Thủ tục thành lập công ty salon tóc, gội đầu đúng pháp luật là vấn đề mà hầu hết các chủ salon đều băn khoăn khi chuẩn bị khởi nghiệp. Để salon có thể hoạt động ổn định, tránh bị xử phạt và xây dựng thương hiệu uy tín, việc đăng ký kinh doanh và tuân thủ đúng quy định pháp luật là bước bắt buộc. Nếu chỉ mở salon tóc theo kiểu “tự phát” mà không đăng ký đúng loại hình, chủ kinh doanh rất dễ gặp rủi ro khi cơ quan quản lý kiểm tra. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sự khác nhau giữa việc thành lập công ty và đăng ký hộ kinh doanh cho salon tóc, gội đầu. Đồng thời, bạn sẽ nắm được hồ sơ, quy trình, nghĩa vụ thuế – kế toán và các lưu ý quan trọng để mở salon tóc, gội đầu đúng pháp luật ngay từ đầu.
Tổng quan thủ tục thành lập công ty salon tóc, gội đầu đúng pháp luật
Vì sao salon tóc, gội đầu cần đăng ký kinh doanh hợp pháp?
Nhiều người mở salon tóc, gội đầu xuất phát từ tay nghề, khách quen và đam mê làm đẹp, nên hay nghĩ “cứ làm trước, giấy tờ tính sau”. Tuy nhiên, về bản chất, salon tóc, gội đầu vẫn là hoạt động kinh doanh dịch vụ làm đẹp, thuộc nhóm ngành nghề phải đăng ký kinh doanh và quản lý về thuế, lao động, an toàn, vệ sinh… Việc đăng ký kinh doanh hợp pháp (dưới dạng hộ kinh doanh hoặc công ty) giúp chủ salon có mã số thuế, tư cách làm việc với chủ nhà, nhà cung cấp, ngân hàng, đối tác mỹ phẩm; dễ dàng ký hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động với thợ chính, thợ phụ.
Ngoài ra, khi đã đăng ký kinh doanh salon tóc, gội đầu, bạn có cơ sở để xuất hóa đơn (nếu là công ty), triển khai các chương trình thẻ thành viên, combo dịch vụ dài hạn, hợp tác với spa, khách sạn, KOL, trường dạy nghề… về mặt pháp lý. Một salon hoạt động công khai, có giấy phép, có biển hiệu, có thông tin đăng ký rõ ràng cũng tạo được niềm tin tốt hơn với khách hàng so với mô hình “làm chui”. Về lâu dài, hồ sơ pháp lý đầy đủ còn là nền tảng để bạn đăng ký bảo hộ thương hiệu, mở thêm chi nhánh, gọi vốn hoặc chuyển nhượng salon khi cần.
Rủi ro khi kinh doanh salon tóc không đăng ký hoặc đăng ký sai loại hình
Kinh doanh salon tóc không đăng ký hoặc đăng ký “cho có” nhưng sai loại hình, sai ngành nghề tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Thứ nhất, cơ sở có thể bị xử phạt vì kinh doanh không đăng ký, treo biển hiệu không đúng, không kê khai – nộp thuế theo quy định. Khi bị kiểm tra, salon dễ bị yêu cầu ngừng hoạt động, nộp phạt, truy thu thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín. Thứ hai, nếu xảy ra tranh chấp với khách hàng, thợ, chủ nhà cho thuê, nhà cung cấp… việc không có giấy phép hoặc hồ sơ pháp lý rõ ràng khiến chủ salon bị yếu thế khi làm việc với cơ quan chức năng.
Trường hợp đăng ký sai loại hình (ví dụ: đáng lẽ nên mở công ty nhưng lại đăng ký hộ kinh doanh, hoặc ngược lại), bạn có thể bị hạn chế khi mở rộng, khó góp vốn – chuyển nhượng, khó xuất hóa đơn, chi phí thuế – kế toán không tối ưu. Khi muốn chuyển đổi, sẽ phải làm thêm nhiều thủ tục, xử lý lại sổ sách, phát sinh chi phí và thời gian. Vì vậy, ngay từ đầu, việc chọn đúng loại hình và đăng ký kinh doanh đúng pháp luật là bước quan trọng để tránh “vướng” rủi ro về sau.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp cho salon tóc, gội đầu: công ty hay hộ kinh doanh?
