt hại cho công ty và bên thứ ba.
Điều lệ công ty quy định những gì?
Điều lệ công ty là “bộ luật riêng” của doanh nghiệp, do các thành viên/cổ đông thông qua. Điều lệ thường quy định:
Tên, trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, góp vốn.
Cơ cấu tổ chức quản lý (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc…).
Số lượng người đại diện theo pháp luật, chức danh, quyền và nghĩa vụ của từng người.
Cách thông qua quyết định, triệu tập họp, phân chia lợi nhuận, xử lý tranh chấp…
Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, rất nhiều trường hợp bắt buộc phải sửa điều lệ để bảo đảm thống nhất giữa nội bộ và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Khi nào thay đổi người đại diện phải sửa điều lệ công ty?
Không phải lúc nào thay đổi người đại diện theo pháp luật cũng phải sửa điều lệ, nhưng trong thực tế, phần lớn doanh nghiệp đều gắn người đại diện vào nội dung điều lệ. Do đó, nếu không xem kỹ điều lệ trước khi làm thủ tục thay đổi, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng: hồ sơ ngoài một kiểu, điều lệ một kiểu – dẫn đến rủi ro pháp lý và bị yêu cầu điều chỉnh.
Trường hợp điều lệ ghi rõ họ tên – chức danh
Nếu điều lệ công ty ghi cụ thể:
“Ông/Bà A là người đại diện theo pháp luật, giữ chức danh Giám đốc/Tổng giám đốc”,
thì khi thay đổi sang người B, doanh nghiệp bắt buộc phải sửa điều lệ để:
Xóa thông tin người A, cập nhật người B;
Ghi nhận chức danh mới (nếu khác trước).
Trong trường hợp này, nghị quyết/ quyết định nội bộ về thay đổi người đại diện thường đi kèm với nội dung “sửa đổi, bổ sung điều lệ” cho phù hợp.
Trường hợp điều lệ quy định cụ thể quyền hạn
Có nhiều điều lệ quy định rất chi tiết:
Người đại diện được quyền ký hợp đồng vay vốn tới hạn mức bao nhiêu;
Được quyền quyết định nhân sự, ký hợp đồng lao động, ký hồ sơ vay ngân hàng, bảo lãnh…
Khi thay đổi người đại diện, nếu công ty thay đổi luôn cách phân quyền, ví dụ: trước đây Giám đốc quyết hết, nay chuyển sang cơ chế HĐQT phân quyền từng phần, thì phải sửa điều lệ để:
Điều chỉnh lại phạm vi quyền hạn;
Ghi nhận cơ chế phê duyệt mới (phải được HĐQT/ HĐTV thông qua, phải có biên bản họp…).
Trường hợp thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý
Nếu việc thay đổi người đại diện gắn liền với việc thay đổi mô hình quản trị, ví dụ:
Từ “Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc” sang “Chủ tịch HĐTV và Giám đốc riêng biệt”;
Từ “một người đại diện” sang “hai người đại diện theo pháp luật cùng lúc”;
thì chắc chắn phải sửa điều lệ. Điều lệ mới sẽ:
Ghi nhận mô hình tổ chức quản lý mới;
Quy định cách phối hợp giữa các chức danh, phân chia quyền giữa các người đại diện (ký riêng, ký chung, ký trong phạm vi lĩnh vực nào…).
Trường hợp điều lệ gắn người đại diện với chức vụ nhất định
Nhiều điều lệ viết theo kiểu:
“Chủ tịch HĐQT là người đại diện theo pháp luật của công ty”,
hoặc
“Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật”.
Khi thay đổi nhân sự giữ chức vụ này (ví dụ thay Chủ tịch HĐQT A bằng Chủ tịch HĐQT B), sẽ có 2 khả năng:
Giữ nguyên quy tắc: “ai là Chủ tịch HĐQT thì người đó đương nhiên là người đại diện”. Khi đó chỉ cần thay đổi thông tin người đại diện (từ A sang B), không nhất thiết phải sửa điều lệ (nếu điều lệ viết chung chung, không ghi rõ tên A).
Thay quy tắc: muốn chuyển người đại diện từ Chủ tịch sang Giám đốc, hoặc muốn có thêm một người đại diện khác. Lúc này bắt buộc phải sửa điều lệ để thay đổi “nguyên tắc gắn chức vụ với người đại diện”.
