Thuế và kế toán cho salon tóc, gội đầu: chủ kinh doanh cần biết không chỉ là chuyện nộp đủ tiền thuế mà còn là cách quản lý tài chính và pháp lý cho cả mô hình kinh doanh. Rất nhiều chủ salon mở cửa hàng theo cảm tính, chỉ chú trọng vào tay nghề và khách hàng mà quên mất nghĩa vụ thuế và sổ sách kế toán. Khi cơ quan thuế kiểm tra, việc không hiểu rõ quy định về thuế khoán, hóa đơn, chứng từ dễ khiến salon bị truy thu, phạt chậm nộp. Bài viết này sẽ giúp chủ salon tóc, gội đầu nhìn rõ bức tranh tổng thể về các loại thuế phải nộp và cách xây dựng hệ thống kế toán cơ bản nhưng hiệu quả. Từ đó, bạn có thể yên tâm kinh doanh, tập trung vào chất lượng dịch vụ mà vẫn đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật về thuế và kế toán.
Tổng quan thuế và kế toán cho salon tóc, gội đầu: chủ kinh doanh cần biết
Đặc thù kinh doanh salon tóc, gội đầu và ảnh hưởng đến thuế, kế toán
Mô hình kinh doanh salon tóc, gội đầu có những đặc thù rất riêng, ảnh hưởng trực tiếp tới cách quản lý thuế và kế toán cho salon tóc, gội đầu. Doanh thu phát sinh chủ yếu từ dịch vụ: cắt, gội, uốn, duỗi, nhuộm, phục hồi, làm nail, make–up… với nhiều mức giá khác nhau, lại thu tiền liên tục trong ngày, phần lớn là tiền mặt hoặc chuyển khoản nhỏ lẻ. Nhiều salon còn bán thêm sản phẩm chăm sóc tóc, mỹ phẩm, nhưng thường gộp chung vào “tiền thu trong ngày” mà không tách riêng dịch vụ – hàng hóa. Điều này khiến việc theo dõi doanh thu, tính toán lãi lỗ thực tế trở nên khó khăn nếu không có sổ sách hoặc phần mềm hỗ trợ.
Về chi phí, salon tóc có rất nhiều khoản “nhỏ mà đều”: tiền mua mỹ phẩm, hóa chất, khăn, áo choàng, lược, kéo; chi phí điện nước (thường cao); thuê mặt bằng; lương và hoa hồng theo doanh số cho thợ; chi phí chạy quảng cáo, khuyến mãi, trang trí, sửa chữa máy móc… Nếu không có thói quen lưu hóa đơn, chứng từ, chủ salon vừa khó kiểm soát chi tiêu, vừa không có cơ sở để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Đặc thù nữa là chủ salon thường tập trung vào tay nghề và khách hàng, ít thời gian để tự ghi chép nên dễ phó mặc hoàn toàn cho kế toán hoặc thu ngân. Tất cả những yếu tố này đòi hỏi ngay từ đầu phải thiết lập cách quản lý thu – chi phù hợp, tránh để “mù số liệu” rồi mới tính chuyện thuế và kế toán.
Vì sao chủ salon phải quan tâm đến thuế và sổ sách kế toán ngay từ đầu
Rất nhiều chủ salon chỉ thật sự “giật mình” về thuế khi nhận thông báo từ cơ quan thuế hoặc bị mời làm việc, trong khi ngay từ ngày đầu mở tiệm, thuế và sổ sách kế toán đã âm thầm tác động đến túi tiền của bạn. Nếu không hiểu mình thuộc mô hình gì (hộ kinh doanh hay công ty), đang nộp những loại thuế nào, mức thuế được tính dựa trên đâu, chủ salon sẽ rất khó đánh giá mức thuế hiện tại là hợp lý hay đang bị ấn định quá cao.
Sổ sách kế toán, dù ở mức đơn giản, giúp bạn trả lời các câu hỏi sống còn: mỗi tháng salon lãi hay lỗ, dịch vụ nào mang lại lợi nhuận tốt nhất, chi phí nào đang đội quá cao, tiền mặt tồn quỹ có khớp với doanh thu không. Đây không chỉ là việc “đối phó cơ quan thuế” mà là công cụ quản trị kinh doanh. Khi muốn mở thêm chi nhánh, vay vốn, hợp tác đầu tư, những con số rõ ràng sẽ giúp bạn tự tin hơn rất nhiều. Vì vậy, thay vì đợi đến mùa quyết toán hoặc khi bị kiểm tra mới lo chỉnh sổ, chủ salon nên đầu tư tư duy về thuế – kế toán ngay từ giai đoạn khởi nghiệp.