Ưu nhược điểm thành lập công ty salon tóc, gội đầu
Thành lập công ty salon tóc, gội đầu phù hợp với những chủ tiệm có định hướng làm ăn lâu dài, mở rộng thương hiệu, hợp tác với đối tác lớn. Ưu điểm nổi bật là công ty có tư cách pháp nhân, dễ ký hợp đồng với nhà cung cấp mỹ phẩm, chủ nhà cho thuê, spa – khách sạn, đối tác đào tạo nghề; dễ mở thêm chi nhánh, xây dựng mô hình chuỗi hoặc nhượng quyền thương hiệu. Công ty cũng có thể xuất hóa đơn, giúp bạn phục vụ nhóm khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, hoặc các chương trình lớn. Về cấu trúc, công ty có cơ chế góp vốn, chia lợi nhuận, chuyển nhượng vốn rõ ràng, thuận lợi nếu sau này bạn muốn kêu gọi thêm nhà đầu tư.
Tuy nhiên, mô hình công ty yêu cầu chế độ kế toán – thuế chặt chẽ hơn so với hộ kinh doanh: phải mở sổ sách, kê khai thuế định kỳ, lập báo cáo tài chính, tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội cho lao động… Chi phí duy trì (dịch vụ kế toán, tư vấn thuế, phần mềm hóa đơn…) cũng cao hơn. Do đó, công ty phù hợp với salon có doanh thu tương đối ổn định, quy mô từ trung bình trở lên, hoặc đã xác định rõ mục tiêu phát triển thương hiệu chuyên nghiệp.
Ưu nhược điểm đăng ký hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu
Hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu lại phù hợp hơn với mô hình tiệm nhỏ, doanh thu vừa phải, khách chủ yếu là cá nhân quanh khu vực. Ưu điểm là thủ tục đơn giản, chế độ kế toán – báo cáo nhẹ hơn, thường nộp thuế theo hình thức khoán, không phải lập báo cáo tài chính như doanh nghiệp. Chi phí duy trì hồ sơ, dịch vụ kế toán cũng thấp hơn, phù hợp với chủ salon mới khởi nghiệp, muốn “test” thị trường.
Nhược điểm là hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, khó mở rộng thành chuỗi, không có cơ chế góp vốn, chuyển nhượng vốn bài bản. Khi muốn hợp tác đầu tư, nhượng quyền, làm việc với đối tác lớn, mô hình hộ kinh doanh thường thiếu linh hoạt. Ngoài ra, chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ của hộ kinh doanh, mức độ rủi ro cá nhân cao hơn so với mô hình công ty TNHH (trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp).
Tiêu chí chọn mô hình phù hợp với quy mô và định hướng phát triển
Để chọn mô hình phù hợp, chủ salon nên cân nhắc các tiêu chí: quy mô hiện tại (số ghế cắt, doanh thu dự kiến, số lao động), định hướng 1–3 năm tới (giữ quy mô nhỏ hay mở thêm chi nhánh, nhượng quyền), nhu cầu làm việc với đối tác lớn và xuất hóa đơn, khả năng quản lý sổ sách – thuế và mức độ chấp nhận chi phí duy trì. Nếu mục tiêu là xây dựng thương hiệu lâu dài, mở rộng hệ thống, công ty là lựa chọn nên ưu tiên; nếu chỉ vận hành một tiệm nhỏ, tập trung khách lẻ, muốn đơn giản thủ tục, hộ kinh doanh có thể là bước khởi đầu hợp lý.