Tóm lại, cứ khi nào điều lệ có nhắc cụ thể đến người đại diện (tên, chức danh, quyền hạn, cơ cấu) thì khi thay đổi người đại diện, doanh nghiệp nên đồng thời rà soát và sửa điều lệ cho thống nhất. Đây là cách bảo đảm hồ sơ nội bộ và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp “khớp” nhau, tránh tranh chấp nội bộ và rủi ro pháp lý về sau.
Khi nào thay đổi người đại diện KHÔNG cần sửa điều lệ?
Điều lệ chỉ quy định chung về vai trò
Trong nhiều doanh nghiệp, Điều lệ chỉ quy định mang tính nguyên tắc, ví dụ: “Công ty có Người đại diện theo pháp luật giữ chức danh Giám đốc/Tổng giám đốc”, “Người đại diện theo pháp luật do Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm…”. Điều lệ không gắn chặt với một cá nhân cụ thể. Khi đó, việc thay đổi Người đại diện theo pháp luật chỉ là quyết định nhân sự nội bộ và đăng ký lại với Phòng ĐKKD, không nhất thiết phải sửa Điều lệ, vì nội dung Điều lệ vẫn còn phù hợp và không bị mâu thuẫn với nhân sự mới.
Điều lệ không nêu tên hoặc chức danh cụ thể
Nhiều trường hợp Điều lệ không ghi tên cụ thể của Người đại diện theo pháp luật, mà chỉ mô tả “Người đại diện theo pháp luật do Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị bổ nhiệm” hoặc cho phép công ty có “một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật”. Nếu Điều lệ không “đóng khung” duy nhất một chức danh (chẳng hạn chỉ ghi chung là “Người đại diện theo pháp luật”) thì khi công ty thay đổi từ ông A sang bà B nhưng chức danh vẫn phù hợp với Điều lệ, doanh nghiệp chỉ cần lập hồ sơ thay đổi Người đại diện mà không phải kèm theo Điều lệ sửa đổi.
Điều lệ cho phép linh hoạt nhân sự
Một số Điều lệ được soạn khá “mở”, cho phép: (i) Công ty có thể thay đổi, bổ sung, miễn nhiệm, bãi nhiệm Người đại diện theo pháp luật theo nghị quyết/quyết định của cơ quan quản lý nội bộ; (ii) Cho phép tồn tại đồng thời nhiều Người đại diện theo pháp luật và giao thẩm quyền chi tiết trong quy chế nội bộ. Khi đó, việc thay đổi từ người này sang người khác (hoặc bổ sung thêm một người đại diện) chỉ cần có Quyết định, Biên bản họp đúng thẩm quyền và nộp Thông báo thay đổi với Sở KH&ĐT. Chỉ khi nào Điều lệ quy định cứng một chức danh, một người cụ thể hoặc cách thức tổ chức lại bộ máy quản trị thì mới cần sửa Điều lệ kèm theo.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp
Đây là tài liệu bắt buộc và là “xương sống” của bộ hồ sơ. Doanh nghiệp lập Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Trong thông báo ghi rõ: thông tin người đại diện cũ, thông tin người đại diện mới (họ tên, chức danh, số CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ liên lạc…), thời điểm bắt đầu có hiệu lực thay đổi. Thông báo phải được ký bởi Người đại diện theo pháp luật hiện tại hoặc người được ủy quyền hợp lệ, đóng dấu công ty (nếu có). Đây là căn cứ để Phòng ĐKKD cập nhật thông tin mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Quyết định & biên bản họp hoặc quyết định chủ sở hữu
Về mặt nội bộ, công ty phải có quyết định nhân sự rõ ràng:
Công ty TNHH 1 thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
Công ty TNHH 2 TV trở lên: Quyết định + Biên bản họp của Hội đồng thành viên.
Công ty cổ phần: Quyết định + Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị (theo Điều lệ).
Nội dung văn bản cần nêu: lý do thay đổi, thông qua việc miễn nhiệm/bãi nhiệm người cũ (nếu có), bổ nhiệm người mới, chức danh, phạm vi quyền hạn và giao nhiệm vụ cho người mới thực hiện thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc này giúp đảm bảo quyết định nhân sự có đủ căn cứ pháp lý.