Các loại thuế cơ bản áp dụng cho salon tóc, gội đầu
Thuế môn bài đối với salon tóc, gội đầu theo từng mô hình kinh doanh
Thuế (lệ phí) môn bài là sắc thuế đầu tiên mà chủ salon cần nắm khi bắt đầu kinh doanh. Đây là khoản thu cố định hàng năm, tính theo bậc vốn hoặc doanh thu tùy mô hình. Nếu salon hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh, mức lệ phí môn bài thường được xác định dựa trên doanh thu ước tính/năm, chia thành các bậc. Hộ kinh doanh doanh thu nhỏ có thể được miễn trong một số trường hợp theo quy định hiện hành (ví dụ: doanh thu rất thấp hoặc một số năm đầu mới thành lập), vì vậy chủ salon nên cập nhật quy định mới nhất hoặc nhờ đơn vị tư vấn kiểm tra giúp.
Đối với salon đăng ký theo mô hình công ty (thường là công ty TNHH), lệ phí môn bài thường căn cứ vào vốn điều lệ ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vốn điều lệ càng cao, bậc lệ phí môn bài có thể ở mức cao hơn; tuy không phải con số quá lớn so với tổng chi phí vận hành, nhưng nếu lựa chọn vốn điều lệ “quá tay” so với nhu cầu thực tế thì sẽ làm tăng nghĩa vụ môn bài hàng năm một cách không cần thiết. Ngoài ra, pháp luật từng có giai đoạn quy định miễn lệ phí môn bài cho năm đầu thành lập hoặc cho doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh, nên khi mở mới salon hoặc chuyển đổi mô hình, chủ salon cần kiểm tra kỹ xem mình có thuộc diện miễn, giảm hay không. Dù số tiền không lớn, nhưng việc kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng thời hạn sẽ giúp salon tránh bị phạt chậm nộp và thể hiện sự tuân thủ ngay từ đầu.
Thuế GTGT, thuế TNCN/TNDN đối với hoạt động salon tóc, gội đầu
Ngoài lệ phí môn bài, salon tóc, gội đầu còn liên quan tới các sắc thuế khác, trong đó quan trọng nhất là thuế GTGT và thuế thu nhập. Với mô hình hộ kinh doanh, thuế thường được tính theo phương pháp khoán: cơ quan thuế khảo sát doanh thu ước tính, vị trí, quy mô salon để xác định một mức doanh thu khoán, từ đó tính ra thuế GTGT và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo tỷ lệ % trên doanh thu. Hộ kinh doanh không phải lập báo cáo tài chính nhưng cần nắm rõ doanh thu thực tế của mình để trao đổi nếu mức khoán không phù hợp.
Nếu salon hoạt động dưới dạng công ty, doanh nghiệp sẽ phải kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp (tùy điều kiện), đồng thời phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tính trên phần lợi nhuận sau khi đã trừ chi phí hợp lệ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có lao động còn phải khấu trừ và nộp thuế TNCN cho nhân viên nếu thu nhập của họ vượt ngưỡng chịu thuế. Điều này đòi hỏi hệ thống kế toán – sổ sách rõ ràng, chứng từ đầy đủ để vừa tối ưu thuế, vừa đúng luật.
Các khoản thuế, phí, lệ phí khác có thể phát sinh trong quá trình kinh doanh
Trong quá trình vận hành salon tóc, gội đầu, ngoài lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN/TNDN, chủ salon có thể gặp thêm một số khoản như: phí, lệ phí đăng ký kinh doanh và công bố thông tin, phí cấp phép quảng cáo, biển hiệu (tại một số địa phương), các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên nếu hoạt động theo mô hình công ty và ký hợp đồng lao động. Việc nắm trước những nghĩa vụ này giúp chủ salon chủ động xây dựng bảng giá, cơ cấu chi phí để kinh doanh bền vững mà vẫn tuân thủ pháp luật.
Tham khảo thêm : Phần mềm quản lý bán hàng kế toán cho salon tóc, gội đầu nhỏ lẻ
Thuế khoán cho hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu: chủ kinh doanh cần biết
Thuế khoán là cách cơ quan thuế ấn định doanh thu và số thuế phải nộp dựa trên quy mô thực tế của hộ kinh doanh, thay vì yêu cầu kê khai – quyết toán phức tạp như doanh nghiệp. Với hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu, phần lớn đều áp dụng thuế khoán cho thuế GTGT và thuế TNCN (nếu thuộc diện phải nộp), kèm theo lệ phí môn bài hằng năm. Hiểu rõ cách tính thuế khoán ngay từ khi mới mở tiệm sẽ giúp chủ salon chủ động hơn trong việc định giá dịch vụ, kiểm soát chi phí và thương lượng doanh thu với cơ quan thuế một cách hợp lý.
Về bản chất, cơ quan thuế sẽ ước lượng doanh thu bình quân tháng/năm dựa trên mặt bằng, vị trí, lưu lượng khách, bảng giá dịch vụ, số ghế cắt tóc, số nhân viên, mức độ đầu tư trang thiết bị, thương hiệu… Từ doanh thu khoán đó, áp dụng tỷ lệ thuế tương ứng với ngành dịch vụ cắt tóc, gội đầu, làm đẹp để ra số thuế GTGT, TNCN phải nộp. Tiền thuế thường được thu theo tháng hoặc quý tùy thông báo của Chi cục Thuế.