Điều kiện pháp lý khi thành lập công ty salon tóc, gội đầu
Điều kiện về chủ sở hữu, thành viên góp vốn và trách nhiệm pháp lý
Khi thành lập công ty salon tóc, gội đầu, trước hết cần xem xét điều kiện đối với chủ sở hữu và các thành viên góp vốn. Cá nhân, tổ chức tham gia góp vốn phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp như: đang chấp hành án phạt tù, bị cấm hành nghề theo bản án, quyết định của Tòa án, cán bộ công chức bị cấm góp vốn vào lĩnh vực nhất định theo luật chuyên ngành,… theo Luật Doanh nghiệp hiện hành.
Tùy mô hình, chủ sở hữu sẽ có vị trí pháp lý khác nhau:
Công ty TNHH một thành viên: chỉ có một chủ sở hữu (cá nhân hoặc tổ chức), chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn điều lệ đã cam kết góp.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên: từ 2–50 thành viên, mỗi người chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi phần vốn góp.
Công ty cổ phần: tối thiểu 3 cổ đông, linh hoạt trong huy động vốn, phù hợp mở rộng chuỗi salon ở nhiều quận/huyện.
Mặc dù chịu trách nhiệm hữu hạn, nhưng chủ sở hữu, thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật phải bảo đảm công ty tuân thủ quy định về thuế, lao động, bảo hiểm, an toàn, vệ sinh, PCCC. Việc góp vốn phải được thực hiện đầy đủ trong thời hạn luật định (thường 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp); nếu không góp đủ, phải điều chỉnh vốn điều lệ hoặc thay đổi thành viên góp vốn, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
Với lĩnh vực chăm sóc sắc đẹp, nếu công ty muốn cung cấp thêm dịch vụ có điều kiện (spa chăm sóc da chuyên sâu, massage toàn thân, thẩm mỹ không phẫu thuật…) thì ngoài điều kiện chung về chủ sở hữu, còn có thể phải đáp ứng yêu cầu về nhân sự có chứng chỉ chuyên môn, giấy phép con theo quy định chuyên ngành.
Điều kiện về tên công ty, địa chỉ trụ sở, mặt bằng salon tóc, gội đầu
Tên công ty phải được đặt theo đúng cấu trúc:
Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng
Ví dụ: Công ty TNHH Salon Tóc Ánh Dương, Công ty Cổ phần Thẩm mỹ Tóc & Spa X.
Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký, không dùng từ ngữ, ký hiệu vi phạm lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục. Nên tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh bị từ chối hồ sơ vì tên không hợp lệ.
Trụ sở chính của công ty phải là địa điểm có địa chỉ xác định rõ ràng (số nhà, ngõ/hẻm, phường/xã, quận/huyện…). Việc đặt trụ sở tại chung cư nhà ở, khu tập thể cần xem lại quy hoạch và nội quy nhà chung cư, vì nhiều địa phương hạn chế hoặc cấm đặt trụ sở doanh nghiệp tại căn hộ chỉ có mục đích để ở.
Nếu trụ sở đồng thời là nơi đặt salon, cần đảm bảo các yêu cầu tối thiểu về lối thoát hiểm, chiếu sáng, vệ sinh, an toàn điện, PCCC, tiếng ồn, chỗ để xe theo quy định địa phương. Với mô hình có nhiều cơ sở, trụ sở chính có thể đặt ở một địa chỉ, còn từng salon sẽ đăng ký là chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, mỗi nơi đều phải đáp ứng điều kiện mặt bằng riêng và được kê khai với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Yêu cầu về biển hiệu, quảng cáo và tuân thủ quy định địa phương
Biển hiệu salon phải thể hiện đúng tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế (nếu có); không sử dụng từ “bệnh viện”, “phòng khám”, “viện”… nếu không thuộc lĩnh vực y tế; không dùng hình ảnh, chữ viết xúc phạm, trái thuần phong mỹ tục. Với bảng quảng cáo kích thước lớn trên mặt tiền, thường phải xin giấy phép quảng cáo tại Sở Văn hóa – Thể thao hoặc cơ quan được ủy quyền.