Giấy tờ cá nhân của người đại diện mới
Người đại diện theo pháp luật mới phải cung cấp bản sao giấy tờ cá nhân: CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực. Một số trường hợp có thể cần thông tin về nơi đăng ký thường trú, chỗ ở hiện tại hoặc giấy tờ chứng minh không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Nếu là người nước ngoài, thường phải kèm theo bản dịch công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự (nếu giấy tờ được cấp ở nước ngoài). Việc chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng giấy tờ nhân thân giúp quá trình thẩm tra diễn ra nhanh chóng, hạn chế yêu cầu bổ sung.
Điều lệ sửa đổi (nếu có)
Nếu việc thay đổi Người đại diện kéo theo điều chỉnh nội dung Điều lệ (ví dụ: thay đổi mô hình quản trị, thay đổi số lượng Người đại diện theo pháp luật, chuyển chức danh người đại diện từ Giám đốc sang Chủ tịch HĐQT…), doanh nghiệp cần chuẩn bị bản Điều lệ sửa đổi, bổ sung hoặc Phụ lục sửa đổi Điều lệ. Văn bản này phải thể hiện rõ nội dung được chỉnh sửa, có chữ ký của người có thẩm quyền theo loại hình công ty. Tuy không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng nếu Điều lệ hiện tại mâu thuẫn với mô hình nhân sự mới thì việc sửa Điều lệ là rất cần thiết để tránh rủi ro pháp lý về sau. Sau khi được Sở KH&ĐT ghi nhận thay đổi, doanh nghiệp nên lưu trữ, phổ biến Điều lệ sửa đổi đến các bộ phận liên quan để thực thi thống nhất.
Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật
Sau khi doanh nghiệp xác định cần thay đổi người đại diện theo pháp luật (do thay đổi nhân sự, chiến lược, hoặc yêu cầu quản trị nội bộ), việc nắm rõ quy trình thực hiện là rất quan trọng để tránh bị trả hồ sơ hoặc bị chậm cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Về cơ bản, doanh nghiệp sẽ trải qua các bước từ rà soát điều lệ, chuẩn bị hồ sơ, nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh, xử lý yêu cầu bổ sung (nếu có), đến việc nhận kết quả và cập nhật đồng bộ với các cơ quan, đối tác liên quan.
Quy trình chuẩn giúp doanh nghiệp đảm bảo: (i) việc thay đổi đúng thẩm quyền ra quyết định; (ii) hồ sơ phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp (TNHH 1 TV, TNHH 2 TV, cổ phần…); (iii) thông tin người đại diện mới được ghi nhận chính xác trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cổng thông tin quốc gia; và (iv) không bị gián đoạn hoạt động do vướng mắc về chữ ký, tài khoản ngân hàng hay giao dịch với cơ quan nhà nước.
Dưới đây là 6 bước cơ bản doanh nghiệp thường thực hiện khi thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Bước 1 – Kiểm tra điều lệ hiện tại
Trước khi làm bất kỳ giấy tờ nào, doanh nghiệp cần đọc kỹ điều lệ công ty đang áp dụng: điều lệ quy định ai có quyền quyết định thay đổi người đại diện, hình thức ra quyết định (quyết định chủ sở hữu, nghị quyết HĐTV, nghị quyết ĐHĐCĐ…), tỷ lệ biểu quyết thông qua, có ghi cụ thể họ tên – chức danh người đại diện hay chỉ quy định chung về chức danh. Việc này giúp xác định đúng mẫu quyết định, biên bản họp phải lập và có cần sửa điều lệ hay không. Nếu điều lệ gắn chặt người đại diện với chức danh hoặc họ tên cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm nội dung sửa đổi điều lệ cho phù hợp với nhân sự mới.
Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ tương ứng với trường hợp
Tùy loại hình doanh nghiệp và lý do thay đổi (thay giám đốc, bổ sung thêm người đại diện, thay đổi cơ cấu quản lý…), hồ sơ sẽ có sự khác nhau. Thông thường, hồ sơ gồm: thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; quyết định và biên bản họp (nếu có nhiều thành viên/cổ đông); bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới; điều lệ sửa đổi (nếu thay đổi nội dung có liên quan); giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ. Ở bước này cần rà soát kỹ thông tin cá nhân, chức danh, phạm vi đại diện và cách ghi trong biểu mẫu để tránh sai sót phải sửa nhiều lần.