Nếu chủ hộ chỉ xem thuế khoán như một “con số đưa ra sao thì đóng vậy”, rất dễ chịu thiệt: vừa có khả năng bị ấn định doanh thu cao hơn thực tế, vừa khó chứng minh khi cần xin giảm. Ngược lại, nếu biết cách chuẩn bị số liệu, nắm rõ nguyên tắc và chủ động trao đổi với cán bộ thuế, bạn hoàn toàn có thể bảo vệ quyền lợi, đảm bảo mức thuế khoán phù hợp với quy mô thật của salon.
Dưới đây là các nội dung quan trọng: cách xác định doanh thu khoán, tỷ lệ thuế khoán và công thức tính số thuế phải nộp, cùng những lưu ý khi làm việc với cán bộ thuế để hạn chế rủi ro.
Cách cơ quan thuế xác định doanh thu khoán cho dịch vụ salon tóc, gội đầu
Khi bạn nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu và đăng ký thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành khảo sát thực tế để xác định doanh thu khoán. Quá trình này thường gồm:
Thu thập thông tin từ hồ sơ đăng ký: ngành nghề (cắt tóc, gội đầu, làm đẹp), số lao động, vốn đầu tư ban đầu.
Khảo sát địa điểm kinh doanh: vị trí mặt bằng (mặt tiền, trong hẻm, khu dân cư, gần chợ, trung tâm thương mại…), diện tích, số ghế cắt, số bồn gội, mức độ đầu tư nội thất, máy móc.
Trao đổi với chủ hộ về: bảng giá dịch vụ (cắt, uốn, nhuộm, phục hồi tóc…), lượng khách dự kiến trong ngày/tuần, giờ mở cửa, số nhân viên làm việc theo ca…
So sánh với các cơ sở kinh doanh cùng loại trên địa bàn: cơ quan thuế thường tham khảo doanh thu khoán của những salon tương đương trong khu vực để đưa ra mức doanh thu cho phù hợp.
Kết quả, cơ quan thuế sẽ ấn định doanh thu khoán năm (hoặc doanh thu khoán tháng) và thể hiện trong Thông báo thuế khoán gửi cho hộ kinh doanh. Trong nhiều địa phương, danh sách doanh thu khoán các hộ còn được niêm yết công khai tại trụ sở cơ quan thuế hoặc UBND phường/xã để đảm bảo minh bạch.
Nếu chủ salon thấy doanh thu khoán cao hơn rất nhiều so với thực tế (ví dụ mới mở, chưa có khách ổn định; tiệm ở trong hẻm nhỏ, ít người biết…), hoàn toàn có thể gửi đơn đề nghị xem xét lại, kèm theo giải trình và một số chứng cứ (sổ ghi doanh thu, hình ảnh lượng khách, chi phí…) để cơ quan thuế điều chỉnh cho phù hợp.
Tỷ lệ thuế khoán và cách tính số thuế phải nộp hàng tháng/quý
Đối với hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu, số thuế phải nộp thường bao gồm:
Lệ phí môn bài:
Căn cứ vào doanh thu/năm hoặc mức vốn/ quy mô kinh doanh, hộ sẽ thuộc bậc môn bài tương ứng (mức cụ thể áp dụng theo quy định từng thời kỳ).
Lệ phí môn bài thường nộp theo năm, có thể được miễn trong năm đầu mới thành lập nếu đáp ứng điều kiện.
Thuế GTGT và Thuế TNCN theo phương pháp khoán:
Cơ quan thuế ấn định doanh thu khoán năm (hoặc theo tháng).
Áp dụng tỷ lệ % thuế GTGT và % thuế TNCN dành cho ngành dịch vụ làm đẹp/salon tóc trên doanh thu khoán.
Công thức minh họa:
Thuế GTGT khoán = Doanh thu khoán x Tỷ lệ % GTGT
Thuế TNCN khoán = Doanh thu khoán x Tỷ lệ % TNCN
Số thuế phải nộp theo tháng/quý được tính dựa trên tổng thuế GTGT + TNCN chia đều cho 12 tháng hoặc theo kỳ thu mà Chi cục Thuế thông báo.
Trong thực tế, khi nhận Thông báo nộp thuế, chủ hộ sẽ thấy số tiền cụ thể cần nộp cho từng tháng/quý. Chủ salon nên lưu lại toàn bộ thông báo thuế, biên lai nộp tiền để dễ đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi cần đề nghị điều chỉnh doanh thu khoán.
Lưu ý khi làm việc với cán bộ thuế về doanh thu thực tế của salon
Khi làm việc với cán bộ thuế, chủ salon nên:
Chuẩn bị sổ ghi chép doanh thu hằng ngày, tối thiểu là doanh thu tổng ngày/tuần, dù pháp luật không bắt buộc hộ khoán phải làm sổ kế toán chi tiết.
Giữ lại bằng chứng chi phí (hóa đơn điện nước, nguyên liệu, mỹ phẩm), hình ảnh lượng khách… để chứng minh quy mô thực tế.