Ngoài ra, salon cần tuân thủ quy định về tiếng ồn, chiếm dụng vỉa hè, giờ hoạt động, an ninh trật tự khu dân cư; tránh để bị kiểm tra, xử phạt hành chính, buộc tháo dỡ biển hiệu hoặc dừng quảng cáo.
Mã ngành nghề và phạm vi hoạt động công ty salon tóc, gội đầu
Cách lựa chọn mã ngành kinh doanh salon tóc, làm đẹp, gội đầu đúng quy định
Khi thành lập công ty salon tóc, gội đầu, việc đầu tiên về ngành nghề là xác định mã ngành chính. Theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, hoạt động cắt tóc, làm đầu, gội đầu thuộc mã ngành 9631 – Cắt tóc, làm đầu, gội đầu.
Mô tả của mã ngành 9631 thường bao gồm:
Cắt tóc, gội đầu, uốn, sấy, nhuộm, duỗi, ép tóc và các dịch vụ làm tóc khác cho nam và nữ;
Cắt, tỉa, cạo râu;
Một số dịch vụ kèm như massage mặt, làm móng tay, móng chân, trang điểm…
Khi soạn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, ngoài việc ghi “9631: Cắt tóc, làm đầu, gội đầu”, doanh nghiệp có thể bổ sung chi tiết ngành nghề trong Điều lệ hoặc trong mục ngành nghề chi tiết, ví dụ:
9631: Cắt tóc, làm đầu, gội đầu.
Chi tiết: Cắt tóc, uốn, sấy, nhuộm tóc, duỗi, ép tóc; cạo râu; massage mặt; làm móng tay, móng chân; trang điểm không xâm lấn.
Việc ghi rõ giúp cơ quan đăng ký kinh doanh hiểu đúng phạm vi hoạt động, đồng thời là căn cứ để salon giải trình khi bị kiểm tra. Nếu doanh nghiệp dự kiến chỉ cung cấp các dịch vụ làm tóc, cạo râu và chăm sóc cơ bản, 9631 là đủ.
Trường hợp có thêm dịch vụ spa, massage toàn thân, tắm trắng, xông hơi, chăm sóc da chuyên sâu, cần cân nhắc bổ sung thêm mã ngành phù hợp (như 9610 – Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khỏe tương tự) để tránh “vượt phạm vi” so với hồ sơ đã đăng ký.
Đăng ký bổ sung ngành nghề dịch vụ làm đẹp, spa, chăm sóc da kèm salon tóc
Nhiều salon không chỉ dừng lại ở dịch vụ cắt – gội – tạo kiểu tóc mà còn muốn mở rộng sang spa, chăm sóc da mặt – body, massage thư giãn. Với những dịch vụ này, mã ngành thường được sử dụng là 9610 – Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khỏe tương tự (trừ hoạt động thể thao).
Mã ngành 9610 bao gồm: tắm hơi, massage, tắm nắng, các dịch vụ thẩm mỹ không dùng phẫu thuật như đánh mỡ bụng, làm thon gọn cơ thể… và được áp dụng rộng rãi cho các cơ sở spa, chăm sóc da, massage thư giãn.
Nếu công ty salon tóc muốn cung cấp thêm dịch vụ spa, cần thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để bổ sung mã ngành 9610. Trong hồ sơ, nên mô tả chi tiết:
9610: Dịch vụ tắm hơi, massage và các dịch vụ tăng cường sức khỏe tương tự (trừ hoạt động thể thao).
Chi tiết: Dịch vụ spa chăm sóc da, massage thư giãn không xâm lấn, không phẫu thuật.
Do một số hoạt động thuộc mã ngành 9610 có thể được xếp vào ngành nghề kinh doanh có điều kiện (an ninh trật tự, PCCC, tiêu chuẩn cơ sở vật chất, chứng chỉ nhân sự…), doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ quy định chuyên ngành trước khi triển khai thực tế, tránh tình trạng “kinh doanh rồi mới bổ sung giấy phép con” dẫn đến bị xử phạt.