Bước 3 – Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở, thường thực hiện qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số của doanh nghiệp để gửi bộ hồ sơ điện tử, đính kèm đầy đủ tài liệu scan. Việc khai báo đúng, đủ thông tin trên hệ thống ngay từ đầu giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế việc phải giải trình hoặc chỉnh sửa nhiều lần.
Bước 4 – Bổ sung theo yêu cầu (nếu cần)
Trong quá trình thẩm định, nếu hồ sơ còn sai sót hoặc thiếu tài liệu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần đọc kỹ nội dung thông báo để chỉnh đúng trọng tâm: có thể chỉ cần sửa câu chữ trong thông báo thay đổi, bổ sung biên bản họp, hoặc nộp thêm bản sao giấy tờ pháp lý. Việc phản hồi nhanh, đầy đủ trong thời hạn quy định giúp hồ sơ không bị từ chối hoặc phải nộp lại từ đầu.
Bước 5 – Nhận giấy xác nhận thay đổi
Khi hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sửa đổi hoặc Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó thể hiện rõ thông tin người đại diện theo pháp luật mới. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lại các thông tin (họ tên, chức danh, số giấy tờ pháp lý, địa chỉ) để kịp thời yêu cầu điều chỉnh nếu có sai sót do lỗi kỹ thuật.
Bước 6 – Cập nhật thông tin nội bộ – ngân hàng – thuế
Sau khi được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận, doanh nghiệp phải đồng bộ thông tin người đại diện mới với các bên liên quan: cập nhật tại ngân hàng (chủ tài khoản, mẫu chữ ký), cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm, nhà cung cấp chữ ký số, đơn vị hóa đơn điện tử, đối tác, khách hàng, hợp đồng lớn… Đồng thời, nội bộ công ty cần ban hành thông báo, phân quyền ký kết, phê duyệt chứng từ để đảm bảo người đại diện mới có đầy đủ thẩm quyền pháp lý trong mọi giao dịch phát sinh.
Tham khảo: Thay đổi người đại diện theo pháp luật khi giám đốc ra nước ngoài
Rủi ro nếu không sửa điều lệ khi bắt buộc phải sửa
Điều lệ công ty là “bộ luật riêng” của doanh nghiệp, ghi nhận cơ cấu tổ chức, thẩm quyền, cách ra quyết định, tỷ lệ biểu quyết, chức danh quản lý, người đại diện theo pháp luật… Khi phát sinh sự kiện buộc phải sửa điều lệ (thay đổi người đại diện, cơ cấu vốn, loại hình, mô hình quản trị…) mà doanh nghiệp không cập nhật, thì toàn bộ hệ thống giấy tờ nội bộ – giao dịch bên ngoài – thủ tục hành chính sau này đều có nguy cơ “vênh”, kéo theo nhiều rủi ro pháp lý.
Mâu thuẫn giấy tờ nội bộ
Nếu không sửa điều lệ kịp thời, thông tin ghi trong điều lệ sẽ mâu thuẫn với quyết định, biên bản họp và thực tế vận hành. Ví dụ: điều lệ vẫn ghi người đại diện A, nhưng nghị quyết mới, đăng ký kinh doanh, con dấu, chữ ký ngân hàng lại là người B. Khi kiểm tra hồ sơ nội bộ, cơ quan nhà nước hoặc đối tác có thể đánh giá doanh nghiệp thiếu minh bạch, quản trị không chặt chẽ, thậm chí nghi ngờ tính hợp lệ của các quyết định do người “không được ghi nhận trong điều lệ” ban hành.
Rủi ro khi giao dịch bên ngoài
Trong hợp đồng, ngân hàng, đối tác thường yêu cầu điều lệ làm căn cứ xác định thẩm quyền ký kết. Nếu điều lệ chưa sửa, nhưng doanh nghiệp để người khác ký hợp đồng, phía đối tác hoặc tòa án có thể viện dẫn điều lệ để tranh luận rằng người ký không có thẩm quyền, từ đó làm hợp đồng vô hiệu hoặc gây bất lợi cho doanh nghiệp khi xảy ra tranh chấp. Đây là rủi ro rất lớn, đặc biệt với các giao dịch giá trị cao hoặc hợp đồng dài hạn.