Giao tiếp thẳng thắn, hợp tác, nhưng cũng cần bảo vệ quan điểm nếu doanh thu khoán bị ấn định quá cao so với tình hình kinh doanh.
Chủ động đề nghị điều chỉnh khi doanh thu giảm mạnh kéo dài (do dịch bệnh, sửa chữa mặt bằng, di dời địa điểm…).
Kế toán cho salon tóc, gội đầu theo mô hình công ty
Khi hoạt động dưới mô hình công ty (TNHH, cổ phần…), một salon tóc, gội đầu không còn được áp dụng thuế khoán đơn giản như hộ kinh doanh mà phải tuân thủ chế độ kế toán – thuế đầy đủ. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu, chi phí, lãi lỗ, công nợ một cách chặt chẽ, minh bạch hơn; đồng thời là cơ sở để tối ưu thuế thu nhập doanh nghiệp, tạo uy tín khi làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp, đối tác.
Công ty salon tóc phải mở sổ kế toán, ghi nhận mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh: doanh thu dịch vụ, chi phí nguyên liệu (mỹ phẩm, hóa chất, khăn, áo), tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước, lương nhân viên, chi phí marketing, khấu hao ghế cắt, máy uốn, máy hấp tóc… Tất cả các khoản thu – chi đều cần có chứng từ đầy đủ: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu chi, phiếu thu, hợp đồng, bảng lương, bảng chấm công…
Ngoài ra, công ty salon phải thực hiện kê khai và nộp các loại thuế bắt buộc:
Thuế GTGT (theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp tùy điều kiện).
Thuế TNDN tính trên lợi nhuận chịu thuế.
Thuế TNCN, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên nếu ký hợp đồng lao động.
Định kỳ tháng/quý/năm, doanh nghiệp phải lập và nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính đúng hạn. Nếu chậm nộp hoặc kê khai sai, công ty có thể bị phạt tiền, truy thu thuế, tính tiền chậm nộp. Vì vậy, dù quy mô salon chưa quá lớn, việc tổ chức bộ phận kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán ngoài là gần như bắt buộc khi vận hành theo mô hình công ty.
Nghĩa vụ sổ sách kế toán, chứng từ đối với công ty salon tóc, gội đầu
Đối với công ty, sổ sách kế toán và chứng từ là “xương sống” của hoạt động tài chính. Một số nghĩa vụ cơ bản:
Mở hệ thống sổ kế toán: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết doanh thu, chi phí, công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
Lập, kiểm soát và lưu trữ chứng từ: hóa đơn đầu vào (mỹ phẩm, hóa chất, thiết bị), hóa đơn đầu ra (bán thẻ dịch vụ, gói chăm sóc), phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho, hợp đồng thuê mặt bằng, hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu tạm ứng, thanh toán…
Lập báo cáo tài chính cuối năm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Lưu trữ chứng từ theo thời hạn pháp luật quy định (thường là 5–10 năm), sắp xếp khoa học để dễ tra cứu khi quyết toán thuế.
Việc duy trì hệ thống sổ sách – chứng từ đầy đủ không chỉ để “đối phó” với cơ quan thuế, mà còn giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ tình hình lãi – lỗ, hiệu quả từng dịch vụ, chi nhánh, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh, chính sách giá, lương – thưởng cho nhân viên một cách hợp lý hơn.
Tổ chức hệ thống tài khoản, sổ chi tiết doanh thu – chi phí – lương nhân viên
Trong thực tế, kế toán cho công ty salon tóc không nhất thiết phải quá phức tạp, nhưng nên được tổ chức khoa học. Một số nhóm theo dõi quan trọng:
Doanh thu: mở sổ chi tiết theo từng loại dịch vụ (cắt tóc, uốn, nhuộm, phục hồi, làm móng, spa…), theo từng chi nhánh/cơ sở nếu công ty có nhiều salon.
Chi phí:
Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa: mỹ phẩm, thuốc uốn/nhuộm, dầu gội, dầu xả, khăn, áo choàng…
Chi phí thuê mặt bằng, điện nước, Internet, marketing, khuyến mãi.
Chi phí lương, thưởng, hoa hồng cho thợ chính, thợ phụ, lễ tân; chi phí đào tạo nhân viên.
Chi phí khấu hao tài sản cố định: ghế cắt, gương lớn, máy hấp tóc, máy uốn, điều hòa, hệ thống đèn.
Công nợ: theo dõi phải thu khách hàng (nếu bán gói dịch vụ trả chậm), phải trả nhà cung cấp mỹ phẩm, chủ nhà cho thuê mặt bằng.
Lương – thưởng: mở sổ chi tiết cho từng nhân viên, theo dõi mức lương cơ bản, phụ cấp, hoa hồng theo doanh thu, thưởng theo tháng/quý; làm căn cứ đóng thuế TNCN, bảo hiểm.