Lưu ý khi mở rộng dịch vụ: nối mi, làm móng, chăm sóc da trong cùng công ty
Một số dịch vụ như làm móng, trang điểm, massage mặt, chăm sóc da cơ bản thường vẫn có thể được xem là dịch vụ kèm theo trong phạm vi mã ngành 9631, vì mô tả ngành cho phép các dịch vụ làm móng và trang điểm đi cùng dịch vụ cắt tóc, gội đầu.
Tuy nhiên, nếu salon phát triển mạnh các dịch vụ nối mi, phun xăm thẩm mỹ, chăm sóc da chuyên sâu, tắm trắng, xông hơi, massage body, nên đăng ký thêm mã ngành 9610 và xem xét yêu cầu về giấy phép con, chứng chỉ hành nghề, điều kiện an ninh trật tự – y tế. Mọi hoạt động có yếu tố xâm lấn, dễ gây chảy máu hoặc liên quan đến y học thẩm mỹ cần được đối chiếu cẩn thận với quy định ngành y tế, không nên chỉ dừng lại ở mã 9631/9610 để tránh vi phạm.
Hồ sơ và quy trình thủ tục thành lập công ty salon tóc, gội đầu
Việc thành lập công ty salon tóc, gội đầu đòi hỏi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng quy trình để được cơ quan chức năng cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh sai sót pháp lý, đồng thời tạo nền tảng thuận lợi cho việc kinh doanh lâu dài.
Hồ sơ thành lập công ty salon tóc, gội đầu cần chuẩn bị
Để đăng ký thành lập công ty, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ cơ bản sau:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, theo mẫu quy định của Bộ Kế hoạch & Đầu tư.
Điều lệ công ty, nêu rõ tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ và cơ cấu quản lý.
Danh sách cổ đông, thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH hoặc cổ đông sáng lập của công ty cổ phần), kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân.
Giấy tờ chứng thực địa chỉ trụ sở chính, như hợp đồng thuê mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Ngành nghề đăng ký kinh doanh, bao gồm dịch vụ cắt tóc, tạo mẫu, gội đầu, chăm sóc tóc và các dịch vụ liên quan.
Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
Quy trình nộp hồ sơ, nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, chủ doanh nghiệp tiến hành:
Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc online tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư địa phương.
Cơ quan đăng ký xem xét hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và thông tin của các thành viên/cổ đông.
Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Thời gian xử lý thường từ 3–5 ngày làm việc.
Việc tuân thủ đúng quy trình giúp công ty được cấp giấy phép nhanh chóng, đảm bảo quyền hoạt động hợp pháp.
Các bước sau khi có giấy phép: khắc dấu, công bố thông tin doanh nghiệp
Sau khi nhận giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần:
Khắc con dấu công ty để sử dụng trong giao dịch.
Công bố thông tin doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, theo quy định pháp luật.
Thủ tục thuế, kế toán sau khi thành lập công ty salon tóc, gội đầu
Hoàn tất thủ tục thuế và kế toán ngay sau khi thành lập là bước quan trọng để salon hoạt động hợp pháp, tránh vi phạm và đảm bảo quản lý tài chính minh bạch.
Đăng ký thuế, kê khai thuế ban đầu và các loại thuế phải nộp
Công ty cần thực hiện:
Đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế địa phương.
Kê khai thuế ban đầu, gồm thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu áp dụng, và thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.
Theo dõi và nộp các loại thuế định kỳ, như thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, thuế VAT, thuế TNCN, đảm bảo không bị xử phạt chậm nộp.
Tổ chức sổ sách kế toán, lựa chọn dịch vụ kế toán cho công ty salon tóc
Salon cần tổ chức sổ sách kế toán đầy đủ, ghi chép doanh thu, chi phí, lương nhân viên, tồn kho sản phẩm. Chủ salon có thể tự quản lý hoặc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để đảm bảo sổ sách chính xác và đúng luật.