Hồ sơ bị trả lại khi thực hiện thủ tục khác
Khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh, cập nhật thông tin thuế, xin giấy phép con, cơ quan nhà nước có thể yêu cầu nộp kèm điều lệ. Nếu điều lệ không thống nhất với nội dung đăng ký, hồ sơ dễ bị yêu cầu sửa đổi – bổ sung, làm chậm tiến độ các thủ tục khác. Thậm chí, một số trường hợp phải quay lại tổ chức họp, lập nghị quyết, sửa điều lệ rồi mới được tiếp tục giải quyết.
Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp
Về nguyên tắc, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm hồ sơ pháp lý nội bộ luôn trung thực, chính xác và cập nhật. Việc cố tình không sửa điều lệ khi đã có thay đổi trọng yếu có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ quản trị, gây thiệt hại cho cổ đông, thành viên góp vốn hoặc bên thứ ba. Khi có tranh chấp, tòa án và cơ quan nhà nước sẽ soi rất kỹ hệ thống nghị quyết – điều lệ – đăng ký kinh doanh; nếu doanh nghiệp làm lỏng lẻo, nguy cơ bất lợi pháp lý là rất cao.
Lời khuyên cho doanh nghiệp khi Thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần sửa điều lệ công ty
Thay đổi người đại diện theo pháp luật tưởng như chỉ là “đổi tên trên giấy phép”, nhưng thực tế ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống quản trị, hồ sơ nội bộ và giao dịch bên ngoài. Để tránh rủi ro và tối ưu thời gian xử lý, doanh nghiệp nên chuẩn bị theo một lộ trình bài bản.
Rà soát điều lệ trước khi nộp hồ sơ
Trước khi nộp hồ sơ lên Sở KH&ĐT, doanh nghiệp nên xem lại điều lệ hiện hành: đang ghi nhận mấy người đại diện, mô hình quản trị nào, thẩm quyền bổ nhiệm/miễn nhiệm thuộc về ai, tỷ lệ biểu quyết ra sao… Từ đó, công ty tổ chức đúng loại cuộc họp (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ sở hữu), lập biên bản – nghị quyết chuẩn chỉnh. Đồng thời, chuẩn bị luôn dự thảo điều lệ sửa đổi (nếu cần) để khi thay người đại diện là hồ sơ nội bộ cũng “chạy song song”, tránh lệch thông tin.
Cập nhật hệ thống quản trị doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần cập nhật đồng bộ thông tin người đại diện: ngân hàng, thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số, hợp đồng mẫu, con dấu, nội quy, quy chế nội bộ… Tránh tình trạng nơi dùng tên cũ, nơi dùng tên mới, dẫn đến tranh cãi về thẩm quyền ký. Đây cũng là dịp rà soát lại quy trình phê duyệt, phân quyền ký kết, ủy quyền cho các cấp quản lý.
Nhờ đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp
Nếu doanh nghiệp ít kinh nghiệm hoặc thay đổi nhiều nội dung cùng lúc (người đại diện, vốn, địa chỉ, mô hình quản trị…), nên nhờ đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp hỗ trợ. Họ sẽ giúp kiểm tra điều lệ, soạn hồ sơ nội bộ và hồ sơ nộp Sở KH&ĐT, tư vấn cập nhật các cơ quan liên quan, đồng thời cảnh báo trước các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Cách làm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế hồ sơ bị trả lại và đảm bảo mọi thay đổi được thực hiện “đúng – đủ – đồng bộ”.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần sửa điều lệ công ty là câu hỏi quan trọng liên quan đến thủ tục pháp lý khi doanh nghiệp thay đổi nhân sự quản lý. Việc xác định đúng khi nào phải sửa điều lệ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và đảm bảo tính thống nhất của hồ sơ nội bộ. Điều lệ là văn bản cốt lõi của doanh nghiệp nên mọi thay đổi liên quan đều cần được rà soát kỹ lưỡng. Nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm, việc nhờ đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ sẽ giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần sửa điều lệ công ty là nội dung mà mọi doanh nghiệp nên nắm rõ để vận hành đúng luật và bền vững.