Tổ chức hệ thống tài khoản, sổ chi tiết hợp lý giúp công ty phân tích được điểm hòa vốn, biên lợi nhuận từng dịch vụ, qua đó ra quyết định cắt giảm chi phí không cần thiết hoặc tăng đầu tư cho dịch vụ mang lại lợi nhuận cao.
Khác biệt kế toán giữa công ty và hộ kinh doanh salon tóc, gội đầu
Điểm khác biệt lớn nhất là:
Hộ kinh doanh: phần lớn nộp thuế khoán, pháp luật không yêu cầu mở sổ sách kế toán đầy đủ; việc ghi chép chủ yếu phục vụ quản lý nội bộ và làm căn cứ thương lượng doanh thu khoán với cơ quan thuế.
Công ty: bắt buộc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp, lập sổ sách, báo cáo tài chính, kê khai thuế GTGT, TNDN, TNCN định kỳ; mọi khoản thu – chi phải có chứng từ hợp lệ.
Do đó, khi chuyển từ hộ sang công ty, chủ salon cần thay đổi tư duy, coi việc làm kế toán là một phần không thể tách rời trong quản trị kinh doanh chuyên nghiệp.
Quản lý hóa đơn, chứng từ và doanh thu tại salon tóc, gội đầu
Đối với salon tóc, gội đầu, quản lý hóa đơn – chứng từ – doanh thu không chỉ để “làm cho có” khi cơ quan thuế hỏi, mà còn là cách chủ salon nắm được tiền vào – tiền ra, phát hiện thất thoát và xây dựng chiến lược giá, khuyến mãi hợp lý. Nếu bỏ qua phần này, rất dễ rơi vào tình trạng: thu thì nhiều nhưng không biết thực tế lời – lỗ bao nhiêu, không chứng minh được chi phí, doanh thu với cơ quan thuế, bị áp khoán cao hoặc bị xử phạt do sai chế độ hóa đơn.
Với mô hình hộ kinh doanh, việc xuất hóa đơn cho khách lẻ không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng vẫn cần có sổ ghi doanh thu và lưu giữ chứng từ cơ bản. Với công ty, hóa đơn điện tử, kê khai thuế và lưu trữ chứng từ là bắt buộc, nên hệ thống quản lý doanh thu càng phải chặt chẽ hơn, tránh chênh lệch giữa số trên phần mềm bán hàng – sổ sách kế toán – số liệu kê khai thuế.
Vì vậy, chủ salon cần xây dựng 3 lớp quản lý:
Hiểu và áp dụng đúng quy định về hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử phù hợp mô hình kinh doanh.
Thiết lập cách ghi nhận doanh thu dịch vụ cắt, gội, uốn, nhuộm, chăm sóc tóc rõ ràng, theo từng ca, từng thợ, từng loại dịch vụ.
Có biện pháp kiểm soát thất thoát doanh thu từ tiền mặt và chuyển khoản, đối chiếu thường xuyên với phần mềm/ sổ sách.
Quy định về hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử cho salon tóc, gội đầu
Với doanh nghiệp (công ty) kinh doanh salon tóc, gội đầu, khi cung cấp dịch vụ hoặc bán sản phẩm cho khách là tổ chức, doanh nghiệp hoặc khi khách yêu cầu, công ty phải xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định (nội dung hóa đơn, thời điểm lập, ký số, gửi cho khách…). Doanh thu trên hóa đơn là căn cứ ghi nhận doanh thu tính thuế và làm việc với cơ quan thuế. Với khách lẻ là cá nhân, nhiều salon không xuất hóa đơn từng giao dịch, nhưng vẫn cần có báo cáo doanh thu ngày/tháng từ phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo tính nhất quán.
Với hộ kinh doanh, tùy quy mô và cách quản lý của cơ quan thuế, có thể không bắt buộc xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán lẻ. Tuy nhiên, khi bán dịch vụ/ sản phẩm cho đối tác yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn có thể đăng ký, mua hoặc sử dụng hóa đơn phù hợp theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Dù là hộ hay công ty, nguyên tắc chung là: doanh thu đã ghi nhận trên hóa đơn, trên sổ sách thì phải kê khai và nộp thuế đầy đủ; nếu bỏ hóa đơn, ghi nhận không đúng thực tế, khi bị kiểm tra rất dễ bị truy thu và phạt.
Cách ghi nhận doanh thu dịch vụ cắt, gội, uốn nhuộm, chăm sóc tóc
Để quản lý doanh thu hiệu quả, salon nên xây dựng quy trình ghi nhận cho từng lượt khách:
Mỗi khách vào – ra đều có phiếu dịch vụ hoặc ticket trên phần mềm: ghi rõ loại dịch vụ (cắt, gội, uốn, nhuộm, phục hồi, chăm sóc da đầu…), đơn giá, phụ thu, sản phẩm mua thêm.
Cuối ngày, thu ngân/ quản lý chốt doanh thu: tổng doanh thu theo nhóm dịch vụ, theo thợ, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ).