Ứng dụng phần mềm quản lý – kế toán cho salon tóc, gội đầu
Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và kế toán giúp salon theo dõi doanh thu, chi phí, tồn kho và lịch sử khách hàng tự động. Đây là công cụ hỗ trợ quan trọng, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tạo nền tảng minh bạch tài chính cho công ty.
Trường hợp chỉ mở hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu và lưu ý pháp lý
Đa số các tiệm cắt tóc, gội đầu, salon nhỏ lẻ ban đầu thường chọn mô hình hộ kinh doanh vì thủ tục đơn giản, chi phí thấp và cách quản lý “gọn nhẹ” hơn so với thành lập công ty. Tuy nhiên, “đơn giản” không có nghĩa là muốn làm sao cũng được. Nếu không hiểu rõ về hồ sơ, nghĩa vụ thuế khoán và quản lý doanh thu, chủ salon rất dễ rơi vào tình trạng làm… nửa vời: có giấy phép nhưng vẫn bị cơ quan thuế “soi”, hoặc sai chế độ hóa đơn – chứng từ, sau này muốn chuyển lên công ty cũng lúng túng.
Về bản chất, hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu đứng tên cá nhân hoặc nhóm cá nhân, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản đối với hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, không có con dấu tròn như công ty, nhưng vẫn có mã số thuế, vẫn phải nộp lệ phí môn bài và thuế khoán nếu doanh thu trên ngưỡng quy định. Điểm mạnh là sổ sách, báo cáo đơn giản; điểm yếu là khó tách bạch tài sản cá nhân – kinh doanh, khó mở rộng nhiều chi nhánh, khó hợp tác với đối tác lớn.
Khi lựa chọn mô hình này cho salon, chủ hộ cần lưu ý 3 nhóm vấn đề:
Hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu với cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện.
Nghĩa vụ thuế khoán và quản lý doanh thu, đặc biệt là làm việc với Chi cục Thuế địa phương khi xác định mức khoán.
Thời điểm nên chuyển từ hộ lên công ty khi quy mô, doanh thu và nhu cầu pháp lý – hợp tác kinh doanh tăng lên.
Nếu ngay từ đầu có tư vấn tốt, chủ salon sẽ biết mình phù hợp hộ kinh doanh hay công ty, tránh trường hợp “mở hộ cho nhanh” rồi sau đó lại phải giải thể, chuyển đổi, phát sinh thêm chi phí và thời gian.
Hồ sơ, thủ tục đăng ký hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu
Để đăng ký hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu, chủ hộ chuẩn bị cơ bản:
Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện).
Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ hoặc các cá nhân tham gia hộ kinh doanh.
Hợp đồng thuê nhà/mặt bằng hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh.
Một số nơi yêu cầu thêm: bản cam kết đảm bảo điều kiện an ninh trật tự, PCCC (nếu quy mô lớn, kết hợp spa…).
Trong giấy đề nghị, cần ghi rõ: tên hộ kinh doanh salon, địa chỉ, ngành nghề (dịch vụ làm tóc, uốn, nhuộm, gội đầu, chăm sóc tóc, có/không bán mỹ phẩm…), số lao động, vốn. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý:
Tên hộ kinh doanh không được trùng hoàn toàn với hộ khác trong phạm vi quận/huyện và không dùng từ ngữ gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước.
Địa chỉ phải rõ ràng, có thật, nên trùng với địa chỉ trên hợp đồng thuê nhà.
Nếu có nhiều người cùng góp vốn, nên có thỏa thuận nội bộ về tỷ lệ góp tiền, phân chia lợi nhuận để sau này tránh tranh chấp.
Nghĩa vụ thuế khoán và quản lý doanh thu với hộ kinh doanh salon tóc
Hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu thường thuộc diện thuế khoán (nếu doanh thu trên ngưỡng miễn). Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào: vị trí, quy mô mặt bằng, số ghế, số nhân viên, mức giá dịch vụ, lượng khách… để ước tính doanh thu và ra thông báo thuế khoán hàng tháng/quý (gồm: lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN – tùy trường hợp).