Nếu dùng phần mềm quản lý salon, dữ liệu doanh thu sẽ tự động tổng hợp, giúp đối chiếu với sổ quỹ, sao kê ngân hàng, hóa đơn xuất ra.
Việc phân loại doanh thu chi tiết theo dịch vụ không chỉ phục vụ cho thuế, mà còn giúp chủ salon nhìn ra dịch vụ nào mạnh/yếu, từ đó chỉnh lại combo, bảng giá, chương trình khuyến mãi cho phù hợp.
Kiểm soát thất thoát doanh thu tiền mặt và thanh toán chuyển khoản
Salon tóc, gội đầu thường có tỷ trọng tiền mặt lớn, nên nguy cơ thất thoát rất cao nếu không kiểm soát chặt. Một số cách cơ bản:
Mọi dịch vụ phải đi qua phiếu/ phần mềm, nhân viên không được “làm ngoài sổ”.
Cuối ca/ cuối ngày, đối chiếu doanh thu trên phần mềm – tiền mặt trong ngăn kéo – sao kê chuyển khoản.
Hạn chế cho nhân viên tự nhận chuyển khoản vào tài khoản cá nhân; nên để khách chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản salon.
Phân quyền rõ: người thu tiền, người kiểm tiền, người báo cáo, để tránh “vừa đá bóng vừa thổi còi”.
Quản lý chi phí và lợi nhuận trong kế toán salon tóc, gội đầu
Quản lý doanh thu chỉ là một nửa câu chuyện; muốn salon tóc, gội đầu đứng vững và phát triển, chủ salon phải kiểm soát tốt chi phí và lợi nhuận. Rất nhiều tiệm rơi vào cảnh: khách đông, doanh thu cao nhưng cuối tháng “không thấy tiền đâu”, vì chi phí đội lên, không phân biệt được đâu là chi phí cần thiết, đâu là lãng phí, đâu là chi phí được tính hợp lý khi làm việc với thuế.
Trong kế toán cho salon, có một số nhóm chi phí chính: nguyên vật liệu – mỹ phẩm, lương nhân viên, mặt bằng, điện nước – vận hành, marketing – khuyến mãi, khấu hao thiết bị – nội thất. Nếu mỗi khoản đều được lên kế hoạch, có hạn mức, có chứng từ, chủ salon sẽ dễ dàng tính được giá vốn – biên lợi nhuận cho từng nhóm dịch vụ, từ đó điều chỉnh bảng giá và chương trình khuyến mãi phù hợp.
Song song, cần hiểu rõ sự khác nhau giữa chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế, để không rơi vào tình trạng “chi rất nhiều” nhưng khi quyết toán vẫn bị loại, dẫn đến phải nộp thuế cao hơn tưởng tượng. Sau cùng, việc phân tích lãi – lỗ định kỳ là kim chỉ nam cho mọi quyết định tăng/giảm giá, thay đổi dịch vụ, tối ưu nhân sự.
Các khoản chi phí hợp lệ: nguyên vật liệu, mỹ phẩm, lương nhân viên, mặt bằng
Đối với salon tóc, gội đầu, một số khoản chi cơ bản thường được xem là chi phí hợp lệ nếu đáp ứng điều kiện về chứng từ và mục đích kinh doanh:
Nguyên vật liệu, mỹ phẩm, hóa chất: thuốc uốn, nhuộm, tẩy, dầu gội, dầu xả, serum, kem ủ, giấy bạc, bao tay… Nếu có hóa đơn mua hàng, hợp đồng/đơn hàng, chứng từ thanh toán thì đây là chi phí phục vụ trực tiếp tạo doanh thu.
Lương, thưởng, hoa hồng nhân viên: lương thợ chính, thợ phụ, lễ tân, quản lý; thưởng theo doanh số, theo ca. Nên có bảng lương, bảng phân chia hoa hồng, ký nhận hoặc chuyển khoản để làm căn cứ kế toán.
Chi phí mặt bằng: tiền thuê nhà/mặt bằng, phí dịch vụ tòa nhà, gửi xe nếu có. Hợp đồng thuê, biên lai/ủy nhiệm chi thanh toán là hồ sơ quan trọng.
Chi phí điện, nước, internet, điện thoại: phục vụ vận hành salon, nên dùng chung hoặc tách riêng cho tiệm để dễ hạch toán.
Nếu các khoản chi này có giấy tờ đầy đủ, liên quan rõ ràng đến hoạt động salon, vừa giúp thấy đúng lợi nhuận thực, vừa có cơ sở để tính thuế hợp lý.
Phân biệt chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế
Về nguyên tắc, chi phí được trừ khi tính thuế (đối với doanh nghiệp) thường phải:
Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của salon;
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
Được thanh toán đúng quy định (nhiều khoản lớn nên thanh toán chuyển khoản);
Được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách kế toán.
Những khoản chi phí không được trừ thường là: chi cho mục đích cá nhân của chủ, chi không có hóa đơn, chi vượt mức quy định nào đó, hoặc bản chất không phục vụ kinh doanh (shopping cá nhân, du lịch không có hồ sơ công tác, quà tặng “off sổ” không giải trình được…).