Vì thuế được tính trên doanh thu ước tính, nếu chủ salon không nắm rõ, có thể bị ấn định mức cao hơn thực tế. Kinh nghiệm là nên:
Ghi chép doanh thu hằng ngày, có sổ hoặc phần mềm đơn giản.
Khi cán bộ thuế đến khảo sát, nên giải trình rõ quy mô, giờ mở cửa, thời điểm đông – vắng khách.
Nếu doanh thu thực tế giảm mạnh (dịch bệnh, sửa chữa, chuyển địa điểm…), có thể đề nghị điều chỉnh lại mức khoán kèm theo chứng cứ.
Khi nào nên chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty để tối ưu pháp lý và thuế?
Nên cân nhắc chuyển từ hộ lên công ty khi:
Salon mở rộng thành chuỗi nhiều chi nhánh, cần ký hợp đồng lớn (thuê mặt bằng trung tâm thương mại, hợp tác thương hiệu, vay vốn ngân hàng…).
Doanh thu tăng cao, cần tách bạch tài sản cá nhân và tài sản kinh doanh, giảm rủi ro phải chịu trách nhiệm vô hạn.
Muốn xây dựng thương hiệu bài bản, đăng ký nhãn hiệu, nhượng quyền, gọi vốn, hợp tác với đối tác lớn.
Khi đó, việc thành lập công ty sẽ giúp minh bạch tài chính – thuế hơn, đồng thời tạo nền tảng pháp lý tốt cho việc phát triển lâu dài.
Tham khảo thêm : Thủ tục tạm ngừng kinh doanh salon tóc, gội đầu đúng quy trình cho chủ tiệm
Lỗi thường gặp và kinh nghiệm thực tế khi làm thủ tục thành lập công ty salon tóc
Khi quyết định thành lập công ty salon tóc, gội đầu, chủ salon đã bước sang một “level” mới về pháp lý: có tư cách pháp nhân, có con dấu, có hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính – thuế đầy đủ. Tuy nhiên, nhiều người lại mang tâm lý “làm cho kịp khai trương” nên vội vã hồ sơ, sao chép mẫu trên mạng mà không hiểu rõ, dẫn đến rất nhiều lỗi: sai mã ngành, sai địa chỉ, chọn loại hình công ty không phù hợp, hoặc bỏ qua khâu thiết lập hệ thống thuế – hóa đơn – chữ ký số ngay sau khi thành lập.
Những lỗi này không phải lúc nào cũng lộ ra ngay, mà thường “nổ chậm” sau vài tháng, khi cơ quan thuế mời làm việc, khi cần mở thêm chi nhánh, hoặc khi muốn chuyển nhượng – gọi vốn. Lúc đó, việc sửa sai thường tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí nhờ tư vấn ngay từ đầu.
Nhóm lỗi phổ biến tập trung ở 3 mảng:
Hồ sơ – mã ngành – địa chỉ, loại hình doanh nghiệp.
Thuế, hóa đơn, quản lý doanh thu trong những tháng đầu hoạt động.
Thiếu kinh nghiệm sử dụng dịch vụ pháp lý, kế toán, dẫn đến tự xử lý mọi thứ, vừa mất thời gian, vừa rủi ro.
Hiểu rõ các “bẫy” thường gặp sẽ giúp chủ công ty salon tóc lên kế hoạch kỹ hơn, tránh được nhiều chi phí ẩn và rắc rối không đáng có.
Các sai sót phổ biến trong hồ sơ, mã ngành, địa chỉ kinh doanh
Một số lỗi “kinh điển” khi lập hồ sơ thành lập công ty salon tóc:
Chọn sai loại hình: trong khi chỉ có 1–2 người góp vốn, vận hành nhỏ lẻ nhưng lại đăng ký công ty cổ phần cho “oai”, dẫn đến bộ máy quản lý phức tạp, biểu mẫu nhiều hơn cần thiết.