Đối với hộ kinh doanh, cơ chế khác doanh nghiệp, nhưng tư duy vẫn tương tự: chi phí nào không chứng minh được, cơ quan thuế rất khó chấp nhận khi xem xét lại mức thuế khoán hoặc khi bạn đề nghị điều chỉnh doanh thu/chi phí.
Phân tích lãi – lỗ để điều chỉnh giá dịch vụ và chương trình khuyến mãi
Mỗi tháng/quý, chủ salon nên lập một bảng lãi – lỗ đơn giản: tổng doanh thu – tổng chi phí (nguyên vật liệu, lương, mặt bằng, điện nước, marketing…) = lợi nhuận trước thuế. Sau đó phân tích:
Dịch vụ nào lời cao, dịch vụ nào chỉ “lấy số” khách.
Mức chi cho mỹ phẩm, hóa chất có tối ưu chưa; tỉ lệ lương/doanh thu có hợp lý không.
Chương trình khuyến mãi nào thực sự hiệu quả, cái nào chỉ làm giảm biên lợi nhuận.
Từ các số liệu này, bạn điều chỉnh bảng giá, combo, gói thành viên, chính sách khuyến mãi để vừa cạnh tranh, vừa đảm bảo salon có lãi ổn định.
Ứng dụng phần mềm thuế và kế toán cho salon tóc, gội đầu
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng, tồn kho và sổ sách kế toán
Với salon tóc, phần mềm không chỉ là “máy tính tiền” mà còn là công cụ quản lý doanh thu, tồn kho và dữ liệu phục vụ kế toán – thuế. Khi chọn phần mềm, chủ salon nên chú ý trước hết đến tính đơn giản, dễ dùng, vì nhân viên thu ngân, thợ chính thường không rành kế toán. Giao diện phải rõ ràng: tạo đơn dịch vụ nhanh, chọn combo cắt – gội – uốn – nhuộm, áp dụng khuyến mãi, chiết khấu, thẻ thành viên chỉ trong vài thao tác.
Tiếp theo là quản lý tồn kho mỹ phẩm và vật tư: dầu gội, dầu hấp, thuốc uốn – nhuộm, keo xịt, găng tay, áo choàng… Phần mềm tốt cho phép thiết lập định mức (mỗi dịch vụ uốn lạnh dùng bao nhiêu ml thuốc), cảnh báo khi sắp hết hàng, so sánh lượng mua – lượng dùng – tồn. Điều này rất hữu ích khi giải trình chi phí với kế toán và cơ quan thuế.
Về kế toán, nên ưu tiên phần mềm xuất được báo cáo doanh thu chi tiết theo ngày, ca làm, nhân viên, dịch vụ/sản phẩm; hỗ trợ xuất dữ liệu Excel, PDF để chuyển cho kế toán thuế. Nếu có thêm các tính năng kết nối hóa đơn điện tử, sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu chuyển khoản ngân hàng, đó là điểm cộng lớn. Cuối cùng, đừng quên kiểm tra bảo mật và phân quyền (chủ xem được toàn bộ, nhân viên chỉ xem ca của mình), chi phí duy trì và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật khi có sự cố.
Lợi ích khi đồng bộ phần mềm quản lý salon với kế toán thuế
Khi phần mềm quản lý salon được đồng bộ dữ liệu với bộ phận kế toán – thuế, bạn giảm được rất nhiều rủi ro và công việc lặp lại. Doanh thu mỗi ngày, mỗi ca, mỗi chi nhánh đều được ghi nhận tự động từ phần mềm bán hàng, không phải ngồi cộng tay từ sổ tay hay file rời. Kế toán chỉ cần trích xuất báo cáo để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính hoặc làm việc với cơ quan thuế.
Dữ liệu từ phần mềm còn giúp salon chứng minh được doanh thu, chi phí khi bị kiểm tra: báo cáo doanh thu theo ngày, bảng chi tiết dịch vụ, thống kê khách sử dụng thẻ, phiếu thu – chi… Từ đó, nguy cơ bị ấn định doanh thu “cao bất thường” hoặc bị cho là kê khai không trung thực sẽ giảm. Đồng thời, chủ salon cũng dễ kiểm soát doanh thu thất thoát, tiền hụt ca, chi ngoài sổ, vì mọi giao dịch đều qua hệ thống, hạn chế việc “bán không in phiếu”.
Kinh nghiệm triển khai phần mềm cho salon nhỏ, vừa và chuỗi salon
Với salon nhỏ, hãy chọn giải pháp gọn, chạy được trên điện thoại/máy tính bảng, tập trung các tính năng: tạo đơn nhanh, quản lý lịch hẹn, quản lý tồn kho cơ bản, báo cáo doanh thu ngày. Nên cho nhân viên thử dùng trước 1–2 tuần, chỉnh lại quy trình cho phù hợp.