Sai hoặc thiếu mã ngành: chỉ đăng ký ngành “dịch vụ chăm sóc sắc đẹp” chung chung, thiếu các ngành liên quan như spa, chăm sóc da, bán lẻ mỹ phẩm, đào tạo nghề tóc… Sau này muốn mở thêm dịch vụ lại phải làm thủ tục bổ sung.
Địa chỉ không phù hợp: dùng địa chỉ căn hộ chung cư không được dùng làm trụ sở kinh doanh (tùy quy định từng nơi), hoặc khai một địa chỉ nhưng thực tế lại hoạt động ở địa điểm khác, dễ bị kiểm tra, xử phạt.
Tên công ty dễ gây nhầm lẫn với thương hiệu khác, hoặc quá giống nhãn hiệu salon đã tồn tại, tiềm ẩn rủi ro tranh chấp sở hữu trí tuệ.
Những sai sót này khiến doanh nghiệp phải đổi tên, đổi địa chỉ, bổ sung ngành nghề… ngay trong năm đầu, vừa tốn phí nhà nước, vừa kéo theo cập nhật thông tin hóa đơn, ngân hàng, hợp đồng, gây xáo trộn hoạt động.
Lỗi về thuế, hóa đơn và quản lý doanh thu ở các salon mới mở
Sau khi có giấy phép, nhiều công ty salon tóc quên mất rằng mình phải: mua chữ ký số, đăng ký hóa đơn điện tử, thực hiện kê khai thuế định kỳ, nộp báo cáo tài chính, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… Đến khi cơ quan thuế gửi thông báo phạt vì chậm nộp tờ khai, không nộp báo cáo, chủ doanh nghiệp mới ngỡ ngàng.
Ngoài ra, một số salon dùng phần mềm bán hàng nhưng không kết nối với hệ thống kế toán – thuế, dẫn đến doanh thu thực tế và doanh thu kê khai không khớp. Hóa đơn đầu vào (mua mỹ phẩm, thiết bị, nội thất) không được lưu trữ đầy đủ, khiến nhiều chi phí không được chấp nhận khi quyết toán, làm tăng số thuế phải nộp.
Kinh nghiệm sử dụng dịch vụ pháp lý, kế toán để tiết kiệm thời gian chi phí
Thay vì tự mình xoay xở mọi thứ, chủ công ty salon tóc nên cân nhắc thuê dịch vụ pháp lý – kế toán trọn gói ngay từ đầu để:
Tư vấn chọn loại hình, mã ngành, tên công ty, địa chỉ phù hợp.
Lo trọn gói thủ tục thành lập, khắc dấu, mua chữ ký số, đăng ký hóa đơn.
Thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu – chi phí, hỗ trợ kê khai thuế định kỳ.
Khoản phí này thường rẻ hơn rất nhiều so với tiền phạt, chi phí sửa đổi hồ sơ và thời gian tự đi lại làm việc với cơ quan nhà nước, giúp chủ salon tập trung vào chuyên môn và phát triển khách hàng.
Thủ tục thành lập công ty salon tóc, gội đầu đúng pháp luật không chỉ là việc nộp cho đủ bộ hồ sơ mà còn là quá trình chuẩn hóa toàn bộ mô hình kinh doanh của bạn. Khi nắm rõ quy định về loại hình doanh nghiệp, điều kiện pháp lý, nghĩa vụ thuế và kế toán, chủ salon sẽ chủ động hơn trong việc mở rộng quy mô và kêu gọi hợp tác. Thay vì lo lắng bị xử phạt, đình chỉ hoạt động, bạn có thể tập trung vào dịch vụ, chất lượng tay nghề và trải nghiệm khách hàng. Nếu chưa tự tin xử lý hồ sơ, bạn hoàn toàn có thể tìm đến đơn vị tư vấn pháp lý – kế toán để được hỗ trợ trọn gói. Hãy lựa chọn con đường mở salon tóc, gội đầu một cách chuyên nghiệp, minh bạch và đúng pháp luật để xây dựng thương hiệu bền vững lâu dài.