Với salon vừa và chuỗi salon, nên chọn phần mềm cloud, quản lý được nhiều chi nhánh, phân quyền rõ cho chủ, quản lý, thu ngân, kỹ thuật. Khi triển khai, nên chạy song song sổ tay và phần mềm trong 1–2 tháng để đối chiếu số liệu, sau đó mới bỏ hẳn sổ tay. Đừng quên quy định bắt buộc “mọi dịch vụ phải lên bill” và sao lưu dữ liệu định kỳ.
Rủi ro thường gặp và kinh nghiệm thực tế về thuế và kế toán cho salon tóc
Các lỗi phổ biến khiến salon bị truy thu, phạt chậm nộp thuế
Không ít salon tóc, gội đầu bị truy thu và phạt chỉ vì chủ quan với thuế và kế toán. Lỗi thường gặp đầu tiên là không nắm rõ nghĩa vụ ban đầu: quên nộp lệ phí môn bài năm đầu, không đăng ký thuế đầy đủ, không cập nhật thông tin khi đổi địa chỉ, đổi chủ, mở thêm chi nhánh.
Lỗi thứ hai là doanh thu thực tế khác xa doanh thu kê khai. Với hộ kinh doanh thuế khoán, nếu doanh thu thực tế tăng mạnh (mở rộng mặt bằng, tăng nhiều ghế, lúc nào cũng đông khách) nhưng vẫn để mức khoán cũ, cơ quan thuế có thể khảo sát lại, truy thu và phạt chậm nộp. Với công ty, thường gặp tình trạng bán dịch vụ/bán sản phẩm mà không xuất hóa đơn, thu tiền vào tài khoản cá nhân, hoặc ghi nhận doanh thu không đúng kỳ.
Lỗi thứ ba là chậm nộp tờ khai và tiền thuế: quên hạn nộp báo cáo, nộp thiếu, nộp muộn dẫn đến tiền phạt và tiền chậm nộp tăng dần theo thời gian. Ngoài ra, một số salon vô tình sử dụng hóa đơn đầu vào không hợp lệ (mua hàng không có chứng từ, dùng hóa đơn “mượn” tên người khác), đến khi quyết toán bị loại chi phí, phải truy thu thuế.
Sai sót trong ghi nhận doanh thu, chi phí và lưu trữ chứng từ
Về doanh thu, salon hay mắc lỗi: không ghi nhận đầy đủ các dịch vụ phát sinh, chỉ ghi những hóa đơn lớn; bán thêm mỹ phẩm cho khách nhưng không vào hệ thống; dùng chung một két tiền cho nhiều mục đích, khó đối chiếu. Điều này không chỉ gây rối nội bộ mà còn khiến số liệu tài chính không khớp khi so sánh với giao dịch ngân hàng, chi phí nguyên vật liệu.
Về chi phí, nhiều chủ salon chi tiêu cá nhân (ăn uống, du lịch, mua sắm) nhưng lại gộp vào chi phí salon; hoặc mua mỹ phẩm, thiết bị không có hóa đơn/chứng từ, sau này không được chấp nhận là chi phí hợp lý. Thêm vào đó, chứng từ không được lưu trữ khoa học: hóa đơn lẫn lộn, mất mát, mờ chữ, không scan lưu trữ. Khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi cần giải trình sau vài năm, rất khó chứng minh.
Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán – thuế trọn gói cho salon tóc, gội đầu
Bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán – thuế trọn gói khi: doanh thu salon đã ổn định hoặc tăng nhanh; phát sinh nhiều khoản chi phí, nhiều nhân viên; phải làm việc thường xuyên với cơ quan thuế; hoặc đơn giản là bạn không có thời gian tự theo dõi sổ sách. Đặc biệt, với công ty salon tóc hoặc chuỗi nhiều chi nhánh, việc có đơn vị kế toán chuyên nghiệp sẽ giúp bạn: lập báo cáo đúng quy định, tư vấn tối ưu thuế hợp pháp, chuẩn bị hồ sơ khi bị kiểm tra, và giảm tối đa rủi ro truy thu, phạt chậm nộp trong tương lai.
Thuế và kế toán cho salon tóc, gội đầu: chủ kinh doanh cần biết là nền tảng để bạn vận hành salon theo hướng chuyên nghiệp và bền vững lâu dài. Khi nắm rõ nghĩa vụ thuế, biết cách ghi nhận doanh thu, chi phí và quản lý sổ sách, chủ salon sẽ chủ động hơn trong quyết định mở rộng quy mô hay đầu tư thêm dịch vụ. Thay vì lo sợ mỗi lần cơ quan thuế “ghé thăm”, bạn có thể biến dữ liệu kế toán thành công cụ kiểm soát lợi nhuận và tối ưu chi phí. Nếu nguồn lực nội bộ còn hạn chế, việc lựa chọn phần mềm phù hợp hoặc thuê dịch vụ kế toán trọn gói là giải pháp đáng cân nhắc. Điều quan trọng là chủ salon cần coi thuế và kế toán như một phần không thể tách rời của việc kinh doanh salon tóc, gội đầu đúng pháp luật.
